檔案管理-作者：郭志峰

1、 郭志峰檔案管理公司檔案管理辦法檔案管理概述1文書(shū)檔案管理2技術(shù)檔案管理3會(huì)計(jì)及聲像檔案管理 4案管理第 一 篇檔案管理概述 檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。 檔案的概念與特點(diǎn) 檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 1.檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的記錄 2.檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來(lái)的 3.檔案來(lái)源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣檔

2、案收集檔案整理檔案編目和檢索檔案價(jià)值鑒定檔案提供利用檔案編輯研究檔案統(tǒng)計(jì)檔案保管檔案的歷史回顧1、“結(jié)繩”和“刻契”是遠(yuǎn)古時(shí)代檔案的萌芽。2、河南安陽(yáng)小屯村出土的甲骨卜辭是我國(guó)迄今發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。3、歷史上不同載體的檔案：甲骨檔案（刻在龜甲、獸骨）、金文檔案（刻在青銅器）、石刻檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等等。4、檔案一詞最早出現(xiàn)在“明末清初”清太宗皇帝實(shí)錄5、歷史上著名的皇家檔案庫(kù)：漢代的石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、唐代的甲庫(kù)、明代的后湖黃冊(cè)庫(kù)，清代的內(nèi)閣大庫(kù)都是著名的皇家檔案庫(kù)。6、我黨最早的檔案工作指導(dǎo)性文件：1933年春，由瞿秋白起草、經(jīng)周恩來(lái)審閱的文

3、件處置辦法。7、1954年11月8日，第一屆全國(guó)人大常委會(huì)第二次會(huì)議，根據(jù)總理周恩來(lái)提議，批準(zhǔn)國(guó)務(wù)院設(shè)立直屬機(jī)構(gòu)國(guó)家檔案局。8、1952年，中央辦公廳、中組部和中宣部委托中國(guó)人民大學(xué)舉辦檔案專(zhuān)修班，新中國(guó)檔案高等教育的發(fā)端。9、1987年9月5日發(fā)布，1988年1月1日起實(shí)施的中華人民共和國(guó)檔案法標(biāo)志著我國(guó)檔案工作走上了依法管理的軌道。第 二 篇 文書(shū)檔案管理 1、由項(xiàng)目辦公室主任負(fù)責(zé)文書(shū)檔案領(lǐng)導(dǎo)工作，文書(shū)檔案資料由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中、統(tǒng)一管理。項(xiàng)目部每個(gè)人辦理完畢的文件材料要統(tǒng)一交到辦公室文書(shū)人員保管。文書(shū)檔案的文件資料原件存項(xiàng)目部辦室，復(fù)印件可發(fā)給項(xiàng)目相關(guān)部門(mén)使用。 2、項(xiàng)目部的文件材料分

4、年度、按照項(xiàng)目部的機(jī)構(gòu)序列組卷，地方政府和甲方的文件材料單獨(dú)組卷。 3、項(xiàng)目部全部文件材料按照項(xiàng)目部的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容立卷。首先要準(zhǔn)備若干個(gè)檔案盒，在盒脊背上寫(xiě)主要內(nèi)容，然后將盒子依次擺放在檔案柜里，盒內(nèi)首頁(yè)要設(shè)有卷內(nèi)目錄以備隨時(shí)組卷。檔案盒脊背名稱(chēng)有：集團(tuán)公司文件、公司文件、項(xiàng)目文件、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理文件、業(yè)主文件、業(yè)主會(huì)議紀(jì)要、業(yè)主會(huì)議通知、文件借閱登記表、考勤匯總、印章管理、項(xiàng)目人員變動(dòng)文件及記錄，項(xiàng)目獎(jiǎng)罰明細(xì)、項(xiàng)目辦公設(shè)備明細(xì)、合同協(xié)議等。 濱江項(xiàng)目物資部資料柜 4、項(xiàng)目部永久保管的文書(shū)檔案主要包括以下內(nèi)容：（1）本項(xiàng)目制定的法規(guī)政策性文件材料。（2）本項(xiàng)目召開(kāi)的重要會(huì)議、舉辦重大

5、活動(dòng)形成的重要文件材料。（3）反映項(xiàng)目部管理、施工生產(chǎn)、技術(shù)水平的重要文件。（4）本項(xiàng)目關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要報(bào)告、總結(jié)、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（5）本項(xiàng)目機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。（6）本項(xiàng)目房屋買(mǎi)賣(mài)、土地使用以及重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。（7）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本項(xiàng)目主管業(yè)務(wù)的以及表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等重要文件材料。（8）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本項(xiàng)目工作形成的文件材料。（9）造成重大經(jīng)濟(jì)損失和不良影響的重大安全質(zhì)量事故的文件材料。 5、凡是一般具體業(yè)務(wù)問(wèn)題、事務(wù)性的在一定時(shí)期內(nèi)有查考價(jià)值的文件資料，要定期保存。 6、文書(shū)檔案整理規(guī)范：（1）歸檔的文件材料

