合同管理制度

1、合同管理制度1.總則1.1為進(jìn)一步加強(qiáng)新能源公司合同管理，明確簽約主體、法務(wù)人員及合同經(jīng)辦人的責(zé)任，防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn),提高公司的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，結(jié)合企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行實(shí)際，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法及其他有關(guān)法律法規(guī)，特制定本辦法。1.2定義：1.2.1合同:本辦法所稱的合同包括各類買(mǎi)賣(mài)（購(gòu)銷、代銷）合同、購(gòu)并合同、合資（合作）經(jīng)營(yíng)合同、租賃合同、承包（承攬）合同、聯(lián)營(yíng)（聯(lián)建）合同、委托合同、技術(shù)合同(協(xié)議)及其他經(jīng)濟(jì)、民事合同，以及具有合同性質(zhì)的意向書(shū)、協(xié)議書(shū)等。1.2.2法務(wù)人員:指經(jīng)過(guò)法律專業(yè)培訓(xùn)，能夠獨(dú)立處理法律訴訟及非訴訟業(yè)務(wù)的人員。1.2.3合同經(jīng)辦人:在公司授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)外進(jìn)行合同洽

2、談、合同簽約并保障合同正常履行的人員。1.3 本辦法所稱的合同管理，是指公司在簽訂各類合同時(shí)進(jìn)行法律、經(jīng)濟(jì)審查，合同履行中實(shí)施監(jiān)督和管理。主要包括對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的資信調(diào)查，意向接觸，商務(wù)談判，合同簽訂、履行、變更與解除，糾紛處理、合同檔案的建立及監(jiān)督、檢查。1.4 公司應(yīng)建立合同評(píng)審制度。合同簽訂、合同條款的變更應(yīng)按合同評(píng)審程序進(jìn)行評(píng)審。合同的評(píng)審工作由公司業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)召集。合同評(píng)審委員會(huì)人員由財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)、法務(wù)人員、專業(yè)技術(shù)人員及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。合同評(píng)審原則上采用OA方式，特殊情況下采用書(shū)面方式，參與評(píng)審的相關(guān)人員在合同審批流程中明確自己的意見(jiàn)。1.5 公司對(duì)外簽訂合同需由法務(wù)人員簽署意

3、見(jiàn)。公司對(duì)外簽訂標(biāo)額在 100 萬(wàn)元以上的合同或?qū)ζ髽I(yè)有重大影響的合同，在進(jìn)行可行性調(diào)查、談判和簽約的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)有法務(wù)人員參加。企業(yè)合同標(biāo)的額在500萬(wàn)元以下的非范本合同必須經(jīng)本公司相關(guān)部門(mén)評(píng)審，500萬(wàn)元以上報(bào)股份公司運(yùn)營(yíng)管理部及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審及備案。1.6 風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部是公司的合同主管機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司的合同管理檢查工作。形成公司統(tǒng)一管理，各單位專人分管的合同管理體系。1.7 公司風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部和各單位合同經(jīng)辦人，在授權(quán)的范圍內(nèi)行使各自的職責(zé)。1.8 公司風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部對(duì)合同管理工作的檢查職責(zé)：1.8.1 對(duì)各單位簽訂的合同進(jìn)行定期檢查。1.8.2 依據(jù)本管理辦法指導(dǎo)各部門(mén)與其它

4、公司、個(gè)人簽訂各類合同。1.8.3 負(fù)責(zé)起草、修訂公司通用的合同示范文本，并上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)審核備案。1.8.4 代表公司對(duì)外處理合同糾紛事宜。1.8.5 宣傳合同法律法規(guī)及其他民商事法律法規(guī)。1.9 法務(wù)人員職責(zé)：1.9.1 負(fù)責(zé)管理所在公司對(duì)外簽訂的各類合同。1.9.2 協(xié)助、監(jiān)督本公司合同經(jīng)辦人依法簽訂、履行或變更、終止合同。1.9.3 審查合同經(jīng)辦人擬訂的合同，保證合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。1.9.4 檢查合同履行情況，定期將合同執(zhí)行情況向本公司領(lǐng)導(dǎo)及風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部匯報(bào)。1.9.5 參與處理本公司的合同糾紛。1.10 合同經(jīng)辦人的職責(zé)：1.10.1合

