Excel電子表格處理基礎(chǔ)

1、第 5.3 Excel 2003電子表格處理基礎(chǔ) 9/4/20225.3.1 Excel 2003概述5.3.2 工作表的建立、編輯和格式化5.3.3 數(shù)據(jù)的圖表化5.3.4 數(shù)據(jù)管理和分析 5.3.5 工作表的打印 本章主要內(nèi)容本章重點：工作表的建立、編輯和格式化，圖表制作，數(shù)據(jù)管理和分析9/4/2022 5.3.1 電子表格概述Office家族成員之一電子表格軟件表格標題數(shù)據(jù)文字數(shù)值自動填充公式函數(shù)圖表圖形對象數(shù)據(jù)清單排序篩選分類匯總公式自動處理圖表直觀顯示數(shù)據(jù)管理功能1、Excel2003的功能、保存、啟動與退出9/4/2022編輯欄列號名字框行號當前單元格工作表標簽工作表區(qū)域工作簿65

2、5363256Sheet1!B32、Excel 2003的工作窗口9/4/2022顯示和選定單元格、圖表項、繪圖對象等取消操作確定操作“編輯公式”狀態(tài)EnterTabEsc或或編輯輸入?yún)^(qū)9/4/2022工作簿是計算和存儲數(shù)據(jù)的文件，其擴展名.xls。新建的第一個工作薄的默認名：book1.xls。每一個工作簿可由一個或多個工作表組成，在默認的情況下是由3個工作表組成的。工作簿工作表一個工作表最多有65 536行、256列。行號：165536 列標：AAAIV 工作表由工作表標簽區(qū)別，如sheet1、sheet2、Sheet33、電子表格的基本概念9/4/2022 工作表中行和列的交叉部分稱為單

3、元格，是存放數(shù)據(jù)的最小單元。 單元格的地址表示形式： 列標+行號 如： A5、 D8 為了區(qū)分不同工作表的單元格，需要在地址前加工作表名稱，如Sheet1! B3單元格單元格區(qū)域 單元格區(qū)域的表示方法為:左上角單元格地址：右下角單元格地址。如：b3:c69/4/20221、工作表的建立（輸入計算）輸入數(shù)據(jù) 直接輸入 快速輸入數(shù)據(jù) 利用填充柄自動填充數(shù)據(jù) 從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)計算數(shù)據(jù)“記憶式輸入”“選擇列表輸入”5.3.2工作表的建立、編輯和格式化9/4/2022單擊單元格，從鍵盤直接輸入數(shù)據(jù)。輸入結(jié)束后按ENTER鍵、Tab鍵或確認輸入，按Esc或取消輸入。 用戶使用Excel時，可以輸入兩種類型的

4、數(shù)據(jù)：常數(shù)和公式。常數(shù)可以是字符、數(shù)字、日期和時間。公式是基于用戶輸入的值來進行計算的。（1）輸入數(shù)值型數(shù)據(jù) 在Microsoft Excel中，數(shù)值數(shù)據(jù)允許包括以下一些字符：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + （），/ % .E e。 輸入數(shù)值數(shù)據(jù)應(yīng)注意以下幾點：直接輸入9/4/2022負數(shù)的輸入可以用“”開始，也可用（）的形式，如 （50）表示50；分數(shù)的輸入為了與日期相區(qū)別，應(yīng)先輸入“0”和空格，如輸入0 1/2可得1/2; 當輸入的數(shù)據(jù)（整數(shù)）長度超過單元格的列寬或超過11位時，數(shù)據(jù)將以科學(xué)記數(shù)形式表示。（7.89E+08）；當科學(xué)計數(shù)形式仍然超過單元格列寬時，屏幕上會出現(xiàn)“#