6、必須齊全完整，本級(jí)文件必須是蓋有項(xiàng)目部公章的正本，其定稿必須有項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙（首頁(yè)）上的簽字。（2）歸檔的文件材料應(yīng)為原件，沒(méi)有原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。歸檔的文件材料及各種表格，必須符合公司公文管理辦法的規(guī)定和檔案保管要求。（3）具有保存價(jià)值的電子文件，必須有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。歸檔的紙質(zhì)文件材料中有文件發(fā)文稿紙和文件處理單的，與文件正本、定稿一并歸檔。（4）項(xiàng)目部會(huì)議記錄可采用訂本式作為一份文件歸檔到一個(gè)檔案盒內(nèi)。（5）文件材料一般只需歸檔一份，重要的、利用頻繁的或有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。（6）歸檔文件按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，

7、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。 7、每年年末，項(xiàng)目部文書(shū)人員將本年度形成的文書(shū)檔案資料進(jìn)行整理并歸檔。電子文件刻錄成光盤(pán)保存。 8、必須做好文書(shū)檔案與科技檔案的區(qū)分工作。 凡是在工程項(xiàng)目部技術(shù)管理工作中產(chǎn)生的文件材料屬文書(shū)檔案；有關(guān)技術(shù)工作的指示、決定和審批文件，以及作為科技活動(dòng)依據(jù)的文件材料，如果是一套技術(shù)文件材料中不可分割的組成部分，應(yīng)歸入技術(shù)檔案。設(shè)備儀器購(gòu)置、調(diào)配及管理形成的文件材料歸入技術(shù)檔案。 9、項(xiàng)目部文書(shū)檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。 其他部室人員借閱須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并在借閱登記表上簽

8、字方可借閱，辦完后立即交回，同時(shí)文書(shū)人員在借閱登記表上注明交回日期。外單位人員借閱本項(xiàng)目的文書(shū)檔案須經(jīng)辦公室主任審核并報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，無(wú)特殊需要文書(shū)檔案不借出原件。 10、項(xiàng)目部文書(shū)檔案的銷(xiāo)毀鑒定工作。 項(xiàng)目終結(jié)后，由項(xiàng)目部辦公室主任及文書(shū)檔案形成的相關(guān)部室人員，組成鑒定小組對(duì)項(xiàng)目文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)編制文書(shū)檔案歸檔文件銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)辦公室主任審批，由項(xiàng)目部辦公室人員及監(jiān)銷(xiāo)人員簽認(rèn)并銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁按廢紙?zhí)幚沓鍪邸?11、工程項(xiàng)目竣工三個(gè)月期限內(nèi)，由文書(shū)檔案組卷人員將文書(shū)檔案編寫(xiě)移交目錄，向公司檔案室移交。第 三 篇 技術(shù)檔案管理 1、項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目技術(shù)檔案的

9、管理工作，項(xiàng)目工程管理部負(fù)責(zé)施工技術(shù)檔案資料的管理工作，并設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程管理部形成的及工區(qū)等二級(jí)單位上報(bào)有關(guān)資料的整理、保存、移交、歸檔等工作。 2、工程結(jié)束后，由項(xiàng)目工程管理部具體組織技術(shù)人員，形成竣工檔案，并向業(yè)主、公司檔案室及相關(guān)單位移交歸檔。 3、工區(qū)等二級(jí)單位工程管理部負(fù)責(zé)施工范圍內(nèi)的施工技術(shù)內(nèi)業(yè)檔案資料的形成、保管及上報(bào)工作。 4、技術(shù)內(nèi)業(yè)有關(guān)資料的內(nèi)容： （1）設(shè)計(jì)文件，設(shè)計(jì)交底、設(shè)計(jì)變更資料，以及標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖等有關(guān)資料。 （2）工程施工合同、投標(biāo)承諾、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)的施工規(guī)范等。（3）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃，特殊過(guò)程的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。（4）業(yè)主、監(jiān)理單位和上級(jí)

