活動執(zhí)行范例手冊

1、說;前期準(zhǔn)備隊組成和時間表工作說 選擇要求薯內(nèi)容活動場地*場地情況車輛安排停車場接待用車來賓接待（記者）特殊嘉賓現(xiàn)場布置后勤工作 媒體接待基礎(chǔ)文公關(guān)活動策劃與執(zhí)行培訓(xùn)說在前面的話前期準(zhǔn)備一目的前期準(zhǔn)備一確立目標(biāo)的程序前期準(zhǔn)備一預(yù)算前期準(zhǔn)備一構(gòu)思摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的全過程，這個想象應(yīng)至少重復(fù)三次， 并將你想象的全過程詳細地說給你的團隊，以便獲得補充：-每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方-每個環(huán)節(jié)所需用到的物料-每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化-每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達到？在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？團隊構(gòu)成和時間表一團隊團隊構(gòu)成和時間表一項目推進表項

2、目推進表（為可控因素預(yù)留必要時間：比正常時間多1/3 ）-項目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容-物料清單：列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料-人員分工：列出每個子項目負責(zé)人必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？-場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地-重要來賓：他們的時間、行程是不確定的-其他不可控因素預(yù)定的檢查時間通報：-向所有成員報告每日工作的完成情況，分享你的完成快樂，也分享別人的完成快樂-使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項目去做什么？-應(yīng)付意外情況、贏得補救機會項目推進表的分解正確制定并運用子目標(biāo)團隊構(gòu)成和時間表一工作說明書活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等）活動物料匯總部門

3、工作（接待）流程和要求活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求）文案準(zhǔn)備-新聞稿-主持人臺本-領(lǐng)導(dǎo)講話稿-重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料通訊錄工作說明書的主要目的確定活動基本要素/相互關(guān)系及檢查點場地選擇一列出要求需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求來賓人數(shù)：測算最小面積要求活動內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能?周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時間費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額場地選擇一詢問是否有檔期？是否有足夠的布展時間？場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？場地清掃需要特別安排嗎？場地可容納多少人？使用該場地是否需要

4、辦理特別手續(xù)？是否有噪音及安全、清潔方面的要求？場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費？現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？是否有供貴賓和工作人員休息的地方？場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動的服務(wù)經(jīng)驗？場地是否有存放雜物或資料的地方？車輛安排一停車場停車場在哪里？從停車場到活動場地步行需要多長時間？通過哪些線路?停車場的開放和關(guān)閉時間？停車場需要什么憑證？是否可以專辟停車場？是否有VIP專用停車場？是否有“停車已滿”標(biāo)志牌？停車場是否有保安管理？ 工作用車停在哪里？是否需付費？車輛安排一活動班車來賓來自哪里？何時啟程？正常何時抵達?以每半小時為

5、單位，列出航班抵達時間表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時間、發(fā)車輛數(shù)班車品牌？新舊程度？司機素質(zhì)如何？會否迷路？聯(lián)系方式？班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？預(yù)留至少一輛機動車輛車輛安排一特殊來賓接待特殊來賓有多少人（正確職務(wù)）？他們啟程和抵達的精確時間表？是否有陪同人員？入住酒店？入住時間和離開時間?特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？特殊來賓的行程安排（活動當(dāng)天），征求本人或隨從的意見；活動前是否觀看場地并參加彩排？由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用餐？）特殊來賓的活動文件夾準(zhǔn)備：簡易流程、講話稿、行程提醒來賓接待當(dāng)來賓準(zhǔn)備趕赴機場時，接待工作已經(jīng)開始：-來賓是否拿到了正確

6、的機票？-來賓是否方便抵達機場？當(dāng)來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手續(xù)?-來賓是否知道下飛機后應(yīng)該如何做?突發(fā)情況處理：-航班延誤-個別來賓遲到來賓接待當(dāng)來賓走下飛機后：-確保第一時間知道接站人位置-在班車等候時間不能超過30分鐘-在班車行程中為來賓播放輕松音樂突發(fā)情況處理：-班車損壞-部分來賓延誤-班車迷路來賓接待當(dāng)來賓抵達接待區(qū)時：-確保第一時間看到接待人員和接待指示牌-預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力-如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完成后交酒店總臺-在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū)-如果是直接進入會場，應(yīng)準(zhǔn)備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌

7、突發(fā)情況處理：-因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增來賓接待來賓登記時應(yīng)了解什么？-活動的日程安排-活動所需佩戴證件及使用要求-活動場地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置-何時可以離開？離開機票領(lǐng)取的時間和方式-來程時的費用報銷時間、地點、方式-離開時是否有班車接送？ -用餐時間、地點？用餐憑證?來賓接待當(dāng)來賓進入酒店房間休息: -準(zhǔn)備小型歡迎卡-確保來賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員一是否需要提前清空房間內(nèi)的收費物品？一房間內(nèi)是否需要準(zhǔn)備鮮花及水果？一房間內(nèi)應(yīng)準(zhǔn)備當(dāng)?shù)芈糜问謨约暗貓D現(xiàn)場布置來賓行走線路現(xiàn)場勘察：-場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進入？-來賓人數(shù)有多少？是否能夠及時順暢地通過入口？-入口

8、是否需要鋪設(shè)紅地毯？-在抵達會場途中是否要穿越其他場地？是否有明確方向指木?-來賓進入會場后是否能夠立即找到自己的位置？-不同類別的來賓是否需要分別設(shè)定入口？-是否有來賓需要特別休息室？現(xiàn)場布置搭建施工一保證施工期間的用電及保安-保證施工用料的擺放位置-檢查施工單位用料擺放是否合理-搭建完成時間應(yīng)保障至少12小時的彩排時間-務(wù)必進行最大負荷電量測試-施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡-確保用電線路安全隱秘現(xiàn)場布置舞臺布置-保障上場及下場通道暢通-后臺有方便快捷且安全的物品存放處-來賓上下舞臺通道地板檢查，是否有松動可能-舞臺布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場攝影攝像視線-確保來賓無法進入后臺現(xiàn)場布置來賓區(qū)域-貴

9、賓席如何布置（座位安排圖）？是否需要名簽或椅背簽?-為外籍人士座位的側(cè)后方安排翻譯人員座位-來賓的通道是否暢通？-是否要準(zhǔn)備同傳？規(guī)格？現(xiàn)場翻譯？-預(yù)留攝影攝像位置，是否需要架高？-來賓取用飲料位置是否方便？-當(dāng)來賓退場時是否可能發(fā)生擁擠？后勤安排安排專門工作人員負責(zé)用餐預(yù)訂及送達指定工作人員用車和司機文件打印資料裝袋、運輸和存放物品領(lǐng)取登記視頻、圖片資料媒體接待基礎(chǔ)文件媒體接待基礎(chǔ)文件 -邀請媒體名單，新聞夾內(nèi)容 -航班時刻表（接、送車輛安排）-住房登記表-媒介分工（活動現(xiàn)場位置）-接待物料一專訪安排（名單、Q&A、陪同媒介、速錄）其他事項活動付款明細表一供應(yīng)商、額度、日期、付款形式、尾款結(jié)

10、算日期現(xiàn)場指揮文件一-根據(jù)確定流程_AV、音響（上場音樂/出車音樂）、燈光配合一攝影攝像預(yù)定位置和要求一重要環(huán)節(jié)時的前后銜接、人員補位一現(xiàn)場提問時的媒介人員位置一主持人臺本活動（專訪）結(jié)束后一匯集活動攝影攝像資料（速錄文字？）一挑選圖片或整理速錄文字，客戶確認后上傳網(wǎng)絡(luò)一統(tǒng)計媒體對視頻資料的數(shù)量目錄公司簡介和六一兒童節(jié)慶典活動介紹-活動執(zhí)行手冊執(zhí)行委員會架構(gòu)項目執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)活動前期準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行流程附 件公司內(nèi)部人員聯(lián)絡(luò)表執(zhí)行相關(guān)人員聯(lián)絡(luò)表活動安排日程表活動道具一覽表六一兒童節(jié)慶典活動活動志愿者招聘細則培訓(xùn)會細則各項活動比賽細則現(xiàn)場效果圖I、公司簡介。公司是由一群熱愛廣告，年輕富有朝氣，又在各自領(lǐng)域