5、”，此時只要加大單元格列寬即可。單元格數(shù)字設(shè)定為兩位小數(shù)，若輸入3位小數(shù)，則末位進行四舍五入。(小數(shù)點位數(shù)的更改:格式/單元格/數(shù)值) 注意：Excel計算時，將以輸入的數(shù)值，而不是以顯示的數(shù)值為準。數(shù)據(jù)右對齊。9/4/2022（2）輸入日期和時間數(shù)據(jù) 輸入日期采用的形式：“年-月-日”或者“年/月/日” 輸入時間采用的形式：時：分：秒(pm/am) 如要輸入當天的日期，按“Ctrl”+“；”鍵； 如要輸入當前的時間，按“Ctrl”+shift+“；”鍵。 數(shù)據(jù)右對齊9/4/2022（3）輸入字符型數(shù)據(jù) 文本數(shù)據(jù)可以由字母、數(shù)字、漢字、或其它字符組成，在單元格中顯示時一律左對齊。注：對于全部由

6、數(shù)字組成的文本數(shù)據(jù)，輸入時可以在數(shù)字前加一英文單引號（）。一般不建議這樣做。應(yīng)該： 選中行或列“單元格”“數(shù)字”“文本”，然后“確定”。 若要輸入“=”字符，也要先輸入單引號，否則會當作輸入公式處理。 如果輸入的文字長度超出單元格寬度，若右邊單元格無內(nèi)容，則擴展到右邊列，否則截斷顯示。返回9/4/2022快速輸入數(shù)據(jù)“記憶式”輸入“選擇列表”輸入（僅對文本數(shù)據(jù)有效）“選擇列表”命令，或者按“Alt+”鍵返回 記憶式輸入：是指當輸入的字與一列中已輸入的內(nèi)容相匹配時，系統(tǒng)將自動填寫其他字符。選擇列表輸入：Excel自動將本列已輸入的內(nèi)容形成列表，供用戶選擇輸入。9/4/2022a. 自動填充已定義

7、的序列 Excel 2003預(yù)先設(shè)置了“一、二、”、“星期日、星期一、”、“一月、二月、十二月”、“甲、乙、丙、丁、”等中英文數(shù)據(jù)序列，將這些序列填充到工作表的操作步驟如下：(工具/選項/自定義序列)將序列中的第一個數(shù)據(jù)輸入活動單元格；在活動單元格右下角總有一個小方塊，稱“填充柄”。把鼠標指針移到填充柄上，此時，鼠標指針將由空心十字光標變?yōu)閷嵭氖止鈽?；按下鼠標左鍵，將鼠標拖動至結(jié)束的單元格。 這時，在起始至結(jié)束的單元格內(nèi)自動填充了數(shù)據(jù)序列。利用填充柄自動填充數(shù)據(jù)9/4/2022 b.填充尚未定義但有明顯變化規(guī)律的序列 ：自動填充相同的值。如：1,1,1、團員,團員,團員。把數(shù)字輸入第一個活動

8、單元格/拖動“填充柄”到所需位置。注： 若要輸入一部分為字符，一部分為數(shù)字的序列，如class1,class2,class3 ：直接拖動填充柄，字符數(shù)據(jù)復(fù)制，數(shù)字自動增1class1、class1、class1：按ctrl鍵拖動進行復(fù)制。9/4/2022 ： 若需輸入等比等差，如：2,4,6,8、2,4,8,16這些有規(guī)律的數(shù)據(jù)，也可采取自動填充功能，操作步驟如下：方法一： 選定2個單元格作為初始區(qū)域，輸入序列的前面兩個數(shù)據(jù)；選擇這兩個單元格；用鼠標左鍵按住第二個單元格的右下角的填充柄,拖動鼠標到結(jié)束的單元格。 編輯/填充/序列方法二：按住鼠標右鍵拖動，到達目的地之后松開鼠標，這時會彈出一個快

9、捷菜單，在菜單中選擇等比數(shù)列還是等差數(shù)列。9/4/2022 c.填充尚未定義又無明顯變化規(guī)律的序列 若要輸入a,b,c,d這樣得序列，這時需要通過自定義序列來做： 工具/選項/自定義序列 在輸入序列里輸入a,b,c,d 拖動填充柄9/4/2022d.用預(yù)置小數(shù)位數(shù)（或尾0）的方法輸入數(shù)字 工具/選項/編輯/選擇小數(shù)點的位數(shù) 位數(shù)0,則設(shè)置的是小數(shù)點的位數(shù) 位數(shù)=0，不變 位數(shù)0，則設(shè)置尾數(shù)為0的個數(shù)9/4/2022e.同時在多個連續(xù)或不連續(xù)單元格中輸入相同數(shù)據(jù) 選擇需要輸入數(shù)據(jù)的單元格。選擇的單元格可以是 連續(xù)的，也可以是不連續(xù)的； 鍵入數(shù)據(jù)； 按Ctrl+Enter鍵，完成操作。9/4/20

