會議溝通技巧

1、導言在我們的的工作過過程中，會會議可以以說是一一項最經經常的工工作。一項調查查表明：大多數數商務人人士有三三分之一一的時間間是用于于開會，有有三分之之一的時時間是用用于旅途途奔波。有感于于繁重不不堪的會會議邀請請，萬科科的總裁裁王石曾曾經說過過一句很很形象的的話，他他說：“我我如果不不是在開開會，就就是在去去往下一一個會議議的路上上。”雖然大家家都很了了解會議議所帶來來的資源源、人力力、物力力的巨大耗費，但但人們也也不得不不承認，會會議是一一種很有有效的溝溝通手段段，因為為面對面面的交流流可以傳傳遞更多多的信息息，尤其其是很多多需要各各部門協(xié)協(xié)作的工工作，就就更是需需要會議議的紐帶帶來協(xié)助助運

2、作?！咀詸z】你在會議議溝通活活動中是是否具有有以下行行為要點點？你的會議議溝通表表現是否1.總是是在會議議開始前前3天就就已經安安排好了了會議的的日程并并將該議議程通知知到每位位與會者者。2.當與與會者詢詢問議程程安排時時總是回回答：“還沒定定呢，等等通知吧吧”。3.對于于會議將將要進行行的每項項議程都都胸有成成竹。4.會議議開始前前半小時時還在為為是否進進行某幾幾個議題題而猶豫豫不決。5.提前前將每一一項會議議任務安安排給相相關的工工作人員員去落實實，并在在會議開開始前加加以確認認。6.臨到到會議開開始前才才發(fā)現還還有一些些會議設設備沒有有安排好好。7.預先先擬定邀邀請與會會的人員員名單，并

3、并在開會會前兩天天確認關關鍵人士士是否會會出席會會議。8.自己己也記不不清邀請請了那些些人出席席會議，會會議開始始前才發(fā)發(fā)現忘了了邀請主主管領導導參加會會議。9會議議時間安安排恰當當，能夠夠完成所所有的議議題。10會會議總是是被一些些跑題、多話者者干擾，難難以順利利進行。11會會議室布布置恰當當，令與與會者感感覺舒適適又便于于溝通。12會會議室擁擁擠不堪堪，令與與會者感感覺不快快，大家家都盼望望著早點點結束會會議。以上122個問題題，可能能是你的的會議溝溝通活動動中常見見的表現現，你如如果選擇擇了題號號是單數數的行為為表現，請請給自己己加上一一分；你你如果選選擇了題題號是雙雙數的行行為表現現，

4、請給給自己減減去一分分。最后后看看自自己的總總分吧！36分分：你的的會議溝溝通技巧巧是值得得稱道的的。03分分：你的的會議溝溝通技巧巧也還不不錯，但但需要進進一步改改進。低于0分分：你的的會議溝溝通技巧巧真不怎怎么樣，趕趕快努力力吧！會議的安安排制定議程安排1.充分分考慮會會議的進進程，寫寫出條款款式的議議程安排排。2.確定定會議的的召開時時間和結結束時間間并和各各部門主主管協(xié)調調。3.整理理相關議議題，并并根據其其重要程程度排出出討論順順序。4.把議議程安排排提前交交到與會會者手。挑選與會者1.首要要原則是是少而精精。2.信息息型會議議,你應應該通知知所有需需要了解解該信息息的人都都參加。3

5、.決策策型會議議,你需需要邀請請能對問問題的解解決有所所貢獻,對決策策有影響響的權威威,以及及能對執(zhí)執(zhí)行決策策做出承承諾的人人參加。4.你需需要對某某些未在在會議邀邀請之列列的關鍵鍵人士說說明原因因。適宜溝通的會議室布置1.現場場會議室室一般比比較方便便且費用用低廉,因此是是首選地地點。但但如果涉涉及公司司的對外外公共關關系形象象或者與與會人數數很多，則則可以考考慮租用用酒店或或展覽中中心的專專用會議議室。2.與會會者的身身體舒適適需求不不能忽略略，應注注意會議議室的空空調溫度度、桌椅椅舒適度度，燈光光和通風風設備也也應和會會議的規(guī)規(guī)模和安安排的活活動相適適應。3.根據據你的溝溝通需要要來選用

6、用適當的的桌椅排排列方式式。信息息型會議議的與會會者應面面向房間間的前方方，而決決策型會會議的與與會者應應面向彼彼此。會議安排排核查表表檢查項目目具體工作作負責人人檢查結果果會議溝通通目標會議議程程安排參加會議議人員安安排會議實物物安排會議的主主持(一)成成功地開開始會議議和其他的的很多場場合一樣樣,準備備工作是是避免表表現緊張張的關鍵鍵：如果果你知道道自己將將會說些些什么來來作為開開場白，你你就會放放松下來來。更重重要的是是,你可可以給整整個會議議帶來一一個富有有組織的的、卓有有成效的的開始。會議開開場秘訣訣1準時時開會對于每一一位職業(yè)業(yè)的商務務人士而而言，最最頭疼、最深惡惡痛絕的的事情莫莫

