會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)-09開放參觀與商務(wù)旅行

1、第九章 開放參觀與商務(wù)旅行1學(xué)習(xí)目標(biāo)：了解開放參觀與商務(wù)旅行的知識(shí)掌握開放參觀的準(zhǔn)備與接待工作，能夠完成上司商務(wù)旅行的準(zhǔn)備性工作23 一、概述：什么是企業(yè)開放參觀活動(dòng)企業(yè)開放參觀活動(dòng)的意義 企業(yè)開放參觀活動(dòng)的主題和內(nèi)容 第一節(jié) 開放參觀活動(dòng)4目的企業(yè)邀請(qǐng)外部人員或內(nèi)部員工家屬來到企業(yè) 對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和工作進(jìn)行參觀和了解 以達(dá)到宣傳企業(yè)、擴(kuò)大企業(yè)影響企業(yè)開放參觀活動(dòng)的含義56（一）開放參觀活動(dòng)的目的擴(kuò)大組織的知名度，增加組織的透明度，提高美譽(yù)度 促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)擴(kuò)展，加強(qiáng)和業(yè)務(wù)單位的合作關(guān)系 和諧組織與社區(qū)的關(guān)系，表明企業(yè)是社區(qū)理想的一員 增強(qiáng)員工或家屬的自豪感。 （二）開放參觀的內(nèi)容情況介紹 (口

2、頭介紹、書面介紹、影像介紹）現(xiàn)場(chǎng)觀摩 （指讓參觀者參觀工作現(xiàn)場(chǎng) ）實(shí)物展覽 （展覽室可以陳列資料、模型、樣品等實(shí)物 ）7現(xiàn)場(chǎng)觀摩：參觀者參觀可口可樂工作現(xiàn)場(chǎng)8開放參觀活動(dòng)的前期準(zhǔn)備 選擇開放參觀的時(shí)機(jī) 成立專門機(jī)構(gòu) 準(zhǔn)備介紹材料做好解說及接待準(zhǔn)備910 企業(yè)開放參觀的時(shí)間最好安排在一些特殊的日子里，如企業(yè)的周年紀(jì)念日、企業(yè)的開業(yè)慶典日、社區(qū)節(jié)日等?？梢栽鎏硖貏e的意義也可激發(fā)公眾更大的興趣，獲得更強(qiáng)的開放效果。一、選擇開放參觀的時(shí)機(jī)1112二、成立專門機(jī)構(gòu)開放參觀活動(dòng)能否獲得成功，很大程度上取決于活動(dòng)前的籌備工作是否全面。一般情況下，專門機(jī)構(gòu)中應(yīng)至少有一名決策層的領(lǐng)導(dǎo)來做總的協(xié)調(diào)人，由相關(guān)部門的

3、負(fù)責(zé)人和行政、人事部門的人員來共同組成，企業(yè)中常常會(huì)指定12名秘書人員來負(fù)責(zé)承辦活動(dòng)中的各種具體事項(xiàng)。 13準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子（以簡(jiǎn)明生動(dòng)、深入淺出的語言介紹參觀內(nèi)容，并配有一定的圖表和數(shù)據(jù)，不要涉及深?yuàn)W的專業(yè)術(shù)語。在參觀之始將小冊(cè)子發(fā)給來賓 ） 三、準(zhǔn)備介紹材料14放映視聽材料 有些組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、技術(shù)尖端、時(shí)空跨度大，為了幫助公眾理解，觀摩實(shí)物前秘書可以放映事先準(zhǔn)備好的有關(guān)錄像片、幻燈片或電視片，并作簡(jiǎn)潔的介紹。觀看模型 有的企業(yè)規(guī)模龐大、設(shè)施分布廣，來賓不可能每處都去、每物都看，還有的地方還不便于來賓進(jìn)入，就可以事先制作模型，讓來賓觀看，可以根據(jù)自己的需要選擇幾處認(rèn)為重要的地方實(shí)地觀看。15培

