煙草專賣局辦公自動化信息系統(tǒng)建設試點工作情況報告

1、第14頁 共14頁【煙草專賣局辦公自動化信息系統(tǒng)建立試點工作情況報告】 辦公自動化的特點某市煙草專賣局分公司辦公自動化信息系統(tǒng)建立試點工作情況報告四川省煙草專賣局公司：辦公自動化信息系統(tǒng)建立是省局公司施行企業(yè)信息化建立、打造數字化煙草的重要內容之一。根據省局公司統(tǒng)一安排部署，某煙草作為該系統(tǒng)建立的試點單位。為此，首先要感謝省局公司的信任和關心。這也給予了我們做好此項工作加倍的動力和熱情，使我們有必勝的信心保質保量提早完成試點工作任務。目前，在省局公司特別是省局公司辦公室和信息中心的大力幫助指導下，在杭州某和成都科分院技術人員的親密配合下，在某煙草各級領導的關心支持下，通過我們辦公戰(zhàn)線和信息戰(zhàn)線

2、的共同努力，某煙草辦公自動化信息系統(tǒng)建立試點工作已初見成效?，F將試點工作情況匯報如下：一、根本情況從去年省局公司把某作為辦公自動化信息系統(tǒng)試點單位以來，我們根據省局公司安排，參與了大量的前期準備工作，包括軟件開發(fā)的招投標會議和到浙江煙草考察學習，使我們對辦公自動化信息系統(tǒng)建立有了根本理解和感性認識。考察學習回來后，市局分公司辦公室負責人向市局分公司主管領導和分管領導分別作了專題匯報，隨后以某煙辦20 xx232號文成立了辦公自動化信息系統(tǒng)建立工作小組。在全省系統(tǒng)辦公室主任會議后，我們于20 xx年元月召開了全市系統(tǒng)辦公室主任會議，把辦公自動化建立作為20 xx年辦公戰(zhàn)線主要工作來安排布置，以某

3、煙辦20 xx293號文調整了辦公自動化信息系統(tǒng)建立工作領導小組，并印發(fā)了某市煙草專賣局分公司辦公自動化信息系統(tǒng)建立施行意見某煙辦20 xx10號，明確了指導思想、工作機構，提出分階段施行方案和詳細要求。根據方案，我們于20 xx年2月23日至29日組織市局分公司領導、中層干部和各單位領導在某市計算機學校進展了為期7天的全脫產計算機知識培訓；3月20日至28日，又組織市局分公司機關和物流中心職工參加了第二批次的培訓，所有參訓人員都參加了網上考試并獲得信息產業(yè)部認證的辦公自動化職業(yè)技術資格證書。同時，各區(qū)、市、縣局中心的培訓工作也在全面開展。5月18日，軟件開發(fā)人員到達某后，我們在18、19日迅

4、速提供了市局分公司機關的相關根底資料。5月20日，我們召集各區(qū)、市、縣單位的辦公室主任，攜帶文頭、印章參加需求會議，現場提供人員，明確人員崗位，確定門戶風格和欄目版塊。5月21日至23日，開發(fā)人員和信息中心的同志犧牲周末，用3天時間完成初始化工作。5月24日至25日在市局分公司機關進展客戶端配置和軟件安裝調試。5月27日，省局公司史良全主任和陳曉威主任又親臨某指導催促，給我們提出了殷切希望和要求，進一步鼓舞了我們的斗志。5月31日至6月3日，辦公室、信息中心和技術人員一道，分為3個組，馬不停蹄地奔赴全市12個單位，用4天時間完成了各單位客戶端晉級優(yōu)化配置和軟件安裝調試工作，同時進展了初步的現場

5、應用培訓。6月4日和6月7日，市局分公司辦公室分別上掛兩篇正式發(fā)文，按照流程辦理并郵送各區(qū)、市、縣單位，所有單位順利收文；6月9日，上掛正式收文一篇進展網上處理，每一流程由相關人員順利完成。這標志著某煙草辦公自動化信息系統(tǒng)成功運行。由于某煙草信息化工作有較好根底，加上前期培訓準備工作充分，我們根本上從6月4日開場就同步甩開紙質公文，但凡紙質公文都壓在辦公室，促使大家形成公文網上處理的習慣。6月8日，市局分公司辦公室、信息中心和軟件開發(fā)人員召開碰頭會，分別提出各自小組在安裝和運行過程中發(fā)現的問題，梳理總結，形成詳細意見提供應技術人員，進展調整、修改、補充、完善。為了進一步促進辦公自動化工作開展并

