電子文件的管理

1、電子文件的管理主要內(nèi)容1、背景2、電子文件的形成現(xiàn)狀3、電子文件的技術(shù)特點及其影響4、電子文件管理的總體框架5、電子文件的歸檔（結(jié)合GBT188942002 ）電子文件管理信息化重要的國家發(fā)展戰(zhàn)略大力推進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化，是覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。電子政務(wù)是信息化建設(shè)的龍頭。企業(yè)信息化是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。什么是信息化？社會實踐活動平臺的電子化信息形態(tài)的數(shù)字化信息資源開發(fā)利用的深化文件、檔案是機(jī)構(gòu)的核心信息資源我國企業(yè)的檔案部門信息資源管理的核心部門文件、檔案管理是企業(yè)信息化的重要內(nèi)容，是提高企業(yè)生產(chǎn)、管理效率必不可少的組成部分主要內(nèi)容1、背景2、電子文件的形成現(xiàn)狀3、電

2、子文件的技術(shù)特點及其影響4、電子文件管理的總體框架5、電子文件的歸檔（結(jié)合GBT188942002 ）三個角度數(shù)量種類作用/地位2-1形成比例2001年國家經(jīng)貿(mào)委經(jīng)濟(jì)信息中心對638戶國家重點企業(yè)和地方骨干企業(yè)的信息化狀況調(diào)查67.4%的企業(yè)已全部或部分實現(xiàn)OA、MIS等60%的企業(yè)全部實現(xiàn)或部分實現(xiàn)CAD/CAM、CAPP、PDM等36%的企業(yè)全部或部分實現(xiàn)了ERP、CIMS等對信息技術(shù)投入最大的100家企業(yè)97%81.2%65%2-2種類 新類型的電子文件越來越多，如超文本文件、多媒體文件等。原有種類的電子文件也在一定程度上表現(xiàn)出與相應(yīng)紙質(zhì)文件的不同，如大型數(shù)據(jù)庫。2-3地位/作用電子文件

3、尚不完全具備與紙質(zhì)文件同等的地位（社會功能） 業(yè)務(wù)活動的無紙化在推進(jìn)文件技術(shù)特點記錄方式載體性質(zhì)社會功能行政有效性法律證據(jù)性情報參考性應(yīng)支持通過一定的規(guī)范體系承認(rèn)電子文件管理階段以紙質(zhì)文件為中心的準(zhǔn)電子文件階段電子文件階段主要內(nèi)容1、背景2、電子文件的形成現(xiàn)狀3、電子文件的技術(shù)特點及其影響4、電子文件管理的總體框架5、電子文件的歸檔（結(jié)合GBT188942002 ）3-1電子文件的技術(shù)特點（1） 非人工識讀性電子文件以編碼形式存在，脫離相應(yīng)的軟硬件環(huán)境就無法識讀 為了能夠使用電子文件，首先要保證其可讀性 文件文件文件形成者管理者利用者文件系統(tǒng)形成者管理者利用者文件文件（2）系統(tǒng)依賴性不兼容的計

4、算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。要保證電子文件可讀性的一個必要條件就是，為電子文件配備合適的系統(tǒng)環(huán)境。電子文件的種類與格式文本文件數(shù)據(jù)文件程序文件圖像文件視頻文件音頻文件（3）信息與特定載體的可分離性電子文件信息可以毫無損害地從一種載體轉(zhuǎn)移到另一種載體上。原件概念的質(zhì)疑。真實性問題的提出。僅依靠載體管理的方法不能達(dá)成預(yù)期目標(biāo)（4）易變性信息容易變動可不留痕跡人為有意系統(tǒng)無意電子文件產(chǎn)生后不可能不改要防止電子文件信息受到誤改或篡改解決真實性問題的關(guān)鍵（5）信息存儲的分散性一份電子文件，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息分散保存一份電子文件，其信息可能來自其他多個文件完整性問題的提出電子文件

5、的構(gòu)成要素content表達(dá)作者意圖的信息 context作者 structure簽發(fā)人 成文日期 收文者 代碼 格式 載體 附件 內(nèi)容背景結(jié)構(gòu)123文件內(nèi)容信息的組織方式能夠證明文件形成過程和文件之間相互關(guān)系的信息案例1989-1993年美國電子郵件官司打印文本并不能包含與具體文件相關(guān)的全部信息，如發(fā)送者和接收者的識別信息，確認(rèn)信息收發(fā)的信息，收到的日期和時間等。即電子文件包含了許多打印件所沒有的背景信息。（6）信息的共享性跨越時間和空間地存取同一文件安全性問題的提出電子文件技術(shù)特點的影響正面影響負(fù)面影響信息生成、處理、傳遞、保存、利用方便快捷信息的真實、完整、可讀、安全遇到挑戰(zhàn)3-2電子文

