檔案管理情況相關說明

1、文件檔案管理制度1目的為了確保文件和檔案滿足公司安全標準化使用要求特編制 本制度。2適用范圍 適用于公司內部規(guī)章制度、操作規(guī)程及檔案管理。3管理職責安全辦公室是本制度歸口管理部門，負責本制度編制、修訂 和組織實施；各部室及單位負責本單位主管范圍內規(guī)章制度、操作規(guī)程的 編制、使用、評審、修訂；各部室對文件、檔案資料進行收集、管理并及時移交給安全 辦公室進行統(tǒng)一管理；工作程序文件管理要求各部室負責本單位主管范圍內規(guī)章制度的編寫，編寫完成 后由本部室負責人進行審核， 制度審核完畢后應由制度內容相關的主 要領導、部室負責人，工會代表或員工代表進行評審，制度評審后應 有評審報告， 由總經理批準并將制度進

2、行發(fā)布。 制度發(fā)布后由安全辦 公室負責將制度下發(fā)到相關部室、 單位。制度使用前部室及單位應組 織員工對該制度內容進行學習，并在日常工作中將制度落實。各生產單位負責本單位主管范圍內操作規(guī)程的編寫，編寫 完成后由安全辦公室負責審核，操作規(guī)程審核完畢后應由主要領導、 單位負責人， 工會代表或員工代表進行評審， 操作規(guī)程評審應有評審 報告，由總經理批準并將操作規(guī)程進行發(fā)布。 操作規(guī)程發(fā)布后由安全 辦公室負責將操作規(guī)程下發(fā)到相關單位車間。 操作規(guī)程使用前車間應 組織員工對該操作規(guī)程內容進行學習，學習考核合格的員工方可上 崗。每年都要在年末對制度和操作規(guī)程的使用情況和有效性進 行評審，如不滿足要求應對制度

3、和操作規(guī)程進行修訂。 修訂完成后營 遵照評審程序進行評審，并下發(fā)使用，每三年在重新修訂一次。檔案管理要求 各部室及單位負責本單位主管范圍內的文件、 資料的收集、整理、 立卷、更新工作。部室、單位的檔案管理員及時將收集的文件、資料 匯總到安全辦公室處存檔。文件檔案管理工作是動態(tài)化的管理工作， 為了實現(xiàn)文件、檔案資料的完整、準確，應充分考慮以下因素。4.2.1 各部室、單位及時將本單位主管范圍內主要安全生產資料 進行檔案管理，主要安全生產資料有：安全生產文件、事故、事件記 錄、風險評價信息、 培訓記錄、標準化系統(tǒng)評價報告、 事故調查報告、 檢查、整改記錄、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、安全生產會議資料、

4、安 全活動記錄、法定檢測記錄、關鍵設備設施檔案、應急演習信息、承 包商和供應商信息、維護和校驗記錄、技術圖紙等；各部室及單位將本單位主管范圍內的上級主管部門、地方 政府及兵團的文件、材料、聲像、報表等資料都必須及時學習、歸檔 確保完整無缺；隨著電子信息化辦公的發(fā)展，部分文件檔案資料以數碼形 式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處 理。檔案資料的分類管理要依據檔案來源、時間、題目、內容 等分成若干層次和類別，檔案要有檔案目錄，便于查閱。安全辦公室組織每年對檔案進行一次檢查和清理，對破損 和褪色的材料進行修補和復制；檔案資料的借閱管理：借閱與工作相關的文件資料可在資 料室直接

5、借閱， 如將文件資料借閱出檔案室須安全辦公室負責人批準 并規(guī)定歸還時間方可借閱； 公司內部保密文件的借閱、 外單位借閱文 件資料應由主管領導進行批準方可借閱。借閱文件資料應履行登記、 簽收手續(xù)。不得在檔案上涂改、撕毀，保證檔案的完整干凈、整潔；安全辦公室定期對檔案資料按內容、來源、時間、可靠程 度、名稱等方面進行鑒定， 同時根據檔案保管的期限準確地制定檔案 銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經部門負責人審核， 報文件檔案主管領導批準后方可銷毀， 銷毀時需有兩人以上參加， 并 在銷毀清冊上簽字。各部室及單位移交文件檔案時需安全辦公室的檔案管理員 簽字；公司應設立檔案室，檔案室內要配備防盜

6、、防水、防潮、防塵、防強光、防火、防有害生物的必要設施，防止檔案的損壞，延 長檔案的壽命，維護檔案的安全。相關文件記錄6.1 檔案借閱登記表；檔案銷毀清單；文件檔案管理制度執(zhí)行情況的檢查報告 我公司針對文件檔案管理制度和涉及安全文件制度執(zhí)行情況開 展了一次全面的檔案檢查和自查活動， 并同時向全體干部職工進行了 一次全面的安全文件檔案宣傳?，F(xiàn)將檢查情況匯報如下：一、高度重視，加強檔案工作的組織領導 1、安全文件檔案管理是企業(yè)工作的重中之重， 我公司安全生產領 導小組十分重視文件檔案管理工作， 實行安全領導負責制， 在今年安 全生產標準化建設活動啟動開始后， 加大了企業(yè)文件檔案管理執(zhí)行力 度，建立

