信件收發(fā)管理制度(4篇)

1、Word - 11 -信件收發(fā)管理制度(4篇)【第1篇】報刊信件收發(fā)管理程序制度 報刊信件收發(fā)管理程序 1.目的 對郵件、報刊收發(fā)實施掌握,確?？蛻魷?zhǔn)時收到郵件報刊。 2.適用范圍 適用于郵件和報刊的收發(fā)。 3.引用文件 3.1質(zhì)量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。 3.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。 4.職責(zé) 4.1保安部報刊收發(fā)員負責(zé)大廈內(nèi)郵件和報刊的收發(fā)。 4.2保安部經(jīng)理負責(zé)處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。 5.工作程序 5.1客戶辦理信箱使用申請手續(xù) 5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時,到物管部辦理申請,物管部通知財務(wù)室

2、收取費用。 5.1.2物管部憑財務(wù)收費票據(jù),填寫國企大廈室內(nèi)修理托付單,通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后,物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。 5.1.3在使用信箱期間,信箱和鎖匙由客戶自行保管,鎖匙損壞或遺失的,由保安部向工程部出單修理更換,客戶按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)到財務(wù)室交納修理費用。 5.2客戶辦理報刊登記手續(xù) 5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預(yù)訂手續(xù)。 5.2.2客戶需要供應(yīng)收發(fā)報刊服務(wù)時,憑報刊訂閱收據(jù)的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù),由收發(fā)員在報刊訂閱登記表中登記報刊名稱、起止日期、聯(lián)系電話,并且保留收據(jù)復(fù)印件,以便利今后查詢。 5.3 收發(fā)過程 5.3.1對

3、于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特別郵件,收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章,并登記在郵件收發(fā)登記表中,當(dāng)日送于客戶。 5.3.2平信、報刊由收發(fā)員當(dāng)天發(fā)放到客戶信箱。 5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件,假如超過二十天無人領(lǐng)取,大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局,投遞員在郵件收發(fā)登記表上簽字。 5.4接到客戶投訴后,保安部經(jīng)理馬上調(diào)查清晰投訴的緣由并在當(dāng)日給客戶答復(fù)解決問題的方法。由于收發(fā)員的責(zé)任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng),造成收件人損失的,責(zé)令收發(fā)員準(zhǔn)時向客戶賠禮或賠償,并幫助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責(zé)任,由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商

4、解決,記錄在客戶投訴登記表中。 6.質(zhì)量記錄及支持文件 6.1 郵件收發(fā)登記表 6.2報刊訂閱登記表 6.3客戶投訴登記表 6.4國企大廈室內(nèi)修理托付單 郵件收發(fā)登記表 序號 日期 樓層 房號 姓名 郵件 名稱 編號 簽收 備 注 【第2篇】辦公大廈信件收發(fā)管理管理手冊 辦公大廈管理手冊:信件收發(fā)管理 1一般信件投送規(guī)定 a.規(guī)定適用于工作在*國際中心內(nèi)客戶信件的日常投送; b.由政府郵政部門投送到*國際中心的信件一律由前臺人員接收; c.任何投遞給客戶的信件,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀; d.收到的信件由每日信件發(fā)送人員負責(zé)信件的分揀及投送; e.分揀人員應(yīng)先認真核對收件人的公司名稱及單

5、元號,再檢查該名客戶是否對郵件有特別的要求(如放前臺等);在信件上用鉛筆標(biāo)注清晰單元號;應(yīng)再檢查一遍信封上的公司名稱及單元號與當(dāng)前在該單元的名稱相符,之后再按客戶的單元進行投送; f.如有單元號,但公司名稱標(biāo)注不清晰,可通過檢查客戶檔案來確認,如仍不能確認,可以通過電話方式與客戶聯(lián)系,或通過其他相關(guān)部門進行確認,如市場租賃部人員等; g.如已確認不是投送到*國際中心內(nèi)客戶的信件,可在信件上貼上退信條并標(biāo)注退字,加蓋*國際中心郵件收發(fā)章后,在其次天交還郵局送信人員; h.能夠確認為已退租客戶的信件,假如原客戶留有聯(lián)系方式,可以通過電話通知原客戶到*國際中心取信,如無任何聯(lián)系方式,可按本規(guī)定第g條

