計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)第02章系統(tǒng)管理與企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)

1、第2章 系統(tǒng)管理與企業(yè)應(yīng)用平臺(tái) 2.1 系統(tǒng)管理用友ERP-U8管理軟件由多個(gè)子系統(tǒng)組成，各個(gè)子系統(tǒng)服務(wù)于企業(yè)的不同層面，為不同的管理需要服務(wù)。子系統(tǒng)本身既具有相對(duì)獨(dú)立的功能，彼此之間又具有緊密的聯(lián)系，它們共用一個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)庫，擁有公共的基礎(chǔ)信息、相同的賬套和年度賬，共同完成一體化的財(cái)務(wù)核算與管理工作。 2.1 系統(tǒng)管理 2.1.1 功能概述 系統(tǒng)管理是用友ERP-U8管理系統(tǒng)為各個(gè)子系統(tǒng)提供的公共管理平臺(tái)，用于對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的公共任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，如企業(yè)賬套及年度賬的建立、修改、刪除、備份和恢復(fù)，操作員及權(quán)限的集中管理、系統(tǒng)安全運(yùn)行的管理及控制等，其他任何產(chǎn)品的獨(dú)立運(yùn)行都必須以此為基礎(chǔ)。系統(tǒng)管理主

2、要包括以下幾個(gè)方面的管理功能 ：2.1 系統(tǒng)管理2.1.1 功能概述1賬套管理 賬套是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù) 在用友ERP-U8管理系統(tǒng)中，可以為多個(gè)企業(yè)（或企業(yè)內(nèi)多個(gè)獨(dú)立核算的部門）分別立賬，且各賬套數(shù)據(jù)之間相互獨(dú)立，互不影響 賬套管理功能一般包括建立賬套、修改賬套、刪除賬套、備份/恢復(fù)賬套等 2.1 系統(tǒng)管理2.1.1 功能概述2年度賬管理 年度賬與賬套是兩個(gè)不同的概念，在用友ERP-U8管理系統(tǒng)中不僅可以建立多個(gè)企業(yè)賬套，而且每個(gè)賬套中可以存放不同年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，不同年度的數(shù)據(jù)存放在不同的數(shù)據(jù)庫中，稱為年度賬年度賬管理包括年度賬的建立、恢復(fù)、備份和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)，清空年度數(shù)據(jù) 2.1 系統(tǒng)管理

3、2.1.1 功能概述3系統(tǒng)操作員及操作權(quán)限的集中管理 為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)管理提供了操作員及操作權(quán)限的集中管理功能。通過對(duì)系統(tǒng)操作分工和權(quán)限的管理，一方面可以避免與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員進(jìn)入系統(tǒng)，另一方面可以對(duì)系統(tǒng)所包含的各個(gè)子產(chǎn)品的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證各負(fù)其責(zé)，流程順暢 操作權(quán)限的集中管理包括設(shè)置操作員、分配功能權(quán)限 2.1 系統(tǒng)管理2.1.1 功能概述4設(shè)立統(tǒng)一的安全機(jī)制 對(duì)企業(yè)來說，系統(tǒng)運(yùn)行安全、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全是必須的，為此，每個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)都無一例外地提供了強(qiáng)有力的安全保障機(jī)制 包括設(shè)置對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行過程的監(jiān)控機(jī)制、清除系統(tǒng)運(yùn)行過程中的異常任務(wù)等 2.1 系統(tǒng)管理2.1.2 比較相關(guān)

4、概念1賬套與年度賬 用友ERP-U8管理軟件中最多允許建立999套賬。不同的賬套數(shù)據(jù)之間彼此獨(dú)立，沒有絲毫關(guān)聯(lián)。每個(gè)賬套中一般存放不同年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，為方便管理，不同年度的數(shù)據(jù)存放在不同的數(shù)據(jù)表中，即為年度賬。賬套是年度賬的上一級(jí)，賬套是由年度賬組成的。首先有賬套然后才有年度賬，一個(gè)賬套可以擁有多個(gè)年度的年度賬。 2.1 系統(tǒng)管理2.1.2 比較相關(guān)概念 2引入和輸出 引入和輸出即通常所指數(shù)據(jù)的恢復(fù)和備份。 引入賬套功能是指將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。對(duì)集團(tuán)公司來說，可以將子公司的賬套數(shù)據(jù)定期引入到母公司系統(tǒng)中，以便進(jìn)行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。 2.1 系統(tǒng)管理2.1.2 比較相關(guān)概

