黨政機(jī)關(guān)公文基礎(chǔ)知識(shí)

1、黨政機(jī)關(guān)公文基礎(chǔ)知識(shí)一、公文的概念 公文，是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在正常工作、活動(dòng)中為處理公務(wù)而按照特定的體式，經(jīng)過(guò)一定的處理程序制成的文字材料。是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，實(shí)施行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。二、公文的種類國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文分為13類：1、命令（令）； 2、決定；3、公告； 4、通告；5、通知； 6、通報(bào)；7、議案； 8、報(bào)告；9、請(qǐng)示； 10、批復(fù)；11、意見(jiàn)； 12、函；13、會(huì)議紀(jì)要。黨的機(jī)關(guān)公文種類主要有：（一）決議 （二）決定（三）指示 （四）意見(jiàn)（五）通知 （六）通報(bào)

2、（七）公報(bào) （八）報(bào)告（九）請(qǐng)示 （十）批復(fù)（十一）條例 （十二）規(guī)定（十三）函 （十四）會(huì)議紀(jì)要三、公文寫作的基本要求（1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。（2）要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。（3）在文字表述上準(zhǔn)確、莊重、樸實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、精練、符合語(yǔ)法邏輯。（4）公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。（5）要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。四、公文寫作的一般步驟和方法（1）明確發(fā)文主旨（2）收集有關(guān)材料（3）擬出寫作提綱（4）認(rèn)真起草正文（5）反復(fù)檢查修改九、公文的格式（一）公文格式公文的格式可以分成： 眉首、主體、版記三部分。眉首部分格式眉首即文件頭，包括：1、公文份數(shù)序號(hào)2、秘密等級(jí)3、

3、緊急程度4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)5、發(fā)文字號(hào)6、簽發(fā)人7、橫隔線一、公文份數(shù)序號(hào) 亦稱公文份號(hào)，是指根據(jù)同一文稿印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào)。一般秘密文件才加順序號(hào)。份數(shù)序號(hào)，一般由六位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，標(biāo)識(shí)在公文首頁(yè)版心左上角第1行，如果數(shù)字不足規(guī)定位數(shù)的，前面用“0”（零）補(bǔ)齊二、秘密等級(jí) 需要保密的公文，應(yīng)根據(jù)保密程度注明密級(jí)。密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種、用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。也有的標(biāo)于左上角份數(shù)序號(hào)之下。同一機(jī)關(guān)發(fā)出的文件秘密等級(jí)標(biāo)注位置要一致。三、緊急程度 是對(duì)文件送達(dá)和辦理速度的要求。緊急公文應(yīng)分別注明“特急”或“急”字樣，用3號(hào)黑體字，標(biāo)注在秘密等級(jí)之下

4、。四、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 又稱版頭。是公文制發(fā)機(jī)關(guān)的標(biāo)記。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，如：“中共中央文件”“河北省人民政府文件”等。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)一般使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)，人們常把法定公文稱為“紅頭文件”，居中印在文件首頁(yè)上端。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣25mm。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。 若幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的主要作用是：強(qiáng)調(diào)公文法定作者的歸屬，喚起受文者對(duì)公文權(quán)威性的警覺(jué)。五、發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)是一個(gè)機(jī)關(guān)同一年度制發(fā)公文的順序號(hào)。簡(jiǎn)稱“文號(hào)”。位于文件頭的正下方。它是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和順序

5、號(hào)三個(gè)部分組成，如中共中央2004年發(fā)的第10號(hào)文件，其文號(hào)應(yīng)寫成“中發(fā)200410號(hào)”。遼寧省教育委員會(huì)2004年所發(fā)的第一號(hào)文件的發(fā)文字號(hào)，可寫成“遼教字20041號(hào)”。發(fā)文字號(hào)應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布。六、簽發(fā)人 供上行文用，標(biāo)注在發(fā)文字號(hào)右側(cè)，書寫“簽發(fā)人”和簽發(fā)者姓名，是表示公文生效并對(duì)公文內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)的一個(gè)標(biāo)志。簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。七、橫隔線 橫隔線也稱紅色反線。在發(fā)文字號(hào)之下4mm處。與版心等寬，用于隔開(kāi)文頭和正文。公文主體部分格式公文的主體部分包括：1、文件標(biāo)題 5、發(fā)文機(jī)關(guān)2、主送機(jī)關(guān) 6、成文日期3

