軟件項(xiàng)目管理CommunicationManagement課件

1、軟件項(xiàng)目管理CommunicationManagement課件軟件項(xiàng)目管理CommunicationManagement課Revision HistoryVersion 0.1, August 4, 2003Version 1.0, Nov 4, 2003Revision HistoryVersion 0.1, A溝通我說我恨你就真的恨你嗎？我說我愛你就真的愛你嗎？我真的搞不懂！溝通我說我恨你就真的恨你嗎？為什么溝通？有效的，成功的管理者都很重視溝通為什么溝通？有效的，成功的管理者都很重視溝通為什么溝通？“高級(jí)管理人員往往花費(fèi)80%的時(shí)間以不同的形式進(jìn)行溝通，普通管理者約花50%的時(shí)間用于傳播

2、信息” Effective Communication,Ludlow,R.巴納得認(rèn)為構(gòu)成組織的基本要素有三，一是共同的目標(biāo)，二是合作的意愿，三是信息的交流。而要使前兩個(gè)要素發(fā)揮作用，信息交流是基礎(chǔ)為什么溝通？“高級(jí)管理人員往往花費(fèi)80%的時(shí)間以不同的形式進(jìn)什么是溝通通過說話、信號(hào)、書寫或行為來交換思想、消息或信息。The exchange of thoughts, messages, or information, as by speech, signals, writing, or behavior是指信息通過預(yù)先設(shè)定好的符號(hào)系統(tǒng)在個(gè)人間傳遞的過程是為了設(shè)定的目標(biāo)、把信息、思想和感情在個(gè)人或

3、群體間傳遞的過程什么是溝通通過說話、信號(hào)、書寫或行為來交換思想、消息或信息。溝通的目的建議：改變?nèi)藗兊男袨榉绞接绊懀河梅e極或消極的方式激發(fā)、勸說或鼓勵(lì)他人提供信息：獲取信息：溝通的目的建議：改變?nèi)藗兊男袨榉绞綔贤ü芾頊贤ü芾砭褪谴_定利益相關(guān)者的信息交流和溝通需求，確定誰需要信息，需要什么信息，何時(shí)需要，以及如何將信息分發(fā)給他們。雖然每個(gè)項(xiàng)目都需要交流項(xiàng)目信息,但對(duì)信息的需求和分發(fā)方式卻差異很大。項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確地提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目信息暢通。溝通管理溝通管理就是確定利益相關(guān)者的信息交流和溝通需求，確定溝通模型溝通是一個(gè)雙向過程，它包括發(fā)者到收

4、者的全過程發(fā)信者編碼通道譯碼接信者溝通模型溝通是一個(gè)雙向過程，它包括發(fā)者到收者的全過程發(fā)編通譯溝通容易嗎？韓喬生先生在解說比賽時(shí)，眼睛里看著A，腦子里想起了B，嘴里說著C，實(shí)際指的是D，觀眾聽著以為是E溝通的最終目的在于：確保接收者得到的是發(fā)送者想要傳遞的信息溝通容易嗎？韓喬生先生在解說比賽時(shí)，眼睛里看著A，腦子里想起溝通模型請(qǐng)關(guān)注影響信息傳遞的各個(gè)環(huán)節(jié)來源的經(jīng)驗(yàn)區(qū)域個(gè)性濾網(wǎng)接收者的經(jīng)驗(yàn)區(qū)域理解力濾網(wǎng)來源編碼者信息解碼者接收者反饋理解力濾網(wǎng)個(gè)性濾網(wǎng)溝通模型請(qǐng)關(guān)注影響信息傳遞的各個(gè)環(huán)節(jié)來源的經(jīng)驗(yàn)區(qū)域接收者的經(jīng)溝通中間的各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)報(bào)者（Communicator）消息的產(chǎn)生者。編碼（Encoding

