企業(yè)人力資源制度類文件編寫(xiě)指引模版

1、PAGE xx人力資源制度類資料文件編寫(xiě)指引第一部分 編寫(xiě)規(guī)則第一章 編寫(xiě)指導(dǎo)原則1 編寫(xiě)的基本思路：為什么要做，什么人來(lái)做，做什么，怎么做，做成什么樣。 2 編寫(xiě)的原則：2.1 合法性：應(yīng)不與國(guó)家關(guān)于勞動(dòng)法律法規(guī)相抵觸，下級(jí)制度不與上級(jí)制度相抵觸。2.2 完整性：在適用范圍所規(guī)定的界限內(nèi)按需要力求完整。2.3 準(zhǔn)確性：制度的文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免造成或產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。制度的圖樣、表格、數(shù)值和其它內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。 統(tǒng)一性：制度中的術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、代號(hào)應(yīng)統(tǒng)一，并與其它的相關(guān)管理制度一致。 適用性：應(yīng)盡可能結(jié)合公司的實(shí)情編寫(xiě)，同時(shí)應(yīng)符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃及公司基本法，力求

2、具有合理性、先進(jìn)性和可操作性。第二章 涉及部室及人員職責(zé) 1 共享服務(wù)室流程標(biāo)準(zhǔn)崗： 在符合公司制度類資料文件要求的前提下，建立和完善人力資源制度類資料文件的編寫(xiě)指引。 負(fù)責(zé)在總部人力資源中心各部室、各業(yè)務(wù)單元人力資源部范圍內(nèi)推廣人力資源制度類資料文件的編寫(xiě)規(guī)范，進(jìn)行宣傳及培訓(xùn)。 審核總部人力資源中心各部室、各業(yè)務(wù)單元人力資源部提交的制度類資料文件是否符合編寫(xiě)規(guī)范。2 各部室/業(yè)務(wù)單元人力資源部：依照人力資源制度類資料文件的編寫(xiě)指引擬訂所有制度類資料文件第三章 編寫(xiě)指引1制度類資料文件首頁(yè)編寫(xiě)規(guī)則：首頁(yè)的結(jié)構(gòu)：由文檔信息、本版批復(fù)信息、資料文件版本記錄、資料文件說(shuō)明四部分組建。用宋體小四加粗字

3、體。1.1.1 文檔信息：由資料文件名稱、資料文件編號(hào)、資料文件所有者、資料文件屬性、關(guān)聯(lián)資料文件、資料文件密級(jí)組建。用宋體五號(hào)字體。1.1.1.1 資料文件名稱：為必選要素，一般有這樣一些詞語(yǔ)：規(guī)定、規(guī)范、規(guī)則、辦法、條例、制度、流程、指引、補(bǔ)充等。1.1.1.2資料文件編號(hào)：為必選要素，由競(jìng)爭(zhēng)力項(xiàng)目組填寫(xiě)。1.1.1.3 資料文件所有者：為必選要素，指制度流程的主責(zé)任部門。1.1.1.4 資料文件屬性：為必選要素，指制度流程的職能類別、領(lǐng)域類別、形式類別、知識(shí)類別，類別的分類標(biāo)準(zhǔn)參照xx知識(shí)管理制度(試行)。1.1.1.5 關(guān)聯(lián)資料文件：為必選要素，指與本文內(nèi)容相關(guān)的資料文件。1.1.1.

4、6 資料文件密級(jí)：為可選要素，文檔密級(jí)劃分參照xx秘密文檔保密管理細(xì)則。 1.1.2 本版批復(fù)信息：由擬制、簽發(fā)組建。用宋體五號(hào)字體。1.1.2.1 擬制：為必選要素，指擬寫(xiě)該資料文件的擬稿人。1.1.2.2 簽發(fā)：為必選要素，指最終審批人，其中“建議或意見(jiàn)”由竟?fàn)幜?xiàng)目組填寫(xiě)。1.1.3 資料文件版本信息：由生效日期、作者、版本、變更說(shuō)明組建。除以下的特別說(shuō)明外，其余項(xiàng)用五號(hào)字體。1.1.3.1 生效日期：為必選要素，指該資料文件生效的日期。日期的格式為：YYYY-MM-DD，用Times New Romar五號(hào)字體。1.1.3.2 作者：為必選要素，指擬寫(xiě)該資料文件的擬稿人。1.1.3.3

5、 版本：為可選要素，指版本的標(biāo)識(shí)號(hào)，幫助了解該資料文件是否為最新的版本。版本的命名格式：V主版本號(hào).次版本號(hào)，如新資料文件建立時(shí)版本號(hào)是V1.0，第一次更新或修訂資料文件版本號(hào)為V2.0，以此類推，生效日期越接近當(dāng)前的版本填寫(xiě)在前面。用Times New Romar五號(hào)字體。1.1.3.4 變更說(shuō)明：為可選要素，第一次發(fā)布的資料文件填寫(xiě)“新資料文件建立”，后面更新或修訂填寫(xiě)更新或修訂的原因。1.1.4 資料文件說(shuō)明：由目的、適用范圍、資料文件結(jié)構(gòu)、名詞說(shuō)明組建。用宋體五號(hào)字體。 1.1.4.1 目的：為必選要素，描述資料文件所要達(dá)到的目標(biāo)。 1.1.4.2 適用范圍：為必選要素，指必須執(zhí)行資料

