中小企業(yè)內(nèi)部控制與風險管理（第二版）項目五：銷售業(yè)務內(nèi)部控制與風險管理

1、項目五銷售業(yè)務內(nèi)部控制與風險管理簽合同收貨，結(jié)賬日失蹤案 例（一）基本案情 冒用他人身份開皮包公司，5名廣東農(nóng)民來武漢“訂貨”，騙走38家公司價值270余萬元貨物。 2014年8月7日，江夏警方成功抓獲兩名嫌疑人，該團伙近年來在全國已成功詐騙500余萬元。 2014年7月8日，江夏鄭店派出所接到某公司報警，稱鄭店工業(yè)園內(nèi)一家公司向其購買了價值7萬余元的1 1萬米銅芯電纜線，但貨送到后該公司卻關(guān)門了。此后接連幾天，又陸續(xù)有37家類似公司報警，涉案金額高達270余萬元。 7月26日，江夏警方在廣東清遠警方配合下，成功抓獲該公司法人黃某和副經(jīng)理何某。 經(jīng)審查，兩人都是農(nóng)民，他們伙同其他3人，在武漢江

2、夏區(qū)鄭店工業(yè)園內(nèi)租下一座豪華辦公樓，以賒賬的方式花費20余萬元進行了裝修，隨后冒用他人身份證，花1500元請中介公司代辦了各種證照、銀行機構(gòu)代碼，成立了一家“武漢庭輝電器有限公司，經(jīng)分工，黃某任公司法人，何某任副經(jīng)理，潘某、羅某和李某分別任業(yè)務經(jīng)理、庫房驗收員；同時，以3 000元月薪招募26名工人。 萬事俱備，潘某等人物色生產(chǎn)銅芯、電纜線、塑料制品的公司，要求對方業(yè)務員送樣品到公司驗貨。不少業(yè)務員看到該公司裝修豪華的辦公樓，均信以為真，為了順利達成交易，便在沒有下定金的情況下就倉促地與該公司簽訂了供貨合同并送貨。案 例 7月5日，在成功騙得38家公司貨物并轉(zhuǎn)運至廣東后，黃某等人給每名員工50

3、0元生活費后便逃之夭夭。業(yè)務員前來結(jié)賬，發(fā)現(xiàn)人去樓空，才紛紛意識到受騙（二）問題探討該案例反映了公司在銷售業(yè)務方面的哪些內(nèi)控缺陷？ 銷售業(yè)務流程與風險管理實務任務一任務二把握銷售業(yè)務內(nèi)部控制的內(nèi)容和要求項目五 銷售業(yè)務內(nèi)部控制與風險管理1.1 銷售業(yè)務的特點銷售業(yè)務過程較為復雜認識銷售業(yè)務及其管控風險01銷售業(yè)務是一個分步驟的交易行為：從收到對方訂購單，到洽談交易事宜，到貨物交接，再到貨款收取，甚至還會發(fā)生退貨和折讓。在此過程中，企業(yè)不僅需要調(diào)查客戶的信用，與客戶展開激烈的價格談判，全力組織客戶需要的貨物，而且，還需要靈活處理銷售折讓和銷售退回。這些環(huán)節(jié)還可能出現(xiàn)事先無法預料的情況，所以銷售是

4、一項復雜的系統(tǒng)工程。銷售業(yè)務存在較大的風險現(xiàn)實交易中，由于多種因素的影響，企業(yè)發(fā)出商品后，可能無法收回相應的貨款，如交易產(chǎn)生糾紛導致客戶拒付貨款，客戶經(jīng)營不善無力支付貨款，甚至蓄意欺詐等。所以，銷售相對其他業(yè)務環(huán)節(jié)而言，具有更大的風險，如果處理不當，還有可能造成資金周轉(zhuǎn)不靈，使企業(yè)陷入嚴重的財務危機。1.1 銷售業(yè)務的特點銷售業(yè)務會計處理工作復雜認識銷售業(yè)務及其管控風險01 銷售的頻繁性使銷售業(yè)務的會計處理工作量增大。另外，銷售收入確認也相對復雜，按企業(yè)會計準則收入準則的規(guī)定，企業(yè)確認銷售收入的條件與要求越來越高，而各企業(yè)實際銷售情況千變?nèi)f化，收入確認非常容易出現(xiàn)錯誤，導致會計信息失真，影響企

