學(xué)院公文處理實施細則

1、學(xué)院公文處理實施細則學(xué)校公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措 施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的主要原 因工具。為使我校公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)上海市國家行政 機關(guān)公文處理實施細則和我校公文運行操作實際情況，特制定本細則。一、公文種類學(xué)校公文種類主要包括：決定、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要，具體適用范圍如下：“決定”適用對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位和人員?！巴ǜ妗边m用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項?！巴ㄖ边m用于批轉(zhuǎn)下級部門的正文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文、 發(fā)布規(guī)章、傳達要求下級辦理

2、和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和 聘用干部?！巴▓蟆边m用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或情況?！皥蟾妗边m用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，報送材 料，答復(fù)上級的詢問。“請示”適用于向上級請示指示、批準?！芭鷱?fù)”適用于答復(fù)下級請示事項?！昂边m用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向不 相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準等?！皶h紀要”適用于記載、傳達會議情況和議定事項。二、公文格式公文由公文名稱、發(fā)文序號、標題、主送單位、正文、附件說明、成文 日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。公文名稱置于首頁上方，一般由發(fā)文單位名稱加“文件”兩字

3、組成。聯(lián) 合行文，公文名稱中的主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。公文的發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號，置于公文名稱之下并居 中；聯(lián)合行文，主辦單位發(fā)文字號在前。公文標題，應(yīng)當(dāng)完整、準確、簡要，即一般應(yīng)當(dāng)標明發(fā)文單位名稱、公 文主要內(nèi)容和公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號以及并列的幾個單 位名稱之間可加頓號外，一般不用標點符號。批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文，標題中不冠 發(fā)單位名稱，但應(yīng)當(dāng)在文末或標題之下寫明。會議通過的文件，應(yīng)當(dāng)在標題之 下、正文上注明會議名稱和通過日期。除“通告”、“會議紀要”夕卜，公文應(yīng)當(dāng)標明主送單位名稱(同類型單位 可用統(tǒng)稱)。主送單位名稱一般置于標題之下、正文之上，頂格寫。公文如有附件

4、，應(yīng)當(dāng)在正文之下(間隔一行，空兩格)、成文日期之上 加附件說明，標明附件順序和名稱，或在正文相關(guān)處用括號標明“見附件”等 字樣。但在正文標題中已標明所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報送、轉(zhuǎn)送、發(fā)布的文件 的，不加附件說明，也不標注“見附件”等字樣。附件應(yīng)當(dāng)在用印頁之后另起 一頁，并盡可能與正文裝訂在一起，如附件篇幅較長，制作復(fù)雜，可分別裝訂， 并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo) 人的簽發(fā)日期為準。如領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文，時間耽擱超過20 天的，成文時間可由承辦單位確定。除“會議紀要”和翻印的文件外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的非法 規(guī)

5、性文件，由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋 印章。用印應(yīng)當(dāng)端正、清晰、上不壓正文、下壓成文日期。用印頁如無正文， 應(yīng)當(dāng)在頁首用括號標明“此頁無正文”。主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目之間應(yīng)當(dāng)有一個字間隔。公文主 題詞參照上海市人民政府公文主題詞表標引，一般不超過5個。標引順序 是先標類別詞，再標反映公文內(nèi)容的類屬詞，最后標反映公文形成的類屬詞。抄送單位名稱置于主題詞欄之下。印發(fā)單位名稱置于主題詞欄之下。印數(shù)注在印發(fā)欄之下并居右。公文應(yīng)當(dāng)在每頁下方外口用阿拉伯?dāng)?shù)碼標注頁數(shù)。公文的文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般為16開型(A4型)，一 律左側(cè)裝訂，張貼的公文用紙大小

