13.售樓軟件系統(tǒng)管理制度管理辦法規(guī)定

1、13.售樓軟件系統(tǒng)管理制度目的和范圍：為了科學(xué)、準(zhǔn)確及時記錄、反饋銷售信息，減少因人為過失及監(jiān)管漏洞而給公司帶來的損失，提高公司的工作效率，規(guī)范使用售樓遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)及明確使用軟件的工作職責(zé)和操作程序，特制定本制度。職責(zé)：系統(tǒng)管理員（財務(wù)部）負(fù)責(zé)建立新項目、用戶帳戶及權(quán)限設(shè)置，屏蔽項目初始資料負(fù)責(zé)變更操作：按批件變更項目資料負(fù)責(zé)系統(tǒng)監(jiān)控操作負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)、更新和完善經(jīng)營銷售部負(fù)責(zé)按批件進(jìn)行特殊預(yù)留操作負(fù)責(zé)初始資料及核定產(chǎn)權(quán)面積的錄入負(fù)責(zé)樓盤和預(yù)留樓盤的定購工作、定購的變更操作負(fù)責(zé)催收定金，并向財務(wù)部報送解除定購協(xié)議客戶清單 負(fù)責(zé)辦理簽約手續(xù)并提供相關(guān)優(yōu)惠批件，負(fù)責(zé)未簽約客戶的跟蹤及反饋，辦理延遲

2、簽約批準(zhǔn)單負(fù)責(zé)合同審核操作，已審核合同的更改操作及審核，退房操作及退房款的報批。負(fù)責(zé)合同監(jiān)證、按揭收件送審并進(jìn)行電腦登記。負(fù)責(zé)發(fā)送交房通知書并進(jìn)行電腦登記，負(fù)責(zé)接樓申請及審核操作，通知財務(wù)接樓應(yīng)收相關(guān)費(fèi)用，特殊接樓通知書的送審和尾款的催收。負(fù)責(zé)發(fā)送辦理產(chǎn)權(quán)通知書并進(jìn)行電腦登記，通知財務(wù)辦理產(chǎn)權(quán)應(yīng)收相關(guān)費(fèi)用，并簽定補(bǔ)充合同。負(fù)責(zé)會員積分申請的錄入。財務(wù)計統(tǒng)部負(fù)責(zé)項目初始資料的審核負(fù)責(zé)惡意預(yù)留的通報，反饋未及時簽約情況收取樓款、相關(guān)費(fèi)用及相關(guān)變更款并開具相應(yīng)票據(jù)負(fù)責(zé)合同及變更合同的復(fù)核，票據(jù)的換發(fā)工作，退款的審核及支付負(fù)責(zé)確定按揭送審銀行及協(xié)調(diào)、跟蹤工作負(fù)責(zé)復(fù)核辦理接樓、產(chǎn)權(quán)相關(guān)費(fèi)用，收取接樓尾款

3、負(fù)責(zé)接樓確認(rèn)單復(fù)核，負(fù)責(zé)發(fā)出特殊接樓催款通知書給經(jīng)營部負(fù)責(zé)核定面積增減款的復(fù)核、補(bǔ)充合同的審核，開具購房發(fā)票并進(jìn)行電腦登記負(fù)責(zé)會員積分兌換審核負(fù)責(zé)違約客戶樓款的催收，將惡意違約客戶清單送總經(jīng)室律師處理?？偨?jīng)室負(fù)責(zé)合同、變更合同、補(bǔ)充合同的審核操作，蓋章負(fù)責(zé)惡意違約客戶的法律處理各部門及人員負(fù)責(zé)正確使用軟件及保密工作。程序初始設(shè)置管理新項目開盤前3天內(nèi)，經(jīng)營部應(yīng)通知系統(tǒng)管理員新建一個樓盤項目，同時提供一份經(jīng)營部操作人員名單，由系統(tǒng)管理員建立用戶賬號。經(jīng)營部根據(jù)樓號、層次、單元、建筑面積等建立新項目樓盤詳細(xì)資料：將公司已批準(zhǔn)的項目銷售價目表、正常折扣標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)要素錄入售樓軟件；經(jīng)營部錄入公司評審?fù)?/p>