5、業(yè)財務狀況和經(jīng)營成果的真實性和準確性。1.2 銷售業(yè)務管控中常見的風險認識銷售業(yè)務及其管控風險01（1）如果未經(jīng)市場調(diào)研即確定了目標價格，可能導致企業(yè)制定的價格不合理或沒有競爭力，從而導致銷售利潤降低或銷售量減少；（2）如果銷售定價過程不規(guī)范，或銷售價格不符合企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，可能無法滿足客戶和市場的需求或因銷售定價未經(jīng)適當?shù)膶徍藢徟鴮е麓罅慨a(chǎn)品滯銷、企業(yè)資產(chǎn)損失以及資產(chǎn)運營效率低下； （3）如果合同的簽訂未經(jīng)正確授權(quán)，或崗位設(shè)置與人員分工不當，從而導致資產(chǎn)損失、舞弊和法律訴訟；（4）如果銷售行為違反了國家的法律、法規(guī)，可能導致企業(yè)遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失，或因銷售政策和信用政策管理不

6、規(guī)范、不科學導致資產(chǎn)損失或資產(chǎn)運營效率低下；（5）如果發(fā)貨程序不規(guī)范或各項手續(xù)辦理不齊全，或運輸過程保管不善，可能延誤發(fā)貨時間，造成企業(yè)資產(chǎn)損失和企業(yè)形象受損；（6）如果賒銷額度未經(jīng)適當審核、審批或越權(quán)審批，或每筆賬款的回收和結(jié)算監(jiān)督不當，可能導致大量壞賬，造成企業(yè)資金損失、運營效率下降。2.1 銷售預算的控制銷售預測明確銷售內(nèi)部控制的內(nèi)容和要求02以銷售預測為基礎(chǔ)，在全面預算總方針的指導下，由銷售部門編制銷售預算。銷售預算應保持與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及單位的內(nèi)部環(huán)境要求的一致性。銷售預算的內(nèi)容應包括銷售的品種結(jié)構(gòu)、銷售的季節(jié)性、銷售價格金額、銷售策略等。銷售預算的編制企業(yè)應根據(jù)市場的發(fā)展變化，充分

7、考慮單位市場占有率和存在的風險，從現(xiàn)有市場狀況、單位自身狀況、競爭對手狀況、顧客狀況等方面入手分析，定量分析法和定性分析法相結(jié)合，合理預測銷售量。銷售預算的審批銷售預算編制完成后應交由銷售部門主管進行檢查批復，編制人員根據(jù)批復意見進行修改，直至通過主管審批簽字，方可上交給單位預算委員會進行審批。銷售預算送交董事會授權(quán)的預算委員會進行審議，預算委員會對銷售預算的修改意見應形成書面意見稿，送回銷售部門進行修改。預算委員會審議通過的銷售預算，必須經(jīng)過簽字方可生效執(zhí)行。2.2 接受訂單的控制明確銷售內(nèi)部控制的內(nèi)容和要求021）收取訂單銷售部門人員在收取訂單時，應對訂單上的售價、產(chǎn)品要求、交貨時間進行初

8、步確定。核準訂單上的售價不能超過權(quán)限，超過權(quán)限的應向主管人員報批。產(chǎn)品要求、交貨時間必須符合企業(yè)的生產(chǎn)能力。訂單變更時應隨即處理，訂單涂改應有簽章。2）信用額度的評定對申請賒銷的客戶進行信用額度評定是有效防止壞賬發(fā)生、強化責任的關(guān)鍵，是良好的內(nèi)部控制制度所必備的部分之一。銷售部門收到賒銷訂單后，首先應送到單位的信用部門辦理批準手續(xù)。未經(jīng)過信用審批的賒銷訂單不得執(zhí)行。企業(yè)應授權(quán)給信用部門，建立完整的客戶信用體系，建立客戶信用資料檔案，制定有效的信用審查制度。2.2 接受訂單的控制明確銷售內(nèi)部控制的內(nèi)容和要求02信用部門通過調(diào)查分析客戶的信用狀況，與企業(yè)的信用標準進行綜合比較，作出是否給予信用并形

