時(shí)間管理培訓(xùn)課件v10

1、盛高新疆廣電網(wǎng)絡(luò)管理咨詢項(xiàng)目時(shí)間管理（培訓(xùn)） 盛高咨詢（上海） Sunday, September 11, 2022機(jī) 密此課件僅供客戶內(nèi)部使用。未經(jīng)盛高咨詢的許可，其他任何機(jī)構(gòu)不得擅自傳閱、引用或復(fù)制。咨詢顧問/潘峻Tel13917102208什么是時(shí)間？什么是時(shí)間管理？時(shí)間是一種稀缺的管理資源企業(yè)中的三種報(bào)怨？累忙煩時(shí)間價(jià)值的計(jì)算0.4929.5206.6500000.211.882.6200000.0985.941.3100000.0492.9520.6650000.00980.594.131000每分鐘的價(jià)值（萬元）每小時(shí)的價(jià)值（萬元）每天的價(jià)值（萬元）銷售

2、額（萬元）收入價(jià)值計(jì)算 0.9859.0413.21000000.8450.2351.2850000.7444.3309.9750000.6438.4268.6650000.5432.5227.3550000.4426.6186.0450000.3420.7144.6350000.2514.76103.3250000.158.8662.015000每分鐘的價(jià)值（元）每小時(shí)的價(jià)值（元）每天的價(jià)值（元）年薪（元）成本價(jià)值計(jì)算 （1）每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大價(jià)值時(shí)間就是金錢，浪費(fèi)時(shí)間，就意味著增加了成本，減少利潤。浪費(fèi)的時(shí)間，無論如何也彌補(bǔ)不了。（2）錢是一分一分掙來的錢是通過每一分鐘、每

3、一小時(shí)、每一天的努力工作掙來的。一天浪費(fèi)（不管什么原因）12小時(shí)，意味著在其他時(shí)間中掙錢的效率要提高1030%，顯然，這是十分困難的。（3）浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)金錢用上面的兩種方法計(jì)算一下時(shí)間價(jià)值，并牢牢記?。豪速M(fèi)了多少時(shí)間時(shí)，就是浪費(fèi)了多少錢。（4）時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。 管理三角形時(shí)間管理的基本概念時(shí)間管理的重要意義時(shí)間管理的實(shí)用方式工作目標(biāo)及其計(jì)劃性時(shí)間管理的技巧應(yīng)用今日主題什么叫時(shí)間？牛頓力學(xué)中的時(shí)間 是作為度量物質(zhì)運(yùn)動(dòng)變化過程流程的一種參照，通過我們所定義的標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)間單位，去衡量物質(zhì)運(yùn)動(dòng)變化本身的變化規(guī)律。日常的時(shí)間概念年、月、日、時(shí)

4、、分、秒時(shí)間的基本特性時(shí)間的恒久性客觀公正供給毫無彈性無法積蓄無法取代無法失而復(fù)得時(shí)間的特性我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍縱即逝，失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無法追回的。真正的價(jià)值在于我們利用它做什么事。我們只有176個(gè)小時(shí)來完成每個(gè)月的目標(biāo)，只有2112個(gè)小時(shí)來完成每年的目標(biāo)，只要時(shí)間一流逝，我們就一無所獲。讓某個(gè)人損失了時(shí)間就等于是偷了他的金錢，你損失了你的時(shí)間就等于是抵押了你的未來。時(shí)間是最有價(jià)值的資源，而且是最難以有效利用、最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。什么是時(shí)間管理“時(shí)間管理” 由于時(shí)間所具備的基本特性，所以時(shí)間管 理的對象并不是時(shí)間本身，而是指面對時(shí)間而 進(jìn)行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減 少時(shí)間浪

5、費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。目的：通過計(jì)劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時(shí)間。時(shí)間管理的基本概念時(shí)間管理的重要意義時(shí)間管理的實(shí)用方法工作目標(biāo)及其計(jì)劃性時(shí)間管理的技巧應(yīng)用今日主題【事例】人力資源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動(dòng)：8: 30上司找任經(jīng)理談?dòng)嘘P(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。10:00正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來請示匯報(bào)工作，一直到11:00。11:00處理文件報(bào)告等，到12:00，還有一部分沒有過目。吃過午飯，看

