基于政務(wù)服務(wù)平臺的文件歸檔及管理分析

1、基于政務(wù)服務(wù)平臺的文件歸檔及管理分析摘要：當(dāng)今社會，檔案服務(wù)將互聯(lián)網(wǎng)作為載體，發(fā)展勢頭良好。此背景下，從事檔案工作的人員必須對檔案的現(xiàn)狀做到心中有數(shù)，并制定行之有效的管理措施，繼而為檔案信息服務(wù)的優(yōu)化提供保障，實(shí)現(xiàn)信息的高效互動和交流。關(guān)鍵詞：政務(wù)服務(wù)平臺；文件歸檔；管理引言檔案是人類社會活動的直接歷史檔案，檔案活動在這方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。因此，活動記錄形成的主題可以視為文件存在的初衷。不難看出，以往關(guān)于檔案的理論研究繼續(xù)強(qiáng)調(diào)檔案作為歷史檔案的多樣性、完整性和相關(guān)性。然而，在實(shí)踐中，在來源原則的指導(dǎo)下，實(shí)際工作將活動和檔案之間的聯(lián)系局限于機(jī)構(gòu)來源，再加上政府的控制，使政府來源的所有檔案成為歷史

2、的主線。由于因特網(wǎng)管理服務(wù)的重點(diǎn)是業(yè)務(wù)活動和批準(zhǔn)問題，而且其集中和分層模式削弱了前機(jī)構(gòu)記錄制作者的控制，因此，在因特網(wǎng)環(huán)境中記錄的結(jié)構(gòu)是作為人類社會活動的原始文件直接返回檔案。1互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)的發(fā)展背景和意義將互聯(lián)網(wǎng)引進(jìn)政府，說明我國的政府職能正在發(fā)生變化，具體表現(xiàn)為：其一，技術(shù)手段上的創(chuàng)新，由互聯(lián)網(wǎng)采集和輸送信息，緩解了信息傳遞的人力、資金等各方面的壓力；其二，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展政務(wù)服務(wù)活動，和放管結(jié)合的理念相契合，對于政府功能的發(fā)揮、職能的提升而言，具有重大的意義。從本質(zhì)上看，互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)開展的前提是，要有服務(wù)平臺支撐，有政府引導(dǎo)，借助先進(jìn)的技術(shù)、先進(jìn)的理念和思維，構(gòu)建透明化、集約化的政府治

3、理模式和運(yùn)行模式，向社會提供全新的政務(wù)服務(wù)產(chǎn)品。對于政府而言，推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)具有重要的意義，可以實(shí)現(xiàn)民主決策，促進(jìn)信息公開，提供精準(zhǔn)服務(wù)。2互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀2.1業(yè)務(wù)文件檔案化管理的不足從文件分散和在公共服務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中使用信息的角度來看，缺乏檔案管理限制了檔案的增值。一方面，與傳統(tǒng)的行政管理不同，因特網(wǎng)行政服務(wù)是以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，由此產(chǎn)生的文件實(shí)際上是數(shù)據(jù)集的組合，因此是數(shù)據(jù)庫的主要特點(diǎn)。但是，如果沒有檔案管理，就不可能將這些低單位價(jià)值的數(shù)據(jù)記錄作為一個(gè)不可分割的整體加以利用，例如通過合并、合并和查看。另一方面，互聯(lián)網(wǎng)管理服務(wù)的文獻(xiàn)是從幾個(gè)主題形成的，這清楚地表明了主題的多樣性?？?/p>

4、的來說，信息主題的多樣性導(dǎo)致信息資源分散，而且在沒有檔案管理的情況下，不同來源的信息材料缺乏相互關(guān)聯(lián)的整合。因此，不可能在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)中以邏輯方式提供完整和直觀的文件，以滿足用戶的各種不同需求，因此用戶只能從不同來源獲得部分和分散的信息。然而，與此同時(shí)，由于檔案的內(nèi)在價(jià)值和治理作用，這些分散的信息無法完全取代檔案，從而限制了檔案的效用。2.2文件歸檔管理和利用的局限性互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)平臺的檔案管理，是在數(shù)字化的環(huán)境下進(jìn)行的，但是從檔案當(dāng)前的利用方式上看，理念和以往的檔案管理并沒有本質(zhì)上的差別，即檔案部門仍然采用集中控制的方式，對檔案利用進(jìn)行控制。顯然，對歸檔后的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的保存，不僅能夠