9、成書面意見稿，送交信用部門經(jīng)理審批。3）信用額度審核登記經(jīng)過信用評定、信用部門主管簽字的賒銷訂單應送交銷售部門經(jīng)理或其他被授權(quán)人進行審批簽字。對收到的每一份經(jīng)審批的購貨訂單必須登記在購貨訂單登記簿上，成交后銷售執(zhí)行情況和客戶支付情況也將記錄在該登記簿上，保證從可以信賴的客戶那里收到的訂單盡快地給予滿足和為日后再處理客戶的購貨訂單時積累材料。同時，也應在財務信息系統(tǒng)中留底保存，亦作為日后差異分析之用，與銷售執(zhí)行結(jié)果進行比較，進行差異分析。信用額度評定的文件應編號保存，并在財務信息系統(tǒng)留底備查。2.3 開單發(fā)貨的控制銷售通知單的編制明確銷售內(nèi)部控制的內(nèi)容和要求02 在銷售通知單正式執(zhí)行前，企業(yè)應根

10、據(jù)需要就銷售通知單同客戶進行證實，這樣可避免由于執(zhí)行銷售通知單后，因客戶改變或取消訂單而發(fā)生的損失。但如果銷售業(yè)務處理的時間相當短的話，銷售通知單同客戶的證實程序也可以省略。銷售通知單的證實 銷售通知單必須登記各種不同的客戶訂單內(nèi)容，如所訂貨物的貨號、數(shù)量、價格等，以完整和規(guī)范化的格式反映出來。銷售過程中所需的各種授權(quán)和批準在銷售通知單上必須簽署齊全。銷售通知單必須事先進行連續(xù)編號，并制成能反映出整個銷售環(huán)節(jié)控制作用的統(tǒng)一格式。銷售通知單在執(zhí)行后應歸檔管理，并由專門的職員對其進行定期檢查。2.3 開單發(fā)貨的控制發(fā)貨明確銷售內(nèi)部控制的內(nèi)容和要求02在銷售通知單編制完成并經(jīng)過證實后，對它的執(zhí)行就是

11、存貨的提取、包裝和發(fā)運工作。倉儲部門應根據(jù)銷售部門編制和其負責人簽字認可的銷售通知單組織發(fā)貨。實際發(fā)貨的品種和數(shù)量應記錄在有關(guān)賬冊和銷售通知單各副聯(lián)上，并將其中一聯(lián)交財會部門登賬。如果包裝業(yè)務也由倉儲部門執(zhí)行，則它還應填制包裝聯(lián)表，記錄其完成的工作量。2.4 收款的控制銷售的收款方式分現(xiàn)銷和賒銷兩種。不同的銷售方式對商品和資金的控制有一定的差異。明確銷售內(nèi)部控制的內(nèi)容和要求02對于現(xiàn)銷業(yè)務，財務人員應根據(jù)銷售發(fā)票進行合規(guī)性、合法性審核，并加蓋審核印章，由審核人員簽字。銷售發(fā)票審核無誤后，根據(jù)銷售發(fā)票的“結(jié)算聯(lián)”與客戶辦理貨款結(jié)算手續(xù)?，F(xiàn)銷賒銷如果是賒銷，必然形成應收賬款。應收賬款是企業(yè)對外提供

12、商業(yè)信用的結(jié)果，相當于一項投資。在既定的授信政策下，需要考慮如何形成應收賬款、如何催收應收賬款，以及能回收多少應收賬款、需要投入多少收款費用等問題。應收賬款的控制主要包括應收賬款追蹤分析、應收賬款賬齡分析、應收賬款收現(xiàn)率分析、應收賬款壞賬準備制度和應收賬款催收制度等內(nèi)容。采購業(yè)務流程與風險管理實務任務一任務二把握采購業(yè)務內(nèi)部控制的內(nèi)容和要求項目四 采購業(yè)務內(nèi)部控制與風險管理1.1銷售業(yè)務審批流程與風險分析銷售業(yè)務流程與風險分析01銷售審批業(yè)務流程與風險分析 西山公司銷售審批業(yè)務流程與風險分析1.1 銷售審批業(yè)務流程與風險分析銷售業(yè)務流程與風險分析01銷售審批業(yè)務流程描述及說明（1）在銷售合同簽

13、訂之前，銷售員應就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。對談判中涉及的重要事項，應當有完整的書面記錄；（2）銷售部門與客戶協(xié)商后，擬定銷售合同草案，提交給營銷總監(jiān)和總經(jīng)理審批，營銷總監(jiān)和總經(jīng)理依照企業(yè)規(guī)定的不同合同金額審批權(quán)限進行審批，營銷總監(jiān)和總經(jīng)理應當對銷售合同草案中提出的銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴格審查并建立客戶信息檔案。重要的銷售合同，應當征詢法律顧問或?qū)＜业囊庖姡唬?）銷售合同草案經(jīng)審批同意后，銷售部門經(jīng)理應與客戶簽訂正式銷售合同。簽訂合同應當符合中華人民共和國合同法的規(guī)定；（4）銷售部門應當按照經(jīng)批準的銷售合同編制銷售計劃；（5）銷售部門向發(fā)貨部門