6、完善相關制度，6月15日和16日，市局分公司又在網上印發(fā)了關于辦公自動化信息系統(tǒng)oa推廣應用有關問題的通知某煙辦20 xx118號和關于印發(fā)某市煙草專賣局分公司綜合辦公信息平臺oa管理方法的通知某煙辦20 xx122號。6月18日，市局分公司根據前期進展情況，召開了各單位辦公室主任、應用管理員、系統(tǒng)管理員參加的應用培訓，用一天時間詳細講解了門戶維護、內容添加、收文流程、發(fā)文流程等。6月21日，又舉行了市局分公司機關的應用培訓。至此，通過我們的不懈努力，某煙草辦公自動化信息系統(tǒng)的運行終于走上正軌。截止目前，僅市局分公司機關順利實現網上發(fā)文23篇，網上收文78篇，比原訂方案提早近1個月實現了無紙化

7、辦公。市局分公司門戶和下屬12個單位的二級門戶日趨成熟，各具特色并得到了充分使用。二、施行步驟一前期準備。我們的前期準備工作主要分以下四個方面：1、成立組織機構。辦公自動化信息系統(tǒng)建立和推廣應用工作涉及面廣，參與使用人員多，必須有強有力的領導和工作機構。我們經過兩次調整，把辦公自動化信息系統(tǒng)建立作為“一把手”工程，市局分公司局長、經理尹柯同志親任組長，市局分公司其他領導任副組長，各區(qū)、市、縣單位“一把手”和機關中層為成員。領導小組下設辦公室，市局分公司辦公室王遠同志任主任，信息中心龍雷同志任副主任，各單位辦公室主任為成員，首先在機構和人員上保證此項工作得到高度重視，得以順利施行。2、制定施行方

8、案。oa建立千頭萬緒，必須理順思路，周密安排，詳盡方案。我們通過制定施行意見，明確了指導思想，提出了階段性工作安排，對相關問題作了嚴格要求，按方案行事，并注重效率，力爭走在時間前面。3、開展全員培訓。辦公自動化具備全員性、全面性、全程性的特點，和以前單一系統(tǒng)不同，要求人人會用，人人要用。因此培訓工作是前期準備的重中之重，也是難點工作。而且，培訓要注重效果，務務實效。通過考試獲取證書的要求不失為一個較好的方法。4、提供根底資料。辦公自動化軟件初始化需要完好的根底資料，包括人員、崗位確定、權限分配、公文流程、文頭、印章、門戶欄目及風格等等。我們召集各單位辦公室主任現場提供所需資料，共同商定相關問題

9、，效率較高，效果較好。二安裝調試。初始化工作完成后，我們先在市局分公司進展了安裝調試。在門戶上添加了局部內容，初步測試了公文流程，感覺該軟件較為成熟，決定在全市系統(tǒng)同時鋪開。為進步工作效率，我們分為3個組，分赴各單位進展客戶端配置和軟件安裝調試。在安裝過程中，也遇到了不少問題，比方計算機內存缺乏、應用軟件版本較低、下載速度太慢等。我們通過加裝內存條，改變微機設置，優(yōu)化晉級應用軟件等方法盡可能當場解決問題。同時，我們每安裝一個單位，都要求辦公室主任、系統(tǒng)管理員和應用管理人員全程參加，向他們演示安裝過程，把門戶和公文流程都走一遍，作為初步的培訓。我們也把安裝調試的過程，視為學習進步的過程，學到了不

10、少東西。我們用4天時間完成了全市客戶端配置安裝這一最為艱辛的根底性工作，為全市順利施行辦公自動化創(chuàng)造了良好的條件。三推廣應用。我們和軟件開發(fā)商早已達成共識，前期工作再難是部門和技術人員在做。從階段性工作來看，最難的還是推廣應用。因為oa是全員使用，而每一個使用人員的微機操作程度參差不齊。特別是領導和中層干部假如不能順利使用，oa推廣應用的效果就會大打折扣。收發(fā)文掛到網上后，辦公室和信息中心人員就一趟一趟地往領導那里、往各個部門跑，隨時提醒并協助領導和部門負責人處理網上公文。發(fā)文郵送到各區(qū)、市、縣單位后，市局分公司辦公室人員不厭其煩地給各單位辦公室主任打 ，提醒接收文件。市局分公司還制定了領導和