6、，根據(jù)實際需要確定。計算機電子公文的儲存格式和傳輸規(guī)范，應(yīng)當(dāng)符合統(tǒng)一的行政機關(guān)公文 處理通用軟件標準。三、公文辦理公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、督查、 立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、登記、 繕印、校對、用印、發(fā)送、立卷、歸檔、銷毀等程序。收文收文的專職人員根據(jù)收文內(nèi)容和性質(zhì)，編號登記，填寫上海杉達學(xué)院文 件處理單，由校長辦公室主任提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人審批，或者交有關(guān)部門辦 理，內(nèi)容涉及幾個部門的，應(yīng)確定一個主辦部門。緊急公文，應(yīng)在批轉(zhuǎn)時復(fù)印 送主辦部門，并應(yīng)提出辦理時限。承辦部門接文后，應(yīng)當(dāng)抓緊辦理并

7、及時答復(fù)辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。 對不屬于本單位、本部門職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的公文，應(yīng)迅速退 回交辦部門并說明理由。凡涉及其他部門的問題，主辦單位應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，有關(guān) 部門應(yīng)積極協(xié)作配合。發(fā)文本校直屬單位，除無隸屬關(guān)系的平行單位、職能部門之間的一般業(yè)務(wù)聯(lián) 系和知照性通知以及對一般性來函的函復(fù)外，一般不能直接對外發(fā)文。學(xué)校行政對外對內(nèi)發(fā)文統(tǒng)一由校長辦公室辦理。發(fā)文程序為：草擬公文。各職能處、室因?qū)ｍ検聞?wù)需發(fā)文的，由主辦處室擬稿；草擬 公文應(yīng)用鋼筆，字跡端正，文字規(guī)范。主辦處室負責(zé)人應(yīng)對所擬公文進行審核，并填寫上海杉達學(xué)院發(fā)文稿紙， 簽名后一并送校長辦公室復(fù)核。核、復(fù)稿。校

8、長辦公室負責(zé)復(fù)核公文的內(nèi)容、格式、文種、主題詞、主 送、抄送單位是否準確、規(guī)范。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。校長辦公室將復(fù)核后的文稿送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。a、政策性強、涉及面廣的重要公文，包括重要的“請示，、“報告”由正校 長或由受委托的副校長簽發(fā)。b、內(nèi)容涉及各條、塊專項事務(wù)的，由分管副校長簽發(fā)；如同時涉及其他副 職領(lǐng)導(dǎo)人分管范圍的，應(yīng)先送其他副職審核會簽。c、屬于履行手續(xù)的公文和內(nèi)容已經(jīng)會議決定的公文，可由校長助理或辦公 室主任簽發(fā)。d、緊急件，遇分管領(lǐng)導(dǎo)外出等特殊情況，可由其他校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。登記、編號、分送。經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文由校長辦公室統(tǒng)一登記、編號、 并及時打印、校對、分送。校部對內(nèi)發(fā)文一般由校長辦公室根據(jù)發(fā)送

9、范圍通過郵件下發(fā)，也可根據(jù)情 況由主辦處室負責(zé)分發(fā)。上報的公文，應(yīng)符合上報所規(guī)定的報送份數(shù)和規(guī)定內(nèi)容。上報公文中如 遇下列情況，校長辦公室可退回呈報單位并提出處理意見：請示內(nèi)容不符合法律、法規(guī)和學(xué)校有關(guān)規(guī)定，又不作必要說明的。不符合“黨政分開”原則的。無特殊情況越級請示或者越過主管職能部門的。涉及其他部門的事末與這些部門充分協(xié)商，或是經(jīng)協(xié)商但仍不一致，未 能如實反映的。一文多事，多頭主，沒有文號，不蓋公章和未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核稿簽名。四、公文立卷、歸檔和銷毀公文辦理完畢，應(yīng)根據(jù)檔案法和學(xué)校有關(guān)規(guī)定，及時收集公文定稿、 正本和會簽稿、重要修改稿等，保證有關(guān)材料的齊全、完整。公文立卷，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理，以便保管 和利用。電報傳真隨同文件一起立卷。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。公文復(fù)制作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章