公司檔案實施要求

1、14/14PAGE 2 公司檔案工作實施要求文件材料的收集歸檔工作內(nèi)容采用接收和征集的形式，把分散在各公司及各部門中的具有保存和利用價值的檔案集中到檔案部門。管理責(zé)任制定本公司文件材料歸檔范圍和保管期限表，并根據(jù)公司管理情況細(xì)化、定期修訂，建立全員參與文件積累、整理的常態(tài)歸檔機制。各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集、積累，并按檔案室要求定期整理歸檔。檔案收集歸檔工作應(yīng)列入各部門有關(guān)人員崗位職責(zé)與考核范圍，使文件材料的收集工作責(zé)任落實到人。文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交至本部門統(tǒng)一保管，任何人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。收集范圍各公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值

2、的各種形式的文件材料，都應(yīng)收集歸檔。收集要求歸檔文件材料必須真實、準(zhǔn)確、完整、齊全。每件文件的正文、附件、審批單、定稿一并收集。反映同一內(nèi)容的不同載體形式的文件一并收集。重要的電子文件歸檔實行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，同時存檔。非紙質(zhì)文件材料與其文字說明一并收集。外文（或少數(shù)民族文字）材料與譯本一并收集，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄。歸檔的文件材料必須為辦理完畢的原件，一般一式一份，因故無原件的可歸檔具有憑證作用的文件材料。對重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當(dāng)增加份數(shù)。歸檔文件材料載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，且字跡清晰、簽署用印手續(xù)完備。對需要長久保存的文件材料，

3、不得用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)和紅墨水起草和簽批文件。會議、活動的通知、資料、記錄、紀(jì)要及聲像材料要一并收集；單個項目（設(shè)備、產(chǎn)品、案件）的全套文件材料及聲像、信用資料一并收集。兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保持全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。歸檔文件材料的整理要規(guī)范、合理、符合國家標(biāo)準(zhǔn)，歸檔文件材料整理后按時向檔案部門移交并辦理移交手續(xù)。征集要求除了本公司形成的文件材料外，還應(yīng)接收或根據(jù)工作需要收集以下材料：應(yīng)接收所屬機構(gòu)因產(chǎn)權(quán)變動后屬于本公司所有的檔案。應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限，接收無法人資格的所屬機構(gòu)檔案?？筛鶕?jù)需要收集宣傳報道本公

4、司的新聞資料?？筛鶕?jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料?？筛鶕?jù)需要向社會、離退休人員征集有關(guān)檔案、資料。檔案的整理工作內(nèi)容即遵循一定的規(guī)律與原則，對檔案進(jìn)行條理化、系統(tǒng)化整理、分類、排列與編目的過程，以便科學(xué)管理。整理要求應(yīng)根據(jù)國家規(guī)定及公司實際，制定科學(xué)合理的分類規(guī)則。分類規(guī)則要保持相對穩(wěn)定性和可擴充性，維護檔案的完整與安全，使檔案有序、系統(tǒng)地排列，并便于統(tǒng)計、保管和利用。全宗內(nèi)檔案通常按類別、年度、保管期限集中排列并編制目錄。中建橋梁檔案分類方案及管理要點執(zhí)行中建橋梁有限公司檔案分類管理辦法要求。同樣內(nèi)容不同載體的檔案應(yīng)設(shè)立互見號。應(yīng)對每個全宗建立全宗卷，保持檔案工作的完整性

5、和可延續(xù)性。全宗卷可單獨管理。歸檔的文件材料須由形成部門經(jīng)過系統(tǒng)整理，組成保管單位；符合檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，便于保管和利用，對不符合要求的，檔案部門有權(quán)退回要求整改。歸檔時要有歸檔清冊，雙方經(jīng)辦人及部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在歸檔清單上履行簽字、蓋章手續(xù)，歸檔清冊雙方各執(zhí)一份備案。整理方法檔案整理通常采取兩種方式：一種是按件整理，通常企業(yè)管理類文件、信用類、聲像類、電子類采取按件整理；一種是組卷整理，通常工程項目類、科研開發(fā)類、房地產(chǎn)（基本建設(shè)）類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類、產(chǎn)品生產(chǎn)類按組卷整理。按件整理工作流程歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的

