公司會(huì)議管理制度

1、公司會(huì)議管理制度1目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高公司總體決策能力、辦事效率及會(huì)議質(zhì)量，明確有關(guān)會(huì)議召開程序。特制定本制度。2原則強(qiáng)調(diào)會(huì)前通知、會(huì)時(shí)簽到、會(huì)中記錄、會(huì)后落實(shí)四項(xiàng)原則。3適用范圍本制度適用于xx公司組織召開的各種會(huì)議。4管理權(quán)責(zé)3.1 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2 會(huì)議提擬人或主辦部門（含各部門/車間）負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。5 會(huì)議管理要求5.1 會(huì)議分類5.1.1本制度所指的會(huì)議包括公司內(nèi)部召開的所有會(huì)議（指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、質(zhì)量管理、工程建設(shè)管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理）等。5.1.2 公司會(huì)議暫定為兩種，

2、一是公司級(jí)會(huì)議，由公司領(lǐng)導(dǎo)組織召開，需公司所有車間、部門負(fù)責(zé)人參加（如無法參加需向會(huì)議組織領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假）。二是專題會(huì)議，由主題單位負(fù)責(zé)人召開，參會(huì)人員由主題單位要求（如無法參加需向會(huì)議主持人請(qǐng)假），會(huì)議分類及相關(guān)要求詳見5.2。5.2會(huì)議時(shí)間5.2.1 經(jīng)營班子會(huì)：公司每周周一上午召開經(jīng)營班子會(huì)，在5號(hào)會(huì)議室，會(huì)議由綜合部負(fù)責(zé)召集，公司經(jīng)營班子成員參加會(huì)議；綜合部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。5.2.2 早調(diào)會(huì)：公司每一至周天早上8：40召開早調(diào)會(huì)，在公司生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議室，會(huì)議由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)召集，公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門、車間主要負(fù)責(zé)人參加會(huì)議；會(huì)議由各相關(guān)部門通報(bào)前日工作檢查落實(shí)情況，公司領(lǐng)導(dǎo)提出要求和安排。會(huì)議由生產(chǎn)部起

3、草會(huì)議紀(jì)要，報(bào)公司生產(chǎn)部主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，生產(chǎn)部統(tǒng)一下發(fā)。5.2.3大型調(diào)度會(huì)：公司每周一下午召開大型調(diào)度會(huì)，在公司生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議室，會(huì)議由運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)召集，公司經(jīng)營班子領(lǐng)導(dǎo)及各部門、車間主要負(fù)責(zé)人參加會(huì)議；會(huì)議由各車間、部門匯報(bào)生產(chǎn)情況及工作，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)近期工作提出要求和安排。會(huì)議由運(yùn)營管理部起草會(huì)議紀(jì)要，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核，由綜合部以紅頭文件下發(fā)。5.2.4月度經(jīng)濟(jì)分析會(huì)：公司每月10日召開月度經(jīng)濟(jì)分析會(huì)，在公司三樓多媒體會(huì)議室，會(huì)議由由運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)召集，對(duì)本月生產(chǎn)經(jīng)營狀況對(duì)比分析，公司領(lǐng)導(dǎo)提出要求和安排。5.2.5資金平衡會(huì)：公司每月26日召開資金平衡會(huì)，在公司三樓多媒體會(huì)議室，

4、會(huì)議由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)召集，公司經(jīng)營班子領(lǐng)導(dǎo)及各部門、車間主要負(fù)責(zé)人參加會(huì)議；聽由財(cái)務(wù)部匯報(bào)公司生產(chǎn)經(jīng)營資金情況及確認(rèn)應(yīng)付款等，審議次月資金平衡工作。6 會(huì)議室使用管理6.1會(huì)議室用途：公司會(huì)議、部門會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競賽活動(dòng)等的場所，不做其它用途。6.2 會(huì)議室使用規(guī)定 6.2.1 公司會(huì)議室，由綜合辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理； 6.2.2 使用原則：先申請(qǐng)，后使用，部門需要使用會(huì)議室時(shí)，需提前一天向綜合辦公室提出申請(qǐng)并填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表，經(jīng)綜合辦公室準(zhǔn)許后方可使用。沒有經(jīng)過申請(qǐng)的部門，在沒有

