部門職責(zé)手冊(cè)

1、PAGE PAGE 8職能部門通用職能制度建設(shè)本部門和本專業(yè)流程與相關(guān)管理制度的建設(shè)和完善。負(fù)責(zé)培訓(xùn)本部門員工相關(guān)流程與制度，確保員工理解和遵守公司與部門規(guī)章管理制度。根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展或當(dāng)前突出的問題，制定創(chuàng)新課題，不斷進(jìn)行部門業(yè)務(wù)與管理的創(chuàng)新。部門計(jì)劃、預(yù)算及總結(jié)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃，組織制定部門年度、季度和月度計(jì)劃與預(yù)算，并負(fù)責(zé)計(jì)劃與預(yù)算的分解、實(shí)施、控制?？偨Y(jié)部門計(jì)劃預(yù)算的完成情況，并對(duì)部門的各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)。部門日常管理專業(yè)能力建設(shè)：本部門專業(yè)能力的培訓(xùn)、交流和總結(jié)制定部門員工績效考核指標(biāo)與目標(biāo)，輔導(dǎo)、考核員工，并收集、上報(bào)要提供的績效數(shù)據(jù)。完成本部門職位說明書的修訂、完善工作。完成本部門各類

2、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制、匯總及上報(bào)工作。負(fù)責(zé)部門設(shè)施、設(shè)備及辦公用品的日常維護(hù)、管理工作。知識(shí)管理根據(jù)本部門業(yè)務(wù)工作開展過程當(dāng)中出現(xiàn)的出現(xiàn)的重大失誤或杰出的貢獻(xiàn)編輯工作案例，進(jìn)行知識(shí)管理?？偨Y(jié)本部門先進(jìn)、科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)或方法供其它部門學(xué)習(xí)或分享。整理、管理本部門文件檔案工作。5、文化管理根據(jù)公司企業(yè)文化建設(shè)的需要，負(fù)責(zé)本部門員工職業(yè)價(jià)值觀、職業(yè)行為的管理和引導(dǎo)；負(fù)責(zé)本部門文化的建立及宣貫；負(fù)責(zé)本部門團(tuán)隊(duì)士氣的保持。二、專業(yè)職能人事行政部職能人力資源規(guī)劃組織開發(fā)、編制、修訂、完善員工職能線各項(xiàng)規(guī)章管理制度，對(duì)制度的執(zhí)行實(shí)施定期和不定期的檢查和評(píng)估分析。負(fù)責(zé)公司制定公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)每

3、年度的人力資源需求預(yù)測(cè)，并制定相關(guān)解決方案，并組織實(shí)施。組織管理結(jié)合實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)整和控制預(yù)算的實(shí)施。負(fù)責(zé)撰寫財(cái)務(wù)分析及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告。與相關(guān)部門聯(lián)動(dòng)，組織經(jīng)濟(jì)行動(dòng)分析會(huì)，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)，找出經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的問題，提出改善建議和建議。同時(shí)，提出經(jīng)濟(jì)報(bào)警和風(fēng)險(xiǎn)控制措施，預(yù)測(cè)公司經(jīng)營發(fā)展方向。根據(jù)公司的組織架構(gòu)和考核方案，進(jìn)行各部門考核數(shù)據(jù)的提供。根據(jù)公司需要參加經(jīng)營會(huì)議，參與經(jīng)營決策。分解資金占用額，合理地有策略，有方案地調(diào)度占用資金。對(duì)采購合同進(jìn)行審核，控制帳期和其他付款相關(guān)的條款。對(duì)銷售合同價(jià)格，根據(jù)公司定價(jià)原則進(jìn)行審核。每月完成工作核算及工資發(fā)放。財(cái)務(wù)運(yùn)作職能根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，測(cè)算資