6、歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄以每次會議為一件（用記錄本的，一本為一件）；編輯成冊的會議材料為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）為一件，也可獨立成件。文件處理件與正文合為一件。裝訂正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，其它文本在后；文件處理單在前，正文（收文）在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。用于裝訂的材

7、料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。永久保管的歸檔文件，應(yīng)采取線、無酸紙封套或不銹鋼釘?shù)妊b訂材料。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。排列：同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。按類別-年度-保管期限對歸檔文件進(jìn)行排列，而在同一類別下再以保管期限進(jìn)行區(qū)分，在同一類別同一保管期限下按文件形成時間先后順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。編號：同一類別、同一年度、同一保管期限內(nèi)，按一個大流水編號。歸檔文件應(yīng)在首頁右

8、上角空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，填寫歸檔章時應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、類目號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。編目：歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，在歸檔文件目錄中只對復(fù)文進(jìn)行編目，并對復(fù)文的編目時體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。歸檔文件目錄應(yīng)由系統(tǒng)生成目錄或使用電子表格進(jìn)行編制。歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)

9、按年度、保管期限打印裝訂成冊。裝盒：將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。文件裝盒時應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒,盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損。檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。填寫備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。移交：編制歸檔文件移交目錄，并填寫移交表清冊，各一式兩份，交接雙方責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)，雙方各執(zhí)一份備查。組卷整理工作流程組卷整理即將有聯(lián)系的若干文件組合為一個保管單位。組卷要求組卷要遵循文件形成規(guī)律，

10、保持案卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于保管和利用。引進(jìn)項目的成套性文件的包裝如符合檔案要求可不拆散組卷。案卷及卷內(nèi)文件不重份。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長；同一案卷內(nèi)有密級不同的文件，該卷密級從高。同一項目可根據(jù)文件的多少組成一卷或數(shù)卷。文字幅面尺寸以A4為宜。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，并統(tǒng)一折疊成A4圖幅，圖標(biāo)露在外面。排列文件排列：企業(yè)管理類文件按時間、問題或重要程度排列；科技文件應(yīng)文字在前、圖樣在后。卷內(nèi)排列：按封面、卷內(nèi)目錄、文件、備考表、封底順序排列。編號案卷頁號：卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號，單面書寫文件在右下角，雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角，圖紙頁號編

11、寫在右下角，案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號；以獨立案卷為單位編寫頁號。案卷順序號：按排列順序從阿拉伯?dāng)?shù)字“0001”開始逐卷編號，以“9999”截止。裝訂文字材料必須裝訂成冊；圖紙可散裝存放；既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂成冊。裝訂時必須剔除金屬物，裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙。案卷用檔案專用蠟線在左側(cè)三孔裝訂，蠟線裝訂結(jié)打在案卷的背面。裝訂線距左側(cè)20mm，上下兩孔分別距中孔80mm。裝訂時，須將案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、備考表與封底一起裝訂。圖紙散裝在卷盒內(nèi)時，須將案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表三件用棉線在左上角裝訂或不銹鋼釘裝訂。編目：依次編制卷內(nèi)目錄-案卷封面-備考表

12、-案卷目錄。裝盒：按照分類及排列順序依次裝盒，根據(jù)案卷薄厚一盒可裝一卷或數(shù)卷。檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。填寫備考表：說明案卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷在使用過程中需要說明的問題。立卷人由責(zé)任立卷人簽名，立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核人簽名，檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。移交：編制歸檔文件移交目錄，并填寫檔案移交表，各一式兩份，交接雙方經(jīng)辦人及部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)，雙方各執(zhí)一份備查。檔案的保管主要為實體檔案保管要求，執(zhí)行庫房安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。電子載體類檔案保管要求，執(zhí)行中建橋梁有限公司電子文件和電子檔案管理相關(guān)規(guī)定。工作內(nèi)容檔案管理的日常業(yè)務(wù)工作，關(guān)系到檔案能否及時、充