7、過于對對方不準準時，不不守時。在高速速運轉的的信息社社會，時時間意味味著搶占占的商機機，時間間意味著著金錢和和財富，時時間意味味著一切切。我們們說“浪浪費別人人的時間間就等于于謀財害害命”也也是毫不不夸張的的。對于于會議而而言就更更是如此此，因為為不準時時召開的的會議浪浪費的是是所有與與會者的的時間，這這不僅會會加劇與與會者的的焦躁抵抵觸情緒緒，同時時也會令令與會者者懷疑組組織者的的工作效效率和領領導能力力。2向每每個人表表示歡迎迎用宏亮的的聲音對對每個人人表示熱熱烈的歡歡迎。如如果你面面對的是是一隊新新的成員員，讓他他們作向向大家做做自我介介紹。如如果他們們彼此已已經見過過面了，也也要確保保

8、把客人人和新來來乍到的的成員介介紹給大大家。3制定定或者重重溫會議議的基本本規(guī)則會議的基基本規(guī)則則是會議議中行為為的基本本準則，你你可以使使用“不不允許跑跑題”、“聆聽聽每一個個人的發(fā)發(fā)言”以以及“每每人的發(fā)發(fā)言時間間不能超超過5分分鐘”這這樣的規(guī)規(guī)定。如如果準則則是由與與會者共共同制定定的而不不是由主主持人強強加給與與會者的的，效果果要更好好一些。你可以以向與會會者詢問問“我們們都同意意這些規(guī)規(guī)定嗎?”要得得到每一一個人的的肯定答答復，而而不要想想當然地地把沉默默當成是是沒有異異議。4分配配記錄員員和計時時員的職職責如果可能能的話，讓讓大家志志愿來擔擔任這些些職責而而不要由由主持人人指定。計

9、時員員負責記記錄時間間并保證證討論持持續(xù)進行行，記錄錄員則負負責做會會議記錄錄。對于于一些例例行會議議而言，不不妨由所所有人輪輪流擔當當這些職職責。(二)會會議主持持人的溝溝通技巧巧一個優(yōu)秀秀的會議議領導者者總是經經常提出出他們簡簡短的意意見以指指引會議議討論的的進程。比如說說“讓我我們試試試”，“這這是一個個好的思思路，讓讓我們繼繼續(xù)下去去。”事事實上，如如果我們們仔細觀觀察，就就會發(fā)現現優(yōu)秀的的會議主主持人最最常用的的引導方方式是提提問題，針針對目前前所討論論的問題題引導性性的提問問，會使使與會者者的思路路迅速集集中到一一起，提提高工作作的效率率。我們常用用的問題題大致可可以分為為兩類：開

10、放式式的問題題和封閉閉式的問問題。開開放式的的問題需需要我們們花費更更多的時時間和精精力來思思考回答答，而封封閉式的的問題則則只需一一兩句話話就可以以回答了了。比如如說：“小小王，你你對這個個問題怎怎么看？”這就就是開放放式的問問題；“小小王，你你同意這這種觀點點嗎？”這就是封封閉式的的問題。做為一一名有經經驗的會會議主持持人，你你應該善善于運用用各種提提問方式式。問題類型型問題特點點棱鏡型問問題把別人向向你提出出的問題題反問給給所有與與會者。例如，與與會者：“我們們應該怎怎么做呢呢？”你你可以說說：“好好吧，大大家都來來談談我我們應該該怎么做做?！杯h(huán)形問題題向全體與與會者提提出問題題，然后后

11、每人輪輪流回答答。例如如：“讓讓我們聽聽每個人人的工作作計劃，小小王，由由你開始始。”廣播型問問題向全體與與會者提提出一個個問題，然然后等待待一個人人回答。如：“這這份財務務報表中中有三個個錯誤，誰誰能夠糾糾正一下下？”這這是一種種具有鼓鼓勵性而而沒有壓壓力的提提問方式式，因為為你沒有有指定人人回答，所所以大家家不會有有壓力。定向型問問題向全體提提出問題題，然后后指定一一人回答答。如：“這份份財務報報表存在在三個錯錯誤，誰誰來糾正正一下？小王，你你說說看看?！边@這種提問問方式可可以讓被被問及的的對象有有一定的的準備時時間。(三)圓圓滿地結結束會議議無論是什什么樣類類型的會會議，在在會議結結束的

12、時時候重新新回顧一一下目標標、取得得的成果果和已經經達成的的共識，以以及需要要執(zhí)行的的行動都都是很必必要的。（1）總總結主要要的決定定和行動動方案以以及會議議的其他他主要結結果。（2）回回顧會議議的議程程，表明明已經完完成的事事項以及及仍然有有待完成成的事項項；說明明下次會會議的可可能議程程。（3）給給每一位位與會者者一點時時間說最最后一句句話。（4）就就下次會會議的日日期、時時間和地地點問題題達成一一致意見見。（5）對對會議進進行評估估，在一一種積極極的氣氛氛中結束束會議。你可以以對每一一位與會會者的表表現表示示祝賀，表表達你的的贊賞，然然后大聲聲的說“謝謝謝各位位”來結結束會議議。靈活地應

