對成熟管理體系審核重在管理理念的引導(dǎo)

1、對成熟管理體系審核重在管理理念的引導(dǎo)2011年3月1日閱讀次數(shù):948北京中大華遠(yuǎn)認(rèn)證中心 王獻(xiàn)新一、成熟認(rèn)證組織的特點與期望對于國內(nèi)一些認(rèn)證組織來講，認(rèn)證歷程比較長，有的甚至已達(dá)到十幾年，其管理體系比較成熟，進(jìn)入了穩(wěn)定期，面臨著一個發(fā)展瓶頸問題。從反饋的現(xiàn)象看，成熟管理體系呈現(xiàn)以下特點：1、多年的管理體系運行，使得認(rèn)證組織取得了顯著的績效，不僅促進(jìn)了內(nèi)部管理和對外宣傳，更重要的是培養(yǎng)了大量管理人才，很多管理人員伴隨著體系的發(fā)展而成長。2、管理體系進(jìn)入穩(wěn)定期，很難看到明顯的改進(jìn)績效，體系運行如何進(jìn)一步發(fā)展成為難題，似乎失去了方向，不知道今后從哪里入手。3、管理人員對認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)比較熟悉，對體系運行

2、失去了新鮮感，甚至對管理要求熟視無睹，資源投入不夠，重視程度下降，更有甚者覺得體系失去了作用。上述現(xiàn)象普遍存在，也很正常，是管理領(lǐng)域的客觀規(guī)律所決定的。今天我們站在一個較高的管理平臺上談管理，必然會產(chǎn)生這樣或那樣的質(zhì)疑或困惑。對于成熟的認(rèn)證組織，解決其發(fā)展方向性問題甚至比解決條款理解問題更為重要，這是他們所期望的。二、成熟管理體系應(yīng)該解決的問題一個成熟的管理體系，需要樹立正確的認(rèn)識觀，必須在管理理念上提升認(rèn)識，否則不可能正確處理體系運行中存在的問題。對于成熟的管理體系，以下問題是必須要面對的，有必要在管理理念上給予適當(dāng)引導(dǎo)。1、解決成熟管理體系持續(xù)改進(jìn)的落腳點問題對一個成熟管理體系來講，運行了

3、很多年，現(xiàn)有管理非常成熟，基礎(chǔ)管理趨于穩(wěn)定。這種環(huán)境下，繼續(xù)提高認(rèn)證組織的管理績效就非常困難，也就是說上新的臺階不容易。此時體系持續(xù)改進(jìn)的落腳點在哪里？關(guān)鍵要從三個方面來抓：一是核心管理人員素質(zhì)的提高，視野的拓展，認(rèn)證組織管理層必須加大人員培養(yǎng)成本和穩(wěn)定成本；二是從基礎(chǔ)設(shè)施上進(jìn)行系統(tǒng)改造，有序有節(jié)奏的更新和維護(hù)，落實“硬件預(yù)防”的理念；三是從管理方法上進(jìn)行創(chuàng)新、在管理流程上給予優(yōu)化；這三個方面是認(rèn)證組織持續(xù)提高管理績效的基礎(chǔ)和落腳點。2、解決成熟管理體系持續(xù)具有生命力的問題實踐證明，凡是管理體系運行有效的，大多是將考核手段應(yīng)用到內(nèi)部管理過程中。沒有考核就沒有壓力，發(fā)現(xiàn)的問題不能夠從根本上解決，

4、容易重復(fù)發(fā)生，反復(fù)出現(xiàn)，體系就缺乏提升的動力；通過考核，可以形成一種良性的互相促進(jìn)作用，取長補短，相互學(xué)習(xí)是體系提升的思想源泉。因此，需要鼓勵認(rèn)證組織將體系運行績效融入到內(nèi)部考核之中，這樣體系才會具有持續(xù)的生命力。但考核的前提是建立一支有凝聚力的考核隊伍，形成一種積極向上的考核氣氛，在考核標(biāo)準(zhǔn)制定上多投入精力進(jìn)行研究和創(chuàng)新。3、解決PDCA管理思想在基層管理的落實問題成熟管理體系的運行必須端正管理態(tài)度，提高管理意識，不能單一將內(nèi)審、外審作為提高內(nèi)部管理績效和人員素質(zhì)的唯一機會。真正的績效提高是內(nèi)審員、外審員解決不了的，他們做的主要工作是“符合性審核”，尋找“符合的證據(jù)”。而持續(xù)改進(jìn)方面的事情恰

5、恰應(yīng)該是獲證組織每一個基層管理者的責(zé)任。鼓勵他們采取有效措施，真正將“業(yè)務(wù)圍繞體系轉(zhuǎn)”轉(zhuǎn)變成“體系圍繞業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)”，將PDCA思想落實到最小的管理過程，將體系作為內(nèi)部業(yè)務(wù)管理的一種好手段、好方法，這樣才會為基層管理者所接受。為了強化認(rèn)證組織基層管理者的管理習(xí)慣，提高自我改進(jìn)意識，不妨在體系運行過程中引入“項目管理”的思想，把需要控制的工作內(nèi)容或者需要解決的管理問題看作一個項目，重點從策劃做起，關(guān)注實施、監(jiān)測和改進(jìn)。4、解決人員培訓(xùn)及學(xué)習(xí)方法的有效性問題對于很多認(rèn)證組織，基層管理者沒有能夠成為培訓(xùn)的主角，沒有有效參與到培訓(xùn)過程之中。有必要鼓勵認(rèn)證組織將培訓(xùn)和學(xué)習(xí)從基層做起，這樣會推進(jìn)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的有效

