公司文件編號及格式規(guī)范管理制度

1、公司文件編號及格式規(guī)范管理制度1.1. 總則1.1.1. 為了規(guī)范管理，使集團(tuán)文件格式化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，特制定本試行辦法。1.1.2. 本辦法適用于集團(tuán)及各二級子公司。1.1.3. 各公司文件編號、文件格式規(guī)范工作由公司管理中心負(fù)責(zé)管理。1.1.4. 各部門行文編號、格式規(guī)范工作由各部門負(fù)責(zé)管理。1.2. 字母縮寫規(guī)范*集團(tuán)：*JT公函：GH：公函傳真：CZ：傳真內(nèi)部會議紀(jì)要：對外會議紀(jì)要：管理制度：內(nèi)部行文：內(nèi)部協(xié)作：表格：NBHY: 內(nèi)部會議DWHY：對外會議ZD：制度NW：內(nèi)文NX：內(nèi)協(xié)BG：表格審計(jì)監(jiān)事：戰(zhàn)略發(fā)展：投資發(fā)展：管理：SJ：審計(jì)ZL：戰(zhàn)略TZ：投資GL：管理行政：XZ：行

2、政法務(wù)：FW：法務(wù)信息技術(shù)：招標(biāo)采購：人力資源：IT：Information TechnologyZB：招標(biāo)HR：Human Resource招聘：ZP：招聘KH：考核CW：財(cái)務(wù)YF：研發(fā)CB：成本GC：工程YX：營銷WL: 物流FB：范本FW：發(fā)文GLSC：管理手冊考核：財(cái)務(wù)管理：研發(fā)設(shè)計(jì)：成本管理：工程管理：營銷管理：物流：范本：發(fā)文：管理手冊：1.3. 文件編號規(guī)則總則: 以公司為單位的:公司-類別-流水號以部門為單位的:公司-類別-部門-流水號1.3.1 會議紀(jì)要類內(nèi)部會議:公司會議:公司-內(nèi)部會議紀(jì)要（NBHY）-年度流水號（3位數(shù)）：部門會議: 公司-內(nèi)部會議紀(jì)要（NBHY）-部門

3、-年度流水號（3位數(shù)）：與外公司會議：公司 -對外會議紀(jì)要（DWHY）-年度流水號（3位數(shù)）：1.3.2 發(fā)文類（公函）對政府行文公司簡稱+年度+流水號（3位數(shù)）：對合作單位業(yè)務(wù)行文公司-公函（GH）-年度流水號（3位數(shù)）：給外單位以傳真方式的公函公司-傳真（CZ）-年度流水號（3位數(shù)）：1.3.3 公司管理制度公司-管理制度（ZD）-部門-年度流水號（3位數(shù)）：如取代以前的制度，則以距離最近的文號表示：即：公司-管理制度-專業(yè)-年度流水號/原文件年度流水號：1.3.4 內(nèi)部行文類工作指令下達(dá)類用途：用于公司集團(tuán)總裁辦領(lǐng)導(dǎo)向集團(tuán)各職能部門和/或個(gè)二級子公司下達(dá)的指令。公司-內(nèi)部行文（NW）-總

4、裁辦（ZCB）-年度流水號（3位數(shù)）通知請示報(bào)告類報(bào)告等。公司-內(nèi)部行文（NW）-部門- -年度流水號（3位數(shù)）：內(nèi)部協(xié)作類用途：用于各公司、各部門間、公司領(lǐng)導(dǎo)間的工作協(xié)作。公司-內(nèi)部協(xié)作（NX）-部門-年度流水號（3位數(shù)）1.3.5 表格所有文件中涉及到表格的，需在文件中以鏈接方式及時(shí)獲取。使用，在類別中采取中文格式任何表單的編號是固定不變的，為了確保所有表單的唯一性、可識別性和可追溯性，各職能部門和二級子公司在實(shí)際使用表格時(shí)，按照以下編號規(guī)格進(jìn)行編號，填入“No.”中，編號規(guī)則：部門縮寫-年份流水號（3位數(shù)）如取代以前的表格，則加修改號公司-表格（BG）-部門-內(nèi)容-修改流水號1.3.6

5、管理手冊編號公司-管理手冊（GLSC）-部門-年度-版本流水號（2位數(shù)）1.4. 文件格式規(guī)范1.4.1 文件字體要求按集團(tuán)規(guī)范文件格式使用，有文件字體要求：標(biāo)題：三號宋體加粗，文號編號：小四號宋體，正文：小四號宋體，行距：1.5 倍頁碼居中，第 XX 頁，共 XX 頁頁眉：LOGO 居左，尺寸：高度 1.5CM 寬度 3.5CM，彩色或黑白均可。1.4.2 內(nèi)部文件實(shí)行正反打印。另：紅頭部分：標(biāo)題：小二號宋體加粗，文號編號：四號宋體，正文：四號宋體，行距：1.5 倍，主題詞：四號宋體1.4.3 排版原則 （參見范本）1.4.4 簽章要求本公司實(shí)行“兩雙眼睛”原則，任何報(bào)告需2 位及以上人員簽

6、名，職位較高的簽左邊，職位較低的簽右邊，機(jī)打簽名與手簽同時(shí)應(yīng)用。印章或簽字在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日；標(biāo)明“此頁無正文”字樣。1.4.5 數(shù)字的寫法正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。1.5. 文件的簽發(fā)與處罰措施行文者必須手簽姓名，特殊情況下無法簽字的，至少保證該部門負(fù)責(zé)人的意見為手簽。簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確實(shí)需要修改，必須重新送簽。本規(guī)定執(zhí)行后前 3 文件提供給管理中心，管理中心在收到文件后指定行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號。從第四個(gè)月開始，除對政府發(fā)文，其余編號需由各職能部門和各二級人需在每月 2 錯(cuò)誤后有權(quán)要求部門修正編號。各部門上報(bào)文件以不符合上述規(guī)定的，以職能部門或各二級子公司為單位，第一次發(fā)現(xiàn)，由管理中心指出并登記在案，退回上報(bào)部門重發(fā)；第二并登記在案，月底匯總交人力資源中