4、金需求及計(jì)劃資金的籌措方式。對(duì)公司的投資方案進(jìn)行測(cè)算，完成方案可行性分析。對(duì)公司的資金進(jìn)行投資理財(cái)，保證資金的合理升值。監(jiān)控公司重大投資項(xiàng)目在預(yù)算范圍以內(nèi)進(jìn)行并在控制之中。國際業(yè)務(wù)部工作職能市場(chǎng)分析及政策收集收集國內(nèi)、外相關(guān)政府部門的法律法規(guī)及外貿(mào)相關(guān)政策，密切關(guān)注其變化。掌握行業(yè)發(fā)展的新動(dòng)態(tài)， 準(zhǔn)確領(lǐng)悟、傳達(dá)。分析公司產(chǎn)品銷售區(qū)域、市場(chǎng)占有率、客戶采購量等銷售數(shù)據(jù)，為公司戰(zhàn)略規(guī)劃提供信息，并參與制定公司中遠(yuǎn)期規(guī)劃。負(fù)責(zé)組織收集、整理、歸納國內(nèi)、外相關(guān)市場(chǎng)行情（包括新產(chǎn)品、替代品、客源、價(jià)格等信息資料），提出分析報(bào)告，制定不同階段的營銷策略。組織并參加各類展會(huì)，提出并執(zhí)行參展方案，增加公司知名

5、度，開發(fā)新客戶。外貿(mào)市場(chǎng)的維護(hù)與開發(fā)積極推進(jìn)TRUEMAX 品牌建設(shè)和維護(hù)，提升公司在國內(nèi)外市場(chǎng)的影響力和知名度。積極維護(hù)和服務(wù)好老客戶，穩(wěn)定老客戶的定單量并努力擴(kuò)大其銷售額，開發(fā)老客戶的新產(chǎn)品銷售。積極開拓公司產(chǎn)品的新客戶、新市場(chǎng)，提高市場(chǎng)占有率。積極主動(dòng)配合開發(fā)新產(chǎn)品，并對(duì)新產(chǎn)品的推廣完成市場(chǎng)分析及推廣方案，拓展公司產(chǎn)品系列，增加市場(chǎng)競(jìng)爭力及市場(chǎng)應(yīng)變能力。負(fù)責(zé)按不低于公司規(guī)定的產(chǎn)品銷售價(jià)格進(jìn)行銷售，盡量降低成本，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，力爭公司利益最大化。編制年度銷售計(jì)劃，獲得經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行，按時(shí)完成銷售業(yè)績。銷售合同管理1）負(fù)責(zé)制定銷售合同，重點(diǎn)把握收款方式，避免收匯風(fēng)險(xiǎn)，與客戶進(jìn)行合同談判并簽署。

6、2）負(fù)責(zé)合同條款的審核，并按合同規(guī)定的收款、發(fā)貨、質(zhì)保等條款執(zhí)行及監(jiān)控。3）與采購、單證、財(cái)務(wù)部門的協(xié)調(diào)與溝通。渠道建設(shè)及代理商管理1）負(fù)責(zé)培養(yǎng)老客戶，選擇優(yōu)質(zhì)客戶，發(fā)展代理商，建立銷售渠道。2）負(fù)責(zé)代理協(xié)議的制定，與客戶簽署合同及審核、控制協(xié)議履行過程當(dāng)中的各項(xiàng)事宜。3）維護(hù)代理商，保證年度代理商業(yè)績的完成。定期讓代理商提供銷售報(bào)表，進(jìn)行銷售分析。客戶服務(wù)建立客戶檔案，提供售后部門不定期進(jìn)行客戶回訪，對(duì)客戶使用產(chǎn)品后的回饋意見和其他需求進(jìn)行分析，挑選有價(jià)值的信息，開展深度合作及顧問式銷售。處理與本部門工作有關(guān)的客戶投訴，做好記錄，對(duì)于共同問題，組織進(jìn)行案例分析，避免相同的情況再次發(fā)生。負(fù)責(zé)來