10、有關(guān)的文件、辦法等，有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、通知、記錄及相關(guān)的照片、影像資料。（5）施工過(guò)程中形成的資料。（6）其他與施工技術(shù)有關(guān)的資料。 5、項(xiàng)目部向公司機(jī)關(guān)檔案室移交的技術(shù)檔案資料內(nèi)容。（1）綜合部分十項(xiàng)資料：投標(biāo)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、施工合同和協(xié)議、施工組織設(shè)計(jì)、開(kāi)工報(bào)告及批復(fù)、工程質(zhì)量評(píng)定、施工技術(shù)總結(jié)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算或末次驗(yàn)工計(jì)價(jià)、安全評(píng)價(jià)證明（2）分項(xiàng)工程資料：按照線路（包含路基）、戰(zhàn)場(chǎng)、橋梁、涵渠、隧道、通信、信號(hào)、電力、給（排）水、房屋、電氣化、專(zhuān)用線、環(huán)境保護(hù)與水土保護(hù)等順序排列。（3）項(xiàng)目部的技術(shù)資料專(zhuān)管人員要及時(shí)收集、整理綜合部分資料，收到后立即將原件移交到公司機(jī)關(guān)相關(guān)部室，項(xiàng)

11、目上保留復(fù)印件。（4）工程竣工三個(gè)月期限內(nèi)，項(xiàng)目部竣工資料組卷人編寫(xiě)移交目錄，將一份完整的竣工資料原件移交到公司檔案室存檔。 6、技術(shù)內(nèi)業(yè)資料的填寫(xiě)要求及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)，按監(jiān)理單位要求及時(shí)報(bào)驗(yàn)。在施工過(guò)程中對(duì)技術(shù)資料實(shí)行分類(lèi)歸檔保管，為工程結(jié)束后編制竣工資料做好日常資料的收集和整理工作。 7、技術(shù)資料與檔案管理要求 （1）項(xiàng)目全部的技術(shù)資料由工程管理部集中管理使用，確需發(fā)至個(gè)人時(shí)，要做好發(fā)放記錄，領(lǐng)用人簽字，竣工后集中收回。 （2）工程管理部統(tǒng)一領(lǐng)取的設(shè)計(jì)文件，按規(guī)定份數(shù)點(diǎn)收，建立臺(tái)帳。（3）各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、設(shè)計(jì)文件應(yīng)分別登記造冊(cè)，輸入計(jì)算機(jī)管理，隨時(shí)掌握其報(bào)廢、新增、變更、修改等動(dòng)態(tài)信息，使相

12、關(guān)人員及時(shí)掌握信息，以滿足施工技術(shù)管理工作的需要。（4）技術(shù)文件應(yīng)裝訂成冊(cè)，變更設(shè)計(jì)圖紙及時(shí)插入圖冊(cè)，作廢圖紙應(yīng)標(biāo)明作廢，并登記變更情況，變更記錄應(yīng)整理匯總成冊(cè)，納入計(jì)算機(jī)管理，便于掌握。（5）全部技術(shù)內(nèi)業(yè)檔案資料，必須分專(zhuān)業(yè)，分類(lèi)別分別組卷保管（一卷即是一個(gè)檔案盒），每卷必須設(shè)卷內(nèi)目錄。檔案盒要統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，統(tǒng)一擺放。第四篇 會(huì)計(jì)及聲像檔案管理 會(huì)計(jì)檔案管理 會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等全過(guò)程的重要經(jīng)濟(jì)史料和憑證，是企業(yè)檔案的重要組成部分。公司會(huì)計(jì)檔案遵循集中統(tǒng)一的管理原則，由公司財(cái)務(wù)部和辦公室共同負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位的會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。聲像檔案是構(gòu)成檔案全宗不可缺少的重

13、要組成部分，由公司黨委工作部指定兼管聲像檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理工作，并于每年年底向公司辦公室檔案室移交歸檔，由公司辦公室檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理。 1、項(xiàng)目財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的領(lǐng)導(dǎo)工作，項(xiàng)目財(cái)務(wù)部設(shè)專(zhuān)職財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的立卷整理工作，出納人員不得兼職會(huì)計(jì)檔案的保管人員。 2、項(xiàng)目部會(huì)計(jì)檔案，必須符合鐵道部財(cái)務(wù)司公布的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化考核管理辦法中的有關(guān)規(guī)定。 3、項(xiàng)目財(cái)務(wù)部應(yīng)遵循財(cái)務(wù)工作的規(guī)定。 4、會(huì)計(jì)憑證的整理。 5、會(huì)計(jì)帳簿的整理。 6、財(cái)務(wù)年度報(bào)表的整理。 7、項(xiàng)目部在施工過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)檔案資料必須進(jìn)行科學(xué)管理。 8、應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙制質(zhì)會(huì)計(jì)檔案

