居民小區(qū)物業(yè)公司公文管理規(guī)定

1、居民小區(qū)物業(yè)公司公文管理規(guī)定一、總則一為了統(tǒng)一公司公文運行程序，強化公文管理，提升辦公效 率，特制定本規(guī)定。二各級政府、上級機關和其他單位發(fā)送、報送本公司的公文， 統(tǒng)一由行政人事部收管，并負責簽收、分類、登記、分發(fā)和傳閱工作。三以公司名義發(fā)出的各種文件，由行政人事部統(tǒng)一編號、登 記，對外發(fā)送。四全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。五必須嚴格保守文書的機密。六公文的處理。凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等，一律 以公文的形式進行。所有公文的處置都必須以準確與迅速為原則，必 須明確責任。即使在緊急狀況下，以口頭或 形式處置的事項，事后也必 須以公文形式記錄下來。二、公文的

2、收發(fā)七公文到達后全部由后勤部接收，并按以下要點處置。一般公文予以啟封，分送各部門。私人公文不能開啟，直接送給收信人。分送各部門的公文假設有差錯，必須馬上退回后勤部。八節(jié)假日及工作時間外到達的公文，由值班人員接收后轉交。三、公文的處理九將公文按機密程度可分為以下幾類：絕密公文指極為重要并且不得向公司內外無關人員泄露內容 的公文。秘密公文指次重要但所涉及的內容不能向公司內外無關人員 透露的公文。外密公文指不宜向公司以外人員透露內容的公文。一般公文指非機密公文。如果附有其他調查問卷之類的重要東 西，則另當別論。傳閱公文指在本公司內廣為傳閱或傳達的公文。十一般公文的處理。由部門經理以上級別的管理人員負

3、責對公文送件審閱、回答、 照會及其他必要的處理，或者指定下屬對公文進行具體處理。如果碰到重要或異常事項，必須及時與上一級管理人員取得聯 系，按上級指示辦理。與各部門有關聯的事項，必須經過與各部門的合議后才干予以 處理。十一機密公文的處理。機密公文原則上由責任人或當事人自行處理。指名或親啟公文的寄發(fā)，原則上在封面上注明公文所涉及事項 的要點，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。收到的指名或親啟公文，原則上由信封上所指名者開啟，其他 人不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者，不受 本條規(guī)定約束。十二公文的閱覽原則。公文被閱覽后，閱覽者必須簽字畫押，表示已經閱覽完畢。在 有必要的狀況下，在公

4、文的空白處填寫閱覽后的看法，轉給或交還公 文的主管。在各部門傳閱的公文，必須附上“傳閱登記簿，按傳閱登記 簿規(guī)定欄目填寫，并最終交還公文主管。十三與各部門有關的公文，如果在處理看法上存在分歧，則 由公文的主管部門出面進行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，上報或請示高 一級領導，由上級裁決。四、公文的請示審批十四凡公司經營的重要事項，都必須經請示，獲得董事會、 總經理的檢察、裁決和下文批復之后，才干執(zhí)行或行事。十五必須請示審批的事項如下：各種制度性規(guī)定的變更。有關公司經營的重要計劃與企劃。職務及重要人事安排。重要契約的締結、解除與變更。土地、建筑物的購買與轉讓。訴訟行為。大額饋贈、謝禮以及宣揚廣告費用的開

5、支。分支機構的增變與升級。預算與決算事宜。借款與貸款。重要或高額物品的采購，不急用或不必須要物品的轉讓與廉價 出售。定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除以及費用開支的修訂。與政府有關的各種重要的請示回執(zhí)、申請等。其他重要事項。十六請示審批者為公司總經理以及以此基準確定的管理人員。十七請示審批的提案公文，必須進行認真斟酌，以便能順利 地予以實施。十八請示審批的事項，必須以提案公文的方式，經主管呈交 公司。如果事情緊急，同意直接以非公文形式請示，但事后必須盡快 撰寫請示提案公文上報。十九請示提案公文的內容包括標題、正文、理由、說明和附 錄，提案公文一式多份，分送有關部門。二十請示提案公文必須編號，并