7、訪客戶的行程及接待安排，加深客戶對(duì)公司的認(rèn)識(shí)程度及認(rèn)可程度。負(fù)責(zé)客戶的售后服務(wù)，收集客戶提出的投訴及問題，與各相關(guān)部門溝通，妥善解決客戶的問題?？蛻艋卦L整理客戶信息及資料，完善客戶購買記錄。不定期對(duì)客戶進(jìn)行回訪，了解產(chǎn)品使用情況及跟進(jìn)客戶的進(jìn)一步購買需求，篩選有用信息，提供業(yè)務(wù)部門，進(jìn)行老客戶的新業(yè)務(wù)開發(fā)。定期進(jìn)行滿意度調(diào)查，并將情況匯總后，提供公司管理團(tuán)隊(duì)決策用。客戶投訴接聽服務(wù)熱線及接受客戶郵件，受理客戶投訴，并認(rèn)真做好記錄工作。分析客戶投訴的問題，分別反饋給相關(guān)部門要求提出相應(yīng)整改意見，并督促部門按時(shí)按約定的方式落實(shí)，并與客戶進(jìn)行有效溝通。分析客戶投訴中重要及共性的問題，定期組織召開專項(xiàng)

8、例會(huì)，分享案例，或?qū)σ呻y問題的解決方案進(jìn)一步探討。國內(nèi)業(yè)務(wù)部工作職能國內(nèi)市場(chǎng)及產(chǎn)品分析負(fù)責(zé)國內(nèi)市場(chǎng)及產(chǎn)品的調(diào)研，進(jìn)行產(chǎn)品選型及銷售通路建立，提出國內(nèi)銷售開展的可行性方案及計(jì)劃。制定產(chǎn)品的國內(nèi)銷售價(jià)格策略、營銷策略，獲得經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。業(yè)務(wù)開發(fā)及產(chǎn)品銷售提出目標(biāo)客戶名單，與目標(biāo)客戶的接觸和溝通，開發(fā)新客戶，建立業(yè)務(wù)聯(lián)系。簽訂產(chǎn)品銷售合同，監(jiān)督合同的履行，按時(shí)回款，注意合同的風(fēng)險(xiǎn)控制。編制年度銷售計(jì)劃，獲得經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行，按時(shí)完成銷售業(yè)績。客戶服務(wù)建立客戶檔案，進(jìn)行售前、售中、售后的客戶服務(wù)，不定期進(jìn)行客戶回訪，與客戶保持良好的溝通。負(fù)責(zé)來訪客戶的行程及接待安排，加深客戶對(duì)公司的認(rèn)識(shí)程度及認(rèn)可程度

9、。單證部工作職能進(jìn)出口業(yè)務(wù)的詢價(jià)，報(bào)價(jià)，訂艙向船公司，航空公司貨代詢海運(yùn)費(fèi)價(jià)格，并報(bào)合適價(jià)格給業(yè)務(wù)部。按公司制度確認(rèn)海運(yùn)費(fèi)空運(yùn)費(fèi)后，選擇合適的訂艙。進(jìn)出口業(yè)務(wù)的制單負(fù)責(zé)制作正確的報(bào)關(guān)單據(jù)。.負(fù)責(zé)制作正確的議付單據(jù)。.按客戶及公司規(guī)章管理制度審核信用證，通知業(yè)務(wù)員改證。負(fù)責(zé)跟蹤所有貨物到貨情況并及時(shí)通知業(yè)務(wù)員與客戶。負(fù)責(zé)整票單證進(jìn)行過程當(dāng)中所有相關(guān)的單證信息的收集，反饋，跟蹤，處理解決。所有單證業(yè)務(wù)登記整理，月底出報(bào)表，進(jìn)行分析?？旒乃拓?fù)責(zé)公司所有國際快件的詢價(jià)，議價(jià)，報(bào)價(jià)。負(fù)責(zé)公司所有國際快件的安全寄送，并登記整理，月底出報(bào)表。國際，國內(nèi)物流商的供應(yīng)管理負(fù)責(zé)國際、國內(nèi)物流供應(yīng)商的選擇跟蹤維護(hù)

