打造高效時(shí)間管理

1、 打造高效時(shí)間管理 主訓(xùn)導(dǎo)師黃蕊 黃 蕊 中國企業(yè)培訓(xùn)師聯(lián)合會(huì) 培訓(xùn)總監(jiān) 北京職協(xié)培訓(xùn)師專業(yè)委員會(huì) 委員 中國教育戰(zhàn)略發(fā)展協(xié)會(huì) 理事 北京博躍興華文化傳播公司 咨詢顧問 北京川石圣管理咨詢公司 總經(jīng)理 才博客戶管理研究院 高級(jí)講師 中國注冊(cè)高級(jí)企業(yè)培訓(xùn)師 能做什么？核心課程高品質(zhì)溝通打造職業(yè)規(guī)劃金鑰匙時(shí)間管理情緒管理贏在大學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)感恩父母 與愛同行職場(chǎng)禮儀做自己的主人就要先學(xué)會(huì)做時(shí)間的主人忙！茫！盲！亡以下是一個(gè)正常人的時(shí)間帳目表 正常人1-20歲和60-80歲都無法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有40年的時(shí)間 項(xiàng)目 每天耗時(shí)40年耗時(shí)結(jié)余 睡眠 8小時(shí)13.3年 26.7年 一日三餐

2、 2.5小時(shí) 4.2年 22.5年 交通 1.5小時(shí) 2.5年 20年 電話 1小時(shí) 1.7年 18.3年 看電視上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3年 看報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年8.3年 刷牙、洗臉、洗澡 1小時(shí) 1.7年6.6年 休假、白日夢(mèng)、鬧 2小時(shí) 3.3年3.3年 情緒、身體不適 真正工作的時(shí)間只有3.3年！ 你了解時(shí)間嗎？ 時(shí)間是什么？ 醫(yī)生說：時(shí)間就是生命 商人說: 時(shí)間就是金錢 教師說: 時(shí)間就是知識(shí) 農(nóng)民說：時(shí)間就是豐收 科學(xué)家說：時(shí)間就是創(chuàng)新 運(yùn)動(dòng)員說：時(shí)間就是記錄 改革家說：時(shí)間就是速度 。“時(shí)間就是效率”“時(shí)間就是金錢”“時(shí)間就是生命” “一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰” 時(shí)間

3、是由過去、現(xiàn)在、未來組成的。時(shí)間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。 韋氏大詞典無法取代 供給毫無彈性 供給最公平無法蓄積 無法失而復(fù)得 時(shí)間的5大特征什么是“時(shí)間管理”？ “時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。 時(shí)間管理的歷史演進(jìn)第一代時(shí)間管理（備忘錄型）優(yōu)點(diǎn)：應(yīng)變能力很強(qiáng)且沒有壓力缺點(diǎn)：較隨意，忽略整體規(guī)劃時(shí)間管理的歷史演進(jìn)第二代時(shí)間管理(記事簿規(guī)劃與準(zhǔn)備,）優(yōu)點(diǎn)：追蹤約會(huì)，事件達(dá)成率比較高缺點(diǎn)：產(chǎn)生凡事安排的習(xí)慣時(shí)間管理的歷史演進(jìn)第三代時(shí)間管理（強(qiáng)調(diào)價(jià)值規(guī)劃

4、，制定優(yōu)先順序）優(yōu)點(diǎn)：以價(jià)值為導(dǎo)向，提高生產(chǎn)率缺點(diǎn)：忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見時(shí)間管理的歷史演進(jìn)第四代時(shí)間管理（自然法則和羅盤理論）優(yōu)點(diǎn):以原則為中心，以人生方向?yàn)槟繕?biāo)缺點(diǎn)：一生的時(shí)間管理72歲人的一生吃飯 -六年 工作-十四年娛樂 -六年 走路-五年開會(huì) -三年 打電話-兩年學(xué)習(xí) -四年 睡覺-二十一年個(gè)人衛(wèi)生-七年 找東西-一年其他-三年善用時(shí)間，就是善用生命時(shí)間安排測(cè)試表測(cè)測(cè)你的時(shí)間安排是否合理下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“YES”或”NO”1、你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2、你通常把工作帶回家嗎？3、你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4、如果沒有完成你所希望做的工作，你是

5、否有負(fù)罪感？5、即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6、你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件嗎？7、你經(jīng)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8、你經(jīng)常占用用餐時(shí)間工作嗎？9、在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10、你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們嗎？11、你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12、你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13、當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14、你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15、你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標(biāo)一致的大事？16、你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？總結(jié)你的時(shí)間掌控12-16個(gè)“