13、分的發(fā)揮作用，包括檔案實體安全管理、庫房管理、修復(fù)備份等工作，達(dá)到防治檔案損壞、維護檔案安全和延長檔案壽命的目的。保管要求入庫前應(yīng)去污、消毒。受損檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。入庫后分類分載體入柜。紙質(zhì)檔案可存放檔案柜或密集架；底圖可存放多層抽屜的金屬底圖柜；聲像檔案、電子檔案可存放于檔案防磁柜，檔案庫房應(yīng)避開強磁場。庫房內(nèi)檔案、裝具要排列整齊，符合從里到外，從左到右，從上到下的排列要求，并應(yīng)按排、列、格進(jìn)行明確標(biāo)識，建立庫房平面圖、柜架分布、檔案存放、消防器材位置平面索引圖等。非紙質(zhì)載體檔案存放于專用柜架，排架方法參照紙質(zhì)檔案。庫存檔案要建立保管臺帳

14、，做好檔案的出入庫等記錄。應(yīng)定期清理核對，做到帳物相符，發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。定期檢查檔案，對受損或易損檔案，可采取相應(yīng)的保護、修復(fù)及信息轉(zhuǎn)移技術(shù)。定期檢查“八防”設(shè)施設(shè)備，每日記錄溫濕度，并根據(jù)需要采取相應(yīng)措施?！鞍朔馈贝胧悍阑穑号鋫湎涝O(shè)施，包括人工消防、非噴淋自動消防設(shè)施。檔案室內(nèi)避免明火裝置及存放易燃易爆物品。防盜：配備防盜門窗、監(jiān)控設(shè)施等。防塵：加配密封門或過度門，配備吸塵器。防有害生物（霉、蟲、鼠等）：定期放置防蟲藥。防光：配備遮光窗簾，避免陽光直射檔案。防潮：潮濕地區(qū)配備除濕機，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%。防有害氣體：采取通風(fēng)等措施。防高溫：配備空調(diào)，溫度應(yīng)控制在1424。

15、定期對重要檔案進(jìn)行異地異質(zhì)備份。其中異地備份地點與原件保存地點應(yīng)相隔300公里以上、不在同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶。異質(zhì)備份載體可為磁帶、光盤（硬盤）、膠片等。底圖保管要求：存放時嚴(yán)禁折疊，采取平放或卷放，嚴(yán)格控制溫濕度和防止日光照射。藍(lán)圖保管要求：要以手風(fēng)琴式折疊成四號圖紙的規(guī)格，藍(lán)圖可以不裝訂。光盤（硬盤）保管要求：應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層；垂直置于專用防磁柜；定期檢測光盤（硬盤）技術(shù)指標(biāo)，適時實施數(shù)據(jù)遷移；禁止在光盤上使用粘貼標(biāo)簽；每年均應(yīng)隨機抽樣監(jiān)測，抽檢率不低于20%。照片（底片）保管要求：接觸照片（底片）應(yīng)戴潔凈棉質(zhì)手套，輕拿照片（底片）的邊緣；照片冊、底片冊

16、應(yīng)立放，以免受壓后造成粘連；珍貴、重要的底片應(yīng)拷貝并異地備份?？截惼峁├?；應(yīng)每2年抽樣檢查，每5年全面檢查。磁帶保管要求：磁帶屬于磁性載體，對磁場、溫濕度、灰層、有害氣體的要求高于其它載體，超過50奧斯特會產(chǎn)生明顯退磁；在上柜(架)保管時以平放為宜；隔板以能放五盒的距離為好，應(yīng)防止退磁變音。檔案管理人員調(diào)離時，應(yīng)將所管理檔案數(shù)量、狀況核對清楚并辦理交接手續(xù)后方可離職。檔案的保護修復(fù)檔案在管理利用過程中出現(xiàn)輕微的破損、字跡褪變、擴散或載體材料變質(zhì)時，檔案人員要及時對其進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)檔案使用的各種材料，例如紙張、膠水、粘合劑等加固材料，不能對檔案制成材料產(chǎn)生任何副作用。修復(fù)檔案要盡可能保持文件

17、的原貌。修復(fù)檔案使用的各種加固材料要盡可能是可逆的。修復(fù)檔案應(yīng)避免采用各種不可逆的方法。檔案修復(fù)情況要有記錄，檔案人員不得擅自修改、補充檔案內(nèi)容。庫房管理檔案庫房、辦公用房和閱覽室應(yīng)實行“三分開”原則，便于檔案的安全和保管。檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。庫房地面應(yīng)滿足承重要求，庫房面積一般應(yīng)滿足日后10年檔案存儲需要。檔案庫房的溫度應(yīng)控制在1424，日變化幅度不超過2；相對濕度應(yīng)控制在45%60%，日變化幅度不超過5%。檔案庫房應(yīng)配備空調(diào)機、去（加）濕機，安裝溫濕度記錄儀表，要定時測量記錄庫房溫濕度，一般每天一次，掌握溫