4、養(yǎng)專業(yè)導(dǎo)游解說員四、做好解說及接待準(zhǔn)備16確定邀請(qǐng)對(duì)象，制作并寄發(fā)請(qǐng)柬一般性參觀常邀請(qǐng)員工家屬、社區(qū)代表或一般市民等，目的主要是增強(qiáng)員工的企業(yè)自豪感和歸屬感，增進(jìn)企業(yè)與員工工家屬間的相互了解。特殊性參觀一般邀請(qǐng)于本組織有特殊利害關(guān)系的團(tuán)體和公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和專家、媒體記者等可以使企業(yè)得到廣泛的宣傳，提高企業(yè)的知名度，達(dá)到樹立企業(yè)形象的目的。17確定參觀內(nèi)容，選擇參觀路線 路線的確定主要從三個(gè)方面綜合考慮：一是能引起參觀者的興趣；二是能保證參觀者的安全；三是對(duì)企業(yè)或組織單位的正常工作秩序干擾最小。參觀路線應(yīng)有明確的路標(biāo)。在參觀活動(dòng)前，需要事先采取安全措施，安全人員應(yīng)在必

5、要的地方設(shè)置信號(hào)或障礙，以防意外發(fā)生。秘書人員在確定參觀內(nèi)容和參觀路線時(shí)，應(yīng)隨時(shí)加強(qiáng)保密工作意識(shí)。商業(yè)秘密是企業(yè)的生命線，秘書在籌備工作中一定要牢固樹立內(nèi)外有別、保守秘密的思想，哪些話可以講，哪些資料可以提供，哪些現(xiàn)場(chǎng)可以參觀，做秘書的一定要心中有做，切不可在接待中熱情過度，把不該讓對(duì)方了解的事情透露出去。如果無意間泄漏了商業(yè)秘密，將可能給企業(yè)帶來致命的影響。1819設(shè)立接待服務(wù)處 接待服務(wù)處工作內(nèi)容主要包括來賓的迎送，在開放參觀活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)硬結(jié)或送別來賓；來賓的引導(dǎo)，由專人負(fù)責(zé)為來賓引路，將其送到參觀活動(dòng)的起點(diǎn)，并負(fù)責(zé)解答來賓的咨詢或疑問；同時(shí)要準(zhǔn)備好休息室，備足茶水，供參觀者中途小憩。 20準(zhǔn)

6、備特殊的參觀用品 有些企業(yè)在參觀時(shí)，參觀人員需要穿戴特殊的用品，如衛(wèi)生服、安全帽等。秘書人員在接待準(zhǔn)備工作中，應(yīng)在參觀者到來之前就準(zhǔn)備好足夠的特殊參觀用品，以滿足參觀人員的使用。21準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品 目的：為了增強(qiáng)參觀的宣傳效果，可以為每位參觀者贈(zèng)送紀(jì)念品 紀(jì)念品應(yīng)簡(jiǎn)單適用、突出的特點(diǎn)原因： 一是具有宣傳性 二是具有榮譽(yù)性 三是具有獨(dú)特性 22開放參觀活動(dòng)的接待 一、引導(dǎo)來賓進(jìn)入公司二、引導(dǎo)參觀，做好解說和接待工作三、做好餐飲服務(wù)工作 四、 解答來賓提問23引導(dǎo)參觀24餐飲服務(wù)工作解答來賓疑問25開放參觀活動(dòng)的結(jié)束分發(fā)紀(jì)念品和征求來賓意見 26做好歡送工作（一）準(zhǔn)確掌握來賓離開的時(shí)間(一般來講

7、，當(dāng)來賓到來時(shí)，負(fù)責(zé)接待的秘書人員就應(yīng)準(zhǔn)確了解來賓參觀后離開的時(shí)間安排，并提前落實(shí)好票務(wù)和相關(guān)的交通工具 )（二）歡送的規(guī)格(一般來說，歡送來賓的規(guī)格、陪車的次序以及鮮花方式等禮儀應(yīng)與迎接賓客時(shí)相同。如有特殊情況需臨時(shí)變更的，必須向客人解釋清楚，并向?qū)Ψ降狼浮?（三）與來賓道別(當(dāng)與來賓送別或來賓乘坐交通工具離去之前，秘書應(yīng)與來賓一一握手道別，以禮貌謙和、熱情大方的態(tài)度歡迎來賓再次光臨，要一直等到客人所乘坐的交通工具開出實(shí)現(xiàn)后再轉(zhuǎn)身離去；和領(lǐng)導(dǎo)一起送別來賓時(shí) ，要比領(lǐng)導(dǎo)稍后一步。) 27第二節(jié) 商務(wù)旅行28商務(wù)旅行是現(xiàn)代企業(yè)、單位商務(wù)活動(dòng)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。商務(wù)旅行主要指企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)因談判、簽約、考