11、中層由相關人員實行網上公文處理“一對一”效勞的方法。同時，我們還于6月18日和6月21日分別舉行了各區(qū)、市、縣單位和市局分公司機關的應用培訓。通過大家共同努力，在較短時間內形成了公文網上處理的習慣，保證了推廣應用的順利進展。四補充完善。在安裝調試和推廣應用的過程中，我們也遇到了不少問題，既有軟件的原因，也有使用的原因。我們發(fā)現軟件方面的問題，馬上提出，技術人員作好記錄，迅速進展修改調整，比方外部調用word容易出錯，文件標題過長不能翻開正文，門戶運行速度過慢等，還有流程的調整、權限的分配、細節(jié)問題上的處理等，到如今都得到了較好的解決。在使用方面發(fā)現的問題，假如是操作不當引起，就上門進展有針對性

12、的培訓和操作糾正，假如是其他原因，那么由技術人員負責解決。在此過程中，市局分公司辦公室、信息中心和軟件開發(fā)技術人員經常召開碰頭會，對發(fā)現的問題及時調整、修改和補充完善，使這套軟件日趨成熟。五總結進步。市局分公司辦公室人員自始自終參加了oa試點工作的全過程，這對我們在微機知識、軟件應用、操作技能等方面也是一次很好的學習進步時機。在詳細操作應用中，結合相關知識，我們也總結出了一些方法技巧。比方怎樣正確使用公文自動編號和手動編號，怎樣正確使用特送功能從而防止流程的反復。比方外來紙質公文我們采用掃描的方式，以pdf格式進入系統(tǒng)流轉，每頁文件大小保持在10k以內，在每一個客戶端安裝了adobeacrob

13、at5.0版本的閱讀軟件。在門戶內容添加方面，從商業(yè)網站上復制的新聞首先粘貼到記事本上進展過濾處理；在圖文并茂欄目上掛圖片時，先用photshpo5.0版本軟件進展處理，使圖片大小保持在20k以內，防止占用過多系統(tǒng)資，在在線編輯器上把插入圖片大小值改設為600、450，使圖片以適宜的大小上掛等等。通過這些應用的總結，進步了我們對軟件的使用程度。三、幾點體會某煙草辦公自動化信息系統(tǒng)建立試點工作從技術人員入駐到第一篇正式公文網上流轉，僅用了半個月時間，并同步實現了無紙化辦公。從目前來看運行正常，效果也較為理想，應該說這是省局公司和各級領導大力關心和高度重視的結果，也是與軟件開發(fā)人員、市局分公司辦公

14、戰(zhàn)線和信息戰(zhàn)線所有同仁的辛勤勞動、無私奉獻分不開的。在此過程中，我們也有不少心得體會：一領導高度重視，組織機構健全，部門分工明確，是順利開展此項工作的前提。辦公自動化是打造數字煙草、推進企業(yè)向現代化方向邁進的重要內容，對進步企業(yè)管理程度和工作效率，從根本上改變傳統(tǒng)工作方式具有極其重要的意義。市局分公司領導對此高度重視，無論在人員上、在硬件設施上、以及在培訓工作上都給予了大力支持，也從精神上鼓舞我們以加倍的熱情投入此項工作。領導重視，帶頭使用，上行下效，為我們應用推廣創(chuàng)造了良好的條件。辦公自動化建立確定為“一把手”工程后，我們調整健全了組織機構，相關人員納入工作小組，從而在全市系統(tǒng)形成了人人重視

15、、人人關心、人人使用，以點帶面，全面施行的良好場面。而且機構成立之初，我們就明確部門分工合作，各司其職，以辦公室為主，各級辦公室主任是第一責任人，信息部門提供技術支持，其他部門協同配合。理論證明，辦公自動化軟件從前期準備到推廣應用，辦公戰(zhàn)線必需要發(fā)揮主導作用和主觀能動作用，才能保證此項工作順利施行。二制定周密方案，開展全員培訓，做好前期準備，是順利開展此項工作的根底。凡事預那么立，不預那么廢。辦公自動化涉及點多面廣，任何環(huán)節(jié)略微耽誤那么難以到達時間進度要求。所以我們預先制定好方案，嚴格按時間進度執(zhí)行，各階段工作任務詳細明確，時間上趕前不趕后，有條不紊，緊鑼密鼓地開展工作。年初事情很忙，但我們仍