14、。 9、項(xiàng)目部本級(jí)及工區(qū)等二級(jí)單位查帳、對(duì)帳時(shí)，必須在項(xiàng)目經(jīng)理部財(cái)務(wù)部室內(nèi)查詢(xún)，不得將原始憑證借出。 10、財(cái)務(wù)的預(yù)算、計(jì)劃、制度等方面的文件材料，應(yīng)作為文書(shū)檔案立卷歸檔。 11、工程項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員在整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，廢止的資料分別登記造冊(cè)，經(jīng)項(xiàng)目財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批后，由項(xiàng)目經(jīng)理部財(cái)務(wù)人員會(huì)同監(jiān)銷(xiāo)人員簽認(rèn)并銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁按廢紙?zhí)幚沓鍪邸?12、工程項(xiàng)目竣工三個(gè)月期限內(nèi)，由項(xiàng)目財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)將會(huì)計(jì)檔案經(jīng)公司審計(jì)部審計(jì)后，連同審計(jì)報(bào)告向公司檔案室移交。項(xiàng)目部財(cái)務(wù)部門(mén)或個(gè)人不得留存，必須按期移交到公司檔案室。項(xiàng)目聲像檔案管理 1、項(xiàng)目部聲像檔案由項(xiàng)目部辦公室主任負(fù)責(zé)管理工作，項(xiàng)目部辦公室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)

15、聲像檔案資料的收集、整理、歸檔并移交工作。 2、項(xiàng)目部聲像檔案主要包括照片檔案和榮譽(yù)檔案兩種。 3、項(xiàng)目部聲像檔案的歸檔范圍： （1）國(guó)家、省部、地市等領(lǐng)導(dǎo)視察指導(dǎo)工作形成的聲像資料。 （2）項(xiàng)目部召開(kāi)民主管理大會(huì)、黨委會(huì)及工作會(huì)等形成的聲像資料。 （3）在建項(xiàng)目施工情況及進(jìn)展中形成的聲像資料。 （4）工程竣工后拍攝的具有代表性的大型構(gòu)造物的聲像資料。 （5）在施工駐地拍攝出的含有藝術(shù)品位的能夠反映路地關(guān)系的聲像資料。 （6）公司企業(yè)文化、精神文明、黨建思想、工會(huì)團(tuán)委、社會(huì)事業(yè)管理等活動(dòng)中形成的聲像資料。 （7）國(guó)家、省部、集團(tuán)公司級(jí)科研項(xiàng)目的鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)、創(chuàng)優(yōu)中形成的聲像資料。 （8）公司領(lǐng)導(dǎo)

16、、典型人物的經(jīng)典工作照片。 （9）其他類(lèi)活動(dòng)中形成的聲像檔案資料。 4、項(xiàng)目部照片檔案歸檔規(guī)范： （1）項(xiàng)目部辦公室對(duì)每次活動(dòng)已收集的照片首先按照聲像檔案的歸檔范圍進(jìn)行鑒定，檢查其內(nèi)容是否具有保存價(jià)值，然后對(duì)每張照片進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)歸檔。重要照片要有文字說(shuō)明材料。 （2）采用膠片式照相機(jī)拍攝的照片檔案的歸檔要求：歸檔照片底片要求無(wú)磨損、無(wú)劃傷和無(wú)指紋印痕、規(guī)格為1寸。照片要清晰，便于辨認(rèn)，歸檔的每張底片均附有一張照片，規(guī)格為4寸。缺底片的重要照片，應(yīng)予翻拍補(bǔ)齊底片。歸檔的照片檔案，以張組成保管單位分類(lèi)編號(hào)，并后附文字說(shuō)明材料，在影集中保存。影集按年度編流水號(hào)。 （3）采用數(shù)碼照相機(jī)拍攝的照片檔案的歸檔要求：在照片檔案盒內(nèi)要設(shè)有卷內(nèi)目錄。每次活動(dòng)拍攝的照片歸檔時(shí)，每張照片按時(shí)間順序分類(lèi)編號(hào)，并附文字說(shuō)明，在計(jì)算機(jī)設(shè)專(zhuān)門(mén)照片檔案文件夾保存。 （4）照片檔案歸檔時(shí)文字說(shuō)明材料的編寫(xiě)要求：文字說(shuō)明材料包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物或主要內(nèi)容、背景、攝影者等六要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。其中重要人物要寫(xiě)明其在照片中的位置、姓名、職務(wù)。文字要簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順，一般不超過(guò)200字。 （5）照片檔案分類(lèi)編號(hào)由種類(lèi)、分類(lèi)、屬類(lèi)三級(jí)類(lèi)目代號(hào)組成，X為聲像檔案種類(lèi)代號(hào)，Z為分類(lèi)代號(hào)，-1為屬類(lèi)代號(hào)。 （6）每年年末，項(xiàng)目部辦公室人員將數(shù)碼照片刻制成光盤(pán)