11、中有不同專長的年輕人創(chuàng)辦。公司創(chuàng)辦人經(jīng)過在中國本土多年的經(jīng)營探索與磨練整 合，形成了客戶為本(Client - focused)、活力維新(Vibrant)、先行是金(Proactive)”的經(jīng)營理念。目前已在上海、杭州(制作工廠)、南京、 北京設(shè)立了 4個辦事處。是以品牌策劃、平面設(shè)計、影視制作、廣告制作代理、網(wǎng)站開發(fā)、及廣告公關(guān)策劃為主的綜合性廣告設(shè)計傳播服務(wù)機構(gòu)。一直以高度專業(yè)化的 精神，嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在廣告領(lǐng)域辛勤耕耘。我們總是不斷的思考思索，期望為客戶的品牌提供更強大有力的能量來源，我們致力于為客戶的互動 溝通領(lǐng)域提供全面解決方案，提供給客戶完善整合的溝通方案。通過完美的創(chuàng)意表現(xiàn)，

12、全新的平面技術(shù)處理，有效的媒體執(zhí)行，可度量的數(shù)據(jù)監(jiān)測并 將之完美融合，從而給用戶帶來最具價值的廣告宣傳體驗。以“感性本土文化，理性國際潮流”為企業(yè)理念，人性化的管理，堅持策略性創(chuàng)意導(dǎo)向，視“給消費者帶來利益，為企業(yè)帶來市場”為己任， 樹立本土廣告公司的形象，力求在國際競爭中發(fā)展壯大。我們的定位：品牌傳播的個性化解決之道II、六一兒童節(jié)慶典活動介紹、活動背景:“大白兔”品牌在今年年初舉辦了“我心中的大白兔”小學(xué)生繪畫大賽，在小學(xué)生中建立并鞏固了我們良好的品牌形象。此次活動將廣場路演和 繪畫大賽頒獎儀式結(jié)合起來，進一步增強品牌的市場號召力。本次活動旨在通過六一活動，以推出全新“Family Day

13、”的概念，擴大“大白兔”品牌在目標(biāo)受眾中的影響力。、活動簡介:時間：2006年5月27日地點：上海世紀(jì)公園銀杏大道草坪活動信息：活動主辦：冠生園（集團）有限公司品牌冠名：大白兔活動承辦：上海諾泰廣告有限公司活動介紹：本活動引進全新“Family Day”的理念，通過舉辦在世紀(jì)公園的 大型戶外“嘉年華”活動，在少年兒童心目中樹立年輕的品牌形象， 同時又勾起家長對“大白兔”的美好回憶，達到活動目的。咨詢熱線：活動網(wǎng)站：III、執(zhí)行手冊一、活動執(zhí)行項目組架構(gòu)工作人員要求：身著統(tǒng)一服飾，掛統(tǒng)一胸牌，統(tǒng)一口號，組長及項目負責(zé)人以胸牌顏色區(qū)分，顏色越深，級別越高小組負責(zé)人：紅色吊牌志愿者小組長：黃色吊牌大

14、學(xué)生志愿者：藍色吊牌1、派發(fā)組（志愿者30名）Leader：活動資料派發(fā)人員安排表日期地點數(shù)量志愿者負責(zé)人志愿者電話備注5月1日一5月7日市中心熱鬧商圈8人5月13日、14日各區(qū)少年宮4人5月20日、21日各區(qū)少年宮4人5月10日一5月12日各區(qū)學(xué)校5人5月15日一5月19日各區(qū)學(xué)校5人5月20日一5月26日各區(qū)學(xué)校5人5月27日活動現(xiàn)場30人 派發(fā)人員工作內(nèi)容：活動前期一一派發(fā)活動宣傳DM，向路人告知本次活動內(nèi)容活動現(xiàn)場一一身著統(tǒng)一兔子服，向游客派發(fā)DM，小旗幟，氣球，將路人引至活動現(xiàn)場等物資領(lǐng)用清單序號派發(fā)點負責(zé)人小旗幟小氣球DM領(lǐng)用人備注2、游戲組（志愿者20人）：組織游客游玩，參與比賽