6、件管理的質(zhì)量目標(biāo)可讀性真實性完整性安全性可讀性保障措施標(biāo)準(zhǔn)格式（多種格式）歸檔支持軟件以及相關(guān)硬件遷移“萬能” 閱讀器真實性保障措施技術(shù)措施：如身份認(rèn)證、電子簽名等管理措施：完整地記錄文件形成背景和管理過程完整性保障措施明確電子文件構(gòu)成要素制定歸檔范圍安全性保障措施權(quán)限控制全程監(jiān)控+事后審計防病毒防火墻備份載體轉(zhuǎn)換（雙套制）機(jī)遇還是挑戰(zhàn)？主要內(nèi)容1、背景2、電子文件的形成現(xiàn)狀3、電子文件的技術(shù)特點及其影響4、電子文件管理的總體框架5、電子文件的歸檔（結(jié)合GBT188942002）業(yè)務(wù)方法、軟件工具制度、標(biāo)準(zhǔn)、政策人才觀念/素質(zhì)理論實踐4-1文件連續(xù)體理論價值表現(xiàn)軸業(yè)務(wù)活動軸文件保管軸形成者軸集

7、體記憶機(jī)構(gòu)記憶憑證軌跡制度機(jī)構(gòu)部門行為者文件機(jī)關(guān)檔案檔案館中的檔案檔案組合行動活動職能目的第二維：捕獲第三維：組織第四維：利用第一維：生成“從文件形成（包括文件形成前文件管理系統(tǒng)的設(shè)計）到文件作為檔案保存和利用的管理過程中連貫一致的管理模式”，這種管理模式的主要特點是：機(jī)構(gòu)內(nèi)部的文件管理不僅是由在文件形成之后動地加以維護(hù)，也包括對于文件的主動獲??；文件管理是機(jī)構(gòu)日常事務(wù)及其管理職能與職能活動過程的一部分，而不是其終結(jié)；無論文件保存時間是千年還是一剎，管理原則都是統(tǒng)一的；文件管理要專門化、制度化，特別應(yīng)注意集成文件管理、業(yè)務(wù)活動和社會目的之間的需求；檔案科學(xué)是文件管理知識的根基。4-2電子文件管

8、理原則全程管理前端控制集成管理動態(tài)管理注重效益全程管理原則全面的管理系統(tǒng)的管理過程管理盡可能地把文件生命周期各個階段的管理要求在形成階段實現(xiàn)設(shè)計在系統(tǒng)中接收歸檔鑒定保管提供利用生成前端中端后端前端控制原則前端、中端和后端集成管理原則電子文件的集成管理是將與電子文件生成、運行、保管等管理活動有關(guān)的要素進(jìn)行合理的互連與組合。 集成管理的內(nèi)容文件流與業(yè)務(wù)流的集成 文件流與其他信息流的集成 文件流內(nèi)部管理活動的集成 主要內(nèi)容1、背景2、電子文件的形成現(xiàn)狀3、電子文件的技術(shù)特點及其影響4、電子文件管理的總體框架5、電子文件的歸檔（結(jié)合GBT188942002）相關(guān)規(guī)范2002年，國標(biāo)電子文件歸檔與管理規(guī)

9、范（GB/T18894-2002）2003年7月28日，國家檔案局正式頒布了電子公文歸檔管理暫行辦法電子文件管理的質(zhì)量目標(biāo)完整性真實性可讀性安全性5-1 歸檔范圍基于電子文件的特性基于電子文件的管理特點基于“雙套制”歸檔要求基于機(jī)構(gòu)信息化不徹底的特點確定電子文件歸檔范圍的思路電子文件歸檔范圍歸檔新類型文件和支持軟件歸檔電子文件的管理信息（元數(shù)據(jù)）永久保存價值的電子文件雙套歸檔歸檔電子文件以及相關(guān)其他載體形式文件5-2電子文件的歸檔方式按照檔案部門是否擁有電子文件實體邏輯歸檔在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。物理歸檔是把電子文件以網(wǎng)絡(luò)傳輸或介質(zhì)傳遞的方式向檔案部門移交的過程。按照歸檔手段在線歸檔（Online Filing）將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)揭?guī)定位置的過程。離線歸檔（Offline Filing）指將電子文件存儲在一定的介質(zhì)上移交的過程，也稱卸載式歸檔、介質(zhì)（載體）歸檔、脫機(jī)歸檔等。 邏輯歸檔物理歸檔在線歸檔離線歸檔5-3電子文件歸檔時間實時歸檔和定期歸檔實時歸檔指電子文件生成或處理完畢時歸檔定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件處理完畢一段時間之后再向檔案部門移交。 5-4歸檔要求歸檔文件質(zhì)量要求齊全完整真實有效格式規(guī)范一式三套經(jīng)過鑒定經(jīng)過整理 管理活動管理對象運轉(zhuǎn)（現(xiàn)行文件）長