4、過的商品房買賣合同套打樣本。財務(wù)部根據(jù)批準(zhǔn)后的銷售價目表原件進(jìn)行核對，核實無誤后，即由系統(tǒng)管理員進(jìn)行屏蔽初始資料，只允許查看。因設(shè)計施工變更或公司銷售策略變更需要調(diào)整樓盤銷售資料和銷售價格時，由經(jīng)營銷售部填寫申請單報經(jīng)批準(zhǔn)后，系統(tǒng)管理員根據(jù)批準(zhǔn)單日期調(diào)整原價目表，批準(zhǔn)之后成交的樓盤以調(diào)整后新價目表為準(zhǔn)。權(quán)限管理各操作員按總經(jīng)理批準(zhǔn)后的權(quán)限、工作職責(zé)范圍進(jìn)行操作，各操作員權(quán)限一覽表如下：部 門操作人員預(yù)留定購定購更改簽約簽約更改簽約審核蓋章按揭收件按揭復(fù)核監(jiān)證接樓接樓復(fù)核產(chǎn)權(quán)產(chǎn)權(quán)復(fù)核收款對賬復(fù)核票據(jù)總經(jīng)室總經(jīng)理副總經(jīng)理蓋章經(jīng)辦經(jīng)營銷售部銷售經(jīng)理銷售副經(jīng)理銷售主任銷售業(yè)務(wù)員按揭經(jīng)辦監(jiān)證經(jīng)辦產(chǎn)權(quán)經(jīng)辦

5、接樓經(jīng)辦財務(wù)計統(tǒng)部財務(wù)總監(jiān)銷售會計主任銷售會計收款員所有操作權(quán)限人均有查詢權(quán)限，通過查詢環(huán)節(jié)進(jìn)行操作。預(yù)留管理預(yù)留是指由有權(quán)限的相關(guān)人員按口令錄入，電腦根據(jù)設(shè)定的預(yù)留天數(shù)進(jìn)行保留，暫不對外銷售，超過預(yù)留天數(shù)后，電腦將自動取消預(yù)留登記，轉(zhuǎn)作未售樓盤，供自由銷售。因特殊需要或公司銷售政策安排需預(yù)留較長時間的，應(yīng)形成書面文件報經(jīng)總經(jīng)理同意，批準(zhǔn)后由經(jīng)營部進(jìn)行特別預(yù)留操作。因公司關(guān)系需要或銷售現(xiàn)場需要，應(yīng)進(jìn)行臨時預(yù)留的，由相關(guān)權(quán)限人員直接按照各自口令錄入預(yù)留客戶姓名、聯(lián)系電話。預(yù)留時限如下圖： 權(quán)限人總經(jīng)理副總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān) 銷售經(jīng)理銷售副經(jīng)理銷售主任預(yù)留天數(shù)30207751相關(guān)權(quán)限人員及銷售主任應(yīng)催促

6、客戶及時辦理正式認(rèn)購手續(xù)，預(yù)留樓盤的認(rèn)購工作由銷售主任操作，當(dāng)實際成交對象與預(yù)留登記不符時，銷售主任應(yīng)先告知相關(guān)預(yù)留權(quán)限人員，征得同意后才能變更。項目開盤第一周，預(yù)留統(tǒng)一由銷售經(jīng)理操作。定購管理錄入定購協(xié)議：與客戶簽訂定購協(xié)議時，置業(yè)顧問應(yīng)將相關(guān)信息及時錄入到售樓軟件中。交納定金：置業(yè)顧問持定購協(xié)議文本，帶客戶到收款員處交納定金，經(jīng)收款員確認(rèn)后，才完成定購操作。對于已定購但未按協(xié)議規(guī)定交納定金的客戶，電腦在12小時內(nèi)自動取消定購，轉(zhuǎn)作未售樓盤。根據(jù)已定購未交足定金的客戶清單，置業(yè)顧問應(yīng)及時調(diào)查，認(rèn)為需保留協(xié)議的應(yīng)有書面說明原因并催促客戶及時補(bǔ)足定金，需解除協(xié)議或退房的，及時報送清單給財務(wù)部，進(jìn)