6、做退信處理; i.長期在*國際中心的客戶要退租時,應(yīng)主動詢問客戶離開后的信件該如何投遞,通常狀況下,可請客戶留下聯(lián)系電話,當(dāng)有客戶信件時,以電話方式通知客戶或客戶的托付人來前臺取信。 2郵件、報刊管理規(guī)定 為規(guī)范郵件管理,確保大廈用戶郵件數(shù)正常派發(fā),制定如下規(guī)定: a.客戶要求訂購報刊時,需到郵電部門辦理預(yù)訂報刊手續(xù)。 b.客戶憑訂閱收據(jù)的復(fù)印件到物業(yè)管理處客戶服務(wù)部辦理備案手續(xù),由客服員在報刊訂閱登記表中登記報刊名稱、公司名稱、份數(shù)等。 c.管理處設(shè)掛號郵件簽收登記簿及掛號郵件退件登記簿。 d.投遞員每天把郵件、報刊送到大廈收發(fā)臺(保安部前臺),對投遞員送來的掛號信、匯票、包裹單、電報等特別

7、郵件,投遞員會在郵電部門的簽收單上加蓋有東玖大廈收發(fā)章。郵件交接各環(huán)節(jié)中,交接雙方必需辦理交接手續(xù),派發(fā)郵件時應(yīng)要求用戶簽章,以便日后有據(jù)可查。 e.對平信和國內(nèi)報刊的發(fā)放,客服人員必需依據(jù)用戶供應(yīng)的資料,準(zhǔn)時精確地發(fā)放到客戶辦公處。 f.凡有業(yè)戶投訴丟失掛號郵件,經(jīng)查核掛號郵件收發(fā)登記薄追究郵件下落,由最終簽名的管理人員負責(zé)。 g.對掛號信、匯票、郵包、電報等特別郵件,客服員須先把這些郵件收件日期、郵件號碼、郵件性質(zhì)、收件公司等填寫到掛號信/包裹單等記錄表上,然后攜單及記錄表準(zhǔn)時精確送達致接收人同時由該接收人在掛號信/包裹單等記錄表上簽收。 h.對已遷出本大廈的業(yè)戶,管理處供應(yīng)1個月的平郵轉(zhuǎn)

8、投服務(wù),遷離后的郵件由客服部單獨管理,每周通知業(yè)戶回大廈領(lǐng)取。凡屬無業(yè)戶認收的掛號郵件做為盲信退回郵局,客服員登記確認后,粘貼改退批條,交給保安部,由保安部于次日退還郵遞員簽收。 i.缺失或遲到的報刊處理:發(fā)覺報刊未按時送到或不是訂閱的報刊時,客服部負責(zé)與郵局聯(lián)系,敦促盡快補送。 j.發(fā)覺郵局送來的郵件有破損時,應(yīng)在登記薄上做好記錄,并有當(dāng)值主管簽字確認,客服部將此郵件受到時已破損封條粘貼在破損部位后,再派發(fā)到業(yè)戶手中。 3郵件快件、掛號信、包裹及包裹單的投送規(guī)定 a.程序適用于工作在*國際中心內(nèi)公司郵政快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單的日常投送; b.接收到的快件由前臺人員負責(zé),通常狀況下

9、,該人員負責(zé)日常信件的分揀及投送; c.掛號信、快件、包裹及包裹單、匯款單均為緊急物件,要在聯(lián)系到客戶的第一時間內(nèi)送出;并請客戶簽收。 d.快件到達后,應(yīng)由信件收發(fā)員快速確認該快件的收件人是否為*國際中心內(nèi)的客戶,當(dāng)確認為*國際中心內(nèi)的客戶后,方可接收,否則由送件人員收回; e.全部由政府郵政部門投送到*國際中心的郵政快件(僅限于ems)、匯款單、包裹單一律由前臺 f.接收,接收時應(yīng)加蓋*國際中心郵件收發(fā)章(在臨時沒有郵件收發(fā)章時,可由前臺收件人員簽收); g.對于dhl、fd*、ups等非國家郵政部門的速遞郵件,應(yīng)由前臺人員幫助送信人員聯(lián)系客戶后,由 h.郵政人員送至客戶手中; i.任何投遞