6、注明起草或請示者、所屬部 門以及簽名蓋章。二十一請示審批內容一旦被上級認可并做出決定，就以請示 提案書副本替代批復返回請示部門執(zhí)行。二十二請示提案原件由后勤部保管。五、公文的制作二十三公文制作要領。公文必須簡明扼要，一事一議。語言措辭力求準確規(guī)范。必須交代起草公文的理由，包括起因以及中間交涉過程。必要 狀況必須附上有關資料與文件。必須明確起草公文的責任者，署上請示審批提案者姓名。對請示提案公文進行修改時，修改者必須認真審閱原件，修改 后必須署名。二十四公文的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確 的決定之后進行。公文的草案必須予以儲存。二十五重要公文或契約書案，必須經過公證，并且在正式公 文

7、形成之日前，必須掌握且附上具有價值的證據或證實文件。二十六公文的署名。公司內公文，如果是一般往來公文，只必須主管署名即可。如果 是單純的上報公文，或者不涉及各部門，且內容并不重要的公文，只 必須部門署名即可。如果是重要公文，按責任范圍署名經理或有關部門 的主管姓名與職務。對外公文，如契約書、責任狀、許可申請書、回執(zhí)、公告等重 要公文，一律署名總經理職務與姓名。如果總經理委托的事項，可由 指名責任者署名。上列規(guī)定以外的公文，也可署名分公司或分支機構 主管職務與姓名。二十七公文的蓋章。在正本上必須加蓋公文署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。如果公文署名者不在，則加蓋職務替代或代理者印章

8、，且加蓋 具體執(zhí)行者印章。在這種狀況下，公文存檔前加蓋署名者印章。以部門或公司名義起草的公文，在旁加蓋有關責任者印章。二十八總經理與公司印章按以下原則使用。有必要加蓋總經理或公司印章者，必須填寫委托申請書，經所 屬部門經理認可，并且加蓋印章之后，向公司后勤部提出。公司后勤部經審核，簽名蓋章，批準申請。如果有必要則必須請 示總經理。在事情緊急狀況下，可以口頭申請與批準，但事后必須補 填申請書。在必須要總經理簽字的狀況下，手續(xù)同前。經公司后勤部批準后加蓋總經理或公司印章。帶有公司字樣或總經理職務字樣的印章，須經主管同意，再申 請加蓋。六、公文的送發(fā)二十九一些必須要郵寄或專人遞交的公文，按以下要點進

9、行， 必要時給文秘處以回復或回執(zhí)。調查報告不受本條規(guī)定限制。公文封面必須清楚寫明發(fā)送或接收單位與地址，收件人姓名， 并且注明“快遞“郵寄 “面呈或“轉交。如果是公司內部公文，原則上不作封緘。三十各部門的郵寄公文，必須在發(fā)送前在發(fā)信登記本與郵資 明細賬上做好登記與記錄。七、公文的整理與儲存三十一公文按內容進行整理，并分為兩類分別保管。一類是 尚未完結的公文，另一類是可以歸檔的公文。三十二全部完結的公文，分別按所屬部門、文件機密程度、 整理編號和儲存年限進行整理與編輯，并在“公文儲存簿上做好記 錄，歸檔儲存。三十三制度規(guī)定、不動產權利書、契約書、往來公文等特別 重要的公文，由后勤部填寫重要公文目錄

10、后，予以儲存。三十四分公司或分支機構的公文，分為特別重要公文和一般 公文。特別重要公文，直接歸分公司主管領導儲存，一般公文，留存 各部門保管。三十五公文的儲存年限。永久儲存公文，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要 的制度性規(guī)定，重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊公文，股票關系書 類，重要的訴訟關系公文，重要的官方許可證書，有關公司歷史的公 文，決算書和其他重要的公文。必須儲存10年的公文，包括請示審批提案公文、人事任命公文、 獎金工資與津貼有關公文、財務會計賬簿、傳票、會計分析報表及永 久儲存以外的重要公文。必須儲存5年公文，指不必須要儲存10年的次重要公文。儲存1年公文，指無關緊要的或者臨時性公文。如果是調查報 告原件，則由所在部門主管負責確定儲存年限。本條規(guī)定以外的公文儲存年限，依法律或部門主管指示。三十六全部重要的機密公文，一律存放在保險金庫或帶鎖的 文件柜之中。三十七儲存期屆滿的公文以及沒必要持續(xù)儲存的公文，經總 經理決定，登