大學(xué)檔案工作規(guī)定

1、XXXX大學(xué)檔案工作規(guī)定第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)管理，根據(jù)檔案法、普通高等學(xué)校檔案管理辦法等法律法規(guī)，結(jié)合我校的實(shí)際情況，制定本規(guī)定。第二條 學(xué)校在不同歷史時(shí)期的教學(xué)、科研、政管理及其他各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬學(xué)校檔案。第三條 學(xué)校檔案必須實(shí)行統(tǒng)管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。第四條 學(xué)校實(shí)行部門(mén)立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”（納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍）、“四同步”（在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作）。第二章 管理體制及基本任務(wù)第五條

2、學(xué)校綜合檔案室是在主管校領(lǐng)導(dǎo)和校長(zhǎng)辦公室直接領(lǐng)導(dǎo)下的全校檔案工作職能管理部門(mén)，對(duì)學(xué)校檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)；對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；同時(shí)負(fù)責(zé)永久、長(zhǎng)期保存和提供利用檔案。第六條 學(xué)校綜合檔案室的基本任務(wù)和職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校的檔案工作；（二）制訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況；（三）負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類(lèi)檔案及有關(guān)資料；（四）開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為學(xué)校的教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理工作服務(wù)；（五）參加信息工作的整體化建設(shè)；負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源；（六）參加檔案工

3、作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)；（七）培訓(xùn)學(xué)校專(zhuān)（兼）職檔案工作人員業(yè)務(wù)；（八）開(kāi)展檔案的利用和宣傳工作；（九）完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及校長(zhǎng)辦公室下達(dá)的其它工作。第七條 學(xué)校各部、處、室、系、所須一位負(fù)責(zé)人分管本單位檔案工作，并根據(jù)需要配備12名專(zhuān)職或兼職檔案工作人員，協(xié)同學(xué)校綜合檔案室認(rèn)真做好各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔工作。第三章 檔案工作人員第八條 學(xué)校檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行的方針政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。第九條 學(xué)校檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制，其編制人數(shù)及人員聘任由學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況確定。第十條 學(xué)校檔案工作人員（包括專(zhuān)職及兼職）

4、屬檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，實(shí)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。第四章 經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房和設(shè)備第十一條 學(xué)校要根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，在經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備各方面給予保證。學(xué)校各職能部門(mén)應(yīng)保證本部門(mén)檔案基礎(chǔ)工作所需的檔案裝具等設(shè)備。第十二條 根據(jù)檔案工作規(guī)劃以及檔案庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范和設(shè)備的要求，加強(qiáng)檔案庫(kù)房及設(shè)備的建設(shè)。努力實(shí)現(xiàn)檔案工作從手工管理向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，逐步實(shí)施檔案計(jì)算機(jī)管理。第五章 文件材料的形成和歸檔第十三條 各部門(mén)檔案人員應(yīng)按工作程序，進(jìn)行文件材料形成過(guò)程中的收集、積累、整理、立卷，并向?qū)W校綜合檔案室歸檔。第十四條 學(xué)校在教學(xué)、科研、政管理等活動(dòng)中形成的各種載體的文件材料，必須按規(guī)定向綜合檔案室及時(shí)移交，

5、任何個(gè)人不得占為己有。對(duì)于個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，學(xué)校綜合檔案室可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理。第十五條 學(xué)校綜合檔案室要注意向國(guó)內(nèi)外征集與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)注意收集學(xué)校搬遷、合并調(diào)整中移交的檔案。第十六條 學(xué)校對(duì)科研成果、產(chǎn)品研制、基建工作、貴重儀器設(shè)備等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案人員參加。第十七條 應(yīng)歸檔的文件材料分為十大類(lèi)，即：群、行政、教學(xué)工作、科學(xué)研究、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像，其具體歸檔范圍見(jiàn)附件。第十八條 歸檔要求（一）實(shí)行部門(mén)和科研課題組立卷的部門(mén)立卷制度，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)統(tǒng)歸檔。學(xué)校各院、系、部、處、室、館、系等均為立卷單位

