名澤文化發(fā)展公司檔案管理辦法

1、名澤文化發(fā)展有限公司檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為進(jìn)一步加強公司檔案的管理和利用，理順歸檔程序，疏通歸檔渠道，明確歸檔責(zé)任，確保歸檔文件的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)，使公司檔案更好地為公司改革和發(fā)展服務(wù)，同時兼顧充分利用與嚴(yán)格保密相結(jié)合的原則，根據(jù)國家和上級部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。第二條 公司檔案是指公司及直屬單位、子（分）公司在各項活動中形成的，能夠反映公司重要活動，具有查考利用價值的各種載體的文件資料、財務(wù)資料、技術(shù)資料等各類資料。第三條 本辦法適用于公司及各下屬單位。第二章 歸檔范圍與責(zé)任單位第四條 凡公司在各項活動中形成的能夠反映公司重要活動，具有查考利用價值的各種載體

2、的文件材料、財務(wù)資料，技術(shù)資料等各類資料均屬歸檔范圍。第五條 結(jié)合公司實際情況，將公司檔案收集范圍與相關(guān)責(zé)任單位作如下具體規(guī)定：（一）黨群工作類包括黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作等內(nèi)容，涉及黨群工作部、黨辦行政辦公室、分（子）公司等相關(guān)單位。（二）行政管理類包括行政事務(wù)、人事管理、職工教育、政策法規(guī)等內(nèi)容，涉及黨辦行政辦公室、組織人力資源部、分（子）公司等相關(guān)單位。（三）經(jīng)營管理類包括經(jīng)營決策、計劃統(tǒng)計、財務(wù)管理、物資管理、產(chǎn)品銷售等內(nèi)容，涉及財務(wù)部、市場部、企管部、安全生產(chǎn)管理部、分（子）公司等相關(guān)單位。（四）生產(chǎn)技術(shù)管理類包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、安全管理等內(nèi)容，涉及安全生產(chǎn)管理部、

3、分（子）公司等相關(guān)單位。（五）基本建設(shè)類包括工程項目的勘探測繪、設(shè)計、施工、竣工驗收等內(nèi)容，歸檔責(zé)任單位主要是工程部、分（子）公司等相關(guān)單位。（六）技術(shù)改造類技術(shù)改造中形成的文件材料，歸檔范圍可參照“基本建設(shè)類”執(zhí)行。技術(shù)改造項目承辦部門和科技部負(fù)責(zé)技術(shù)改造檔案資料的收集和歸檔。（七）財會類包括各類會計憑證、財務(wù)帳簿和財務(wù)報表。公司財務(wù)部是主要歸檔責(zé)任單位。（八）人事檔案類包括干部檔案、工人檔案、離退休職工檔案和死亡職工檔案，公司組織人力資源部是人事檔案歸檔的責(zé)任單位。（九）聲像類包括如下內(nèi)容：1反映公司主要職能活動和工作成果的照片、錄音帶、錄像帶；2上級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加與公司有關(guān)的重大活動

4、的照片、錄音帶、錄像帶；3公司組織或參加的重要外事活動的照片、錄音帶、錄像帶；4記錄公司重大事件、重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片、錄音帶、錄像帶；5與其它載體有密切聯(lián)系的照片、錄音帶、錄像帶；6其它具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶。凡擁有公司攝影、錄音、攝像器具的單位或部門，均有將聲像檔案收集、整理、歸檔的義務(wù)。公司黨群工作部是聲像類檔案歸檔的主要責(zé)任部門。（十）榮譽類主要包括各類證書、獎?wù)?、獎杯、獎旗等榮譽實物，還包括上級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物的題詞、手跡等，由黨群工作部負(fù)責(zé)歸檔。第三章 歸檔時間第六條 文書檔案主要包括黨群工作類、行政管理類和經(jīng)營管理類，必須在次年第一季度內(nèi)向公司檔案室移交。

5、第七條 科技檔案主要包括基本建設(shè)類、技術(shù)改造類和生產(chǎn)技術(shù)管理類，分別按如下規(guī)定時間執(zhí)行：（一）基本建設(shè)類應(yīng)根據(jù)項目大小分別歸檔。1小型項目，在工程投用（或投產(chǎn)）后，由工程部在竣工驗收后半月內(nèi)向公司檔案室移交。2大型項目，其檔案資料工作要與項目建設(shè)進(jìn)程同步。在項目申請立項時，即應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；并在項目竣工三個月內(nèi)完成全部工程文件的歸檔。（二）技術(shù)改造類：在技術(shù)改造工程竣工驗收后半月內(nèi)向公司檔案室移交。（三）生產(chǎn)技術(shù)管理類；主要是在生產(chǎn)管理中形成的各種文件材料，歸檔時間參照文書檔案執(zhí)行。第八條 財會類檔案，由財務(wù)部負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。在年終審計以后，可暫由公司財務(wù)部門

6、保管一年，期滿之后，由財務(wù)部門編造清冊移交公司檔案室保管。第九條 聲像檔案、榮譽檔案、各類統(tǒng)計報表和各種開箱驗收隨機文件等，均應(yīng)及時（適時）歸檔。第四章 歸檔要求第十條 為確保檔案的完整性，凡涉及歸檔的單位，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位應(yīng)歸檔文件的收集和整理。第十一條 歸檔的文件材料必須是原件（合同必須是正本），必須完整、齊全；必須是符合文書處理程序；必須是字跡清楚、紙張優(yōu)良。嚴(yán)禁使用易褪色、易擴散的書寫材料（如純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等）書寫、繪制。第十二條 歸檔數(shù)量一般要求一式一份，但比較重要的或利用頻繁的檔案應(yīng)增加歸檔數(shù)量，要求一式二份。第十三條 各單位向公司檔案館移交的檔案，應(yīng)初