5、念 3角色與用戶 角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個(gè)角色組織可以是實(shí)際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。在設(shè)置了角色后，就可以定義角色的權(quán)限，當(dāng)用戶歸屬某一角色后，就相應(yīng)地?fù)碛辛嗽摻巧臋?quán)限。設(shè)置角色的方便之處在于可以根據(jù)職能統(tǒng)一進(jìn)行權(quán)限的劃分，方便授權(quán)。 用戶是指有權(quán)限登錄系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員，即通常意義上的“操作員”。每次注冊(cè)登錄系統(tǒng)，都要進(jìn)行用戶身份的合法性檢查。只有設(shè)置了具體的用戶之后，才能進(jìn)行相關(guān)的操作。 2.1 系統(tǒng)管理2.1.2 比較相關(guān)概念4. 系統(tǒng)管理員與賬套主管 系統(tǒng)允許以兩種身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的總體控制和數(shù)據(jù)維護(hù)

6、工作，他可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、恢復(fù)和備份；設(shè)置操作員；指定賬套主管；設(shè)置和修改用戶的密碼及其權(quán)限等 賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對(duì)所選賬套參數(shù)進(jìn)行修改、對(duì)年度賬的管理(包括年度賬的建立、清空、恢復(fù)、備份和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù))，以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置 2.2 賬套管理 2.2.1 注冊(cè)系統(tǒng)管理 在進(jìn)行賬套管理之前應(yīng)首先注冊(cè)系統(tǒng)管理。前已述及，系統(tǒng)允許以兩種身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份；二是以賬套主管的身份。 2.2 基礎(chǔ)檔案設(shè)置 2.2.2 建立賬套 企業(yè)應(yīng)用用友ERP-U8系統(tǒng)之始，首先需要在系統(tǒng)中建立企業(yè)的基本信息

7、、核算方法、編碼規(guī)則等，稱之為建賬。然后在此基礎(chǔ)上啟用用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)的各個(gè)子功能，進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。以系統(tǒng)管理員的身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理。在系統(tǒng)管理界面單擊“賬套”|“建立”，進(jìn)入創(chuàng)建賬套界面，跟隨建賬向?qū)?，?chuàng)建賬套。 2.2 基礎(chǔ)檔案設(shè)置 2.2.3 修改賬套 系統(tǒng)管理員建立賬套并設(shè)置了賬套主管后，在未使用相關(guān)信息的前提下，需要對(duì)某些信息進(jìn)行調(diào)整，以便使信息更真實(shí)準(zhǔn)確地反映企業(yè)的相關(guān)內(nèi)容，可以對(duì)賬套信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。只有賬套主管可以修改其具有權(quán)限的年度賬套中的信息，系統(tǒng)管理員無權(quán)修改。 2.2 基礎(chǔ)檔案設(shè)置 2.2.4 輸出與引入賬套 1輸出賬套 企業(yè)實(shí)際運(yùn)營中，存在很多不可預(yù)知的

8、不安全因素，如地震、火災(zāi)、計(jì)算機(jī)病毒、人為的誤操作等，任何一種情況發(fā)生對(duì)系統(tǒng)安全都是致命性的。如何在意外發(fā)生時(shí)將企業(yè)損失降到最低，是每個(gè)企業(yè)共同關(guān)注的問題。對(duì)于企業(yè)系統(tǒng)管理員來講，定時(shí)地將企業(yè)數(shù)據(jù)備份出來存儲(chǔ)到不同的介質(zhì)上(如常見的軟盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)磁盤等)，對(duì)數(shù)據(jù)的安全性是非常重要的。備份數(shù)據(jù)一方面用于必要時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)之用；另一方面，對(duì)于異地管理的公司，此種方法還可以解決審計(jì)和數(shù)據(jù)匯總的問題。 2.2 基礎(chǔ)檔案設(shè)置 2.2.4 輸出與引入賬套 2引入賬套 引入賬套功能是指將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。該功能的增加將有利于集團(tuán)公司的操作，子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進(jìn)行有關(guān)賬

9、套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。如果是作為集團(tuán)公司的管理人員應(yīng)用本系統(tǒng)，最好在建立賬套之前就預(yù)先做好規(guī)劃，為每個(gè)子公司分配不同的賬套號(hào)，以有效避免引入子公司數(shù)據(jù)時(shí)因?yàn)橘~套號(hào)相同而覆蓋其他賬套的數(shù)據(jù)。 2.3 年度賬管理 2.3.1 建立年度賬 新年度到來時(shí)，應(yīng)設(shè)置新年度核算體系，即設(shè)置新年度的賬簿并將上年余額過渡到新年度，以便開始新的一年的核算。年度賬的管理工作由賬套主管全權(quán)負(fù)責(zé)，因此需要以賬套主管的身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理。2.3 年度賬管理 2.3.2 清空年度數(shù)據(jù) 若某年度賬中錯(cuò)誤太多，或不希望將上年度的余額或其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度，就需要執(zhí)行“年度賬”|“清空年度數(shù)據(jù)”命令。“清空”并不是將年度

