淺析電力企業(yè)會計檔案的運用

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2、1月1日發(fā)布的國家檔案局第79號-會計檔案管理辦法中明確了企業(yè)會計檔案的相關(guān)含義與規(guī)定。通過相關(guān)的法律法規(guī)，我們能夠看出企業(yè)會計檔案是一種以文件形式存在的檔案，包含了紙質(zhì)以及電子檔案等類型。其中的內(nèi)容包括會計資料分析、核算以及檢查等事項，而會計核算又是會計工作中的關(guān)鍵要素，會計檔案能夠準確清晰地反映出企業(yè)整體的經(jīng)濟狀況。會計檔案一般具備兩種功能，其一是能夠?qū)Ω黝悤嬓畔⑦M行儲備與保存，其二則是提供各項經(jīng)濟活動的依據(jù)。另外，會計檔案還具備自身獨特的屬性，一般包括了歷史記錄性、原始性、關(guān)聯(lián)性、憑證性以及參考性，其中尤以專業(yè)性與獨立性作為核心要素。（二）企業(yè)會計檔案的分類。在企業(yè)中會計檔案的類型是多

3、樣化的，為了能夠更好地做出劃分，對其進行有效的整理與分類是極有必要的。一般情況下，從整體上來講，企業(yè)在根據(jù)內(nèi)容進行分類的過程中，包括了以下幾種類型：其一，會計憑證。會計憑證主要是企業(yè)中在各項經(jīng)濟活動中所產(chǎn)生的原始憑證、記賬憑證以及記賬憑證匯總表；其二，會計賬薄。會計賬簿在企業(yè)中一般是指總賬、明細賬、固定資產(chǎn)卡片以及日記賬等；其三，財務會計報告。財務會計報告是會計檔案中的重要組成內(nèi)容，其包含了年度決算報表、月度報表、季度報表以及半年度報表等，在報表中一般還存在報表附注以及相關(guān)情況的說明書等內(nèi)容。企業(yè)中會計檔案還可以按照不同的載體進行分類，較為常規(guī)的為紙質(zhì)檔案，一些電子檔案在當前的技術(shù)支持下可存儲

4、在U盤等工具中。另外對會計檔案按照年限進行分類的過程中，一般分為永久與定期兩種類型。對于定期的會計檔案管理，在會計檔案管理辦法中亦有相關(guān)的明確規(guī)定。 二、企業(yè)會計檔案的作用 在我們思考與探討企業(yè)會計檔案如何有效利用的過程中，對其所發(fā)揮的作用進行相關(guān)的表述，能使我們更好地以其價值體現(xiàn)來發(fā)現(xiàn)合理運用的途徑。筆者將針對會計檔案的參考作用、史料價值、監(jiān)督作用以及管理作用方面進行重點討論。（一）企業(yè)會計檔案的參考作用。會計檔案對企業(yè)中發(fā)生的各項業(yè)務與經(jīng)濟活動進行了真實的記錄，進而反映出企業(yè)在發(fā)展過程中諸多成功或失敗的經(jīng)驗與教訓，為企業(yè)在今后的戰(zhàn)略規(guī)劃中提供寶貴的數(shù)據(jù)與資料，通過對會計檔案的審閱與利用，參

5、考其中所包含的高質(zhì)量信息，保障企業(yè)今后順利有序地發(fā)展與經(jīng)營。（二）會計檔案的史料價值。企業(yè)在探尋經(jīng)營管理的有效途徑時，通過會計檔案能夠充分發(fā)揮其應有的史料價值。企業(yè)中所包含的諸多原始憑證，能夠為企業(yè)提供客觀、真實的歷史證據(jù)。（三）企業(yè)會計檔案的監(jiān)督作用。會計檔案的存在能夠使得企業(yè)在開展相關(guān)的監(jiān)督工作時，通過對各項資料的調(diào)查來查驗是否嚴格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)以及政策規(guī)定，進而有效保護企業(yè)財產(chǎn)，防止違規(guī)行為的發(fā)生。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的過程中，以全面的會計檔案來維護企業(yè)自我監(jiān)督、政府監(jiān)督以及社會監(jiān)督。（四）會計檔案的管理作用。在企業(yè)中，會計檔案對各項經(jīng)濟活動與業(yè)務進行了準確的會計信息記錄，并明確了相關(guān)責

