（臺灣）日月光半導(dǎo)體推動知識管理案例（三）

1、 （臺灣）日月光半導(dǎo)體推動知識管理案例（三）第三篇、知識管理制度的建立：日月光知識管理制度設(shè)計一、如何設(shè)定日月光技術(shù)部門所需要的知識文件呢？ 可以參考公司每年由高階主管在十月份完成的策略方針。各部門在同時訂出各專業(yè)技能項目時，此時會指定文件撰寫的工程師。其頻率約平均每位知識工作者每季需完成一份專業(yè)教材與兩份個案文件。二、重要知識文件標準化 由工作盤點得到的應(yīng)用性最高，對客戶價值最高及對制程管理最實用的文件予以標準化。日月光工程處挑選了三種文件，依序為異常管理報告、項目結(jié)案報告及在職訓(xùn)練教材文件。其內(nèi)容及用途為：異常管理報告：當制程產(chǎn)生異常時工程師所需要撰寫的報告，異常的定義為該品質(zhì)的水準低于產(chǎn)

2、品平均品質(zhì)值的3倍標準差，其管理內(nèi)容為：異常問題的描述、暫時管制措施、原因分析、改善行動等。文件重點在于找出問題的真因并加以防范下次的再發(fā)。項目結(jié)案報告：每當一項目結(jié)束后，該項目過程所產(chǎn)出的知識必需要有效地管理并傳承下去，此時會要求項目負責人提出項目結(jié)案報告，經(jīng)處長級主管審核后方可以結(jié)案。項目結(jié)案報告的內(nèi)容有八項依序為：主題選定、選定理由、現(xiàn)況把握、要因分析及方策擬定、評估與執(zhí)行、效果確認、標準化及殘留問題。項目管理報告是制程傳承know how的重要文件。在職訓(xùn)練教材：為工程師在專業(yè)領(lǐng)域需要學(xué)習的專業(yè)知識，無法由外部提供或購買所得，需由公司內(nèi)部人員逐項建立。標準教材內(nèi)容需包含課程目的、課程大

3、綱、基礎(chǔ)內(nèi)容、進階內(nèi)容及實務(wù)作業(yè)。lOcALhOST日月光共分四大站，每一站至少需完成150份專業(yè)教材，完整為600份教材。三、知識管理制度設(shè)計 在每個階段的進行當中，是需要高階主管的支持以及推動知識管理單位不斷地促動組織學(xué)習的氣氛，但促動之后也需要管理機制的支持，故知識管理制度的設(shè)計朝向三方面：知識再利用的要求。文件產(chǎn)出后若沒有人會再度利用該文件，則僅是浪費資源而已，故日常管理制度會要求員工發(fā)生異常或新開出項目時應(yīng)先參考之前的項目。若是異常案件再發(fā)時，會有責任的問題。當異常發(fā)生時，會在廠內(nèi)的知識分享會議上當做個案研討。一件異常案件發(fā)生時，若未有此案件的分類，是為經(jīng)理人設(shè)計文件分類不夠詳實的責

4、任；過去有類似的案件，但工程師未曾閱讀，則屬于主任紀律要求的責任；過去有類似的案件，工程師有閱讀，但仍然發(fā)生，則屬于工程師的責任。在訓(xùn)練制度上則要求在認證前需要閱讀相關(guān)的文件，閱讀完畢時需對該文件給分及該文件優(yōu)缺點的建議，此視為文件的閱讀記錄。工程師平均每季要完成十份文件的閱讀，在取得當季的認證前，需要對其中一份文件加以更新版本或新增一個案分析。文件的去蕪存菁由此與日常管理制度連結(jié)在一起。激勵制度及考核制度的設(shè)計：每個月定期公告文件產(chǎn)出及文件品質(zhì)排行榜，當月最優(yōu)者前十名則由高階主管在主管月會上頒發(fā)紀念品以示嘉獎。另外尚有績效考核的設(shè)計，文件產(chǎn)出在考績比重依職務(wù)的不同占比重約10%15%。四、文