5、）將精神、思想轉(zhuǎn)化為一種可以被其他人理解的代碼或語言。消息（Message）編碼的輸出。發(fā)報(bào)者想要傳達(dá)的思想、意見、感覺或其他信息。媒介（Medium）用來傳達(dá)消息的工具或方法。收?qǐng)?bào)者（Receiver）完成或打斷通信過程的參與者。只有當(dāng)收?qǐng)?bào)者接收到消息并使他與發(fā)報(bào)者之間對(duì)消息的意義理解“相同”時(shí)，才發(fā)生溝通。解碼（Decoding）將可以被解釋的信息轉(zhuǎn)化為口頭、非口頭和或可視的。反饋（Feedback）檢查我們對(duì)所收到消息理解情況的機(jī)制。噪聲（Noise）阻礙消息傳送與理解的任何東西溝通中間的各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)報(bào)者（Communicator）消息什么阻礙了溝通過濾（Filtering），指大量信息在

6、上行溝通或下行溝通過程中損失掉的現(xiàn)象。濾波的起因是語音、文化、智力、消息內(nèi)容、可信度、信譽(yù)、組織結(jié)構(gòu)位置、歷史因素什么阻礙了溝通過濾（Filtering），指大量信息在上行溝什么阻礙了溝通障礙（Barrier）缺乏清晰的溝通渠道物理距離分散注意力的環(huán)境因素有害的態(tài)度權(quán)力游戲什么阻礙了溝通障礙（Barrier）溝通障礙語義：沒有使用同樣的表達(dá)真正意義上的符號(hào)系統(tǒng)知覺的選擇性：人們?cè)诮邮芑蜣D(zhuǎn)述一個(gè)信息時(shí)，符合自己需要的又與自己切身利益有關(guān)的內(nèi)容很容易聽進(jìn)去，而反之則不容易聽進(jìn)去。這樣就會(huì)有意無意中產(chǎn)生知覺的選擇性心理因素：個(gè)人興趣的影響溝通障礙語義：沒有使用同樣的表達(dá)真正意義上的符號(hào)系統(tǒng)溝通過程C

7、ommunications planningInformation distributionPerformance reportingAdministrative closure溝通過程Communications planningInf溝通管理過程溝通計(jì)劃編制，Communications planning，確定干系人信息和溝通的需要；誰需要哪些信息、何時(shí)需要、如何得到信息發(fā)送，Information distribution，使項(xiàng)目干系人適時(shí)得到所需要的信息績(jī)效報(bào)告，Performance reporting，收集并發(fā)布績(jī)效信息。包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展測(cè)量和預(yù)測(cè)管理收尾，Administrat

8、ive closure，為了將階段或項(xiàng)目正規(guī)化完成而產(chǎn)生、收集與發(fā)布信息溝通管理過程溝通計(jì)劃編制，Communications pl溝通計(jì)劃的編制溝通計(jì)劃就是確定項(xiàng)目利害關(guān)系者的信息交流和溝通的要求。簡(jiǎn)單的說，也就是誰需要何種、何時(shí)以及應(yīng)如何將信息交到他們手中不同項(xiàng)目之間的信息需求和分發(fā)方法不大相同。識(shí)別干系人的信息需求，并確定滿足這些需求的合適手段，是獲得項(xiàng)目成功的重要保證溝通計(jì)劃的編制溝通計(jì)劃就是確定項(xiàng)目利害關(guān)系者的信息交流和溝通溝通計(jì)劃的編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃：規(guī)定未來項(xiàng)目溝通管理的文件參與項(xiàng)目的每一個(gè)人，都必須用項(xiàng)目“語言”溝通編制溝通計(jì)劃的步驟：識(shí)別干系人確定他們的需要和期望對(duì)這些需求確認(rèn)