6、YES” 救命！你在時(shí)間管理上需要改進(jìn) 8-12個(gè)“YES” 當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南 4-8個(gè)“YES” 可以！方向正確，但需要提高沖勁 0-4個(gè)“YES” 恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法時(shí)間殺手分類有形（自覺地） 接打電話 會(huì)議 打擾 溝通不足,信息不暢 閱讀文件及郵件 交通堵塞 QQ 偷菜，植物大戰(zhàn)僵尸 時(shí)間殺手分類 無形的（不自覺的） 1、無目標(biāo)，欠缺周詳?shù)挠?jì)劃 2、拖延 3、不懂分辨緩急先后 4、善忘 5、過分注重細(xì)節(jié) 6、不懂授權(quán) 7、猶豫不決 8、欠缺組織 9、不懂得說不 10、健康欠缺時(shí)間管理現(xiàn)狀分析表內(nèi)容項(xiàng)目自我表現(xiàn)能力鑒定從容應(yīng)對(duì)突發(fā)時(shí)間強(qiáng)（ ）弱（ ） 總是先處理重

7、要事件，雖然這些事件并不緊急強(qiáng)（ ）弱（ ） 授權(quán)別人強(qiáng)（ ）弱（ ） 學(xué)習(xí)保持彈性強(qiáng)（ ）弱（ ） 快速高效向別人學(xué)習(xí)強(qiáng)（ ）弱（ ） 通過自我激勵(lì)來高效使用時(shí)間強(qiáng)（ ）弱（ ） 培養(yǎng)走向成功的良好思維強(qiáng)（ ）弱（ ） 及早進(jìn)入自己的生活角色強(qiáng)（ ）弱（ ） 在安排工作時(shí)，把類似的工作集中起來，以便消除重復(fù)的活動(dòng)強(qiáng)（ ）弱（ ） 擺脫例行公事（瑣碎事務(wù)）強(qiáng)（ ）弱（ ） 無論從事任何活動(dòng)，都預(yù)先設(shè)法把各種打擾的次數(shù)、影響和持續(xù)的時(shí)間縮減到最低限度強(qiáng)（ ）弱（ ） 避免在高峰期乘車、購物、進(jìn)餐強(qiáng)（ ）弱（ ） 積極休閑強(qiáng)（ ）弱（ ） 在疲勞之前提前休息強(qiáng)（ ）弱（ ） 不固執(zhí)于解決不了的問題

8、，把問題記下來，讓潛意識(shí)和時(shí)間去解決強(qiáng)（ ）弱（ ） 有效時(shí)間管理的策略時(shí)間管理的第一策略目標(biāo)管理與計(jì)劃哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)目標(biāo)是前進(jìn)的羅盤25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：社會(huì)最底層，抱怨整個(gè)社會(huì)社會(huì)的中下層面安穩(wěn)地生 活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會(huì)各界的頂尖人士27%的人沒有目標(biāo)60%目標(biāo)模糊10%有清晰但較短期目標(biāo)3%有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)目標(biāo)更明確時(shí)間更有序思考更全面工作更有效抉擇更正確行動(dòng)更積極潛能更發(fā)揮成就更卓越目標(biāo)在時(shí)間管理中的作用目標(biāo)體系的S

9、MART原則Specific 具體的Measurable - 可量度的Achievable - 可達(dá)成的Realistic 現(xiàn)實(shí)性Time Bound 有時(shí)限如何有效的分解目標(biāo)剝洋蔥法即時(shí)目標(biāo)大目標(biāo)中期目標(biāo)長(zhǎng)期目標(biāo)大目標(biāo)小目標(biāo)更小目標(biāo)即時(shí)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)如何有效的分解目標(biāo)多杈樹法目標(biāo)子目標(biāo)子目標(biāo)子目標(biāo)如何由目標(biāo)到計(jì)劃工作方法的三段論目標(biāo)方法行動(dòng)計(jì)劃計(jì)劃是從目標(biāo)到方法的橋梁如何由目標(biāo)到計(jì)劃計(jì)劃工作的一般程序描述組織、個(gè)人的使命和宗旨評(píng)估當(dāng)前情況制定計(jì)劃目標(biāo)估量現(xiàn)狀和目標(biāo)間的差距實(shí)施結(jié)果評(píng)估實(shí)施計(jì)劃方案制定計(jì)劃方案預(yù)測(cè)未來情況制定應(yīng)急計(jì)劃5W2H法 我有八位好朋友，肯把萬事指導(dǎo)我。你若想問其姓