6、任，其是企業(yè)在開展各項管理工作必不可少的依據(jù)。對各項經(jīng)濟活動的收支狀況、經(jīng)濟指標以及經(jīng)濟數(shù)據(jù)進行分析，以相關(guān)的評價結(jié)論對企業(yè)各項管理工作提出建議與措施。會計檔案對企業(yè)中會計行為的分析、預測以及規(guī)劃亦能起到一定的引導作用。 三、強化電力企業(yè)會計檔案利用的建議與措施 （一）完善企業(yè)會計檔案管理制度。當前，在部分電力企業(yè)中，仍存在未建立健全會計檔案管理制度的問題，或是存有制度，但過于形式化。此種現(xiàn)象會嚴重地阻礙會計檔案的有效利用。電力企業(yè)應結(jié)合自身的工作特點，對會計檔案管理制度方面存在的漏洞進行完善。以制度來保障會計檔案管理工作的開展，保證各項資料內(nèi)容不會產(chǎn)生丟失、損毀及泄密等行為。以制度來明確管理

7、過程中的職責所屬，對企業(yè)中使用檔案的方法、人員進行嚴格的規(guī)范，在符合相關(guān)檔案保密工作的需求下，還能夠更為便捷地提供使用。（二）強化會計檔案的信息化管理。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，將會計檔案進行信息化管理是大勢所趨。以掃描、數(shù)字成像、數(shù)據(jù)庫、多媒體等高新技術(shù)進行會計檔案管理，不僅在效率上能獲得大大的提升，還能在管理與存儲質(zhì)量方面有所保障。電力企業(yè)根據(jù)各項業(yè)務所需，建立科學的會計檔案數(shù)據(jù)庫，形成有序的管理結(jié)構(gòu)，在提供使用的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)高效的資源共享。以信息化手段進行會計檔案的管理不僅能節(jié)省保存空間，提高經(jīng)營效益，還能使檔案的歸檔更為迅速、使用更為便捷、原件更為安全。因此，強化會計檔案的信息化管

8、理是電力企業(yè)在處理諸多繁冗信息數(shù)據(jù)的必要途徑。（三）優(yōu)化會計檔案保密機制。在電力企業(yè)中，對于各類會計檔案的保密工作是極為重要的，但如果存在過分保密的現(xiàn)象，在一定程度上會削弱會計檔案的使用效率。因此，要對各類會計信息做好相應的保密等級劃分，一些保密要求較高的會計信息采取嚴謹?shù)谋Ｃ軝C制，但一些利用率較高且無需過于強調(diào)保密等級的信息內(nèi)容則需適當公開。過于嚴格的限制，會導致會計檔案的利用率低下，在借閱相關(guān)檔案時，需經(jīng)過層層審批，給使用者造成了較多的不便與阻礙。因此，在會計檔案管理的過程中，要充分做好會計檔案資源利用與會計檔案保密工作的辯證關(guān)系，充分發(fā)揮會計檔案的利用價值。（四）加強會計檔案管理人才隊伍

9、建設。在電力企業(yè)中，其所需處理的會計檔案內(nèi)容是相對復雜的，由于電力企業(yè)自身業(yè)務數(shù)量龐大，會計檔案管理的工作也就存在了一定難度性。這也進一步要求檔案管理人員需具備較高的綜合素質(zhì)。首先在專業(yè)性方面要進一步強化。當各項會計資料從財務部門轉(zhuǎn)移到檔案管理部門時，檔案管理人員要熟知各項操作流程，對檔案的細化與分類亦需相關(guān)的知識體系作為支持。其次，會計檔案管理人員要具備一定的法律知識與法律意識。嚴格遵守相關(guān)法規(guī)與政策要求進行會計檔案的管理，要極力避免違法行為的產(chǎn)生。最后，會計檔案管理人員要具備高度的責任感。檔案管理工作復雜且存有一定的難度。面對繁瑣的工作必須以高度的耐心與責任心完成相關(guān)的工作要求。（五）優(yōu)化管理與服務模式，提高會計檔案利用效率。在電力企業(yè)中，較為傳統(tǒng)的會計檔案使用方式一般是通過口頭、電話或書面等形式來進行。但當前，在各類信息管理工具愈加成熟的狀況下，通過網(wǎng)絡信息的檢索等方式進行相關(guān)檔案的查詢能極高地促進使用效率。在電力企業(yè)中，選擇適合自身的財務軟件，對各類電子文檔進行細化分類，利用者通過網(wǎng)絡來獲取相關(guān)信息，在地域與時間方面都能有效減少限制，使得檔案的利用更為高效與便捷，進而大大提高利用率。 四、結(jié)語 在電力企業(yè)中，會計檔案的管理工作綜合性較強，且涉及范圍較廣。會計檔案的有效利用要對客體的需求以及信息技術(shù)的變革方面