檔案管理情況相關(guān)說明

1、文件檔案管理制度1目的為了確保文件和檔案滿足公司安全標(biāo)準(zhǔn)化使用要求特編制 本制度。2適用范圍 適用于公司內(nèi)部規(guī)章制度、操作規(guī)程及檔案管理。3管理職責(zé)安全辦公室是本制度歸口管理部門，負(fù)責(zé)本制度編制、修訂 和組織實(shí)施；各部室及單位負(fù)責(zé)本單位主管范圍內(nèi)規(guī)章制度、操作規(guī)程的 編制、使用、評審、修訂；各部室對文件、檔案資料進(jìn)行收集、管理并及時(shí)移交給安全 辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理；工作程序文件管理要求各部室負(fù)責(zé)本單位主管范圍內(nèi)規(guī)章制度的編寫，編寫完成 后由本部室負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核， 制度審核完畢后應(yīng)由制度內(nèi)容相關(guān)的主 要領(lǐng)導(dǎo)、部室負(fù)責(zé)人，工會代表或員工代表進(jìn)行評審，制度評審后應(yīng) 有評審報(bào)告， 由總經(jīng)理批準(zhǔn)并將制度進(jìn)

2、行發(fā)布。 制度發(fā)布后由安全辦 公室負(fù)責(zé)將制度下發(fā)到相關(guān)部室、 單位。制度使用前部室及單位應(yīng)組 織員工對該制度內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在日常工作中將制度落實(shí)。各生產(chǎn)單位負(fù)責(zé)本單位主管范圍內(nèi)操作規(guī)程的編寫，編寫 完成后由安全辦公室負(fù)責(zé)審核，操作規(guī)程審核完畢后應(yīng)由主要領(lǐng)導(dǎo)、 單位負(fù)責(zé)人， 工會代表或員工代表進(jìn)行評審， 操作規(guī)程評審應(yīng)有評審 報(bào)告，由總經(jīng)理批準(zhǔn)并將操作規(guī)程進(jìn)行發(fā)布。 操作規(guī)程發(fā)布后由安全 辦公室負(fù)責(zé)將操作規(guī)程下發(fā)到相關(guān)單位車間。 操作規(guī)程使用前車間應(yīng) 組織員工對該操作規(guī)程內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)考核合格的員工方可上 崗。每年都要在年末對制度和操作規(guī)程的使用情況和有效性進(jìn) 行評審，如不滿足要求應(yīng)對制度

3、和操作規(guī)程進(jìn)行修訂。 修訂完成后營 遵照評審程序進(jìn)行評審，并下發(fā)使用，每三年在重新修訂一次。檔案管理要求 各部室及單位負(fù)責(zé)本單位主管范圍內(nèi)的文件、 資料的收集、整理、 立卷、更新工作。部室、單位的檔案管理員及時(shí)將收集的文件、資料 匯總到安全辦公室處存檔。文件檔案管理工作是動態(tài)化的管理工作， 為了實(shí)現(xiàn)文件、檔案資料的完整、準(zhǔn)確，應(yīng)充分考慮以下因素。4.2.1 各部室、單位及時(shí)將本單位主管范圍內(nèi)主要安全生產(chǎn)資料 進(jìn)行檔案管理，主要安全生產(chǎn)資料有：安全生產(chǎn)文件、事故、事件記 錄、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)信息、 培訓(xùn)記錄、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價(jià)報(bào)告、 事故調(diào)查報(bào)告、 檢查、整改記錄、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、安全生產(chǎn)會議資料、

4、安 全活動記錄、法定檢測記錄、關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案、應(yīng)急演習(xí)信息、承 包商和供應(yīng)商信息、維護(hù)和校驗(yàn)記錄、技術(shù)圖紙等；各部室及單位將本單位主管范圍內(nèi)的上級主管部門、地方 政府及兵團(tuán)的文件、材料、聲像、報(bào)表等資料都必須及時(shí)學(xué)習(xí)、歸檔 確保完整無缺；隨著電子信息化辦公的發(fā)展，部分文件檔案資料以數(shù)碼形 式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處 理。檔案資料的分類管理要依據(jù)檔案來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容 等分成若干層次和類別，檔案要有檔案目錄，便于查閱。安全辦公室組織每年對檔案進(jìn)行一次檢查和清理，對破損 和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；檔案資料的借閱管理：借閱與工作相關(guān)的文件資料可在資 料室直接