18、濕度變化情況，并采取相應(yīng)措施做好溫濕度控制工作。檔案庫房要保持整潔，不得堆放與檔案保管無關(guān)的物品，要采取措施，達(dá)到防火、防盜、防塵、防有害生物、防光、防潮、防有害氣體、防高溫的要求。嚴(yán)格按說明書使用電器設(shè)備。下班和節(jié)假日休息期間切斷庫房內(nèi)所有電源，定期檢查電器線路，消除事故隱患。檔案庫房要指定人員進(jìn)行管理，并做好檔案庫房管理記錄。檔案庫房原則上只允許檔案人員進(jìn)入。如因工作需要非檔案人員必須進(jìn)入庫房時，則必須由檔案人員全程陪同。檔案的鑒定與銷毀工作內(nèi)容是文件轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，包括鑒定文件材料是否屬于歸檔范圍、確定歸檔文件的保管期限、保管期限到期后是否銷毀或延長期限。鑒定工作機構(gòu)公司主管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)

19、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。保管期限檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。永久保管的檔案：凡是反映本公司主要職能活動和歷史面貌，對本公司、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的文件，列為永久保管。定期保管的檔案：凡是反映本公司一般工作活動，在一定時間內(nèi)對本公司各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。日常鑒定工作即在文件材料歸檔時，由整理人員根據(jù)本公司文件材料歸檔范圍及保管期

20、限表對歸檔文件進(jìn)行鑒定，判斷是否屬于歸檔范圍，確定保管期限，初步鑒定后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)審核。到期檔案鑒定間接鑒定：檔案人員對照檔案保管期限表對到期檔案進(jìn)行鑒定，對到期檔案提出銷毀或延長保管期限的初步意見。直接鑒定：檔案鑒定委員會（或小組）應(yīng)定期對已到保管期限的檔案逐卷逐件進(jìn)行鑒定，并出具鑒定報告。仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期屆滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀：銷毀檔案須有兩人以上的人員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須送到指定的造紙廠以直接化紙漿或焚毀的方法進(jìn)行。檔案的統(tǒng)計工作內(nèi)容是檔案管理部門掌握

21、檔案管理情況，對檔案實行科學(xué)管理的重要手段，包括檔案數(shù)量統(tǒng)計和檔案工作統(tǒng)計。統(tǒng)計要求檔案統(tǒng)計嚴(yán)格執(zhí)行中華人民共和國統(tǒng)計法，及時、準(zhǔn)確、實事求是填報各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)，不得虛報、瞞報、拒報、遲報，不得偽造篡改。要建立健全各類檔案統(tǒng)計臺帳，檔案入庫、銷毀時，要隨時在臺帳上增減，做到帳物相符。要指定專人負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作。檔案統(tǒng)計人員應(yīng)如實準(zhǔn)確地填報全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報等報表，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核簽字后向上級業(yè)務(wù)主管部門報送。應(yīng)對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，判斷年度工作趨勢及存在問題，形成分析報告，充分發(fā)揮統(tǒng)計的服務(wù)、參謀、監(jiān)督作用。檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性，統(tǒng)計報表應(yīng)永久保存。檔案的開發(fā)利用工作內(nèi)容是實現(xiàn)檔案價值

22、的途徑，指通過查閱、借出、復(fù)制、展覽、推送、編研等方式，使檔案資源直接服務(wù)于企業(yè)的各項工作，滿足各種利用需求的一項檔案業(yè)務(wù)工作。工作形式檔案的開發(fā)利用形式包括：查閱服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、證明服務(wù)、咨詢服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)推送服務(wù)、編研服務(wù)、目錄信息服務(wù)、檔案信息專題開發(fā)服務(wù)等。提供利用要求應(yīng)在保證信息安全的前提下，積極做好檔案的提供利用工作，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供及時有效的服務(wù)。必須為依法執(zhí)行公務(wù)的有關(guān)部門、司法部門提供真實、準(zhǔn)確的檔案。提供利用、公布檔案不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)置合理安全的檔案利用者權(quán)限。檔案利用者