6、了一會(huì)報(bào)紙，聊了一會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項(xiàng)工作又占去兩個(gè)小時(shí)。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請示工作，順便聊了一會(huì)私事和公司最近的傳聞。4：30召集下屬開會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會(huì)議不僅沒有達(dá)到預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到5:00。已經(jīng)沒有時(shí)間寫報(bào)告，只好把未寫完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。舉例仔細(xì)分析一下

7、，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？電話干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。會(huì)議安排沒有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對會(huì)議沒有實(shí)行有效控制。上司不定期召見使時(shí)間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)了許多時(shí)間。對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動(dòng)性。沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。不會(huì)說“不”，對隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時(shí)間。樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。我們的時(shí)間管理問題在哪里呢？多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點(diǎn)，沒有周末，沒有

8、休息時(shí)間，簡直就是“忙碌”二字的化身。由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們在工作中表現(xiàn)出來的忙亂與普通員工有很大的差異。有沒有方法提高時(shí)間的利用率，有盡可能多的時(shí)間去學(xué)習(xí)提升自已和陪陪家人呢？透過現(xiàn)象看本質(zhì)：部分經(jīng)理人員的三個(gè)字特征忙茫盲我們的時(shí)間管理問題在哪里呢時(shí)間管理失序：做事缺乏計(jì)劃性做事分不清主次不善于說“不”無法恰當(dāng)處理外部的打擾時(shí)間的浪費(fèi)：電話干擾，陪同煲粥會(huì)而不議，議而不決不速之客，禮節(jié)陪聊回復(fù)信件，追求形式外部客觀的低效率，如：公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等） 餐飲服務(wù) 、社會(huì)化程度等一個(gè)活到72歲的人對時(shí)間是怎么花的呢？睡覺：21年 工作：14年 個(gè)人衛(wèi)生：7年 吃飯：6年 旅行

9、：6年 排隊(duì)：6年學(xué)習(xí)：4年 開會(huì)：3年 打電話：2年 找東西：1年 其它：3年 舉例某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（一個(gè)上班族的天）睡 眠 8.05小時(shí)用 餐 1.31小時(shí)瑣 事 0.55小時(shí)工 作 7.34小時(shí)交 際 0.39小時(shí) 休 息 0.45小時(shí)娛 樂 0.31小時(shí)上下班交通 0.73小時(shí)讀書報(bào)雜志 0.42小時(shí)處理家務(wù)事 0.26小時(shí)興趣的工作 0.37小時(shí)音樂或電視 2.51小時(shí) 與朋友聊天 1.11小時(shí)舉例時(shí)間陷井國外學(xué)者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢

10、復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘走出觀念上的誤區(qū)“缺我不可”的潛理念事必躬親的諸葛亮導(dǎo)致操勞過度的高管人員推遲決策會(huì)提高決策質(zhì)量借口“需要更多的事實(shí)”只要授權(quán)就可節(jié)約時(shí)間相關(guān)人員能力不足無效授權(quán)或授權(quán)失控高效率就是高效益快就一定好嗎？方向錯(cuò)誤和方法不當(dāng)。鑒別問題比進(jìn)一步解決問題容易想明白了再行動(dòng)時(shí)間管理的六大要點(diǎn)樹立時(shí)間價(jià)值觀 理念變革結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化 組織前提工作的計(jì)劃性 目標(biāo)管理分清工作輕重緩急 優(yōu)先級(jí)工作任務(wù)轉(zhuǎn)移 授權(quán)與借力學(xué)會(huì)說“不” 拒絕的學(xué)問時(shí)間管理的基本概念時(shí)間管理的重要意義時(shí)間管理的實(shí)用方法工作目標(biāo)及其計(jì)劃性時(shí)間管理的技巧應(yīng)用今日主題應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法-長期準(zhǔn)備購買工具書/增加知識(shí)儲(chǔ)備/