6、性。鼓勵認(rèn)證組織基層管理者雙向識別日常業(yè)務(wù)與管理文件要求的關(guān)系，以業(yè)務(wù)管理為線索識別標(biāo)準(zhǔn)要求和文件要求，在此基礎(chǔ)上，再以標(biāo)準(zhǔn)要求和文件要求為線索，聯(lián)系日常業(yè)務(wù)管理。鼓勵基層管理者成為培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的教師，講解已識別出的工作和要求，在認(rèn)證組織創(chuàng)建的培訓(xùn)平臺上公開授課，就工作接口問題和管理要求進(jìn)行分析研討。改變原有外聘老師在臺上講，員工在下面聽的常規(guī)模式。而對于認(rèn)證組織的內(nèi)審員、高級管理者、核心骨干人員，鼓勵他們加大外部培訓(xùn)，開拓視野，提高認(rèn)識，見多識廣是最需要的。采取常態(tài)化、有效化的方式組織多層次的學(xué)習(xí)，了解認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展背景和管理目的。5、解決認(rèn)證組織內(nèi)部管理分層次的問題一些認(rèn)證組織體系運行缺乏活

7、力，是因為全體員工對年度管理重點不清晰，也有一些認(rèn)證組織管理重點不突出。對于成熟的管理體系，鼓勵認(rèn)證組織明確提出年度管理重點，也就是優(yōu)先控制內(nèi)容，在優(yōu)先控制內(nèi)容中再選擇2-3個核心控制內(nèi)容，使體系在平行推進(jìn)的基礎(chǔ)上有突出重點，每年系統(tǒng)解決幾個管理性問題。對于體系來講，“簡單化”的全面抓、平行抓的管理思想存在很大的弊病，全面抓、平行抓會打消基層員工的積極性，會喪失管理體系的光環(huán)，認(rèn)證時間越長，越?jīng)]有感覺，最終演變成了兩張皮，很多管理崗位容易對體系失去興趣。系統(tǒng)抓是指在分析現(xiàn)有績效和管理特點的基礎(chǔ)上，每年進(jìn)行控制現(xiàn)狀分析，真正找出認(rèn)證組織的關(guān)注點，確定關(guān)鍵的薄弱環(huán)節(jié)或具有很大提升空間的環(huán)節(jié)。以這些

8、環(huán)節(jié)為核心進(jìn)行重點抓，每年必須系統(tǒng)的解決幾個管理問題，體系就會呈現(xiàn)勃勃生機，全體員工就會感受到體系的存在和體系的好處。6、解決內(nèi)審員如何有效發(fā)揮監(jiān)督作用的問題一些獲證組織在內(nèi)審中都可以發(fā)現(xiàn)數(shù)十個不合格項，上百個觀察項，內(nèi)審資料非常齊全，審核內(nèi)容描述的很有水平。如果我們對內(nèi)審員發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分類，可以歸結(jié)為兩類：一類是每年都會出現(xiàn)但又沒有根本解決的問題，這些就是各部門知道怎么做但又沒做好的事，占了絕大多數(shù)，這會浪費全體員工大量的精力和成本。另一類是關(guān)注那些原來沒有認(rèn)識到的事，作為內(nèi)審員更應(yīng)該有能力發(fā)現(xiàn)這樣的不合格項，尋找改進(jìn)機會。而改進(jìn)機會應(yīng)該是基于那些新出現(xiàn)的問題或動向，這一點很重要，否則體系

9、總是處于初級階段，很難提高。改變的前提就是基層管理者認(rèn)真的把基礎(chǔ)工作做扎實，在此基礎(chǔ)上才能有效發(fā)揮內(nèi)審員的重要監(jiān)督作用。7、解決內(nèi)部管理方法和技術(shù)創(chuàng)新的問題管理體系建立初期，是解決“有沒有管理方法，管理結(jié)果是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求”的問題，體系成熟期，解決的是“管理績效提高和效率提高的問題”，因此，無論什么管理方法，只要有利于提高管理績效和效率，就應(yīng)鼓勵采用。尤其要關(guān)注一些管理方法和技術(shù)方法的創(chuàng)新，要在管理體系中融入一些其他優(yōu)秀的管理思想和方法，例如：SWOT分析、矩陣分析、內(nèi)外部環(huán)境分析、需求或市場調(diào)研、風(fēng)險控制原理等等。有了好的數(shù)據(jù)和信息基礎(chǔ)，有了先進(jìn)的技術(shù)方法作為支撐，體系才有前進(jìn)的動力。8、解決支撐、服務(wù)理念與常規(guī)管理理念的關(guān)系問題一個成熟的管理體系，必須要有支撐和服務(wù)的概念。倒金字塔組織結(jié)構(gòu)的管理思想是值得提倡的?，F(xiàn)代管理不是傳統(tǒng)意義上的教下面怎么干，不是研究怎么管理下屬。而是創(chuàng)造環(huán)境，提供支撐和服務(wù)，讓基層管理者對管理