6、文件的業(yè)務(wù)范圍，包括實(shí)施范圍和內(nèi)容范圍。 1.1.4.3 資料文件結(jié)構(gòu)：為可選要素，指本資料文件的資料文件構(gòu)成以及與其他資料文件的銜接關(guān)系；比如：一個(gè)制度可以由數(shù)個(gè)流程和標(biāo)準(zhǔn)組建，一個(gè)流程資料文件可以由多個(gè)子流程及標(biāo)準(zhǔn)組成；資料文件可以與多個(gè)資料文件銜接。 1.1.4.4 名詞說(shuō)明：為可選要素，當(dāng)制度流程中某些關(guān)鍵詞語(yǔ)尚未普遍使用，或有可能影響管制度流程的理解時(shí)，宜對(duì)這些詞語(yǔ)加以說(shuō)明說(shuō)明。 2 制度類資料文件正文的編寫(xiě)規(guī)則：2.1正文：一般由指導(dǎo)原則、權(quán)利義務(wù)、操作標(biāo)準(zhǔn)、附件、操作流程等內(nèi)容組建。2.1.1 指導(dǎo)原則：為可選要素，描述制度運(yùn)用時(shí)要遵循的基本思想、基本要求等。2.1.2 權(quán)利義務(wù)

7、：為可選要素，當(dāng)制度中的事項(xiàng)需要兩個(gè)或兩個(gè)以上部門參加履行且需要界定他們的權(quán)責(zé)時(shí)，應(yīng)明確加以說(shuō)明。必要時(shí)，即使制度中的事項(xiàng)只需一個(gè)部門或部門內(nèi)部的不同崗位完成，也須明確其職責(zé)。2.1.3 操作標(biāo)準(zhǔn)：為必選要素，描述制度的管理內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.1.4 附件：為可選要素。指本制度涉及的其它制度流程或表、單據(jù)。按一個(gè)附件一條依次列舉。附件包括資料文件或表單2.1.4.1本部門擬訂的資料文件或表單，直接附上資料文件或表單，采用圖標(biāo)顯示方式。如資料文件或表單太大，可另外附上。2.1.4.2如是本部門設(shè)計(jì)的表單（指在工作中需用到的一些表格和單據(jù)）需做說(shuō)明，說(shuō)明的基本內(nèi)容為：使用部門、使用時(shí)機(jī)、功能說(shuō)明

8、、字段說(shuō)明、使用規(guī)定等，以備注形式在表下體現(xiàn)，但不限羅列事項(xiàng)。2.1.4.3表單的編號(hào)和標(biāo)題應(yīng)居于表上方的居中位置，在WORD中繪制的表單用三號(hào)宋體加粗字體，在EXCEL中繪制的表單用16號(hào)宋體加粗字體，表單的編號(hào)為：表+阿拉伯?dāng)?shù)字（從1開(kāi)始編號(hào)），編號(hào)與標(biāo)題中間用“”相連。表內(nèi)文字及備注說(shuō)明在WORD中繪制的表單用五號(hào)宋體字體，在EXCEL中繪制的表單用10號(hào)宋體加粗字體，需強(qiáng)調(diào)的文字字體可加粗。2.1.4.4其它部門設(shè)計(jì)的表單或公司其他制度規(guī)定直接附上資料文件或表單，采用圖標(biāo)顯示方式。表單只需直接附上格式和內(nèi)容，不需另作修改。如資料文件或表單太大，可另外附上。2.1.4.5附件的編號(hào)為：附

9、件+阿拉伯?dāng)?shù)字（從1開(kāi)始編號(hào)），編號(hào)與標(biāo)題中間用“”相連。2.1.6 操作流程：為必選要素。流程圖編號(hào)格式為：子流程+阿拉伯?dāng)?shù)字（從1開(kāi)始編號(hào)），編號(hào)與標(biāo)題中間用“”相連。流程圖下方需進(jìn)行流程描述。2.2 編排格式：2.2.1 在制度類資料文件中，按內(nèi)容分成若干部分，每部分下細(xì)分若干章，章下用阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)編號(hào)，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開(kāi)始編號(hào)。層次的描述與編號(hào)如下：2.2.1.1 第一層次的編號(hào)（例如1、2等）可分為第二層次的編號(hào)（例如1.1、2.1等），一般情況下宜分到第四層次的編號(hào)（例如：1.1.1.1、1.2.1.1等），編號(hào)用Times New Romar五號(hào)字體。2.2.1.2 下一層次