10、22自動填充小結(jié)： （1）若起始數(shù)據(jù)為日期型，則填充的效果是日期按天數(shù)遞增或遞減，如2009-9-14、2009-9-15、2009-9-16； （2）若起始數(shù)據(jù)為時間型，則填充的效果是單元格的時間型數(shù)據(jù)按小時數(shù)遞增或遞減，如3:34、4:34、5:34； （3）若起始數(shù)據(jù)為已定義的“自定義序列”中的數(shù)據(jù)，則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環(huán)填入（有關(guān)“自定義序列”后敘）； （4）若起始數(shù)據(jù)為含有阿拉伯數(shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是字符復(fù)制，而其中的數(shù)字遞增或遞減，如第1名、第2名、第3名；如abc1、abc2、abc3；再如2df9、2df10、2df11（注：若含有幾個被分開的數(shù)

11、字，則最右邊的數(shù)字發(fā)生遞增或遞減）； （5）若起始數(shù)據(jù)為數(shù)值型、邏輯型或其它不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是復(fù)制起始單元格的數(shù)據(jù)； 返回9/4/2022從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)選擇“數(shù)據(jù)獲取外部數(shù)據(jù)”命令，可導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫（如Access、FoxPro、Lotus123等）產(chǎn)生的文件和文本文件。在數(shù)據(jù)輸入過程中，有可能會輸入無效數(shù)據(jù)，因此通常在輸入前選擇“數(shù)據(jù)有效性”命令。返回9/4/2022計算數(shù)據(jù) P150（1）公式 Excel的公式由運算符、數(shù)值、字符串、變量和函數(shù)組成。公式必須以等號“=”開始Excel中的運算符：運算符運算功能優(yōu)先級( )括號1-負號2%算術(shù)運算符34*與/5+與-6&文

12、本運算符7=、=、關(guān)系運算符89/4/2022引用運算符含 義示 例：區(qū)域運算符：包括兩個引用在內(nèi)的所有單元格的引用SUM(A1:A10)，聯(lián)合操作符：對多個引用合并為一個引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：產(chǎn)生對同時隸屬于兩個引用的單元格區(qū)域的引用SUM（C2：E10 B4：D6）引用運算符：引用運算符可以將單元格區(qū)域合并起來進行計算 四類運算符的優(yōu)先級從高到低依次為：“引用運算符”、“算術(shù)運算符”、“文本運算符”、“關(guān)系運算符”，當優(yōu)先級相同時，自左向右進行計算。9/4/2022例：有“學(xué)生成績表.xls”,請計算每位學(xué)生的總分 ）自動求和9/4/2022（2）函數(shù)是預(yù)先定義好

13、的公式，它由函數(shù)名、括號及括號內(nèi)的參數(shù)組成。其中參數(shù)可以是常量、單元格、單元格區(qū)域、公式及其他函數(shù)。多個參數(shù)之間用“，”分隔。函數(shù)輸入有兩種方法：直接輸入法和插入函數(shù)法（更為常用）9/4/2022 相對引用。當公式在復(fù)制或填入到新位置時，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化，它是Excel 默認的引用方式，如：B1。如：學(xué)生成績表中公式從G3復(fù)制到G4中，列號未變，行數(shù)加1，所以公式也就從“=D3+E3+F3”變成“=D4+E4+F4”。絕對引用。指公式復(fù)制或填入到新位置時，單元格地址保持不變。設(shè)置時只需在行號和列號前加“$”符號，如$B$1?；旌弦?。指在一個單元格地址中，既有相對引用又