10、。建立與國際、國內(nèi)物流供應(yīng)商的健康關(guān)系。對(duì)物流供應(yīng)商的評(píng)估，淘汰與更新。4） 流供應(yīng)商簽定貨運(yùn)協(xié)議，保證我司出貨安全。行業(yè)內(nèi)新政策新情況的了解及應(yīng)對(duì)負(fù)責(zé)收集反饋行業(yè)內(nèi)的新政策。評(píng)估新政策帶來的變化，影響。對(duì)新政策帶來的變化提出合理建議。出貨安全、收匯安全確保按公司規(guī)章管理制度對(duì)貨物采取一定的置留，發(fā)貨權(quán)。（保證出貨安全）。確保按公司規(guī)章管理制度對(duì)報(bào)關(guān)/清關(guān)單據(jù)采取一定的置留，寄單權(quán)。（保證收匯安全）。負(fù)責(zé)信用保險(xiǎn)的投保，與客戶資信查詢。負(fù)責(zé)國內(nèi)、國際運(yùn)輸階段保險(xiǎn)事宜。做好與招采部、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部的溝通銜接工作按時(shí)及時(shí)溝通反饋信息。對(duì)相關(guān)缺少的信息及時(shí)催要。品牌推廣部工作職能品牌策劃通過對(duì)公司產(chǎn)

11、品的市場(chǎng)調(diào)研，提煉產(chǎn)品的差異性，提出產(chǎn)品推廣的重點(diǎn)及亮點(diǎn)。2）對(duì)產(chǎn)品推廣進(jìn)行策劃，提出并實(shí)施推廣方案，使品牌具備競(jìng)爭力。3）通過各種方法，對(duì)品牌進(jìn)行保護(hù)，落實(shí)保護(hù)措施。2廣告、展會(huì)策劃及實(shí)施1）組織業(yè)務(wù)部門制定年度廣告投放方案，明確投放重點(diǎn)及效果預(yù)測(cè)，并實(shí)施廣告合同的簽訂。2）組織業(yè)務(wù)部門制定年度參加展會(huì)的方案，明確展會(huì)的突出重點(diǎn)，及主打產(chǎn)品，完成報(bào)名手續(xù)及展位預(yù)訂。3）策劃廣告促銷禮品及客戶禮品。4）組織展會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)布置方案及展品跟進(jìn)，確保展會(huì)的順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的參展目的。3廣告宣傳品設(shè)計(jì)1）完成公司產(chǎn)品宣傳冊(cè)、標(biāo)識(shí)、宣傳用品、旗幟等廣宣品的設(shè)計(jì)，體現(xiàn)公司統(tǒng)一的風(fēng)格，合理使用VI，保證形象的

12、統(tǒng)一及達(dá)到宣傳的目的。2）選擇合適的材料制作各類廣宣品，使設(shè)計(jì)方案得到較好的體現(xiàn)。3）協(xié)助進(jìn)行網(wǎng)站的平面設(shè)計(jì)，對(duì)于上傳網(wǎng)站的圖片進(jìn)行修繕。4）配合業(yè)務(wù)部門進(jìn)行來訪客戶、公司活動(dòng)、產(chǎn)品照片的收集、匯總及整理。4電子商務(wù)的管理1）對(duì)各類B2B商務(wù)平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，保證公司產(chǎn)品的排名及優(yōu)先順序，利于客戶對(duì)公司的搜詢。2）負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站的推廣，使公司在各種搜索引擎具備排名的優(yōu)勢(shì)。3）統(tǒng)計(jì)、分析各種詢盤數(shù)據(jù)，不斷進(jìn)行優(yōu)化。招采部工作職能1公司中遠(yuǎn)期戰(zhàn)略制定及供應(yīng)商戰(zhàn)略制定通過對(duì)供方市場(chǎng)的調(diào)查，提出新產(chǎn)品開發(fā)方向，參與營銷策略的制定。分析公司供應(yīng)商的價(jià)格優(yōu)勢(shì)，參與銷售部門主打產(chǎn)品的選型。與優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商建立長期合