23、應(yīng)對所借檔案負(fù)責(zé)，必須妥善保管，嚴(yán)防損壞和遺失，維護完整和安全，不得私自拆裝、撕頁和折疊，不得在檔案上涂改、勾畫、調(diào)換、污損，不得私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、公布。檔案利用者需復(fù)制檔案時，應(yīng)詳細(xì)登記復(fù)制檔案的有關(guān)內(nèi)容、數(shù)量及用途。檔案的復(fù)制操作必須由檔案人員親自完成。復(fù)制檔案時，原則上不能拆卷，如果確實需要拆卷時，不得打亂原件排列順序，不能損壞原件字跡和載體，復(fù)制完成后，應(yīng)按原樣裝訂復(fù)原。復(fù)制檔案時，嚴(yán)禁將檔案原件遮擋、更改，必須維護和保證檔案復(fù)制件與原件在真實性、歷史性、權(quán)威性的一致和統(tǒng)一。利用檔案資料必須遵守保密制度。凡利用涉密文件、檔案必須經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。涉密文件、檔案原則上不得復(fù)制

24、，遇特殊情況需要復(fù)制的，必須經(jīng)原密級確定機關(guān)、單位或其上級機關(guān)批準(zhǔn)。員工調(diào)離單位或退休時，須歸還全部所借檔案，并經(jīng)檔案部門簽字確認(rèn)后，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。一般利用流程利用申請檔案利用者應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行檔案借閱登記后，方可提供利用。檔案利用者原則上限于本公司在職員工。非本部人員利用檔案，須持其公司介紹信和個人有效證件，并如實說明理由。利用審批一般情況下，由分管檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可，利用人事、會計、審計、監(jiān)察等重要檔案時，須檔案形成部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，再由分管檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可提供利用。提供利用：利用檔案一般應(yīng)在閱覽室進(jìn)行，閱后立即歸還，并進(jìn)行登記。因工作原因確需借出檔案原件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，最長借

25、閱時間為15天，如到期不能歸還，須辦理續(xù)借手續(xù)。對超過期限無故不還者，應(yīng)及時追還。借閱重要檔案原件時，可適當(dāng)收取押金，歸還核查無誤后退還押金。歸還：檔案利用者應(yīng)按時歸還，檔案人員對歸還案卷要及時進(jìn)行清點、核對，辦理注銷手續(xù)，并入庫歸位。反饋：應(yīng)收集檔案利用效果反饋并統(tǒng)計分析，為科學(xué)管理提供依據(jù)。編研開發(fā)要求可根據(jù)本單位經(jīng)營管理需求，對庫藏檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題文件匯編?？筛鶕?jù)管理需求或?qū)ｍ椆ぷ饕?，通過摘錄、縮編、剪輯重新組織檔案信息，形成專題編研材料?？舍槍δ稠棇ｍ椆ぷ?，對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)分析和深入研究，編寫深層次編研成果?？沙浞掷脦觳貦n案，舉辦檔案陳列或展覽，加強信息傳播。檔案的

26、安全保密工作要求檔案人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國保守國家保密法、中建橋梁有限公司保密管理規(guī)定等有關(guān)法律法規(guī)，認(rèn)真做好檔案的安全保密工作，保護本公司知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障國家和本公司利益不受損害。密級檔案密級同文件密級，分為絕密、機密、秘密、核心商密、普通商密。解密檔案保密期限屆滿要及時解密或延長保密期限，具體由原確定密級和保密期限的公司或部門決定。涉密檔案管理要求涉密文件資料在立卷、歸檔或者向檔案工作機構(gòu)移交時，應(yīng)對其密級和保管期限重新鑒定。屬于本單位產(chǎn)生的密件，凡是可以解密、降密或變更保密期限的，應(yīng)當(dāng)按照保密法規(guī)規(guī)定的程序進(jìn)行解密、降密或變更保密期限，再移交檔案室。不屬于本公司產(chǎn)生的密件，原產(chǎn)生單位未作出解密、降密和變更保密期限決定的，不得擅自變更密級和保密期限。已經(jīng)立卷、歸檔的密件，保密期限屆滿的，應(yīng)當(dāng)及時解密。整理涉密檔案應(yīng)在檔案整理室內(nèi)進(jìn)行，檔案人員不得私自將檔案帶出工作室，以防檔案失密或丟失。涉及國家秘密的檔案