6、、正文 7、公文生效標(biāo)識(shí)4、附件 8、附注一、文件標(biāo)題 標(biāo)題用于提示公文的主要內(nèi)容，是公文主旨的高度概括。公文標(biāo)題的制作有三種情況：1、最基本的標(biāo)題形式是“三項(xiàng)式”標(biāo)題。即由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分構(gòu)成。如：“國(guó)務(wù)院關(guān)于頒發(fā)會(huì)計(jì)人員職權(quán)條例的通知”。2、“兩項(xiàng)式”標(biāo)題?；蛴墒掠?、文種兩部分構(gòu)成，如：“關(guān)于赴省旅游局學(xué)習(xí)考察的函”；或由發(fā)文機(jī)關(guān)和文種兩部分構(gòu)成，如“北京市人民政府令”，“中華人民共和國(guó)主席令”。3、只以文種為標(biāo)題。這種寫法往往用于公開(kāi)張貼的文告，如通告、公告等。擬定公文標(biāo)題時(shí)需注意：1、標(biāo)題起提示作用，應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要、概括。2、避免層層套轉(zhuǎn)。3、標(biāo)題中，除批轉(zhuǎn)的法規(guī)、規(guī)章名稱加書

7、名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。4、標(biāo)題可分一行或多行居中書寫，人名、地名不能分割成兩行表示。5、公文標(biāo)題應(yīng)在紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字排布。二、主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)，指發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)所發(fā)公文內(nèi)容進(jìn)行答復(fù)或處理的對(duì)方機(jī)關(guān)，也稱“受文機(jī)關(guān)”。寫在標(biāo)題之下空1行處，靠左頂格用3號(hào)仿宋體字書寫，后加冒號(hào)。三、正文 是公文的主體和核心，用來(lái)表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)之下，成文日期之上。每一段首行一律空兩個(gè)字書寫，回行時(shí)頂格書寫。四、附件 是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。是公文的重要組成部分。 常見(jiàn)的附件有兩類： 一類是發(fā)布令和發(fā)布通知等發(fā)布、印發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文。附件實(shí)質(zhì)上是主件、而形式上的主件實(shí)際上只起報(bào)

8、送、發(fā)布、按語(yǔ)、轉(zhuǎn)發(fā)、函告作用。 另一類是對(duì)正文的補(bǔ)充、說(shuō)明或是正文的參考材料。常見(jiàn)的有：圖表、統(tǒng)計(jì)表、憑據(jù)等。 公文若帶有附件，應(yīng)在正文之下左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注“附件”，然后按順序完整地寫明附件的名稱，如不是一件，要在前面標(biāo)上序號(hào)，最后把附件與主件裝訂在一起。 注意：不是所有公文都有附件。五、發(fā)文機(jī)關(guān) 公文的發(fā)文機(jī)關(guān)又稱落款，是公文的法定作者。在正文之后偏右處，應(yīng)用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。以領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)文，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人的名義前冠以職務(wù)名稱。六、成文日期 是公文生效和考查的依據(jù)。位于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之下，會(huì)議紀(jì)要、決定、決議等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日

9、期可用括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。成文日期要書寫完整，不得用阿拉伯?dāng)?shù)字，需用漢字書寫，“零”寫為“0”。七、公文生效標(biāo)識(shí) 是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，即機(jī)關(guān)印章。要蓋在機(jī)關(guān)名稱和成文日期上，做到上不壓正文、下要騎年蓋月。以印章的下部邊緣壓蓋發(fā)文日期，一般以壓蓋4-7個(gè)字為準(zhǔn)。八、附注 位于成文日期的左下方，主題詞之上。用以說(shuō)明公文中在其他地方不便說(shuō)明的各種事項(xiàng)，如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)或用于表示公文的傳達(dá)范圍、使用方法等內(nèi)容。比如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”、“此件發(fā)至各街道、鄉(xiāng)”。用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。版記部分格式公文版記部分格式主要包括：1、主題詞2、抄送機(jī)關(guān)3、印發(fā)說(shuō)明一