9、采用適當(dāng)?shù)臏贤夹g(shù)溝通計(jì)劃的編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃：規(guī)定未來項(xiàng)目溝通管理的文件練習(xí)確定在一個(gè)項(xiàng)目中，以下角色的溝通需求：項(xiàng)目經(jīng)理部門經(jīng)理客戶開發(fā)工程師公司決策層練習(xí)確定在一個(gè)項(xiàng)目中，以下角色的溝通需求：溝通計(jì)劃內(nèi)容信息收集渠道結(jié)構(gòu)：詳細(xì)說明信息收集和存儲(chǔ)渠道的結(jié)構(gòu)，即用何種方法從何處收集信息。信息分發(fā)渠道結(jié)構(gòu)：詳細(xì)說明信息分發(fā)渠道的結(jié)構(gòu)，即信息將流向何人以及用何種方法傳遞分發(fā)信息的形式：分發(fā)信息說明，包括格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度和要采用的符號(hào)規(guī)定和定義日程表：信息的時(shí)間頻度要求，進(jìn)度安排，說明何時(shí)進(jìn)行某種溝通溝通計(jì)劃內(nèi)容信息收集渠道結(jié)構(gòu)：詳細(xì)說明信息收集和存儲(chǔ)渠道的結(jié)溝通計(jì)劃編制：干系人分析Page 2

10、71溝通計(jì)劃編制：干系人分析Page 271信息發(fā)送把正確的信息，在正確的時(shí)間，以正確的形式，傳遞給正確的人，和產(chǎn)生這些信息的工作同樣重要溝通計(jì)劃說明了什么時(shí)候以什么形式傳遞給什么人什么樣的信息，信息發(fā)送就是確保溝通計(jì)劃被正確執(zhí)行信息發(fā)送把正確的信息，在正確的時(shí)間，以正確的形式，傳遞給正確信息發(fā)送的方式：溝通技術(shù)溝通技術(shù)根據(jù)不同角度可以有不同的分類方式：1人與1人之間，1人對(duì)多人書面，口頭正式，非正式上行，下行，平行單向，雙向言語，體語信息發(fā)送的方式：溝通技術(shù)溝通技術(shù)根據(jù)不同角度可以有不同的分類溝通技巧和方法正式書面（項(xiàng)目章程，管理計(jì)劃）正式口頭（講演、談話）非正式溝通溝通技巧和方法正式書面（

11、項(xiàng)目章程，管理計(jì)劃）正式的書面溝通主要是以標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目文檔形式存在和傳遞注意以下幾點(diǎn)：使用統(tǒng)一的語言，“項(xiàng)目管理”語言使用定義并被認(rèn)可的模板，確保信息的完整性，和內(nèi)容的可預(yù)測(cè)性準(zhǔn)確，簡(jiǎn)練，客觀主要用于約定，承諾，可預(yù)測(cè)的信息發(fā)布正式的書面溝通主要是以標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目文檔形式存在和傳遞正式的口頭大多數(shù)以演講（1對(duì)多），會(huì)議（多對(duì)多），談話（1對(duì)1）形式存在，用于補(bǔ)充正式的書面溝通，或形成正式的書面溝通注意以下幾點(diǎn)：事先列出提綱，內(nèi)容簡(jiǎn)練，條理清楚，追求效率陳述客觀事實(shí)，避免主觀感情正式的口頭大多數(shù)以演講（1對(duì)多），會(huì)議（多對(duì)多），談話（1對(duì)會(huì)議溝通項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議項(xiàng)目問題評(píng)審會(huì)議項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審會(huì)議會(huì)議溝通

12、項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議目的：通知情況、找出問題和制定下一步的行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)該定期召開，以便早日發(fā)現(xiàn)問題和找出潛在問題，防止危及項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的意外情況發(fā)生內(nèi)容：自上次會(huì)議后所取得的成績(jī)各種計(jì)劃的完成情況各項(xiàng)工作存在的差異項(xiàng)目工作的發(fā)展變化趨勢(shì)項(xiàng)目工作的發(fā)展結(jié)果預(yù)測(cè)需要采取的措施，及下一步行動(dòng)計(jì)劃安排項(xiàng)目情況評(píng)審會(huì)議目的：通知情況、找出問題和制定下一步的行動(dòng)計(jì)項(xiàng)目問題解決會(huì)議當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員發(fā)現(xiàn)問題或潛在的問題時(shí)，應(yīng)立即召開解決會(huì)議內(nèi)容：描述和說明項(xiàng)目存在的問題找出這些問題的原因和影響因素提出可行的問題解決方案評(píng)價(jià)并選定滿意的問題解決方案重新修訂項(xiàng)目相關(guān)計(jì)劃項(xiàng)目問題解決會(huì)議當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員發(fā)現(xiàn)問