5、借閱， 如將文件資料借閱出檔案室須安全辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 并規(guī)定歸還時(shí)間方可借閱； 公司內(nèi)部保密文件的借閱、 外單位借閱文 件資料應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)方可借閱。借閱文件資料應(yīng)履行登記、 簽收手續(xù)。不得在檔案上涂改、撕毀，保證檔案的完整干凈、整潔；安全辦公室定期對檔案資料按內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程 度、名稱等方面進(jìn)行鑒定， 同時(shí)根據(jù)檔案保管的期限準(zhǔn)確地制定檔案 銷毀清單，對失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核， 報(bào)文件檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀， 銷毀時(shí)需有兩人以上參加， 并 在銷毀清冊上簽字。各部室及單位移交文件檔案時(shí)需安全辦公室的檔案管理員 簽字；公司應(yīng)設(shè)立檔案室，檔案室內(nèi)要配備防盜

6、、防水、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防火、防有害生物的必要設(shè)施，防止檔案的損壞，延 長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。相關(guān)文件記錄6.1 檔案借閱登記表；檔案銷毀清單；文件檔案管理制度執(zhí)行情況的檢查報(bào)告 我公司針對文件檔案管理制度和涉及安全文件制度執(zhí)行情況開 展了一次全面的檔案檢查和自查活動， 并同時(shí)向全體干部職工進(jìn)行了 一次全面的安全文件檔案宣傳。現(xiàn)將檢查情況匯報(bào)如下：一、高度重視，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 1、安全文件檔案管理是企業(yè)工作的重中之重， 我公司安全生產(chǎn)領(lǐng) 導(dǎo)小組十分重視文件檔案管理工作， 實(shí)行安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制， 在今年安 全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)活動啟動開始后， 加大了企業(yè)文件檔案管理執(zhí)行力 度，建立

7、完善了文件檔案管理負(fù)責(zé)制， 規(guī)范了安全各類文件歸類和裝 訂，同時(shí)，明確各項(xiàng)職責(zé)，將文件檔案管理工作落到實(shí)位，保障了安 全文件檔案工作的順利開展。2、隨著企業(yè)安全文件檔案管理系統(tǒng)的逐步開展，在單位主管領(lǐng) 導(dǎo)的重視下和大力支持下， 自建立至今企業(yè)文件檔管理系統(tǒng)運(yùn)用于檔 案整理工作，落實(shí)專人負(fù)責(zé)。做到規(guī)范整理，有序利用。還設(shè)立了安 全生產(chǎn)檢查制度、安全教育培訓(xùn)制度、重大危險(xiǎn)源監(jiān)控制度、重大隱 患整改制度、 危險(xiǎn)物品和物料管理制度、 職業(yè)危害預(yù)防和職業(yè)衛(wèi)生管 理制度、特種作業(yè)管理與審批制度、特殊工種管理制度、事故、事件 報(bào)告和管理制度、設(shè)備和設(shè)施管理制度、設(shè)備設(shè)施維護(hù)制度、安全生 產(chǎn)檔案管理制度、安全

8、生產(chǎn)獎懲和責(zé)任追究制度安全生產(chǎn)責(zé)任制 消防安全管理制度安全操作規(guī)程消防應(yīng)急預(yù)案安全生產(chǎn)投 入情況，等有關(guān)資料，不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，確保檔 案信息系統(tǒng)安全。 在管理上建立了電子歸檔制度和文件管理的記錄系 統(tǒng)，嚴(yán)格執(zhí)行保管制度， 從技術(shù)要求和管理措施兩方面有效地保證了 我公司檔案信息的安全管理。二、認(rèn)真落實(shí)檔案安全保管、保密制度的建立及執(zhí)行情況主要做法：1、我公司為了搞好檔案安全管理工作，單位檔案室在原來的基 礎(chǔ)上加強(qiáng)了對檔案保管、利用、保護(hù)、保密等規(guī)章制度的落實(shí)。實(shí)行 檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔，認(rèn)真執(zhí)行文件檔案管理制度2、并按照各項(xiàng)規(guī)章制度的要求認(rèn)真落實(shí)整改。把安全生產(chǎn)投入