7、行取消定購沒收定金操作。更名：在規(guī)定簽約時限之前，客戶提出更名或換房申請要求的，由銷售主任進(jìn)行更名或換房操作，同時置業(yè)顧問持客戶申請書、新舊定購協(xié)議書、原樓款收據(jù)帶客戶到收款員處換發(fā)收據(jù)，收款員根據(jù)電腦通知更名清單，辦理客戶換發(fā)收據(jù)的手續(xù)，才完成更名操作。定購?fù)朔可暾垼涸谝?guī)定簽約時限之前，客戶提出退房申請要求，由銷售主任按照協(xié)議規(guī)定允許退房的條款進(jìn)行退房操作，并填寫退房款申請單上報財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，銷售會計根據(jù)批準(zhǔn)單和電腦通知退房清單辦理客戶退款手續(xù)，才完成退房操作。簽約管理項目具備簽約條件時，置業(yè)顧問應(yīng)及時催促已交定金未簽約的客戶辦理簽約手續(xù)。正常簽約的普通客戶：置業(yè)顧問詳細(xì)錄入合同條款要素及客

8、戶信息。優(yōu)惠客戶簽約：屬于公司關(guān)系戶的，申請人應(yīng)及時填寫“購房優(yōu)惠批示單”，詳細(xì)填寫優(yōu)惠折扣、優(yōu)惠原因等，并按規(guī)定程序送公司審批。置業(yè)顧問根據(jù)已批準(zhǔn)的“購房優(yōu)惠批示單”詳細(xì)錄入優(yōu)惠單內(nèi)容、合同條款要素及客戶信息。購房優(yōu)惠批示單原件應(yīng)送交財務(wù)部存檔。未及時簽約的客戶：銷售主任根據(jù)電腦未簽約清單進(jìn)行調(diào)查，屬于特殊關(guān)系需延長簽約時間的客戶，銷售部應(yīng)將延遲簽約（超過1個月）客戶清單報經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)單送財務(wù)部存檔。合同審核管理合同的審核由經(jīng)營部銷售主任及經(jīng)理對簽約合同及時進(jìn)行審核，再由財務(wù)銷售主任及總監(jiān)進(jìn)行復(fù)核，并完成電腦簽字確認(rèn)工作。 完成審核 完成復(fù)核銷售主任及經(jīng)理 會計主任及總監(jiān) 完成電腦

9、簽字 2個工作日內(nèi) 2個工作日內(nèi) （屬于優(yōu)惠折扣合同，收到優(yōu)惠批示單原件1天內(nèi)，財務(wù)完成復(fù)核）所有審核通過的合同電腦將自動列入已審核清單，經(jīng)營銷售部在1個工作日內(nèi)將合同送往總經(jīng)室秘書蓋章，以便及時辦理合同監(jiān)證。合同更改：對于已審核的合同客戶又提出申請更名、換房等其他合同條款，由置業(yè)顧問提出合同更改并詳細(xì)填寫更改內(nèi)容，電腦將其自動轉(zhuǎn)入再更改未審核清單，經(jīng)合同審核、復(fù)核人員同意更改后，完成電腦簽字確認(rèn)，電腦自動列入已審核清單代替原合同。如合同審核、復(fù)核人員不同意更改，不做電腦簽字確認(rèn)，電腦仍以已審核原合同為準(zhǔn)。申請退房：對于已審核的合同客戶又提出退房申請，置業(yè)顧問填寫退房申請單報經(jīng)公司批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后