5、長期保存在系統(tǒng)內(nèi)，還能保證相關(guān)資源的完全性和憑證價(jià)值。然而，從檔案利用層面看，該方式過于局限，不僅違背了信息的共享性，還有悖于政務(wù)服務(wù)的原則。3互聯(lián)網(wǎng)政府服務(wù)平臺的文件歸檔和管理對策3.1系統(tǒng)協(xié)同設(shè)計(jì)政策協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)和案件協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)一旦完成，系統(tǒng)協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)就成為一個(gè)渠道。一方面是系統(tǒng)的協(xié)同建設(shè)，另一方面是配套標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)。系統(tǒng)建設(shè):電子存檔和管理在互聯(lián)網(wǎng)平臺+行政服務(wù)上生成的存檔涉及操作系統(tǒng)、平臺-數(shù)據(jù)交換平臺、長期保存系統(tǒng)、共享訪問系統(tǒng)等。操作系統(tǒng):根據(jù)行政事務(wù)處檔案管理部門共同確定的電子文檔歸檔字段和保留時(shí)間表，在操作系統(tǒng)中配置歸檔參數(shù)，集成電子文檔并確保每個(gè)記錄的完整性數(shù)據(jù)交換平臺:這是與互聯(lián)網(wǎng)+

6、行政服務(wù)平臺合作開發(fā)的一個(gè)關(guān)鍵平臺。一方面，它完成了數(shù)據(jù)管理職能的移交，另一方面，按照檔案管理的要求，將數(shù)據(jù)存檔并轉(zhuǎn)移到長期檔案管理系統(tǒng)。通過建立和應(yīng)用平臺-信息交換平臺，檔案部門需要逐步統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換接口標(biāo)準(zhǔn)，并采用靈活和可配置的接口模式來整合和共享行政記錄。同時(shí)，根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，通過適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段對數(shù)據(jù)進(jìn)行測試，以確保博物館檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。3.2制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基于政務(wù)服務(wù)檔案的特點(diǎn)和檔案管理的原則，制定相對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為政務(wù)服務(wù)檔案資源的建設(shè)提供依據(jù)。首先，在縱向上建立管理規(guī)范，明確檔案管理的責(zé)任主體，形成職責(zé)體系框架；明確檔案的共享方式及原則。其次，在縱向上明確數(shù)據(jù)的傳

7、輸標(biāo)準(zhǔn)，為檔案數(shù)據(jù)的互通提供保障。立足檔案的數(shù)據(jù)形式，詳細(xì)規(guī)定資源的數(shù)據(jù)接口，為系統(tǒng)的開發(fā)、改造奠定基礎(chǔ)。最后，結(jié)合各層級的工作情況和特點(diǎn)，在上述的規(guī)范上，依據(jù)檔案的管理流程，從橫向上對檔案管理的規(guī)范進(jìn)行細(xì)化，包括歸檔的范圍、要求、利用流程等。3.3從歸檔到檔案化，活化檔案概念需要建立一個(gè)動態(tài)的檔案視圖，以便更好地適應(yīng)因特網(wǎng)上政府服務(wù)平臺的總體架構(gòu)和運(yùn)作方式。更具體地說，活動存檔的概念意味著存檔的概念(將空間作為一個(gè)重要符號傳輸)擴(kuò)展到生成滿足存檔條件的文件，而不限制文檔或文件所在的空間。可以說，存檔后的檔案與存檔后確定的檔案之間的區(qū)別在于行政權(quán)力是否正式移交給了檔案處，而且在這兩種情況下，作

8、為凍結(jié)資產(chǎn)的檔案之間沒有實(shí)質(zhì)性差別。這種區(qū)別在時(shí)間和角度上都是微妙的由于檔案的概念不再受空間和相關(guān)行政技能的限制，而是被重新定義為對象的一個(gè)基本特征，因此，只要收集了與行政請求、授權(quán)和結(jié)果有關(guān)的文件，就可以將其視為因特網(wǎng)管理服務(wù)平臺下的檔案。3.4統(tǒng)一部署軟硬件設(shè)施在整體型政府建設(shè)過程中，集約化建設(shè)是一個(gè)主要原則，檔案資源是確保其正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對軟硬件設(shè)施進(jìn)行統(tǒng)一部署，可以在保證檔案資料集中管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)互通共享。一是面向政務(wù)服務(wù)平臺文件歸檔及管理的系統(tǒng)和存儲平臺，應(yīng)符合文件歸檔管理和保存的要求，在各個(gè)行政機(jī)關(guān)部署，和業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，融合各行政機(jī)關(guān)的文件歸檔和檔案管理系統(tǒng)，歸集在檔案管理平臺上，實(shí)現(xiàn)文件歸檔、檔案管理及業(yè)務(wù)流程的無縫銜接；二是面向檔案共享及利用的管理系統(tǒng)和資源平臺，和上述平臺不同，該平臺用于橫向、縱向跨部門、跨層級的檔案資源共享?；诎l(fā)展趨勢分析，該平臺應(yīng)架構(gòu)在區(qū)域或者地方云計(jì)算平臺，以融合共享政務(wù)服務(wù)檔案和相關(guān)政務(wù)的信息資源。總的來講，借助集約化建設(shè)的方式，統(tǒng)一歸檔及管理互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)文件，既可以減輕相關(guān)部門的檔案管理、審批負(fù)擔(dān)，減少各機(jī)構(gòu)因工作能力有限、人員有限造成的檔案丟失；還可以貫徹落實(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)，比如采用“一事一卷”的組卷方式，來維護(hù)檔案的歷史聯(lián)系