13、作的戰(zhàn)略關(guān)系。供應(yīng)商開發(fā)及評(píng)估撰寫供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商合作過程當(dāng)中的交貨期、合格率等進(jìn)行記錄，做為供應(yīng)商評(píng)估的依據(jù)。制定年度供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，簽訂采購總合同（協(xié)議），規(guī)范帳期、質(zhì)保及相關(guān)條款，為現(xiàn)金流管理及風(fēng)險(xiǎn)控制提供保障。針對(duì)供應(yīng)商的弱點(diǎn)，向供應(yīng)商提出改善建議，培養(yǎng)供應(yīng)商符合公司的要求。每年度對(duì)主要供應(yīng)商進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估活動(dòng)。采購管理按公司規(guī)定的流程，進(jìn)行采購產(chǎn)品的比價(jià)，合同評(píng)審及簽訂，按期交貨、質(zhì)量檢驗(yàn)等作業(yè)。進(jìn)行公司產(chǎn)品主要材料的市場(chǎng)動(dòng)向，分析產(chǎn)品成本構(gòu)成，預(yù)測(cè)產(chǎn)品采購價(jià)格。編制采購報(bào)表，運(yùn)用數(shù)據(jù)管理，監(jiān)控采購過程，分析、解決問題。對(duì)客戶有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量的投訴，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，妥善處理。建立采

14、購臺(tái)帳，進(jìn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、整理，編制采購報(bào)表。研究產(chǎn)品采購的規(guī)律，與業(yè)務(wù)部門一起，確定經(jīng)濟(jì)批量，降低采購成本的同時(shí)，提高庫存周轉(zhuǎn)率。質(zhì)檢部工作職能質(zhì)量管理負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品的品質(zhì)，對(duì)于有國家標(biāo)準(zhǔn)的按照國家標(biāo)準(zhǔn)，沒有國家標(biāo)準(zhǔn)的，結(jié)合合同文本中對(duì)產(chǎn)品的品質(zhì)及出貨要求制定標(biāo)準(zhǔn)，并告知供應(yīng)商。考察重點(diǎn)供應(yīng)商的廠房、設(shè)備及現(xiàn)場(chǎng)管理，并抽查產(chǎn)品生產(chǎn)的過程，做好事前、事中管控。向供應(yīng)商提出產(chǎn)品質(zhì)量改善建議。2產(chǎn)品檢驗(yàn)1）按一定的比例進(jìn)行產(chǎn)品的抽檢，保證產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)及客戶的要求。2）對(duì)檢驗(yàn)的產(chǎn)品做好記錄，拍照，做好檔案及提供業(yè)務(wù)部門。3）對(duì)指定產(chǎn)品的生產(chǎn)過程進(jìn)行過程檢驗(yàn)，保證關(guān)鍵工序的質(zhì)量。3產(chǎn)品監(jiān)裝1）對(duì)產(chǎn)品裝箱過程進(jìn)行監(jiān)督，清點(diǎn)數(shù)量，保證裝箱方式符合要求。信息部工作職能IT設(shè)備管理負(fù)責(zé)公司IT相關(guān)設(shè)備的選型、安裝條件的選擇及日常維護(hù)。負(fù)責(zé)公司計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的統(tǒng)一購買、統(tǒng)一調(diào)配，并采取有效措施降低成本，保證公司計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的合理配置和有效利用。負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)布線及內(nèi)部局域網(wǎng)設(shè)置。IT固定資產(chǎn)的編號(hào)、臺(tái)帳及盤點(diǎn)管理。桌面維護(hù)負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的日常維護(hù)、維修，監(jiān)控系統(tǒng)的日常使用和維護(hù)。公司內(nèi)部局域網(wǎng)的監(jiān)控和日常維護(hù)。負(fù)責(zé)對(duì)公司的員工進(jìn)行電腦知識(shí)方面的培訓(xùn)，提高使用辦公軟件的能力。負(fù)責(zé)各部門重要數(shù)據(jù)的電子版資料的備份及保存。網(wǎng)站維護(hù)負(fù)責(zé)各網(wǎng)站的圖片、信