16、然擠出時間進展全員培訓，要求大家參加考試，獲得證書。把培訓工作做在前面，為后期推廣應用創(chuàng)造了良好的條件。軟件開發(fā)人員到達某后，我們迅速交流溝通。他們需要什么，我們就提供什么。在較短時間內根據軟件開發(fā)需求提供了初始化所需根底資料，確立了相關事項。由于根底資料翔實、準確，軟件開發(fā)就少有重復，較為順利。三進步工作效率，具備一支良好戰(zhàn)斗隊伍，是順利開展此項工作的重要條件。辦公自動化信息系統(tǒng)建立又一次檢驗了我們辦公室和信息中心的隊伍。應該說，在整個試點過程中，我們較為注重工作效率，遇事說干就干，雷厲風行，從不推諉拖沓。在這一、兩個月以來，加班加點、犧牲周末休息時間對大家來說都是家常便飯。辦公室人員、信息

17、中心人員和軟件開發(fā)人員親密配合、協同作戰(zhàn)、狀態(tài)良好、效率較高。大家不顧奔波繁忙之累，不計犧牲休息之苦，趕在時間前面，保證保質保量完成階段性工作。理論證明，這是一只特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別講奉獻的隊伍。有了這種精神，有了這支隊伍，具備這種效率，我們的辦公自動化建立才有了今天的場面。四加強推廣應用，注重實際效果，采用有效方法，是順利開展此項工作的關鍵。推廣應用是辦公自動化建立工作的難點。要真正用起來，要讓大家形成網上辦公的習慣，絕非一日之功。這既要主觀努力，又要形成客觀環(huán)境。我們采取“一對一”幫助效勞的方法，從市局分公司領導和中層的應用開場入手。最開場用打 、跑辦公室的方法，象蒼蠅一樣盯住大家

18、。通過在辦督查，看公文到了哪一個環(huán)節(jié)，就盯住該環(huán)節(jié)的處理人，上門效勞或打 催促。由于大家微機操作根底較好，十天半月下來就根本形成了公文網上處理的習慣。而且，從第一份公文在網上流轉開場，我們就把紙質公文壓在辦公室，把重要通知、滾動消息都上掛在門戶， 通知大家收看，而不作詳細內容通知，從而促使大家及時查看門戶和處理公文。具備一定根底后，我們乘勢舉辦了兩次大規(guī)模的應用培訓。培訓工作主要由市局分公司辦公室負責人來完成，結合單位實際，結合公文流轉知識，把握重點難點，提醒容易出錯的環(huán)節(jié)，解釋可能發(fā)生的問題，進展詳細講解。我們感覺這種方式要比單純的軟件操作應用培訓效果要明顯一些。通過這些工作，我們目前的應用

19、總體較為順利。五健全相關制度，落實責任到人，全員共同參與，是順利開展此項工作的保證。在推廣應用和試點過程中，我們就把建章立制，實行制度化管理、標準化操作列上了工作日程。印發(fā)了關于辦公自動化信息系統(tǒng)oa推廣應用有關問題的通知，進一步明確時間進度和培訓方案，進展了推廣應用安排，施行“一對一”應用效勞的方法，對文件掃描、圖片處理等作了相應要求。出臺了某市煙草專賣局分公司綜合辦公信息平臺oa管理方法，重點對門戶欄目維護進展了分工，明確了不同欄目由相關部門負責維護，相應人員上網承辦和審批，分管領導進展督查。這樣，辦公自動化信息平臺由辦公室負總責，各部門和相關人員落實相應責任，到達全員參與、全員維護的目的，對我們今后門戶欄目的維護和根底資料上掛具有很好的促進作用。六不斷補充完善，加強交流溝通，促進全面進步，是順利開展此項工作的有效手段。在安裝調試和推廣應用中，我們都碰到了這樣那樣的問題，有些問題還確實讓人意想不到，初期存在這樣那樣的遺漏也在所難免。我們及時拾遺補漏、修改調整?？梢园l(fā)現并解決問題，恰恰說明了我們在不斷前進。在理論中遇到的問題和在應用中總結出來的心得體會，我們通過碰頭會、通過網上發(fā)布消息或通知、通過應用培訓等方法，加強上下左右的交流溝通，讓大家盡可能多地掌握相關知識，從而帶動了全市系統(tǒng)辦公自動化建立的整體進步。四、存在問題和下一步打算從前期應用理論