14、下達銷售通知單，同時編制“銷售發(fā)票通知單”，并經(jīng)營銷總監(jiān)審批后下達給財會部門；（6）發(fā)貨部門應當對銷售發(fā)貨單據(jù)進行審核，嚴格按照銷售通知單所列的發(fā)貨品種和規(guī)格、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨時間、發(fā)貨方式、接貨地點組織發(fā)貨，并建立貨物出庫、發(fā)運等環(huán)節(jié)的崗位責任制，確保貨物的安全發(fā)運。1.2 銷售審批業(yè)務流程與風險分析銷售業(yè)務流程與風險分析01銷售定價業(yè)務流程與風險分析 西山公司銷售定價業(yè)務流程與風險分析圖1.2 銷售審批業(yè)務流程與風險分析銷售業(yè)務流程與風險分析01銷售定價業(yè)務流程描述及說明（1）銷售員在市場調(diào)研和研究了生產(chǎn)部、技術(shù)部等其他相關(guān)部門提供的信息基礎(chǔ)上，依據(jù)銷售定價控制制度擬定銷售目標價格；（2）經(jīng)

15、銷售部門經(jīng)理審核后，確定銷售目標價格，交財會部門審核；（3）財會部門對銷售價格進行成本測算，若成本測算未通過公司要求，則需要銷售部門重新確定目標價格；（4）銷售員對公司競爭對手的銷售定價進行研究，包括競爭對手品牌知名度、產(chǎn)品性能、產(chǎn)品包裝等相關(guān)因素；（5）銷售員初步確定銷售價格后，提交銷售部門經(jīng)理和財會部門審核、總經(jīng)理審批。1.3 銷售發(fā)貨業(yè)務流程與風險分析銷售業(yè)務流程與風險分析01銷售發(fā)貨業(yè)務流程與風險分析圖 西山公司銷售發(fā)貨業(yè)務分析流程與風險分析圖1.3 銷售發(fā)貨業(yè)務流程與風險分析銷售業(yè)務流程與風險分析01銷售發(fā)貨業(yè)務流程描述及說明(1）銷售員開展銷售活動，與客戶簽訂銷售合同，客戶根據(jù)合同

16、要求及需要發(fā)出訂單；（2）銷售員對訂單所列的發(fā)貨品種和規(guī)格、訂單數(shù)量、金額、發(fā)貨時間以及發(fā)貨方式、接貨地點等進行初步審核，上報銷售主管審批；（3）銷售員根據(jù)審批后的訂單，簽發(fā)“發(fā)貨單”，交由倉儲部準備發(fā)貨；（4）倉儲部核實銷售員簽發(fā)的“發(fā)貨單”，根據(jù)“發(fā)貨單”規(guī)定的品種、數(shù)量、包裝、時間等要求備貨，并通知物流單位運貨；（5）倉庫管理員調(diào)整賬卡，核銷存貨，并進行復核；復核無誤后，進行包裝、裝箱，并在外包裝上詳細寫明到貨地址、電話和取貨人等信息；（6）倉庫管理員依據(jù)“發(fā)貨單”，在所發(fā)貨物裝車后具“倉儲發(fā)貨明細清單”，并將實際數(shù)量填在產(chǎn)品發(fā)貨單欄內(nèi)，加蓋倉庫專用章；（7）財務部對銷售員提交的各項單據(jù)

17、進行審核，審核無誤后允許發(fā)貨；（8）按照訂單約定時間和發(fā)貨方式，運輸部負責送貨或由客戶取貨；（9）銷售員在貨物發(fā)出后，及時與客戶溝通，提醒客戶收貨，確認到貨情況，并協(xié)助處理出現(xiàn)的意外情況。1.4 賒銷業(yè)務管控流程與風險分析銷售業(yè)務流程與風險分析01賒銷業(yè)務管控流程與風險分析圖西山公司賒銷業(yè)務管控流程與風險分析圖1.4 賒銷業(yè)務管控流程與風險分析銷售業(yè)務流程與風險分析01賒銷業(yè)務管控流程描述及說明（1）銷售部經(jīng)理依據(jù)對客戶的調(diào)查情況，針對每個客戶劃分賒銷額度范疇，交財務部審核、總經(jīng)理審批后組織執(zhí)行；（2）銷售員根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和客戶賒銷額度對客戶提出的賒銷申請進行審核；（3）申請符合企業(yè)規(guī)定的，