5、同依法簽訂生效后，經(jīng)辦人應(yīng)在加蓋合同專用章之日起15日內(nèi)將合同報(bào)綜合辦資料室存檔，與付款有關(guān)需要原件的合同交財(cái)務(wù)部一份。1.10.2 在履行合同過(guò)程中，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)跟蹤檢查、了解履行情況。如發(fā)現(xiàn)履約中存在問(wèn)題或隱患應(yīng)及時(shí)做出處理；如處理事項(xiàng)超出了自己的管理權(quán)限，則應(yīng)及時(shí)逐級(jí)向法務(wù)人員和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。1.10.3 在合同履行過(guò)程中，對(duì)公司的履約情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)，每月如實(shí)填寫(xiě)合同履行臺(tái)賬。1.10.4在履行合同付款前，應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具合法、合規(guī)票證。1.10.5在履行合同過(guò)程中，經(jīng)辦人若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方當(dāng)事人有下列情況的，應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)書(shū)面上報(bào)公司董事長(zhǎng)和法務(wù)人員：

6、1.10.5.1 經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化；1.10.5.2 轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；1.10.5.3 喪失商業(yè)信譽(yù)；1.10.5.4 有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其它情形。1.10.6 合同簽訂和履行過(guò)程中的往來(lái)函件不得丟失。1.10.7債權(quán)債務(wù)的定期確認(rèn)；1.10.8在連續(xù)性銷售、采購(gòu)合同履行過(guò)程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對(duì)帳，及時(shí)確認(rèn)雙方的債權(quán)債務(wù)；1.10.9在對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)帳確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。2.合同的簽訂、履行、變更或解除2.1 凡進(jìn)行商品交易或經(jīng)濟(jì)協(xié)作活動(dòng)，除小額即時(shí)（3萬(wàn)元以下）清結(jié)

7、者外，都必須簽訂書(shū)面合同，包括合同書(shū)、信函和數(shù)據(jù)電文（電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等。不得以口頭協(xié)議代替書(shū)面合同。采用信件、數(shù)據(jù)電文等形式訂立合同的，可以在合同成立之前要求對(duì)方簽訂確認(rèn)書(shū)，簽訂確認(rèn)書(shū)時(shí)合同成立。2.2 合同經(jīng)辦人在簽訂合同之前應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的資信情況進(jìn)行調(diào)查，并保存調(diào)查記錄。2.2.1 進(jìn)行主體資格審查，審查對(duì)方當(dāng)事人是否具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和行為能力。應(yīng)要求對(duì)方出具企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人、社會(huì)團(tuán)體法人登記證（經(jīng)工商部門(mén)本年度年檢）或其他登記證明、身份證件。如屬于國(guó)家特許經(jīng)營(yíng)、專屬經(jīng)營(yíng)的項(xiàng)目、產(chǎn)品，還應(yīng)審查國(guó)家相關(guān)機(jī)構(gòu)準(zhǔn)許其特許經(jīng)營(yíng)、專屬經(jīng)營(yíng)的證照、批文。2.2

8、.2 審查企業(yè)法定代表人的身份證明以及向受托人簽發(fā)的授權(quán)委托書(shū)，查明其授權(quán)范圍及授權(quán)權(quán)限。2.2.3 進(jìn)行履約能力調(diào)查，應(yīng)視合同數(shù)額的大小及重要程度，盡力查明當(dāng)事人的履約能力。需要對(duì)方提供擔(dān)保的合同，還必須查明擔(dān)保人的擔(dān)保資格、擔(dān)保能力及擔(dān)保財(cái)產(chǎn)的狀況。2.3 合同經(jīng)辦人對(duì)外簽訂合同，如有國(guó)家有關(guān)部門(mén)制訂、推薦使用的示范合同文本的，或有風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部制訂的合同示范文本，必須使用該類合同文本。如自擬合同文本涉及事項(xiàng)重大、法律關(guān)系復(fù)雜，經(jīng)辦人應(yīng)將自擬的合同文本在簽約前報(bào)公司法務(wù)人員審核。2.3.1風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部制定的合同示范文本各單位必須嚴(yán)格執(zhí)行。應(yīng)對(duì)方當(dāng)事人要求需要添附、變更、刪除合同條款的