7、完善了文件檔案管理負責制， 規(guī)范了安全各類文件歸類和裝 訂，同時，明確各項職責，將文件檔案管理工作落到實位，保障了安 全文件檔案工作的順利開展。2、隨著企業(yè)安全文件檔案管理系統(tǒng)的逐步開展，在單位主管領 導的重視下和大力支持下， 自建立至今企業(yè)文件檔管理系統(tǒng)運用于檔 案整理工作，落實專人負責。做到規(guī)范整理，有序利用。還設立了安 全生產檢查制度、安全教育培訓制度、重大危險源監(jiān)控制度、重大隱 患整改制度、 危險物品和物料管理制度、 職業(yè)危害預防和職業(yè)衛(wèi)生管 理制度、特種作業(yè)管理與審批制度、特殊工種管理制度、事故、事件 報告和管理制度、設備和設施管理制度、設備設施維護制度、安全生 產檔案管理制度、安全

8、生產獎懲和責任追究制度安全生產責任制 消防安全管理制度安全操作規(guī)程消防應急預案安全生產投 入情況，等有關資料，不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，確保檔 案信息系統(tǒng)安全。 在管理上建立了電子歸檔制度和文件管理的記錄系 統(tǒng)，嚴格執(zhí)行保管制度， 從技術要求和管理措施兩方面有效地保證了 我公司檔案信息的安全管理。二、認真落實檔案安全保管、保密制度的建立及執(zhí)行情況主要做法：1、我公司為了搞好檔案安全管理工作，單位檔案室在原來的基 礎上加強了對檔案保管、利用、保護、保密等規(guī)章制度的落實。實行 檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔，認真執(zhí)行文件檔案管理制度2、并按照各項規(guī)章制度的要求認真落實整改。把安全生產投入

9、 有財務科專人負責、 設立了安全生產投入科目， 職業(yè)病健康有公司衛(wèi) 生員專門設立個人健康檔案。 設備設施檔案管理有公司檔案室專項負 責并建立各項設備、基建、圖紙、技改等主要歸檔管理，電氣、線路 的監(jiān)管納入企業(yè)安全消防系統(tǒng)一并管理， 嚴格執(zhí)行， 確實消除檔案室 內的安全隱患； 由單位主管安全領導負責， 把節(jié)假日值班保衛(wèi)制度落 實到人，認真巡查做好記錄，定期檢查。如：檔案柜、防盜門窗、電 源電線等進行了完好率檢查，并對案卷的數量、質量、霉變情況進行 檢查，落實了檔案管理安全責任制。三、加強各級工作人員的崗位職責的建設，完善檔案管理措施， 嚴防泄密我公司依照相關法規(guī)，切實加強對文件材料收集工作的監(jiān)督

10、、檢 查和管理，使我公司的檔案管理更加合理化、規(guī)范化、科學化。我們 制定并實施了較為有效的措施： 一方面，加強對歸檔文件材料的保管 以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個人不得擅自挪用， 凡涉及保密的文件資料，認真做好傳閱和保存工作；另一方面，做到 以人為本， 努力提高檔案管理人員的業(yè)務素質， 積極參加總場檔案管 理技術和業(yè)務知識培訓。檔案工作人員認真做好文件的收、發(fā)工作， 做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)；嚴 格執(zhí)行檔案管理制度 ，做好保密工作。主動接受主管部門的業(yè)務 指導和督促檢查，積極完成與檔案相關的其它工作。四、檢查類型和要求：1、檢查類型：巡回安全檢查（

11、1）檢查內容：識別并糾正各重點崗位不當的可能導致傷害的作業(yè) 環(huán)境；識別并糾正不當的可能導致傷害的行為；識別不安全的設備、 設施與工具； 識別技術骨干和擋車工防護用品的執(zhí)行情況； 識別人機 工效的需求；識別糾正和預防行動的效力。（ 2）檢查頻率：公司安全保衛(wèi)員跟車間、班組巡回檢查；堅持 24 小 時現(xiàn)場監(jiān)控，確保車間及現(xiàn)場始終處于可控狀態(tài)； 車間主任每天檢查； 企業(yè)安全、保衛(wèi)、安全辦公室、電氣等部門和各車間每月組織1 2次檢查；公司安全領導、主管安全、保衛(wèi)負責人每周對車間、班組、 崗位抽查 13 次。（3）檢查范圍：以重點作業(yè)崗位、生產車間、電氣特種設備設施、高空作業(yè)環(huán)境、消防設施等地點為主。（

12、4）檢查人員：以安全生產領導小組和安全保衛(wèi)負責人為主。2、檢查類型：例行檢查 （1）檢查內容：為實施安全生產標準化建設提供有利的組織保障； 特別在規(guī)章制度的執(zhí)行情況； 安全檢查與整改措施的執(zhí)行情況； 職工 參與安全生產標準化建設達標活動情況；應急響應的準備與演練情 況；法律法規(guī)與其他要求的遵守情況；員工的安全行為狀況。（2）檢查頻率：每半年組織一次檢查。（3）檢查范圍：企業(yè)車間（4）檢查人員：以安全辦公室為主。 通過自查，我公司對檔案安全工作進行了進一步的明確，同時， 也發(fā)現(xiàn)了一些存在的薄弱環(huán)節(jié)，比如：檔案室未能與辦公室分開，保 密觀念還有待進一步強化等等。 針對以上問題，我們制定了整改計劃： （1）進一步組織學習檔案管理基本知識，充分認識檔案工作的重要 性。加大宣傳力度，讓大家了解檔案工作，加強安全觀念； （2）檔案 管理工作要建立在平時的認真、 仔細、及時的基礎上， 在日常工作中， 要隨時進行整理、 分類、歸檔，做到規(guī)范化管理；（3）加強監(jiān)管工作。 定期對單位的文件進行保密檢查， 發(fā)現(xiàn)問題及時糾正， 把安全隱患消 滅在萌芽時期，確保文件的安