5、件如何有效地去蕪存菁促動方式。每月定期公告知識文件的排名，每季提報最優(yōu)前三名由高階主管頒發(fā)獎金并公告全公司以示嘉獎。由閱讀者給分方式。在公司日常管理及訓(xùn)練制度會要求使用者閱讀相關(guān)的文件，才能取得認證或晉升的資格；在閱讀文件完畢，文件閱讀者給文件的分數(shù)及建議視為一種閱讀記錄。在日常管理制度及訓(xùn)練制度會要求取得認證或晉升人員在其當季學(xué)習的知識里頭挑選一主題，對此文件作有系統(tǒng)地強化，文件因知識管理與此制度的結(jié)合而強化。第四篇、知識管理信息系統(tǒng)：日月光如何導(dǎo)入知識管理信息系統(tǒng)知識管理信息系統(tǒng)導(dǎo)入并不是一蹴可幾的事，而是要逐步地導(dǎo)入，依日月光公司導(dǎo)入的過程分成九大步驟：一、取得重要干部的支持及共識，在這

6、個階段僅要讓這些關(guān)鍵人員知道知識管理是很重要就已足夠。但在這一步驟花費的時間會是最長的，日月光公司本身的經(jīng)驗約蘊釀半年才有共識。二、確保文件已標準化及知識管理制度完善。若是這兩者不成立，知識管理是不可能會成功的。在知識管理制度的設(shè)計，特別是文件的分類一定要非常地完善，通常是以該公司的主要流程為主，而非以產(chǎn)品為主，因為主要流程是固定的，很少再擴增，而產(chǎn)品則會不斷地新增。在信息系統(tǒng)里，分類要很清楚或很快地讓使用者可以找得到，最好使用共同的標準分類。三、確認使用者的需求功能及知識管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能。在此階段，系統(tǒng)分析師與知識管理中心人員共同將知識管理系統(tǒng)的規(guī)格書完成。完成規(guī)格書時，需要各單位主管

7、進行會簽，以確保知識管理信息系統(tǒng)是符合各單位要求的。四、信息系統(tǒng)初步完成后需召集使用者種子人員來學(xué)習信息系統(tǒng)，學(xué)習過程中重視實作，若是在教學(xué)過程中，將其拍成影像文件或錄制動畫，可以日后放在網(wǎng)絡(luò)上供新人學(xué)習。學(xué)習后要求在一周內(nèi)要有實際的文件上載、簽核及系統(tǒng)使用記錄。種子人員回去之后再教其它人員如何上載、搜尋及修訂文件。五、信息系統(tǒng)試用期時間約三周，要求日后每一個可能的使用者盡量試著去使用整個系統(tǒng)，每周公布各使用者之系統(tǒng)使用情形；一直未上線的使用者需告知其直屬主管并由系統(tǒng)推廣人員個別輔導(dǎo)之。六、開放使用知識管理信息系統(tǒng)。知識管理信息系統(tǒng)啟動后并非全部數(shù)據(jù)庫或功能均開放，而是先開啟最常用及最重要的數(shù)

8、據(jù)庫及功能，日月光系統(tǒng)推廣經(jīng)驗是開放文件數(shù)據(jù)庫順序依序為：異常管理報告數(shù)據(jù)庫、在職訓(xùn)練教材、項目結(jié)案報告。之所以由異常管理報告開始是因為此類文件屬于日常管理之應(yīng)用文件，只要制程發(fā)生重大異常，皆需要由工程師完成此報告。七、啟動提醒信函功能，提醒應(yīng)上載但未上載的文件。由于在文件的產(chǎn)出日期均有明確的定義，特別是在教材，要求工程師每季產(chǎn)出一份教材，故會在應(yīng)上載文件日期之前一個月、前兩周、前一周及最后連續(xù)三天發(fā)給提醒的電子信函。八、公告文件數(shù)量及品質(zhì)排行榜。數(shù)據(jù)庫開放后，使用者不一定會去看每一份文件并給予評分，于是知識管理中心要如何讓使用者上網(wǎng)頁并給文件投票就變得相當重要。初始設(shè)計為，上網(wǎng)給分的人員每第一百位贈送無線鼠標以鼓勵之，經(jīng)過一個月后同時配合管理制度的連結(jié)。在訓(xùn)練制度要求使用者每一季需認證一次，而認證要有相關(guān)文件的閱讀