8、察交流、溝通信息等商務(wù)活動(dòng)而做的旅行。秘書在商務(wù)旅行中應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)做好一系列的服務(wù)工作，以保證商務(wù)旅行的順利進(jìn)行。 概述：29【案例】天地公司經(jīng)理與三利公司經(jīng)理就某合作項(xiàng)目安排了約見，預(yù)訂在某日下午1：00開始。天地公司秘書預(yù)訂約見前一晚直飛三利公司所在A城的機(jī)票。但天地公司經(jīng)理自己工作很忙，前一晚還有其它安排，恐怕不能飛往A城，于是秘書改定約見日上午8：00的機(jī)票。但是，由于天地公司經(jīng)理晚上工作的太晚，沒能趕得上班機(jī)。于是，該公司只能立即買飛往相鄰城的機(jī)票，再乘大巴車趕到A城的三利公司。由于遲到，三利公司經(jīng)理不悅，認(rèn)為天地公司對(duì)該項(xiàng)目的合作缺乏誠(chéng)意。天地公司失去了與三利公司合作的商機(jī)。【案例】

9、秘書高慧陪同領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)進(jìn)行商務(wù)旅行，出發(fā)之前他準(zhǔn)備了一些旅行的必需品，包括日程表、訪問國(guó)家的相關(guān)資料、出國(guó)手續(xù)、現(xiàn)金、信用卡等。她將現(xiàn)金、信用卡放入自己的背包中，下飛機(jī)后，在等出租車的時(shí)候小高感覺被撞了一下，等他回過神來時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己的背包不見了。這時(shí)，小高感覺到事態(tài)的嚴(yán)重性，現(xiàn)金、信用卡全部被竊，正常的商務(wù)活動(dòng)無法進(jìn)行。小高立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了情況，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，和公司駐該國(guó)的辦事處取得聯(lián)系，向他們支取了一部分費(fèi)用，解了燃眉之急。小高在此次活動(dòng)準(zhǔn)備中出現(xiàn)了哪些失誤？通過本章的學(xué)習(xí)，可以幫助你了解造成這一失誤的原因，并且能讓你知道該怎么做。30一、商務(wù)旅行前的準(zhǔn)備工作商務(wù)旅行計(jì)劃和旅程表秘書應(yīng)為領(lǐng)

10、導(dǎo)商務(wù)旅行應(yīng)做的準(zhǔn)備出國(guó)（境）商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作31在制定商務(wù)旅行計(jì)劃前，首先要了解公司差旅費(fèi)用、交通、住宿標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定 一份商務(wù)旅行計(jì)劃至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：出差的時(shí)間，啟程及返回日期，接站安排。出差的路線、終點(diǎn)及途徑地點(diǎn)和住宿安排。會(huì)晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、時(shí)間）。交通工具的選擇。需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。領(lǐng)導(dǎo)的特別要求。旅行區(qū)的天氣狀況。行程安排，約會(huì)、會(huì)議計(jì)劃，會(huì)晤主題。差旅費(fèi)用。商務(wù)旅行計(jì)劃32制定旅程表:當(dāng)安排完訂房訂票的工作后，就要著手制定旅程表了。旅程表是按預(yù)定的日程表和領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃要求、意見而制定的。旅程表的內(nèi)容一般比旅行計(jì)劃更加詳盡 33一份周密的旅程表主要包括六項(xiàng)內(nèi)

11、容 日期 (離開公司的日期，旅行中轉(zhuǎn)的日期，旅行中各種重要活動(dòng)的日期，返回的日期和到達(dá)的日期 )時(shí)間 (目的地的抵達(dá)時(shí)間和中轉(zhuǎn)時(shí)間，開展各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間，就餐、休息的時(shí)間等。)地點(diǎn) (出差的目的地（包括中轉(zhuǎn)的點(diǎn)），旅行過程中開展各項(xiàng)活動(dòng)的地點(diǎn)、食宿地點(diǎn)等。)交通工具(出發(fā)、返回時(shí)的交通工具，停留地的交通工具等)具體事項(xiàng) (商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容，訪問、洽談、會(huì)議、宴請(qǐng)娛樂活動(dòng)以及私人事務(wù)活動(dòng)等)備注 (記載提醒領(lǐng)導(dǎo)注意事項(xiàng)。如應(yīng)提醒抵達(dá)目的地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場(chǎng)，需要注意的一些當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣和禮儀等，當(dāng)?shù)氐穆?lián)系人姓名、住址、電話號(hào)碼，企業(yè)名稱、所在地、電話號(hào)碼等。)34注：商務(wù)旅程表應(yīng)一式三份（或幾分