13、題或潛在的問題時(shí)，應(yīng)立即項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審會(huì)議主要適用于對(duì)項(xiàng)目用到的技術(shù)解決方案進(jìn)行評(píng)審，例如：FTR等項(xiàng)目技術(shù)評(píng)審會(huì)議主要適用于對(duì)項(xiàng)目用到的技術(shù)解決方案進(jìn)行評(píng)審，非正式溝通非正式溝通的內(nèi)容和信息都具有非計(jì)劃性的，突發(fā)的，隨機(jī)的等特點(diǎn)，但是根據(jù)溝通信息的內(nèi)容和目的，存在著兩種類型的非正式溝通：不利的非正式溝通有利的非正式溝通非正式溝通非正式溝通的內(nèi)容和信息都具有非計(jì)劃性的，突發(fā)的，隨不利的非正式溝通按照Keith Davis的研究，非正式溝通存在4種傳播形式單線式：消息由一人通過一連串的人把消息傳播給最終接受者流言式，又叫閑談傳播式：由一個(gè)人主動(dòng)地把小道消息傳播給其他人偶然式，又叫機(jī)遇傳播式：消息由

14、一個(gè)人按偶然的機(jī)會(huì)傳播給他人，他人又按偶然機(jī)遇傳播，并無一定路線集束式，又叫群集傳播式：一個(gè)人有選擇地告訴自己的朋友或有關(guān)人，有關(guān)人也照此辦理傳遞消息不利的非正式溝通按照Keith Davis的研究，非正式溝通不利的非正式溝通Davis的研究表明，小道消息傳播的最普遍形式是集束式。10%的人是小道消息的傳播者，而且大多是固定的一些人不利的非正式溝通Davis的研究表明，小道消息傳播的最普遍形減少非正式溝通的不利影響通過加強(qiáng)正式溝通渠道，減少非正式溝通的負(fù)面影響公布進(jìn)行重大決策的時(shí)間安排公開解釋那些看起來不一致或隱秘的決策和行為對(duì)目前的狀況，強(qiáng)調(diào)其積極一面的同時(shí)，也指出其不利的一面公開討論可能出

15、現(xiàn)的最差結(jié)局，這肯定比無端的猜測(cè)引起的焦慮程度低減少非正式溝通的不利影響通過加強(qiáng)正式溝通渠道，減少非正式溝通有利的非正式溝通有目的的非正式溝通可以補(bǔ)充正式溝通所帶來的信息傳播局限促進(jìn)隱性知識(shí)的傳播加強(qiáng)組員之間的工作默契和理解滿足合群需要激勵(lì)有利的非正式溝通有目的的非正式溝通可以補(bǔ)充正式溝通所帶來的信有效溝通的一些建議以聽者的思路說話。關(guān)注，溝通的目的在于聽者理解，而非聽到注重維護(hù)溝通的渠道和環(huán)境，避免其他因素干擾溝通的效果增加反饋和驗(yàn)證措施有效溝通的一些建議以聽者的思路說話。關(guān)注，溝通的目的在于聽者績(jī)效報(bào)告使干系人知曉為了取得項(xiàng)目目標(biāo)，是如何使用資源的績(jī)效報(bào)告的輸入：項(xiàng)目計(jì)劃和工作成果績(jī)效報(bào)告的輸出：狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告、預(yù)測(cè)和變更請(qǐng)求績(jī)效報(bào)告使干系人知曉為了取得項(xiàng)目目標(biāo)，是如何使用資源的狀態(tài)報(bào)告介紹項(xiàng)目在某一特定時(shí)間點(diǎn)上所處的位置一般使用掙值分析技術(shù)，綜合范圍、時(shí)間和成本數(shù)據(jù)的項(xiàng)目執(zhí)行績(jī)效測(cè)量技術(shù)狀態(tài)報(bào)告介紹項(xiàng)目在某一特定時(shí)間點(diǎn)上所處的位置進(jìn)度報(bào)告介紹項(xiàng)目組在某一特定期間內(nèi)所完成的工作進(jìn)度報(bào)告介紹項(xiàng)目組在某一特