10、由銷售主任進(jìn)行退房操作，財務(wù)部根據(jù)退房批準(zhǔn)單和電腦通知退房清單辦理客戶退房手續(xù)。蓋章監(jiān)證管理公司公章管理人員根據(jù)銷售合同與電腦上列入已審核清單合同內(nèi)容進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后方能蓋章，同時對已蓋章合同電腦簽字確認(rèn)。經(jīng)營部監(jiān)證經(jīng)辦人員應(yīng)在合同蓋章及收到現(xiàn)金交款單后2天內(nèi)將合同送到交易中心辦理合同監(jiān)證，并將送交時間進(jìn)行電腦登記；對于已監(jiān)證好的合同，應(yīng)將合同監(jiān)證時間、登記編號進(jìn)行電腦登記。按揭管理對于選擇按揭付款方式的客戶，電腦將自動列入申請按揭客戶清單，置業(yè)顧問按合同規(guī)定時間及時收取按揭材料、出具材料收取證明單，并進(jìn)行電腦登記。銷售按揭經(jīng)辦對置業(yè)顧問送交的客戶按揭材料進(jìn)行復(fù)核，并在電腦上進(jìn)行登記。如果

11、送交的材料不齊全或不符合規(guī)定，按揭經(jīng)辦將不做審核。直到資料齊全為止。由按揭經(jīng)辦根據(jù)已審核材料及已監(jiān)證合同的清單作出送審銀行決定，按揭經(jīng)辦根據(jù)財務(wù)部安排，及時將貸款申請材料送交銀行審核并進(jìn)行電腦登記，并及時跟蹤了解。對于銀行已通過審核的客戶，按揭經(jīng)辦及時通知客戶前往簽字，并將合同送交易所辦理抵押監(jiān)證，辦妥抵押監(jiān)證后，在電腦上進(jìn)行登記。對于已完成抵押登記的貸款合同，財務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)催促銀行放款，財務(wù)部對銀行放款的樓房單元應(yīng)及時進(jìn)行電腦登記。接樓管理項目具備接樓條件時，財務(wù)經(jīng)辦根據(jù)所有已簽約清單結(jié)清尾款、違約金利息等各類款項后，進(jìn)行電腦確認(rèn)后，電腦自動列入可正常接樓清單；未交清樓款提前接樓的樓盤，財務(wù)部

12、根據(jù)批準(zhǔn)單確認(rèn)，電腦自動列入可可提前接樓清單。經(jīng)營部接樓經(jīng)辦根據(jù)可正常接樓清單、可提前接樓清單與客戶辦理接樓手續(xù)，并錄入通知接樓日期、實際接樓日期，經(jīng)營部主任復(fù)核并進(jìn)行電腦確認(rèn)，電腦自動列入已接樓清單和已提前接樓清單。產(chǎn)權(quán)管理公司通過產(chǎn)權(quán)總登記后，經(jīng)營部經(jīng)辦根據(jù)產(chǎn)權(quán)處核定的建筑面積錄入到產(chǎn)權(quán)面積表中，由經(jīng)營部主任復(fù)核，電腦自動計算客戶應(yīng)增（減）面積樓款。經(jīng)營銷售部根據(jù)核定面積及其他各項扣減金額調(diào)整原合同價，并提供產(chǎn)權(quán)處核定面積表單給財務(wù)部，財務(wù)部復(fù)核無誤后生成新合同價，經(jīng)營部與客戶簽訂補(bǔ)充合同。財務(wù)部根據(jù)新合同價與客戶進(jìn)行結(jié)算，所有款項收清后，銷售會計開出購房發(fā)票，財務(wù)主任審核確認(rèn)后，會計與客戶辦理換取購房發(fā)票手