6、，分工歸口立卷。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷。（二）歸檔的文件材料應(yīng)格式統(tǒng)、質(zhì)地優(yōu)良、書(shū)繪工整、聲像清晰，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，禁止使用字跡不牢固的書(shū)寫(xiě)工具。（三）文件材料整理后，由各部門(mén)的檔案人員立卷，并將案卷經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審查簽字后，擬制移交清單，向?qū)W校綜合檔案室移交歸檔。（四）幾個(gè)單位合作完成的項(xiàng)目，項(xiàng)目完成后一月內(nèi)，由主辦單位將完整的材料整理立卷，移交學(xué)校綜合檔案室。第十九條 歸檔時(shí)間（一）群、行政、教學(xué)、科研、基建、財(cái)會(huì)、設(shè)備、外事、聲像等檔案的綜合性管理材料應(yīng)在次年六月底前歸檔；（二）教學(xué)檔案的其他種類(lèi)材料應(yīng)在完成一個(gè)培養(yǎng)周期（即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢

7、業(yè)）當(dāng)年寒假前一次性歸檔；（三）基建檔案、科研檔案應(yīng)在基建項(xiàng)目、重大科研課題完成后二個(gè)月內(nèi)歸檔；（四）當(dāng)年財(cái)會(huì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后暫由財(cái)會(huì)部門(mén)保管年，期滿后的次年六月底前歸檔；（五）聲像載體材料應(yīng)在完成制作后三個(gè)月內(nèi)歸檔，照片檔案應(yīng)在一星期內(nèi)歸檔。第二十條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。（一）凡是反映學(xué)校主要職能部門(mén)活動(dòng)、基本歷史面貌、對(duì)各項(xiàng)工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用查考價(jià)值的檔案，列為永久保存；（二）永久保管為50年以上，長(zhǎng)期保管為16年至50年，短期保管為16年以?xún)?nèi)。第六章 檔案的管理第二十一條 學(xué)校綜合檔案室在接受檔案時(shí)，要依據(jù)移交清單仔細(xì)核對(duì)，并按照規(guī)定的分類(lèi)編號(hào)方案進(jìn)行統(tǒng)的分類(lèi)、登記、

8、編目、排列。第二十二條 檔案的密級(jí)分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。第二十三條 已歸檔的檔案材料需要補(bǔ)充、更改時(shí)，必須由有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn)，并簽署意見(jiàn)，交學(xué)校綜合檔案室歸檔。第二十四條 單位撤銷(xiāo)、合并及有關(guān)部門(mén)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案和文件材料交接手續(xù)，不得私自帶走或銷(xiāo)毀。第二十五條 對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案工作基本情況表。第二十六條 檔案庫(kù)房要堅(jiān)固，要做好“八防”工作（即防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防光、防磁）。第七章 檔案的開(kāi)發(fā)和利用第二十七條 學(xué)校綜合檔案室要編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計(jì)資料，逐步實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理，努力開(kāi)發(fā)檔

9、案信息資源，積極主動(dòng)地做好提供利用工作。第二十八條 未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公開(kāi)檔案。第二十九條 學(xué)校各部門(mén)查閱本部門(mén)歸檔檔案，經(jīng)辦人可直接到綜合檔案室查閱；查閱非本部門(mén)歸檔的重要檔案，須經(jīng)歸檔部門(mén)同意。第三十條 校外單位和個(gè)人查閱學(xué)校檔案，應(yīng)出具單位介紹信及個(gè)人身份證明，經(jīng)學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)人或校辦主任同意；涉及重大問(wèn)題和機(jī)密的，還要報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十一條 對(duì)借出檔案，學(xué)校綜合檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，根據(jù)不同情況，報(bào)學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。第八章 檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)第三十二條 檔案鑒定工作由學(xué)校綜合檔案室、有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和校保密部門(mén)組成鑒定小組。第三十三條 銷(xiāo)毀檔案，應(yīng)造具清冊(cè)，經(jīng)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，鑒定小組兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，批準(zhǔn)人、監(jiān)銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)上簽字。第三十四條 學(xué)校綜合檔案室專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)工作，建立健全各門(mén)類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷(xiāo)毀和檔案室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按省檔案局和學(xué)校上級(jí)主管部門(mén)的要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。第九章 考核、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰第三十五條 學(xué)校建立檔案工作檢查和評(píng)估制度，對(duì)檔案工作成績(jī)出色的部門(mén)和優(yōu)秀的檔案工作人員（專(zhuān)職或兼職）給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。第三十六條 建立健全檔案工作年度考核制度，并納入單位和個(gè)人年終考核范圍。考核工作由校辦協(xié)調(diào)有關(guān)職能部門(mén)和業(yè)