10、自上一層次編號(hào)后空一格開(kāi)始編號(hào)。每一層次如只有一條內(nèi)容，也需列出編號(hào)。2.2.1.3 編號(hào)后空一格再寫(xiě)文字，回行時(shí)與本層次的編號(hào)后第一個(gè)字對(duì)齊。2.2.1.4 按內(nèi)容分成的若干部分標(biāo)題用宋體小四加粗字體，每部分下細(xì)分的章及內(nèi)容用宋體五號(hào)加粗字體，第一層次阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)下的文字用宋體五號(hào)字體。 2.2.2 版面采用A4版面（210mmX297mm）。2.2.3 頁(yè)邊距：上邊距為2 cm、下邊距為1.5cm，左邊距、右邊距為2cm。2.2.4 資料文件正文的行距為1.25倍行距。2.3流程圖編制規(guī)則： 2.3.1 全部流程圖均使用Visio軟件制作。 2.3.2 流程圖的名稱置于左上方，用宋體14

11、pt字號(hào)。 2.3.3 流程圖按兩個(gè)維度編制，橫向是流程階段，是流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；縱向是涉及的部門與人員。用宋體12pt字號(hào)。 2.3.4 流程必須按標(biāo)準(zhǔn)控件進(jìn)行編制。標(biāo)準(zhǔn)控件內(nèi)的內(nèi)容用宋體加粗10pt字號(hào)，排列方式居中。 2.3.5 每個(gè)流程步驟須編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：流程的編號(hào)+流水號(hào)，流水號(hào)三位數(shù)字，“001”表示第一個(gè)步驟，如：1001表示子流程1的第一個(gè)步驟。如同一時(shí)點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行的不同內(nèi)容項(xiàng)目的流程步驟，編號(hào)規(guī)則為：流程的編號(hào)+流水號(hào)+英文大寫(xiě)字母順序號(hào)，如：1001A、1001B表示子流程1的第一個(gè)步驟同時(shí)進(jìn)行的不同內(nèi)容項(xiàng)目。 2.3.6 同一位置的圖形需要水平對(duì)齊/垂直對(duì)齊。3 附件3.

12、1 附件1-制度類資料文件模版 3.2 附件2-流程圖模版 第二部分 人力資源制度流程審批流程 總部人力資源中心制度編寫(xiě)流程流程描述1 擬文 001 由發(fā)起部室擬稿人發(fā)起制度流程編制或優(yōu)化，如內(nèi)容跨部室或涉及業(yè)務(wù)單元，由發(fā)起部室先與涉及部室或業(yè)務(wù)單元溝通。 2 報(bào)批002 擬稿人擬文后，需所在部室負(fù)責(zé)人簽批后報(bào)批。003 共享服務(wù)室根據(jù)制度流程編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。004 共享服務(wù)室審核后報(bào)HR支持部負(fù)責(zé)人審核。005 資料文件傳遞到總部HR負(fù)責(zé)人處審核。006 資料文件傳遞到分管HR執(zhí)委處審批。如不涉及薪酬/激勵(lì)政策則審批完畢后按xx流程標(biāo)準(zhǔn)資料文件的管理流程中的子流程總部擬文的資料文件管理流程

13、進(jìn)行發(fā)布。如涉及薪酬/激勵(lì)政策則審批完畢后還須報(bào)CEO進(jìn)行審批。 007 資料文件傳遞到CEO處審批。如審批通過(guò)按xx流程標(biāo)準(zhǔn)資料文件的管理流程中的子流程總部擬文的資料文件管理流程進(jìn)行發(fā)布。 3 歸檔008 資料文件發(fā)布后由擬稿人將資料文件報(bào)共享服務(wù)室歸檔，共享服務(wù)室按檔案歸檔流程進(jìn)行歸檔。第二章 業(yè)務(wù)單元人力資源部制度編寫(xiě)流程流程描述1 擬文 001 由擬稿人發(fā)起制度編制或優(yōu)化，如內(nèi)容跨部室，由業(yè)務(wù)單元人力資源部先與涉及部室溝通。 2 報(bào)批002 擬稿人擬文后，需業(yè)務(wù)單元HR負(fù)責(zé)人簽批后報(bào)批。003 業(yè)務(wù)單元流程標(biāo)準(zhǔn)管理員審核報(bào)批的資料文件。004 業(yè)務(wù)單元總經(jīng)理審核報(bào)批的資料文件。005 總部HR對(duì)應(yīng)職能部室負(fù)責(zé)人審核報(bào)批的資料文件。006 共享服務(wù)室根據(jù)制度編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。007 共享服務(wù)室審核后報(bào)HR支持部負(fù)責(zé)人審核。008 資料文件傳遞到總部HR負(fù)責(zé)人處審批。如不涉及薪酬/激勵(lì)政策則審批完畢后按xx流程標(biāo)準(zhǔn)資料文件的管理流程中的子流程業(yè)務(wù)單元擬文的資料文件