11、提高能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力把常用的文件/文具放好養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法-臨時(shí)準(zhǔn)備 明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序?qū)⑾嚓P(guān)的工作列在一起把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見的地方每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘做好正式工作前的準(zhǔn)備工作應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法-要培養(yǎng)的好習(xí)慣利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時(shí)間把最困難的事放在效率最高的時(shí)候利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)午餐或下班前開會(huì)效率最高/避免上午開會(huì)休息片刻/伸個(gè)懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料報(bào)刊放在晚上看每晚沉思片刻/回顧與總結(jié)應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法-與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力站著接待一向健談的來訪者從不主動(dòng)閑聊/盡量回避來閑聊者管

12、理電話：主動(dòng)撥號(hào)/與被動(dòng)接聽如遇瑣事纏身能快速擺脫時(shí)間管理的基本概念時(shí)間管理的重要意義 時(shí)間管理的實(shí)用方法 工作目標(biāo)及其計(jì)劃性 時(shí)間管理的技巧應(yīng)用今日主題浪費(fèi)時(shí)間的大敵目標(biāo)不明確你為什么工作 你要達(dá)到什么目的沒有計(jì)劃性工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓被動(dòng)工作和生活跟著感覺走為什么不愿意設(shè)定目標(biāo)呢？第一， 不了解目標(biāo)的重要性，從小沒有人教導(dǎo)我們什么是目標(biāo)，更不知道為什么要設(shè)定目標(biāo)。 第二， 不知道如何設(shè)定目標(biāo)，在我們的學(xué)校教育當(dāng)中從來沒有教導(dǎo)我們?nèi)绾卧O(shè)定目標(biāo)，如何去達(dá)成目標(biāo)。 第三， 因?yàn)楹ε卤粍e人拒絕，假如我們不設(shè)定目標(biāo)，我們就不會(huì)被別人批評(píng)，嘲笑。我們可以免除害怕被拒絕的恐怖。 第四， 害怕自己

13、會(huì)失敗，一般成年人在生活上失敗最大的原因就是對失敗的恐懼感?？傄詾槲也荒埽铱赡軙?huì)損失錢財(cái)，浪費(fèi)時(shí)間，我不能。制定低目標(biāo)的原因員工業(yè)績考核體系不合理、獎(jiǎng)懲不科學(xué)對公司或上司缺乏信心、失望對失敗的恐懼不能發(fā)現(xiàn)完成目標(biāo)的方法或手段過多的將注意力集中在現(xiàn)有的資源能力經(jīng)驗(yàn)性思維對經(jīng)營的參與意識(shí)薄弱上司沒有鼓舞起員工的士氣如何應(yīng)對低目標(biāo)我做不到用現(xiàn)在的方法主管要求的期限一個(gè)人完成現(xiàn)有的資源和的成本標(biāo)準(zhǔn)全部完成運(yùn)用什么方法可以完成？你認(rèn)為什么時(shí)間可以完成？需要哪些部門或崗位的協(xié)助？需要投入哪些資源？哪些可以保證完成？那些能部分完成？我原來是可以做到的！作為主管，不可為員工的拒絕態(tài)度嚇倒，而應(yīng)通過溝通轉(zhuǎn)變員

14、工的思維習(xí)慣！鼓勵(lì)員工尋找實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法，而不應(yīng)該就目標(biāo)值本身的高低討價(jià)還價(jià)！對心態(tài)消極、承諾目標(biāo)與上級(jí)期望目標(biāo)差距太大而有拒不轉(zhuǎn)變觀念、不去動(dòng)腦筋想辦法，而是挖空心思想借口的個(gè)別員工，只能不換腦筋就換人！時(shí)間管理的基本概念時(shí)間管理的重要意義時(shí)間管理的實(shí)用方法工作目標(biāo)及其計(jì)劃性時(shí)間管理的技巧和應(yīng)用今日主題管理學(xué)中的經(jīng)典法則80/20法則運(yùn)用“80、20”法則，找出自己日常工作任務(wù)中重要的20%。參考工具：工作重要性分析 工作重要性分析表重要性工作事項(xiàng)非常重要(絕對要做)重要(應(yīng)該做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)頻次時(shí)間（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？（2）非常重要的工作