9、，更改后的合同必須報(bào)風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部備案，500萬(wàn)以上報(bào)股份公司審批。2.3.2 合同文本的填寫(xiě)或擬制應(yīng)當(dāng)符合下列規(guī)定：2.3.2.1 條款齊全、責(zé)任明確、邏輯性強(qiáng)、文字表達(dá)清楚。2.3.2.2 首部應(yīng)包括合同名稱、訂約各方的全稱、簽約地點(diǎn)、簽約日期等。2.3.2.3 正文應(yīng)包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格或酬金、款項(xiàng)的結(jié)算方式、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（調(diào)解、仲裁或訴訟）等。2.3.2.4 在購(gòu)銷合同中，應(yīng)明確約定合同履行地點(diǎn)或交貨地點(diǎn)，明確至市轄區(qū)或縣一級(jí)，不得只標(biāo)明貨物到達(dá)地、到達(dá)站、驗(yàn)收地、安裝調(diào)試地等字樣。一般情況下，企業(yè)銷售產(chǎn)品應(yīng)明確交貨地點(diǎn)在企業(yè)住所地，由對(duì)方當(dāng)

10、事人提貨或由企業(yè)代辦托運(yùn)；企業(yè)采購(gòu)產(chǎn)品應(yīng)明確交貨地點(diǎn)在企業(yè)住所地，由對(duì)方負(fù)責(zé)運(yùn)輸并承擔(dān)運(yùn)費(fèi)。2.3.2.5 公司銷售化工產(chǎn)品，原則上不允許賒銷。2.3.2.6 公司簽訂兩年以上的中長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)合同，必須逐級(jí)上報(bào)，直至由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。2.3.2.7公司簽訂以自有房屋、土地為標(biāo)的的租賃、聯(lián)營(yíng)、承包合同，合同履行期限不得超過(guò)一年；履行期限在一年以上的，必須報(bào)公司風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部初審，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，上報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可簽訂。2.3.2.8 關(guān)于爭(zhēng)議的解決，原則上必須選擇欽州仲裁委員會(huì)仲裁，開(kāi)庭地點(diǎn)設(shè)在烏魯木齊市。2.3.2.9 結(jié)尾應(yīng)包括合同正本及副本的份數(shù)、發(fā)送（備查）公司、合同有效期限、簽約地點(diǎn)

11、和日期，并由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽名，同時(shí)加蓋當(dāng)事人的行政章或合同專用章。2.3.2.10 附則應(yīng)寫(xiě)明合同的附件及開(kāi)戶帳號(hào)等其他有關(guān)事項(xiàng)。2.3.2.11一份合同如有多頁(yè)碼組成，應(yīng)在每頁(yè)上加蓋專用騎縫章或合同章。2.4 合同簽訂應(yīng)注意如下事項(xiàng)：2.4.1商務(wù)合同的簽訂人根據(jù)合同金額大小及重要性，由公司經(jīng)營(yíng)班子簽訂；2.4.1.1合同總金額大于或等于500萬(wàn)元，由公司法定代表人簽訂；2.4.1.2合同總金額小于500萬(wàn)元以下大于等于200萬(wàn)元，由公司總經(jīng)理簽訂；2.4.1.3合同總金額小于200萬(wàn)元，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽訂。2.4.2技術(shù)合同的簽訂：2.4.2.1技術(shù)協(xié)議作為技術(shù)合同，與商務(wù)合同