12、），一份存檔，一份給領(lǐng)導(dǎo)及家屬，一份秘書存留 35制定商務(wù)旅行計(jì)劃、編制旅程表的注意事項(xiàng)要明確領(lǐng)導(dǎo)旅行的意圖、目的地、旅行時(shí)間、到達(dá)目的地后的商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃。了解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)交通工具及食宿的要求，熟悉公司對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定。向公司所在國(guó)家的有關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)或向旅行目的地享有盛譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)啬酥寥珖?guó)交通航空、航海、鐵路、公路工具運(yùn)行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識(shí)，需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在24小時(shí)的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)情況減少到最低限度。制定行程計(jì)劃時(shí)，若能直接利用定期航班的航線來設(shè)計(jì)旅行路線則盡量做到。 編

13、排計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄中必須考慮時(shí)差的變化，買機(jī)票（車票、船票）時(shí)也要注意時(shí)差。擬定幾個(gè)旅行方案，與領(lǐng)導(dǎo)共同討論，最后選定最佳方案。 旅行行程工作計(jì)劃表制作要清楚，離開和到達(dá)的時(shí)間都應(yīng)以當(dāng)?shù)貢r(shí)間為準(zhǔn)。秘書應(yīng)熟悉國(guó)際時(shí)間的計(jì)算方法 36373839選擇交通工具、預(yù)訂車票、船票或機(jī)票預(yù)訂賓館及房間準(zhǔn)備必備的文件資料及領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的用品 申請(qǐng)預(yù)支差旅費(fèi)40出國(guó)（境）旅行的手續(xù)及準(zhǔn)備 1辦理各種必要的出國(guó)（境）手續(xù)：（1）撰寫出國(guó)申請(qǐng) （2）辦理護(hù)照（3）辦理簽證（4）辦理“黃皮書”（5）辦理出境登記卡（6）訂購(gòu)機(jī)票（船票、車票）（7）辦理保險(xiǎn)41黃皮書出入登記卡機(jī)票42（1）編制幾種旅程方案，供領(lǐng)導(dǎo)選

14、擇，選定最佳方案后，將其打印成文。（2）了解外匯信息，辦理外幣兌換。（3）準(zhǔn)備隨身攜帶物品，包括服裝、拖鞋、洗漱用品等。（4）根據(jù)旅行目的，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備必須攜帶的各種文件，如談判合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、演講稿等。（5）檢查相關(guān)物品：護(hù)照、簽證、“黃皮書”、國(guó)際機(jī)票、外語名片（切不可忘記）、外幣及其他必須的出國(guó)文件、證件等。（6）收集所到國(guó)的背景資料。在國(guó)際交往中，無論是出國(guó)考察或是商務(wù)洽談，都會(huì)遇到各種不同的情況，掌握所到國(guó)家或地區(qū)的文化、習(xí)俗、禮節(jié)等常識(shí)可以使我們?cè)谔幨轮屑饶芫S護(hù)尊嚴(yán)，不卑不亢，又不失禮儀之邦的風(fēng)范，以禮相待。2. 出行前的準(zhǔn)備：43辦理出入境手續(xù)1邊防檢查2海關(guān)檢查3安