14、有絕對引用，如$B1或B$1。$B1是列不變，行變化；B$1是列變化，行不變。（3）公式和函數(shù)中單元格的引用9/4/2022(4)幾種常用的函數(shù)求和函數(shù)sum()格式：sum(單元格區(qū)域)功能：對指定的單元格或區(qū)域進行求和例：求每個學(xué)生的總分輸入：=sum(e2:g2)或者=sum(e2,f2,g2)求平均值average()格式：average(單元格區(qū)域)功能：對指定的單元格或區(qū)域進行求平均值例：求每個學(xué)生的平均分輸入：=average(e2:g2)9/4/2022最大值max()和最小值格式：max(單元格區(qū)域) min(單元格區(qū)域)功能：對指定的單元格或區(qū)域求最大值和最小值例：求每門課

15、程的最高分和最低分輸入：=max(e2:e8) =min(e2:e8)9/4/2022條件函數(shù)if()格式：if(logical,value_if_true, value_if_false)功能：執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)對指定條件進行邏輯評價的真假而返回不同的結(jié)果。說明：logical:代表邏輯判斷表達式 value_if_true:表示當判斷條件為邏輯“真”時的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“true” value_if_false:表示當判斷條件為邏輯“假”時的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“false”例：查看學(xué)生是否每科都及格,都及格的學(xué)生打上“”輸入：=IF(AND(e2=60,f2=60,g2=60)

16、,) 9/4/2022條件求和函數(shù)sumif()格式：sumif(range,criteria,sum_range)功能：計算機符合指定條件單元格區(qū)域里的數(shù)值和說明：range：代表條件判斷的單元格區(qū)域 criteria：是指定表件表達式 sum_range：代表需要計算的數(shù)值所在的單元格區(qū)域例：求所有“男生”的大學(xué)英語成績和輸入：=SUMIF(d2:d8,男,f2:f8)9/4/2022條件統(tǒng)計函數(shù)countif()格式：countif(range,criteria)功能：計算某個區(qū)域中滿足給定條件單元格的數(shù)目說明：range：需要統(tǒng)計的單元格區(qū)域 criteria：指定的表件表達式例1：計

17、算平均成績大于等于90分的人數(shù)輸入:I12=COUNTIF(I2:I8,=90)例2：計算平均成績大于等于80分的人數(shù)輸入：I13=COUNTIF(I2:I8,=80)-I12練習：計算平均成績分別大于70分和60分的人數(shù)9/4/2022排名函數(shù)rank()格式：rank(number,ref,order)功能：返回指定數(shù)字在一列數(shù)字中的排位說明：number：需要排序的數(shù)值 ref：排序數(shù)值所處的單元格區(qū)域(取絕對地址) order：排序方式參數(shù)(如果是“0”值或者忽略，則按降序排名；如果是非“0”值，則按升序排名)例：給學(xué)生排名輸入：=RANK(I2,$I$2:$I$8,0)9/4/202

18、2工作表的選定操作如下表：選取范圍 方法單元格鼠標單擊或按方向鍵多個連續(xù)單元格從選擇區(qū)域左上角拖曳至右下角；單擊選擇區(qū)域左上角單元格，按住Shift鍵，單擊選擇區(qū)域右下角單元格多個不連續(xù)單元格按住Ctrl鍵的同時，用鼠標作單元格選擇或區(qū)域選擇整行或整列單擊工作表相應(yīng)的行號和列號相鄰行或列鼠標拖曳行號或列號整個表格單擊工作表左上角行列交叉的按鈕；選擇“編輯/全選”命令；按快捷鍵Ctrl+A單個工作表單擊工作表標簽連續(xù)多個工作表單擊第一個工作表標簽，然后按住Shift鍵，單擊所要選擇的最后一個工作表標簽2、工作表的編輯：先選定后執(zhí)行9/4/2022單元格數(shù)據(jù)的編輯單元格內(nèi)容的清除和刪除、移動(本工