13、應對會議議的困境境會議依賴賴于與會會者的相相互作用用。開會會時出現現問題是是不可避避免的。有時問問題因為為人而產產生，有有時因為為程序或或邏輯而而產生。在任何何情形下下，主持持者都有有責任令令討論熱熱烈，確確保與會會者都參參與討論論，并保保持討論論的正確確方向。(一)某某些人試試圖支配配討論的的局面在會議中中，常常常會出現現“一言言堂“的的局面。如果我我們會議議的目的的是找出出不同觀觀點，那那么廣泛泛的參與與是會議議成功所所必不可可少的因因素。有有時有些些人可能能因為富富有經驗驗、或職職位較高高而處于于支配地地位。當當這種情情形發(fā)生生時，其其他人通通常就會會只是坐坐著聽。這時，主主持者就就應該

14、提提一些直直接的問問題，將將與會者者調動起起來。如果其他他辦法都都不能奏奏效，不不妨嘗試試在中間間休息時時與那個個人私下下談一談談，也許許會有所所幫助。(二)某某些人想想爭論這種人可可能自稱稱無所不不知，或或者掌握握的信息息完全是是錯誤的的，或者者是個吹吹毛求疵疵的家伙伙，喜歡歡插話打打斷主持持者。在在任何情情形下，主主持者都都要保持持清醒的的頭腦。通過提提問，主主持者可可以引出出這些人人愚蠢的的或牽強強的發(fā)言言，然后后不再理理睬他們們。通常常，這種種人會激激怒全體體，會有有人講出出不歡迎迎他們的的話，然然后一片片沉默。這時，主主持者可可再問其其他與會會者一些些直接的的問題，從從而維持持會場討

15、討論氣氛氛的平衡衡。通常地，這這個喜歡歡辯論的的人會意意識到情情況，然然后不再再提出問問題。但但如果這這個人不不敏感的的話，主主持者就就必須直直截了當當地向他他指出，他他這種吹吹毛求疵疵的做法法擾亂了了會議的的進程，浪浪費了寶寶貴的時時間。然然后主持持者立即即向另一一個人提提問，以以便讓討討論繼續(xù)續(xù)下去。(三)某某些人和和身邊的的人開小小會當與會者者人數很很多時，經經常會發(fā)發(fā)生這種種情形。開小會會往往是是因為某某個人想想講話，但但又沒有有機會，或或者某個個謹慎的的與會者者在向大大會提出出某種想想法前，想想先試探探別人的的看法。通常，會會議中有有人開小小差是不不可避免免的。不不過這種種小會一一般

16、比較較簡短。只有當當小會時時間持續(xù)續(xù)長了才才會成為為一個問問題。一個辦法法是請這這個人告告訴大家家他剛才才所講的的內容，另另一個辦辦法就是是沉默，然然后看著著那個破破壞秩序序的人。通常，這這樣就會會恢復會會議秩序序。(四)習習慣性的的跑題者者我們可以以運用FFASTT法來解解決這個個問題。這一談談話技巧巧可以訓訓練一個個習慣性性跑題者者采取一一些更富富有建設設性的行行動：F，面對對造成問問題的人人；A，感謝謝或肯定定這個人人以及他他/她的的良好意意圖；S，建議議一種新新的行為為方式；T，多做做幾次嘗嘗試，可可以逐步步改變或或者提高高你的要要求：例如，假假設小王王總是在在開會的的時候講講很多的的

17、笑話。他是個個很風趣趣的人，但但是他總總是會讓讓會議跑跑題。為為了管住住他：F，注視視他，說說:“小小王，我我有個建建議”A，“首首先，你你的笑話話都棒極極了”S，“但但是我仍仍然不清清楚你那那聰明的的腦袋對對這個問問題真正正是怎么么看的?說真的的，你是是否能夠夠告訴我我們你的的建議?”T，如果果他還是是沒有改改變，或或者你可可以更加加嚴厲一一些：“別別這樣了了。我們們已經樂樂過了，但但是現在在的要點點究竟是是什么呢呢?”如果這些些公開的的干預仍仍然不能能夠見效效，你可可以問小小王是否否可以在在休息的的時候和和他單獨獨談一談談。私下下里告訴訴他：你你看到了了他做的的那些事事情，你你如何評評價他的的這些做做法，你你的感受受和你希希望他做做些什么么。這樣樣的談話話可以比比公開場場合中的的語氣更更為堅定定和嚴厲厲?！咀詸z】請你根據據左欄的的問題，從從右欄挑挑出相應應的對策策，將問問題和相相應的對對策用直直線連接接起來。通過該該練習學學習如何何更好地地控制