15、，如果很緊急，則與時(shí)間管理無關(guān)。（3）重要的工作事項(xiàng)所占時(shí)間越多，時(shí)間管理就越合理。（4）一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。（5）特別注意對“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析。參考工具：干擾因素分析干擾因素分析干擾者排序后果對策缺乏自律文件雜陳拖延不會(huì)說不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)?！熬然稹睏l理不清計(jì)劃不周無效會(huì)議不速之客電話干擾干擾因素分析表 （1）通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。因?yàn)樵谕涎有愿蓴_中，許多因素你可能無法把握，但是，你應(yīng)當(dāng)可以把握你自己。（3）在突發(fā)

16、性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（4）都是誰干擾了你的時(shí)間安排，偷走了你的時(shí)間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會(huì)有不同的順序。你一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？ 干擾者：可能是自己、朋友、客戶、上司、下屬、家人。四象限工作性質(zhì)分析急迫不急迫重要不重要緊急狀況迫切的問題限期完成的會(huì)議或工作準(zhǔn)備工作計(jì)劃預(yù)防措施價(jià)值觀的澄清人際關(guān)系的建立增強(qiáng)自己的能力造成干擾的事、電話信件、報(bào)告會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費(fèi)時(shí)間逃避性活動(dòng)IIIIIIIV示例：銷售部肖經(jīng)理的一天肖經(jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財(cái)務(wù)

17、經(jīng)理談銷售費(fèi)用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報(bào)工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問題、撰寫招聘計(jì)劃等。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項(xiàng)排列如下：急迫不急迫重要撰寫銷售費(fèi)用預(yù)算報(bào)告向營銷總監(jiān)匯報(bào)工作撰寫銷售計(jì)劃輔導(dǎo)下屬不重要解決客戶投訴問題解決某下屬的獎(jiǎng)金問題下屬請示工作喝茶接聽電話看當(dāng)天的新聞舉例日常工作及需要專業(yè)技術(shù)型工作收集事實(shí)與數(shù)據(jù)可以代表其身份出席的工作某些特定領(lǐng)域中的決定準(zhǔn)備報(bào)告人事問題（如激勵(lì)、保持士氣）發(fā)展及培養(yǎng)部下下達(dá)目標(biāo)解決部門間的沖突維護(hù)紀(jì)律和制度接受的授權(quán)可以授權(quán)的工作不可以授權(quán)的工作授權(quán)概念：上級(jí)將權(quán)力和責(zé)任授予下級(jí)，使下級(jí)在一定的監(jiān)督下，有相當(dāng)?shù)男袨樽?/p>

18、主權(quán)。管理人員的授權(quán)使用計(jì)劃手冊的要點(diǎn)不要記錄在散頁上定制計(jì)劃手冊讓自己的計(jì)劃手冊符合自己的習(xí)慣周計(jì)劃月計(jì)劃排列優(yōu)先次序追蹤記錄查閱和整理總結(jié)舉例如何管理好自已的時(shí)間如 何 應(yīng) 付 不 速 之 客控 制 你 的 電 話確定你的不速之客是否有即時(shí)的麻煩或必須迅速處理的問題如有可能，確定另外的時(shí)間約見這位訪客如有可能，引薦給另一位合適的人如果你必須會(huì)見某人，放下你的工作之前要記下你中斷的地方。干擾結(jié)束后迅速回到原處對電話進(jìn)行篩選，利用助理或語音郵件可能時(shí)把致電者引薦給某個(gè)其他人如果你必須接聽電話，要保證使它簡短并且有針對性提高你打電話的技巧，縮短你需要為此花費(fèi)的時(shí)間在一天當(dāng)中拿出一段時(shí)間來專門接聽電話，讓每個(gè)人都知道你的這種安排在一間沒有電話的房間里工作盡可能多地用電子郵件代替電話如何管理好自已的時(shí)間如何應(yīng)對案頭工作克 服 拖 延努力做到文件只處理一次，或回復(fù)、歸檔、傳遞，或扔掉對于需要迅速處理的，用電子郵件或電話親自溝通避免在你送回的文件上簽署“讓我們讀者討論”的意見，直接設(shè)定一個(gè)見面的具體時(shí)間計(jì)劃過度你可能以延長計(jì)劃過程來回避開始工作完美主義任務(wù)永遠(yuǎn)不能