10、、主題詞 主題詞由反映文件內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，作公文主題檢索使用，標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)落款的左下方。主題詞一般是在本系統(tǒng)或本單位所編制的主題詞表中選取，詞與詞之間空一個(gè)字的位置。正式文件均應(yīng)標(biāo)注主題詞。主題詞的個(gè)數(shù)除類別詞外，不得超過(guò)5個(gè)，其前后排列次序可根據(jù)需要有次序地排列。 主題詞表有13類751個(gè)主題詞，附表有2類298個(gè)主題詞。此表分為三個(gè)層次。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，如02工交、能源、郵電等。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如02A工業(yè)。第三層是類屬詞，如“冶金 鋼鐵 地礦 機(jī)械 汽車”、第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。類別類屬文種。二、抄送（含抄報(bào)、抄

11、發(fā)）機(jī)關(guān) 用以表明需要了解公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)名稱。標(biāo)注在主題詞橫隔線之下左側(cè)頂格處，注明抄送或抄報(bào)、抄發(fā)，之后加冒號(hào)，后面以機(jī)關(guān)性質(zhì)、職權(quán)、隸屬關(guān)系及其他邏輯關(guān)系，標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)用“抄報(bào)”，對(duì)同級(jí)和不相隸屬的機(jī)關(guān)用“抄送”，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)用“抄發(fā)”。三、印發(fā)說(shuō)明（印發(fā)機(jī)關(guān)、時(shí)間） 又叫“印制版記”，標(biāo)明公文印發(fā)部門名稱、印發(fā)日期。印發(fā)部門名稱和日期置于文件末葉下端。公文格式其它要求一、公文用紙規(guī)格 國(guó)內(nèi)公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（長(zhǎng)297mm寬210mm）。二、書寫形式 公文中所涉及的文字符號(hào)一律采用從上至下、自左向右的橫寫橫排的形式，正文文字每行長(zhǎng)度與圖文區(qū)寬度相等

12、，字距、行距以便利閱讀和莊重為原則，盡量做到勻稱、整齊。 正文中數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)時(shí)，可以如下標(biāo)識(shí)方法： 第一層：一、二、三、四 第二層：（一）（二）（三）（四） 第三層：1、2、3、4 第四層：（1）（2）（3）（4）三、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的位置1、句號(hào)、問(wèn)號(hào)、嘆號(hào)、逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)一般占一個(gè)字的位置，居左偏下，不出現(xiàn)在一行之首。2、引號(hào)、括號(hào)、書名號(hào)的一半各占一格，即整體占兩格，前一半不出現(xiàn)在一行之末，后一半不出現(xiàn)在一行之首。3、逗號(hào)和前雙引號(hào)同時(shí)出現(xiàn)時(shí)，共占一格；冒號(hào)和前雙引號(hào)共同出現(xiàn)時(shí)，共占一格。引號(hào)、書名號(hào)相遇時(shí)，并不共占一格。4、破折號(hào)和省略號(hào)都占兩個(gè)字的位置，中間不能斷開(kāi)。連接號(hào)和間隔

13、號(hào)一般占一個(gè)字的位置。這四種符號(hào)上下居中。常用的主要公文種類1、決定（1）功能 適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（2）分類A、法規(guī)政策性決定。 如關(guān)于懲治虛開(kāi)、偽造和非法出售增值稅專用發(fā)票犯罪的決定B、重要事項(xiàng)的決定。 如中共中央關(guān)于加強(qiáng)同人民群眾聯(lián)系的決定C、獎(jiǎng)懲決定。 如國(guó)務(wù)院關(guān)于處理“渤海二號(hào)”事故的決定2、通告（1）功能 適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 公告 適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（3）分類 a、法規(guī)性通告 b、知照性通告 通告不寫抬頭，無(wú)主送單位。 通告與公告的區(qū)別 a、內(nèi)容重要性不同 b

14、、對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)限制性有較不同 c、發(fā)布范圍有所不同3.通知（1）功能 適用于印發(fā)本級(jí)、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。（2）分類 A、發(fā)布指示的通知 4、通報(bào)（1）功能 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（2）分類 表彰通報(bào)：介紹先進(jìn)事跡+先進(jìn)事跡意義+表彰決定+希望號(hào)召 批評(píng)通報(bào)：錯(cuò)誤事實(shí)+錯(cuò)誤性質(zhì)分析+懲罰措施+提出希望要求 情況通報(bào)：緣由目的+情況信息+希望要求5、意見(jiàn)（1）功能 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理方法。（2）分類 規(guī)劃性意見(jiàn) 實(shí)施意見(jiàn) 具體工作意見(jiàn)6、批復(fù)（1）功能 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)