18、銷售員填寫“賒銷額度申請單”，提交領(lǐng)導審批；若在客戶賒銷額度范圍之內(nèi)的，銷售部經(jīng)理審批即可；若超過賒銷額度，交財務部審核及總經(jīng)理審批；（4）銷售員在簽訂合同或組織發(fā)貨時，需按照信用等級和授權(quán)額度確定銷售方式；所有簽發(fā)賒銷的銷售合同都必須經(jīng)銷售部經(jīng)理簽字蓋章后方可發(fā)出；（5）財務部定期按照“信用額度期限表”核對應收賬款的匯款和結(jié)算情況，嚴格監(jiān)控每筆賬款的回收和結(jié)算進度；（6）應收賬款超過信用期限仍未回款的，催收會計人員應及時上報財務部經(jīng)理，并及時通知銷售部經(jīng)理組織銷售員聯(lián)系客戶清收。2.1 對外投資業(yè)務風險管理目標對外投資業(yè)務風險管理02合理確認、計量銷售收入制定合理的產(chǎn)品和勞務價格正確處理現(xiàn)金

19、折扣、銷售退回與折讓保證應收賬款的真實性和可收回性及時收回貨款2.2 銷售業(yè)務風險管理制度銷售業(yè)務風險管理02銷售業(yè)務崗位分工制度（1）接受客戶訂單、簽訂合同的崗位應與最后付款條件核準崗位分離，即使由同一部門操作，也應由不同人員來承辦；（2）對預付款條件(即信用政策)必須由銷售部門和信用部門同時批準；（3）發(fā)貨憑證編制人與發(fā)運貨物、提取貨物、包裝貨物或托運貨物的人員不能是同一人，發(fā)運貨物人與門衛(wèi)保安也應分離；（4）開具發(fā)票與發(fā)票審核崗位應當分離，編制銷售發(fā)票通知單與開具銷售發(fā)票分離；（5）應收賬款記錄與收款崗位應當分離；（6）催收貨款與結(jié)算貨款應當分離；（7）退貨驗收的人員與退貨記錄的人員不能

20、是同一人；（8）折扣與折讓給予與審批應當分離；（9）不能由同一部門或人員辦理銷售與收款業(yè)務的全過程。2.2 銷售業(yè)務風險管理制度銷售業(yè)務風險管理02銷售業(yè)務授權(quán)審批制度(1)明確審批人員對銷售業(yè)務授權(quán)批準的方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施。審批人員應根據(jù)銷售授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。(2)規(guī)定經(jīng)辦人員辦理銷售業(yè)務的職責范圍和工作要求。經(jīng)辦人員應在職責范圍內(nèi)，按照制度規(guī)定和審批人員的批準意見辦理銷售業(yè)務，對于審批人員超越授權(quán)范圍審批的銷售業(yè)務，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟藛T的上級授權(quán)部門報告。(3)對于金額較大或情況特殊的銷售業(yè)務和特殊信用條件，應進

21、行集體決策，經(jīng)過有審批權(quán)限人員的審批后方可執(zhí)行，防止決策失誤造成嚴重損失。(4)應建立健全合同審批制度。審批人員對價格、信用條件、收款方式等內(nèi)容進行審批。(5)嚴禁任何未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員經(jīng)辦銷售業(yè)務。2.2 銷售業(yè)務風險管理制度銷售業(yè)務風險管理02合同管理制度 企業(yè)在銷售過程中必須簽訂規(guī)范的購銷合同，并嚴格按銷售合同組織生產(chǎn)和銷售。銷售合同訂立前，應指定專門人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。談判人員至少應有兩人以上，并與訂立合同的人員相分離。銷售談判全部過程應有完整的書面記錄。 合同必須由專人管理，并根據(jù)應收賬款賬齡分析清單實時監(jiān)控合同執(zhí)行情況，重視貨款到期日的監(jiān)控工作。一旦貨款逾期，要責成有關(guān)人員作出有時間限期的書面催討計劃，并落實監(jiān)督措施。2.2 銷售業(yè)務風險管理制度銷售業(yè)務風險管理02發(fā)貨制度 銷售部門應按經(jīng)批準的銷售合同編制銷售計劃，向發(fā)貨部門下