5、沖突的情況下，必須經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人同意方可使用，但如有沖突，必須禮讓已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門。6.2.3 按申請(qǐng)的先后順序使用。特殊情況下，相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。6.2.4 遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議，已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門，在不能調(diào)換的情況下，部門或個(gè)人應(yīng)首先保證公司層級(jí)會(huì)議的使用。6.2.5 部門應(yīng)在預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，并開始使用。超過10分鐘未到達(dá)會(huì)議室的，綜合辦公室有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。6.2.6 部門應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，不許超時(shí)使用。如需延長使用時(shí)間，請(qǐng)及時(shí)通知綜合辦公室，如在后續(xù)的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其他部門或個(gè)人使用，超時(shí)使用的部門必須離開該會(huì)議室，終止

6、使用該會(huì)議室。6.2.7 會(huì)議室使用期間，使用部門自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排，人員接待，會(huì)議記錄等會(huì)議需求。6.2.8 會(huì)議室使用期間，使用部門必須保持會(huì)議室的整潔和衛(wèi)生，使用完畢后，務(wù)必將所有移動(dòng)過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原并清理完衛(wèi)生，離開時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)。6.2.9 任何部門在使用會(huì)議室期間，必須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動(dòng)設(shè)備，所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能帶出會(huì)議室，如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損失、損壞，須照價(jià)賠償。如部門臨時(shí)取消申請(qǐng)，再使用時(shí)需重新申請(qǐng)。 6.3 申請(qǐng)流程 6.3.1 部門、車間到綜合辦公室查詢會(huì)議室的使用狀況。 6.3.2 部門、車間向綜合

7、辦公室申請(qǐng)并提出使用會(huì)議室的要求。 6.3.3 綜合辦公室根據(jù)部門、車間的申請(qǐng)需求作出安排，并記錄在會(huì)議室使用登記表。6.3.4 綜合辦公室將會(huì)議室使用登記表放在綜合辦公室指定人員處。 6.3.5 部門、車間按時(shí)間使用會(huì)議室。6.4 交還流程 部門、車間使用完畢后，綜合辦公室檢查會(huì)議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時(shí)要求部門、車間改正； 如部門、車間不改正，綜合辦公室將出處罰通告，對(duì)部門、車間進(jìn)行處罰。7管理內(nèi)容7.1 會(huì)議安排的原則為小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。7.2 由會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提

8、案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作和會(huì)務(wù)安排等。7.3 已列入月度會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，無調(diào)整的，不再另行通知，由單位按相關(guān)會(huì)議直接通知與會(huì)人。7.4 涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。7.5 會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場，布置會(huì)場，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等。8會(huì)議要求8.1 應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在會(huì)議簽到表上簽到。8.2 會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。8.3 遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，

9、請(qǐng)離開會(huì)場。8.4 原則上不允許請(qǐng)假，請(qǐng)假必須獲得主管領(lǐng)導(dǎo)同意。9會(huì)議記錄9.1公司各類會(huì)議，參會(huì)人員均應(yīng)以專用會(huì)議記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。9.2 公司各類會(huì)議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則。10會(huì)議記錄員職責(zé)10.1 以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。10.2 會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。10.3 對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。10.4 會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。10.5 做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會(huì)議簽到表的考勤記錄報(bào)考勤人員。11會(huì)議

10、紀(jì)要整理原則11.1 公司各類臨時(shí)行政會(huì)議。11.2 須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議。11.3 其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。11.4會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。12獎(jiǎng)懲12.1遲到。所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開時(shí)間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到，每次處500元的罰款。12.2早退。凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會(huì)場的，計(jì)為早退，每次處500元的罰款。12.3缺席。凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席，每次處500元的罰款。13、附則13.1本制度由公司負(fù)責(zé)解釋。13.2本制度由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。14附件會(huì)議簽到表會(huì)議使用申請(qǐng)表 附件1會(huì)議簽到表序號(hào)部 門姓 名會(huì)議日期備 注附件2xx公司會(huì)議室使用申請(qǐng)表申請(qǐng)單位使用時(shí)間使用事由使用會(huì)議室一樓2號(hào)會(huì)議室 三樓多媒體會(huì)議室 三樓5號(hào)會(huì)議室 三樓6號(hào)會(huì)議室 二樓接待會(huì)議室 五樓報(bào)告廳 其他申 請(qǐng) 人電 話申請(qǐng)單位意見綜合辦意見