15、示事項(xiàng) 與其他文種不同的是，往往在標(biāo)題主要內(nèi)容中明確表示對(duì)請(qǐng)示事件的意見(jiàn) 如國(guó)務(wù)院關(guān)于同意陜西省撤銷榆林地區(qū)設(shè)立地級(jí)榆林市的批復(fù) 主送機(jī)關(guān)一個(gè)，即發(fā)出請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān) 以上六種為下行文。（意見(jiàn)既可上行又可下行）7、報(bào)告（1）功能 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)。（2）類型A、工作報(bào)告B、情況報(bào)告C、建議報(bào)告D、答復(fù)報(bào)告E、報(bào)送報(bào)告8、請(qǐng)示（1）功能運(yùn)用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（2）應(yīng)用范圍A、遇到問(wèn)題無(wú)法解決，需要上級(jí)指示B、處理較為重要的事件和問(wèn)題，要上報(bào)批準(zhǔn)C、遇到問(wèn)題，雖有解決方法，但沒(méi)有權(quán)力或能力實(shí)施，需要上幫助D、對(duì)有關(guān)方針、政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問(wèn)，要上級(jí)解答

16、E、下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問(wèn)題上出現(xiàn)意見(jiàn)分歧，要上級(jí)仲裁F、請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，指導(dǎo)工作（3）分類 A、請(qǐng)求指示的請(qǐng)示 B、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示 主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式 只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人 不得越級(jí) 請(qǐng)示，必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話 常用結(jié)語(yǔ)（當(dāng)否，請(qǐng)批示，妥否，請(qǐng)批復(fù)，以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批，特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)等） 以上兩為上行文10、會(huì)議紀(jì)要（1）功能 適用記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（2）分類 A、決策型 B、交流型 C、研討型公文處理一、公文處理的一般過(guò)程 收文處理是指對(duì)來(lái)自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。 收文處理的一般程

17、序?yàn)椋旱谝浑A段：收受、分流 簽收、外收文登記 啟封、內(nèi)收文登記、分辦、摘編第二階段：辦理 擬辦、批辦 承辦、注辦第三階段： 組織傳閱（文件數(shù)量少） 催辦 查辦第四階段： 處置辦畢公文 立卷歸檔（查考保存價(jià)值） 清退（涉密文件等從工作人員手中收回來(lái)） 暫存 銷毀二、收文辦理活動(dòng)方法要點(diǎn)（一）擬辦 擬辦實(shí)際上是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)，目的在于為決策活動(dòng)提供可供選擇的方案。（二）批辦 批辦是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策性活動(dòng)。（三）承辦 由于公文只有經(jīng)過(guò)承辦才能產(chǎn)生切實(shí)的效用，因此，它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。（四）注辦 注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考了解某一公文的承辦過(guò)程、承辦方式、承辦結(jié)果提供依據(jù)。同時(shí)，這項(xiàng)活動(dòng)還有利于建立盡然有序的承辦工作秩序，避免重復(fù)和混亂。注辦由承辦人隨手完成。三、收文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)（一）公文簽收（二）公文登記（三）啟封（四）分辦 分辦的實(shí)質(zhì)是為公文確定運(yùn)轉(zhuǎn)方向，它是一項(xiàng)事關(guān)公文能否準(zhǔn)確、迅速、有效地得到實(shí)質(zhì)性辦理的決定性的工作。（五）公文摘編（六）傳閱的組織（七）公文的催辦 催辦是指根據(jù)承辦時(shí)限和有關(guān)要求對(duì)公文承辦過(guò)程所實(shí)施的催促和檢查活動(dòng)。（八）公文的查辦 公文查辦是指核查重要公文的執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地落實(shí)公文精神，解決有關(guān)問(wèn)題的活動(dòng)。發(fā)文處理程序與方法一、發(fā)文處理的一般過(guò)程 發(fā)文處理是指機(jī)關(guān)