19、作表和其他工作表)和復(fù)制工作表的編輯工作表的插入、移動、復(fù)制（建立副本）、刪除、重命名，隱藏和恢復(fù)，保護，設(shè)定工作表默認個數(shù)等9/4/2022 3、工作表的格式化 單元格格式化設(shè)置單元格中數(shù)據(jù)的類型（小數(shù)點的位數(shù)、日期數(shù)據(jù)的格式）數(shù)據(jù)的對齊方式、合并單元格、文字的方向邊框和底紋 工作表格式化 調(diào)整列寬和行高 自動套用格式 使用條件格式（見下頁）9/4/2022條件格式對學(xué)生成績表完成進一步的格式化操作：設(shè)置標題行高為27,姓名列寬10,其它列寬為最合適的列寬；將不及格的成績設(shè)置成紅色、加粗傾斜、淺灰色底紋，90分以上的成績設(shè)置成藍色，加雙下劃線。 9/4/20225.3.3 圖表制作 創(chuàng)建圖表

20、（可通過“插入/圖表”命令或單擊“常用”工具欄中的 按鈕，利用圖表向?qū)韯?chuàng)建圖表） 編輯圖表 調(diào)整圖表的位置和大小 更改圖表的類型 添加和刪除數(shù)據(jù) 修改圖表項 修改背景墻 對坐標軸的圖案、刻度、字體、數(shù)字和文字對齊方式的設(shè)置9/4/2022圖表組成9/4/2022圖表制作根據(jù)學(xué)生成績表中姓名、各科成績產(chǎn)生一個簇狀柱形圖 9/4/20225.3.4數(shù)據(jù)管理和分析數(shù)據(jù)清單，又稱為數(shù)據(jù)列表。是Excel工作表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域，即一張二維表。它與工作表的不同之處在于：數(shù)據(jù)清單中的每一行稱為記錄，每一列稱為字段，第一行為表頭數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列；不能有數(shù)據(jù)完全相同的兩行記錄；字段名必須唯一

21、，每一字段的數(shù)據(jù)類型必須相同；1、建立數(shù)據(jù)清單在學(xué)生成績表中，如果數(shù)據(jù)行較多，查看、修改、更新某學(xué)生的數(shù)據(jù)。要找到某數(shù)據(jù)行就有難度了。但記錄單提供了這類操作的方便！9/4/2022（1）使用記錄單修改、刪除或增加記錄 “刪除”將刪除工作中與記錄單內(nèi)容相對應(yīng)的數(shù)據(jù)行“上一條”、“下一條”可進行逐行數(shù)據(jù)查看。選擇“數(shù)據(jù)”|“記錄單”菜單命令，Excel就會顯示工作表的記錄單！“新建”可在數(shù)據(jù)表最后一行的下面添加一行9/4/2022（2）用數(shù)據(jù)單進行條件查詢 單擊記錄單中的“條件”就能進行條件查詢！條件！查看姓王的學(xué)生查找系別為自動控制數(shù)學(xué)大于或等于90分的學(xué)生9/4/20222、數(shù)據(jù)排序作用：以便

22、于比較、查找、分類簡單排序（1個關(guān)鍵字）單擊、按鈕或 “數(shù)據(jù)/排序”命令 復(fù)雜排序（兩個以上）“數(shù)據(jù)/排序”命令 “排序”對話框?qū)W(xué)生成績表排序，首先按男女生排列，然后按“總分”降序排列，總分相同時再按“計算機”成績降序排列。 9/4/20223、數(shù)據(jù)篩選（1）概念數(shù)據(jù)篩選就是將數(shù)據(jù)表中所有不滿足條件的記錄行暫時隱藏起來，只顯示那些滿足條件的數(shù)據(jù)行 。（2）Excel的數(shù)據(jù)篩選方式自動篩選 (數(shù)據(jù)|篩選|自動篩選）高級篩選 （數(shù)據(jù)|篩選|高級篩選）9/4/2022自動篩選 篩選學(xué)生成績表中數(shù)學(xué)系計算機成績在8090分（包括80和90分）之間的所有記錄。 9/4/2022高級篩選 要篩選出數(shù)學(xué)系總分200且計算機成績80或自動控制系總分200的所有記錄9/4/2022分類匯總 是對數(shù)據(jù)清單按某個字段進行分類，將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類，進行求和、平均、計數(shù)等匯總運算。分為： 簡單匯總（指對數(shù)據(jù)清單的某個字段僅統(tǒng)一做一種方式的匯總）嵌