10、名，名字不同都姓何：何事、何故、何人、何時(shí)、何地、何去、何如，好像弟弟和哥哥。還有一個(gè)西洋派，姓名顛倒叫幾何。若向八賢常請(qǐng)教，雖是笨人不會(huì)錯(cuò)。 制定計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)一切目標(biāo)的起點(diǎn)時(shí)間管理的第二策略分清工作的輕重緩急 四大類型工作原則A（碎石型的事務(wù)）危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的計(jì)劃B(石塊型事務(wù)）準(zhǔn)備事項(xiàng) 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃 改進(jìn)產(chǎn)能 預(yù)防工作 C（細(xì)沙型的事務(wù)） 不速之客的接待 某些電話、文件的處理 某些湊熱鬧的活動(dòng) 某些必要而不重要的會(huì)議D（水型的事務(wù)）細(xì)瑣、忙碌的工作 一些可做不可做的雜事一些不必要的應(yīng)酬 浪費(fèi)時(shí)間的事 重要不重要緊急不緊急1 急2 重3 輕4 緩縮小擴(kuò)大減少避免重要緊急不重要

11、不緊急快刀斬亂麻做好計(jì)劃交代他人辦理不做或拒絕重要不重要緊急不緊急20%65%15%1%案例分析 一天下午，天馬行空公司的生產(chǎn)部經(jīng)理馬大哈正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)，由于晚上要陪女朋友過生日，他心里盤算著這件事。突然收到手機(jī)短信，有兩個(gè)同學(xué)從外地出差來此，約馬大哈晚上參加同學(xué)聚會(huì)。這時(shí)主持人宣布，由于會(huì)議時(shí)間緊，請(qǐng)全體與會(huì)人員晚上要參加分組討論。剛一散會(huì)，另一車間的一名班長(zhǎng)滿頭大汗跑進(jìn)會(huì)場(chǎng)，拉著馬大哈就往外跑，原來幾名工人與運(yùn)輸部門的幾個(gè)搬運(yùn)工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起來了，車間主任和在場(chǎng)保安制止不了，只要請(qǐng)班長(zhǎng)來找馬經(jīng)理假如你是馬大哈，此時(shí)此刻你該怎么辦？80/20原則時(shí)間管理的第三策略養(yǎng)

12、成良好的習(xí)慣 如何養(yǎng)成良好的習(xí)慣 1、隨時(shí)記錄、及時(shí)存盤、及時(shí)丟棄 2、一日之計(jì)在于昨夜 3、系統(tǒng)化工作 4、馬上行動(dòng) 5、避開高峰期 6、避免爭(zhēng)論 7、學(xué)會(huì)速讀時(shí)間管理的第四策略敢于說“NO” 拒絕的基本原則快速反應(yīng)，馬上決斷注意國人的“講面子”婉言謝絕，而非強(qiáng)力拒絕動(dòng)之以情，曉之于理提供良好的建議提供替代的辦法時(shí)間管理的第五大策略簡(jiǎn)潔美化辦公環(huán)境讓辦公室變整潔的9大技巧1、打掃、清洗和整理你的辦公桌。不同的文件夾使用不同的顏 色。2、列出每天要做的事3、使用一種日歷4、在事情發(fā)生一周前，就要在你的日歷上記下標(biāo)記，寫上這個(gè) 事件要準(zhǔn)備的東西5、列出你的目標(biāo)清單6、選擇一個(gè)或兩個(gè)想今年完成的目

13、標(biāo)7、丟掉幾年來都未曾使用過的辦公用品8、更新記錄卡9、整理桌子和周圍的共組環(huán)境 混亂不堪的辦公桌 整潔有序的辦公桌時(shí)間管理的第六策略有效授權(quán)有效授權(quán)的好處贏得時(shí)間增強(qiáng)員工的責(zé)任感增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力在工作中，員工才能獲得能力、經(jīng)驗(yàn)和信心提高員工的工作滿意度和自我價(jià)值感可以使員工積極參與經(jīng)營管理中得其人方授權(quán)選擇合適人員增其能后授權(quán)輔導(dǎo)培訓(xùn)人員察其行穩(wěn)授權(quán)試行觀察人員授權(quán)三原則時(shí)間管理的第七策略高效會(huì)議有效會(huì)議八戒條1、不開沒有明確議題的會(huì)2、不開有許多議題的會(huì)3、不開沒有準(zhǔn)備的會(huì)4、不開可開可不開的會(huì)5、不要無關(guān)的人參加6、不要做離題的發(fā)言7、不要做重復(fù)性的發(fā)言8、不要馬拉松式會(huì)議 議而不決時(shí)間管理的第八策略善于應(yīng)對(duì)打擾打擾時(shí)間的5PPeople（人）：同事、上級(jí)Phone（電話）：煲電話粥Paper（文件）：信件、文件、郵件Peripheral vision（視力所及的環(huán)境干擾）：雜亂的辦公司、辦公桌周圍堆放的雜物Personal（自我打擾）：開小差、與別人聊天應(yīng)對(duì)打擾的方式婉轉(zhuǎn)拒絕適當(dāng)推遲盡量減少事先阻止時(shí)間管理的第九策略改善