15、全檢查4健康檢疫（即交驗(yàn)“黃皮書” ）44二、商務(wù)旅行過程中秘書人員的工作商務(wù)旅行過程是商務(wù)旅行的重要組成部分。一次商務(wù)旅行的成敗，除了事前充分的準(zhǔn)備以外，整個(gè)過程也是十分重要的。所以，在整個(gè)商務(wù)過程中秘書要為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，確保商務(wù)旅行的順利進(jìn)行。45旅行過程中秘書人員的主要工作（一）旅途中秘書的工作1負(fù)責(zé)攜帶、看管相關(guān)物品2聽從領(lǐng)導(dǎo)安排，及時(shí)與公司保持聯(lián)系，協(xié)助處理相關(guān)事務(wù)3照顧領(lǐng)導(dǎo)飲食起居，確保商務(wù)旅行的順利進(jìn)行46（二 ）抵達(dá)目的地后秘書的工作（2）如果事前預(yù)定的酒店對(duì)工作不便，秘書要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，得到領(lǐng)導(dǎo)允許后再對(duì)酒店進(jìn)行調(diào)換，確保酒店的路程距離，條件等各方面都有利于工作。（3）在酒店住下

16、后，秘書要迅速了解酒店周圍的交通、郵電、醫(yī)院等情況，以備不時(shí)之需。（4）一切安排妥當(dāng)之后，秘書要將領(lǐng)導(dǎo)所住的酒店、聯(lián)系方式等告知公司和領(lǐng)導(dǎo)的家屬，以便取得聯(lián)系。（1）如果抵達(dá)目的地后無人接站，秘書一方面要招呼出租車或者引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)去預(yù)訂的酒店；另一方面，要檢查和帶好行李，以防丟失。在一切安排妥當(dāng)之后，要和對(duì)方公司聯(lián)系人取得聯(lián)系。如果抵達(dá)目的地之后，對(duì)方公司派人接站，此時(shí)秘書應(yīng)自覺地讓領(lǐng)導(dǎo)走在前面并主動(dòng)為雙方作介紹，對(duì)于表示感謝等話語，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)來說。47安全旅途小常識(shí)錢財(cái)、信用卡、證件分開放，文件資料鎖進(jìn)箱中 乘出租車，不要坐在副駕駛的位置，應(yīng)坐在后座 乘飛機(jī)不要坐在機(jī)頭和機(jī)尾處，最好坐在緊急艙門旁

17、 坐船要盡量選擇上層艙 走路走上街沿，遇墻角拐彎繞開走 隨時(shí)與公司保持聯(lián)系，讓大家知道你在哪里，在干什么；身邊帶好身份證及其他證件，如果遇到特殊情況，可以讓幫助、援助你的人知道你的姓名；不單身一人在夜間出門；不隨意暴露領(lǐng)導(dǎo)及自己的身份和商務(wù)旅行的目的 48出國(guó)商務(wù)旅行過程的注意事項(xiàng)（一）尊重東道國(guó)禮俗邀請(qǐng)對(duì)方要鄭重其事，不可草率隨意，最好事先用請(qǐng)柬聯(lián)系。受邀去主人家做客，應(yīng)帶一些小禮品，如鮮花、小工藝品、字畫等。受邀赴會(huì)要恪守時(shí)間，切忌遲到。安排日程要盡量避開對(duì)方的節(jié)假日。了解所到國(guó)家的流通貨幣，臨行前辦好手續(xù) 在國(guó)際交往中要注意個(gè)人衛(wèi)生，穿著打扮。舉止大方，端莊穩(wěn)重，言談態(tài)度誠(chéng)懇、大方、語言親切得體 在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中要注意所到國(guó)家的禮俗和禁忌。49（二）掌握各個(gè)國(guó)家的談判風(fēng)格各個(gè)國(guó)家的談判風(fēng)格不大相同，要想取得商務(wù)旅行、商務(wù)談判的成功，了解各個(gè)國(guó)家的談判風(fēng)格十分重要。這個(gè)時(shí)候，秘書要通過各種渠道，收集、整理相關(guān)資料，為領(lǐng)導(dǎo)的談判工作做好必要的準(zhǔn)備。 5051三、商務(wù)旅行結(jié)束后秘書人員的工作 商務(wù)旅行回來，秘書的工作是要將此次商務(wù)旅行的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)相關(guān)事宜進(jìn)行善后處理。52一、溝通信息二、整理材料三、財(cái)務(wù)報(bào)銷與結(jié)算四、送感謝信五、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)無論秘書是否陪同領(lǐng)導(dǎo)旅行，領(lǐng)導(dǎo)返回后，要把領(lǐng)導(dǎo)不在公司期間發(fā)生的事情及處理結(jié)果，依照事情的輕重緩慢，簡(jiǎn)明扼要地