7、步分類立卷。第十四條 基本建設(shè)類和技術(shù)改造類竣工資料，應(yīng)符合如下要求：（一）應(yīng)準(zhǔn)確、清楚、完整、統(tǒng)一，真實反映工程竣工驗收時的實際情況，即“硬件”與“軟件”相符。（二）所有竣工資料均由施工單位加蓋竣工圖章。（三）竣工圖的折疊式符合GB/0609.3-89BZ 標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，即折疊成210MMX297MM（A4）圖幅，內(nèi)折式、外翻圖標(biāo)。（四）竣工圖的更改符合國家規(guī)定的更改要求：1必須注明更改依據(jù)和更改日期，如設(shè)計變更通知單、洽商記錄等的文件編號；2采用黑色墨水或碳素墨水更改；3凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變以及圖面變更面積超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖。第十五條 歸檔的各類照片，應(yīng)做到

8、底片、照片、說明齊全；底片與照片影像相符；無底片的照片應(yīng)翻拍底片。第十六條 除上述規(guī)定的歸檔范圍以外，各單位、子公司還必須將每年本單位、本系統(tǒng)內(nèi)發(fā)生的重大事件和重大活動形成的檔案，以及其它有價值的檔案，定期移交檔案室，作為公司年鑒和大事記編輯的基礎(chǔ)檔案。第十七條 本辦法所指文件材料，未作特殊說明，均指全部上行文、下行文、平行文以及公司內(nèi)部各項職能管理所產(chǎn)生的全部文件材料。由于公司黨辦行政辦是主要的文書處理部門，因此應(yīng)對文件材料的歸檔予以高度重視，嚴(yán)格把關(guān)。第十八條 負(fù)責(zé)公司基建項目、技術(shù)改造以及技術(shù)引進(jìn)的單位，應(yīng)在相關(guān)合同中明確檔案資料的要求，對檔案方面的責(zé)任予以約定：（一）在施工合同中，應(yīng)明

9、確施工單位提交竣工檔案的內(nèi)容、套數(shù)、時間、質(zhì)量要求、違約責(zé)任等；（二）在設(shè)計合同中，應(yīng)明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)，以及因修改增加新圖的責(zé)任。第十九條 財務(wù)部門必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案，全部移交檔案館，不得自行封包保存。第二十條 機構(gòu)撤消、合并時，被撤消和合并的單位必須整理好撤消歸檔范圍內(nèi)的檔案，并移交檔案室后才能終止其撤消前的職能。此項工作作為一條工作紀(jì)律和工作責(zé)任，納入公司綜合考核。第二十一條 歸檔的案卷，要編制案卷目錄和移交清單。移交清單一式二份，經(jīng)交接雙方清點、核對無誤后，履行必要的簽字手續(xù)，交接雙方各持一份以備存查。第五章 檔案借閱范圍第二十二條 凡公司直屬單位、子（分）公司，只要以

10、公司利益為目的，均可查閱公司檔案。檔案館工作人員應(yīng)熱情主動地為檔案利用創(chuàng)造條件，提供方便。第二十三條 公司以外的單位，僅限于局部檔案借閱利用，并嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定和審批程序，視其情況實行部分有償服務(wù)。第二十四條 公司檔案不提供個人利用，單位或部門借閱檔案，單位領(lǐng)導(dǎo)必須在借閱卡上簽字，沒有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，檔案管理人員恕不接待。第二十五條 檔案館保存的各類設(shè)計底圖除修改、送曬外，一概不外借。第六章 檔案借閱審批程序第二十六條 借閱會計檔案，未經(jīng)財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)同意，任何單位和個人不得借閱、復(fù)印和錄攝會計檔案，不得將會計檔案帶出檔案室。第二十七條 借閱文書檔案，須經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)同意；若屬機密或絕密級檔案，則須經(jīng)

11、公司領(lǐng)導(dǎo)或各子公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十八條 借閱科技檔案，一般由借閱利用單位領(lǐng)導(dǎo)簽字即可；但若涉及專利、知識產(chǎn)權(quán)、開發(fā)項目、科研成果等尚需保密或需要限制借閱利用范圍者，則須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或各子公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十九條 借閱各類合同、契約、證書等，須公司分管領(lǐng)導(dǎo)或各子公司領(lǐng)導(dǎo)同意。第三十條 檔案一般不允許翻拍、復(fù)印，若因工作需要翻拍、復(fù)印，須征得黨辦行政辦領(lǐng)導(dǎo)同意；若屬機密或絕密級檔案，則須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第七章 檔案借閱程序第三十一條 公司所屬各單位或各子公司，一律憑借閱卡借閱檔案。借閱者按照借閱卡的要求，填寫檔案借閱卡。各單位或各子公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后，檔案館理人員方可辦理借閱手續(xù)。第三十二條 根據(jù)需要借閱的檔案內(nèi)容，參照“審批程序”要求，辦理相應(yīng)批準(zhǔn)手續(xù)。第三十三條 公司以外的單位或部門，一律憑介紹信、證明函，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或各子公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)單位或部門人員陪同，方可借閱。第三十四條 在借閱完畢歸還檔案時，必須嚴(yán)格填寫檔案利用效果登記表，當(dāng)面清點所還檔案，辦理注銷手續(xù)。第八章 檔案借閱要求第三十五條 外借科技檔案每人每次不得超過三卷，借期不得超過三十天；文書檔案每人每次不得超過三卷，借期不得超過二十天。如因工作需要延期使用，必須辦理續(xù)借手續(xù)。第三十六條 公司檔案不得代