10、賬的數(shù)據(jù)全部清空，還可以保留一些必要信息，如基礎(chǔ)信息、系統(tǒng)預(yù)置的科目報(bào)表等。保留這些信息主要是為了方便用戶使用清空后的年度賬重新做賬。 2.3 年度賬管理 2.3.3 引入和輸出年度賬 年度賬操作中的引入和輸出與賬套操作中的引入和輸出的含義基本一致，作用都是對(duì)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)。所不同的是年度賬操作中的引入和輸出不是針對(duì)整個(gè)賬套，而是針對(duì)賬套中的某一年度的年度賬進(jìn)行的。 年度賬的引入操作與賬套的引入操作基本一致，不同之處在于引入的是年度數(shù)據(jù)備份文件(由系統(tǒng)卸出的年度賬的備份文件，前綴名統(tǒng)一為uferpyer)。在輸出操作的界面上選擇的是具體的年度而非賬套。 2.3 年度賬管理 2.3.4 結(jié)轉(zhuǎn)上

11、年數(shù)據(jù) 企業(yè)的日常工作是持續(xù)進(jìn)行的，為了進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，需要人為地將企業(yè)持續(xù)的經(jīng)營時(shí)間劃分為一定的時(shí)間段。一般以年為最大單位來統(tǒng)計(jì)。每到年末，啟用新年度賬時(shí)，需要將上年度中的相關(guān)賬戶的余額及其他信息結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中。 2.4 系統(tǒng)安全管理 2.4.1 系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控 以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理后，可以看到系統(tǒng)管理的功能列表分為上下兩個(gè)部分。上一部分列示的是正登錄到系統(tǒng)管理的子系統(tǒng)，下一部分列示的是登錄的操作員在系統(tǒng)中正在執(zhí)行的功能。這兩部分的內(nèi)容都是動(dòng)態(tài)的，它們都根據(jù)系統(tǒng)的執(zhí)行情況而自動(dòng)變化。 2.4 系統(tǒng)安全管理 2.4.2 設(shè)置自動(dòng)備份計(jì)劃 在用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)中提供了設(shè)置自動(dòng)備份

12、計(jì)劃的功能，其作用是自動(dòng)定時(shí)對(duì)設(shè)置的賬套進(jìn)行輸出(備份)。利用該功能，可以實(shí)現(xiàn)定時(shí)、自動(dòng)輸出多個(gè)賬套的目的，有效減輕了系統(tǒng)管理員的工作量，保障了系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。 2.4 系統(tǒng)安全管理 2.4.3 升級(jí)數(shù)據(jù) 任何一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的功能拓展和完善都是無止境的。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)不斷融入新的技術(shù)和更為先進(jìn)的管理思想，這樣就存在對(duì)老系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新問題。為保證用戶數(shù)據(jù)的一致性和可追溯性，用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)在系統(tǒng)管理中提供了升級(jí)工具，可以使用此功能一次將數(shù)據(jù)升級(jí)到新產(chǎn)品。 2.4 系統(tǒng)安全管理 2.4.4 注銷當(dāng)前操作員 如果需要以一個(gè)新的操作員注冊(cè)進(jìn)入，以啟用系統(tǒng)其他功能，就需要將當(dāng)

13、前的操作員從系統(tǒng)管理中注銷；或者您需要暫時(shí)離開，而不希望他人對(duì)系統(tǒng)管理進(jìn)行操作的話，您也應(yīng)該注銷當(dāng)前操作員。 2.4 系統(tǒng)安全管理 2.4.5 清除系統(tǒng)運(yùn)行異常 系統(tǒng)運(yùn)行過程中，由于死機(jī)、網(wǎng)絡(luò)阻斷等都有可能造成系統(tǒng)異常，針對(duì)系統(tǒng)異常，系統(tǒng)管理中提供了“清除單據(jù)鎖定”和“清除異常任務(wù)”兩項(xiàng)功能。 2.4 系統(tǒng)安全管理 2.4.6 上機(jī)日志 為了保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行，系統(tǒng)隨時(shí)對(duì)各個(gè)產(chǎn)品或模塊的每個(gè)操作員的上下機(jī)時(shí)間、操作的具體功能等情況都進(jìn)行登記，形成上機(jī)日志，以便使所有的操作都有所記錄、有跡可尋。 2.5 企業(yè)應(yīng)用平臺(tái) 2.5.1 企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)概述 為了使用友ERP-U8管理軟件能夠成為連接企業(yè)員工、用戶和合作伙伴的公共平臺(tái)，使系統(tǒng)資源能夠得到高效、合理的使用，在用友ERP-U8管理軟件中設(shè)立了企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)。通過企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，系統(tǒng)使用者能夠從單一入口訪問其所需的個(gè)性化信息，定