10、給客戶郵政的快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀; j.全部要客戶領(lǐng)取的轉(zhuǎn)交物均要求在客戶領(lǐng)取時進行簽收; k.對于不能當(dāng)日送出的快件,應(yīng)注明緣由,并于次日連續(xù)聯(lián)系客戶,直至送出為止。 l.客服主管隨時監(jiān)督信件收發(fā)人員遞送物件狀況,保證全部物件遞交的平安及精確性。 【第3篇】物業(yè)信件收發(fā)管理程序 公司程序文件 版號: a 修改號: 0 ej -qp4.15物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序 頁碼: 1/2 1.目的: 為了準(zhǔn)時、精確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。 2.適用范圍: 適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務(wù)。 3.引用文件: 3.1

11、質(zhì)量手冊第4.9、4.13章 3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章 4.職責(zé): 收發(fā)員負責(zé)每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。 5.工作程序 5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫報刊、信件缺損登記表,讓郵遞員簽字證明。 5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫報刊、信件缺損登記表讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損狀況,懇求補給。 5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫住戶信件、報刊發(fā)放登記表親自送到住戶手中,由住戶簽收。 5.4一般信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或依據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。 5.4.1未訂報紙住戶的

12、信件,工作人員負責(zé)通知住戶領(lǐng)取。 5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清晰的信件。收發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應(yīng)準(zhǔn)時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認后傳送給住戶。 5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認后,收發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)時退還郵局。 5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必需取走。 5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應(yīng)妥當(dāng)收存,待住戶回來后,一并交于住戶。 5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失狀況時,收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮賠禮

13、,樂觀查找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理打算賠償事宜。 5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫代住戶訂閱單,并交納費用,收 發(fā)員將其次聯(lián)交給住戶,收發(fā)員準(zhǔn)時到郵局為住戶訂閱。 5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要準(zhǔn)時填寫代住戶訂閱登記表對郵局開回的票據(jù)、找錢,必需由住戶在代住戶訂閱單存根上簽收。 5.8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語和物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為。 6.支持性文件與質(zhì)量記錄: 6.1代住戶訂閱登記表 ej-qr-qp4.15-01 6.2代住戶訂閱單二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02 6.3住戶信件、報刊發(fā)放登記表 ej-qr-qp4.15-03 6.4報刊信件缺損登記表 ej-qr

14、-qp4.15-04 6.5物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語 ej-wi-qp8.1-02 6.6物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為 ej-wi-qp8.1-01 【第4篇】物業(yè)iso9000信件收發(fā)管理程序 公 司 程 序 文 件版號: a 修改號: 0 ej -qp4.15信件收發(fā)管理 頁碼: 1/2 1.目的: 為了準(zhǔn)時、精確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。 2.適用范圍: 適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務(wù)。 3.引用文件: 3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章 3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章 4.職責(zé): 收發(fā)員負責(zé)每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。 5.工作程序

15、 5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫報刊、信件缺損登記表,讓郵遞員簽字證明。 5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫報刊、信件缺損登記表讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損狀況,懇求補給。 5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫住戶信件、報刊發(fā)放登記表親自送到住戶手中,由住戶簽收。 5.4一般信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或依據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。 5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責(zé)通知住戶領(lǐng)取。 5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清晰的信件。收發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認后

16、再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應(yīng)準(zhǔn)時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認后傳送給住戶。 5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認后,收發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)時退還郵局。 5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必需取走。 5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應(yīng)妥當(dāng)收存,待住戶回來后,一并交于住戶。 5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失狀況時,收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮賠禮,樂觀查找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理打算賠償事宜。 5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫代住戶訂閱單,并交納費用,收 發(fā)員將其次聯(lián)交給住戶,收發(fā)員準(zhǔn)時到郵局為住戶訂閱。 5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要準(zhǔn)時填寫代住戶訂閱登記表對