12、具有同等法律效力；2.4.2.2技術(shù)協(xié)議由于技術(shù)性較強(qiáng)，需相關(guān)技術(shù)人員編制；2.4.2.3涉及單個(gè)車(chē)間的技術(shù)協(xié)議，由對(duì)應(yīng)車(chē)間技術(shù)人員負(fù)責(zé)起草技術(shù)協(xié)議，由對(duì)應(yīng)車(chē)間負(fù)責(zé)人審核并簽署技術(shù)協(xié)議；2.4.2.4涉及兩個(gè)及兩個(gè)以上車(chē)間的技術(shù)協(xié)議，由主工藝車(chē)間技術(shù)人員負(fù)責(zé)牽頭起草技術(shù)協(xié)議，由各車(chē)間負(fù)責(zé)人審核并在技術(shù)協(xié)議各頁(yè)進(jìn)行小簽，由公司總工程師負(fù)責(zé)復(fù)核及簽署工作。2.4.3技術(shù)規(guī)格書(shū)的簽訂：2.4.3.1技術(shù)規(guī)格書(shū)作為詢價(jià)采購(gòu)的技術(shù)附件，對(duì)技術(shù)要求、品牌等限制等必須符合招投標(biāo)管理制度；2.4.3.2技術(shù)規(guī)格書(shū)由于專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)，需上報(bào)計(jì)劃車(chē)間技術(shù)人員編制，各相關(guān)專業(yè)會(huì)簽，并由分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽批。2.

13、5 合同的變更或解除應(yīng)當(dāng)遵守如下制度：2.5.1 需要變更或解除合同的，應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定的條件下，在合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商、書(shū)面函告、限期答復(fù)。2.5.2 合同經(jīng)辦人在收到對(duì)方當(dāng)事人要求變更或解除合同的正式文件、信函、傳真、電報(bào)等函件后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)請(qǐng)示法務(wù)人員和主管領(lǐng)導(dǎo)處理。緊急、重大事項(xiàng)一般不得超過(guò)一天，一般事項(xiàng)不得超過(guò)三天。超過(guò)期限造成嚴(yán)重后果的，經(jīng)辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。涉及可能發(fā)生重大法律糾紛的復(fù)電、復(fù)文，須經(jīng)法務(wù)人員審閱后方可發(fā)出。2.5.3 變更或解除合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式并注意以下事項(xiàng)：2.5.3.1 合同主體變更、債權(quán)人轉(zhuǎn)讓權(quán)利或債務(wù)人轉(zhuǎn)移債務(wù)的，應(yīng)按法律規(guī)定的程序，征

14、得合同各方的同意或通知有關(guān)當(dāng)事人。2.5.3.2 有擔(dān)保人條款的合同變更，應(yīng)事先征得原擔(dān)保公司的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保公司的印章。2.5.3.3 經(jīng)公證、鑒證的合同，所達(dá)成的變更或解除協(xié)議，應(yīng)報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案或重新（補(bǔ)充）辦理公證、鑒證手續(xù)。2.5.3.4 法律、行政法規(guī)規(guī)定轉(zhuǎn)讓權(quán)利或者轉(zhuǎn)移義務(wù)應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，或合同中對(duì)變更、解除有其他特別約定的，依照其規(guī)定辦理。2.6 公司一律不得為其他公司和個(gè)人提供擔(dān)保，確實(shí)需要對(duì)外提供擔(dān)保的，應(yīng)當(dāng)在對(duì)被擔(dān)保人進(jìn)行資信調(diào)查后，根據(jù)公司董事會(huì)議事規(guī)則、董事長(zhǎng)工作規(guī)則規(guī)定的權(quán)限辦理。3.合同糾紛的處理和解決3.1 合同在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛

15、的，應(yīng)按中華人民共和國(guó)合同法、中華人民共和國(guó)民法通則等有關(guān)法律、法規(guī)和本制度進(jìn)行處理。3.1.1 處理合同糾紛的原則：3.1.1.1 堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩的原則。3.1.1.2 雙方協(xié)商解決為主的原則。3.1.1.3 實(shí)事求是、責(zé)任分明、維護(hù)公司合法權(quán)益的原則。3.2 合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將發(fā)生合同糾紛的情況做書(shū)面詳細(xì)說(shuō)明并報(bào)告公司法務(wù)人員和主管領(lǐng)導(dǎo)，以便公司能夠及時(shí)處理。3.3 處理合同糾紛應(yīng)遵守下列規(guī)定：3.3.1 發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，有可能使我方權(quán)利難以實(shí)現(xiàn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)依法申請(qǐng)采取訴訟保全措施。3.3.2 在訴訟證據(jù)可能喪失或以后難以取得的情況下，應(yīng)及時(shí)采