15、，贏大獎Leader：志愿者安排及聯(lián)系方式活動區(qū)域負責(zé)人志愿者聯(lián)系電話備注休息區(qū)展示區(qū)手工坊推鐵環(huán)民間表演放風(fēng)箏二手義賣攝影棚活動物品義賣及捐贈套圈圈親子游戲1親子游戲2許愿樹才藝寶寶家庭報名及初賽游戲組分為三塊一一休息區(qū)（志愿者3人）：負責(zé)接待小朋友及家長休息等展示區(qū)（志愿者3人）：負責(zé)繪畫比賽優(yōu)秀作品展示及講解，參與本次活動小朋友簽名游藝區(qū)（志愿者12人）：負責(zé)各項游戲及親子活動公平開展等游藝區(qū)區(qū)域管理1）手工DIY （水粉畫、小植物）時間：10： 0016： 00內(nèi)容：以5元低價購買游戲材料，跟爸爸媽媽一起完成，作品可帶回家2）推鐵環(huán)比賽時間：10： 0016： 00 （半小時一次）內(nèi)容

16、：以家庭為單位，每報名5組比賽一場，跟爸爸媽媽一起合作贏獎品獎品：大白兔毛絨大玩具12個 小獎品48份3）民間藝人絕活表演（剪紙、捏面粉人等）時間：10： 0016： 00內(nèi)容：低價銷售，5-10元，可現(xiàn)場教小朋友制作，收入所得歸藝人所有4）放風(fēng)箏時間：10： 0016： 00內(nèi)容：風(fēng)箏5-10元低價銷售，跟爸爸媽媽一起放風(fēng)箏5）二手義賣時間：10： 0016： 00內(nèi)容：小朋友將自己收藏的小玩意拿出來義賣，義賣所得款捐贈兒童醫(yī)院白血病患兒6）攝影棚時間：10： 0016： 00內(nèi)容：跟兔寶寶一起合影，或穿著兔寶寶的衣服拍照，或造型板露臉，背景有企業(yè)活動宣傳背板，照片可等活動結(jié)束后上網(wǎng)站存取7

17、）活動物品義賣及現(xiàn)場捐贈時間：10： 0016： 00內(nèi)容：本次活動產(chǎn)品無償義賣及捐贈，活動T-shirt、氣球、帽子1-10元不等，定點捐贈，所得款項全部捐贈給白血病兒8）套圈圈時間：10： 0016： 00內(nèi)容：2元10次，套中任何獎品，獎品歸小朋友所有獎品：大白兔奶糖、大白兔毛絨玩具、活動物品等9）親子游戲（踩氣球、一二一踏步走等2個）時間：10： 0016： 00 （半小時一次）內(nèi)容：以家庭為單位，5組一比，根據(jù)游戲規(guī)則開展比賽，贏取豐富禮品獎品：大白兔毛絨大玩具24個 小獎品96份10）愿望樹時間：10： 0016： 00內(nèi)容：一元一張小卡片，綁著紅色綢帶，由小朋友寫好愿望，爸爸媽媽

18、抱起小朋友一起將愿望卡片掛在樹上11）才藝寶寶家庭報名及初賽時間：10： 0011： 0013： 0015： 00內(nèi)容：憑活動DM后的調(diào)查問卷，領(lǐng)取紀(jì)念品一份，并可參加寶寶才藝大比拼活動，贏獎品獎品：大白兔明星寶寶、大白兔天才寶寶、大白兔快樂寶寶、大白兔快樂家庭等10個獎項，有紀(jì)念證書及價值300元大白兔大禮包等3、演出組（志愿者10人）Leader：現(xiàn)場布置及舞臺搭建：空飄氣球及指引標(biāo)志固定方位，活動海報張貼舞臺演出流程配合及演員安排口 10： 00-10： 口 10： 00-10： 05主持人介紹本次活動口 10： 05-10：15少兒武術(shù)口 10： 15-10：35雜技表演口 10： 35-10：45少兒拉丁口 10：