9、 有財(cái)務(wù)科專人負(fù)責(zé)、 設(shè)立了安全生產(chǎn)投入科目， 職業(yè)病健康有公司衛(wèi) 生員專門設(shè)立個(gè)人健康檔案。 設(shè)備設(shè)施檔案管理有公司檔案室專項(xiàng)負(fù) 責(zé)并建立各項(xiàng)設(shè)備、基建、圖紙、技改等主要?dú)w檔管理，電氣、線路 的監(jiān)管納入企業(yè)安全消防系統(tǒng)一并管理， 嚴(yán)格執(zhí)行， 確實(shí)消除檔案室 內(nèi)的安全隱患； 由單位主管安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)， 把節(jié)假日值班保衛(wèi)制度落 實(shí)到人，認(rèn)真巡查做好記錄，定期檢查。如：檔案柜、防盜門窗、電 源電線等進(jìn)行了完好率檢查，并對案卷的數(shù)量、質(zhì)量、霉變情況進(jìn)行 檢查，落實(shí)了檔案管理安全責(zé)任制。三、加強(qiáng)各級工作人員的崗位職責(zé)的建設(shè)，完善檔案管理措施， 嚴(yán)防泄密我公司依照相關(guān)法規(guī)，切實(shí)加強(qiáng)對文件材料收集工作的監(jiān)督

10、、檢 查和管理，使我公司的檔案管理更加合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。我們 制定并實(shí)施了較為有效的措施： 一方面，加強(qiáng)對歸檔文件材料的保管 以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個(gè)人不得擅自挪用， 凡涉及保密的文件資料，認(rèn)真做好傳閱和保存工作；另一方面，做到 以人為本， 努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)， 積極參加總場檔案管 理技術(shù)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。檔案工作人員認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作， 做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；嚴(yán) 格執(zhí)行檔案管理制度 ，做好保密工作。主動接受主管部門的業(yè)務(wù) 指導(dǎo)和督促檢查，積極完成與檔案相關(guān)的其它工作。四、檢查類型和要求：1、檢查類型：巡回安全檢查（

11、1）檢查內(nèi)容：識別并糾正各重點(diǎn)崗位不當(dāng)?shù)目赡軐?dǎo)致傷害的作業(yè) 環(huán)境；識別并糾正不當(dāng)?shù)目赡軐?dǎo)致傷害的行為；識別不安全的設(shè)備、 設(shè)施與工具； 識別技術(shù)骨干和擋車工防護(hù)用品的執(zhí)行情況； 識別人機(jī) 工效的需求；識別糾正和預(yù)防行動的效力。（ 2）檢查頻率：公司安全保衛(wèi)員跟車間、班組巡回檢查；堅(jiān)持 24 小 時(shí)現(xiàn)場監(jiān)控，確保車間及現(xiàn)場始終處于可控狀態(tài)； 車間主任每天檢查； 企業(yè)安全、保衛(wèi)、安全辦公室、電氣等部門和各車間每月組織1 2次檢查；公司安全領(lǐng)導(dǎo)、主管安全、保衛(wèi)負(fù)責(zé)人每周對車間、班組、 崗位抽查 13 次。（3）檢查范圍：以重點(diǎn)作業(yè)崗位、生產(chǎn)車間、電氣特種設(shè)備設(shè)施、高空作業(yè)環(huán)境、消防設(shè)施等地點(diǎn)為主。（

12、4）檢查人員：以安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組和安全保衛(wèi)負(fù)責(zé)人為主。2、檢查類型：例行檢查 （1）檢查內(nèi)容：為實(shí)施安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供有利的組織保障； 特別在規(guī)章制度的執(zhí)行情況； 安全檢查與整改措施的執(zhí)行情況； 職工 參與安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)達(dá)標(biāo)活動情況；應(yīng)急響應(yīng)的準(zhǔn)備與演練情 況；法律法規(guī)與其他要求的遵守情況；員工的安全行為狀況。（2）檢查頻率：每半年組織一次檢查。（3）檢查范圍：企業(yè)車間（4）檢查人員：以安全辦公室為主。 通過自查，我公司對檔案安全工作進(jìn)行了進(jìn)一步的明確，同時(shí)， 也發(fā)現(xiàn)了一些存在的薄弱環(huán)節(jié)，比如：檔案室未能與辦公室分開，保 密觀念還有待進(jìn)一步強(qiáng)化等等。 針對以上問題，我們制定了整改計(jì)劃： （1）進(jìn)一步組織學(xué)習(xí)檔案管理基本知識，充分認(rèn)識檔案工作的重要 性。加大宣傳力度，讓大家了解檔案工作，加強(qiáng)安全觀念； （2）檔案 管理工作要建立在平時(shí)的認(rèn)真、 仔細(xì)、及時(shí)的基礎(chǔ)上， 在日常工作中， 要隨時(shí)進(jìn)行整理、 分類、歸檔，做到規(guī)范化管理；（3）加強(qiáng)監(jiān)管工作。 定期對單位的文件進(jìn)行保密檢查， 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正， 把安全隱患消 滅在萌芽時(shí)期，確保文件的安