16、取財(cái)產(chǎn)保全措施。3.3.3 如與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛，應(yīng)在法律規(guī)定的訴訟時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，并考慮留有仲裁或起訴的足夠準(zhǔn)備時(shí)間。3.3.4 凡屬多方責(zé)任的合同糾紛，應(yīng)逐步查明原因，分清責(zé)任，責(zé)成有關(guān)人員提出補(bǔ)救措施。3.3.5 做好每起合同糾紛的實(shí)況記錄和案卷備查工作。3.3.6 公司發(fā)生訴訟糾紛時(shí)法務(wù)人員到具體部門(mén)調(diào)查時(shí)，具體的部門(mén)必須積極配合。3.4 合同糾紛協(xié)商達(dá)成一致處理意見(jiàn)的，應(yīng)訂立書(shū)面協(xié)議，由雙方代表人簽字并加蓋公司公章。3.5 合同糾紛處理完畢，應(yīng)及時(shí)將有關(guān)材料匯總、歸檔，以便備查。4.合同的管理4.1 公司風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部依據(jù)職責(zé)對(duì)公司合同簽訂、履行情況、合同資料的管理進(jìn)行檢查與監(jiān)督

17、。4.1.1 凡有下列情形之一的，給予有關(guān)人員一定的精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)：4.1.1.1 在合同簽訂、履行、爭(zhēng)議解決過(guò)程中，因采取積極審慎的態(tài)度，免受重大經(jīng)濟(jì)損失的。4.1.1.2 敢于揭發(fā)、抵制公司有關(guān)人員利用合同損害公司利益、違法和犯罪行為的。4.1.1.3 在合同管理工作中，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做出突出貢獻(xiàn)的。4.1.2 凡有下列情形之一的，給予責(zé)任者經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分或批評(píng)：4.1.2.1 因違法簽訂無(wú)效合同，因無(wú)權(quán)代理、越權(quán)代理而致使合同無(wú)效，造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.1.2.2 因簽訂的合同條款不完備，防范措施不利，造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.1.2.3 變更、解除合同未按法定程序辦理，造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.1.

18、2.4 發(fā)生合同糾紛不及時(shí)采取措施，超過(guò)訴訟時(shí)效，造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.1.2.5 擅自放棄追究對(duì)方當(dāng)事人的違約責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.1.2.6 因嚴(yán)重不負(fù)責(zé)，造成合同資料丟失、損毀，造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.1.2.7 其他失職行為，造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.2 公司建立合同臺(tái)帳。4.2.1 各單位均應(yīng)建立合同臺(tái)帳，合同臺(tái)帳管理應(yīng)符合下列規(guī)定：4.2.1.1 合同臺(tái)帳應(yīng)記載序號(hào)、合同號(hào)、簽約日期、合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、簽約公司及經(jīng)辦人、履行情況及合同違約、變更、解除、仲裁、訴訟、付款情況等事項(xiàng)。4.2.1.2 合同相對(duì)方的名稱、法定代表人、地址、電傳、電話、聯(lián)系人等信息資料。4.2.1.3 填寫(xiě)合同臺(tái)帳應(yīng)逐日逐項(xiàng)填寫(xiě)，字跡清楚，做到準(zhǔn)確、及時(shí)。4.2.1.4風(fēng)險(xiǎn)控制與審計(jì)部不定期對(duì)各單位的合同臺(tái)帳進(jìn)行檢查。合同臺(tái)賬要每月累加并及時(shí)更新合同履行情況。4.3 合同歸檔管理應(yīng)遵守下列規(guī)定：4.3.1 合同簽訂完畢，在15