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文檔簡介

1、1.4一般物資采購業(yè)務內部控制矩陣業(yè)務目標業(yè)務風險控制點適用單位不相容崗位控制點分值控制點相關資料相關制度索引會計報表認定會計報表項目 1存在和發(fā)生/真實性;2完整性;3權利與義務;4估價或分攤;5表達和披露;6準確性1234561. 物資供應職責界定1.1經營風險:制度不健全或監(jiān)控考核不力,導致違紀違規(guī)問題發(fā)生。1.1物資裝備部負責制定股份公司物資供應管理規(guī)章制度,對各分(子)公司物資采購供應實施監(jiān)管。物資裝備部21.9.111.9.91.3經營風險:分散采購,不能形成整體和批量采購優(yōu)勢。國內外采購割裂,導致采購性能價格比不合理。1.2物資裝備部(國際事業(yè)公司)按照總部集中采購物資目錄,負責

2、在全球范圍內搜尋資源,實施總部集中采購??偛恐苯蛹胁少徫镔Y由物資裝備部(國際事業(yè)公司)實施采購??偛拷M織集中采購由物資裝備部(國際事業(yè)公司)牽頭組織優(yōu)選確定供應商短名單、采購價格及浮動幅度,;分(子)公司采取合同方式執(zhí)行框架協(xié)議,國產物資由分(子)公司實施采購操作,進口物資由國際事業(yè)公司實施采購操作。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司2集中采購目錄采購框架協(xié)議或合同1.9.9;1.9.8;2.9.2;2.9.1;1.9.11.4經營風險:未履行年度供應協(xié)議,影響生產經營。1.3總部直接集中采購物資,物資裝備部(國際事業(yè)公司)與分(子)公司簽訂年度供應協(xié)議。物資裝備部(國際事業(yè)公司)供應各

3、分公司上述物資,以總部集中采購物資調撥單來履行年度供應協(xié)議。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司3年度供應協(xié)議物資調撥單1.9.9;2.9.11.1經營風險:分散對外采購,不能形成整體和批量采購優(yōu)勢。1.4分(子)公司授權一個物資供應部門對物資計劃、供應商、價格、質量、儲備等實行歸口管理,對未列入總部集中采購物資目錄的生產建設物資實施集中采購,實行供應與管理結合。分(子)公司自行采購物資原產地在國外、且需動用外匯或價值50萬美元以上的,由國際事業(yè)公司實施采購操作?!綞RP】各分(子)公司相關部門依據總部集中采購物資目錄,正確配置工業(yè)標準描述字段。國際事業(yè)公司分(子)公司2集中采購目錄物資供應

4、管理規(guī)定采購合同1.9.11;2.10.11.5經營風險:未實行不相容崗位分離,造成舞弊。1.5物資供應部門內部實行計劃、采購、質檢、合同審核、申請付款等環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的分段管理模式?!綞RP】各分(子)公司物資供應部門在ERP系統(tǒng)中設計計劃、采購等崗位的權限時,應遵從內部牽制及不相容原則。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司2崗位職責分工1.9.112物資計劃編制與審核1.5經營風險:物料維護不準確,造成信息失真。2.1【ERP】主數據維護員按規(guī)定程序將審批后的物料主數據維護到ERP系統(tǒng),做到一物一碼。分(子)公司5物料主數據維護申請表2.10.11.2經營風險:需求計劃不準確、不及時或未按

5、規(guī)定權限審批,影響生產建設,造成物資積壓。預留不準確,造成管理信息失真。2.2分(子)公司須明確各類物資需求計劃的審核部門。物資需用單位根據生產建設需要準確、及時編制物資需求計劃,由本單位負責人審核,經相關部門按規(guī)定權限審批后,報物資供應部門。項目需求計劃以設計圖紙和材料表為依據。【ERP】審批后的需求計劃(項目需求計劃依據設計圖紙和材料表)要及時、準確、完整地錄入(或批量導入)ERP系統(tǒng)。有PM、PS等模塊的,相關需求計劃通過系統(tǒng)集成,自動生成。超過需求日期3個月以上的未完成計劃要及時核銷,手工創(chuàng)建的由物資供應部門核銷,系統(tǒng)自動創(chuàng)建的由相關模塊核銷。分(子)公司5物資需求計劃或設計圖紙、材料

6、表1.9.111.3經營風險:未按規(guī)定選擇供應商,造成損失。2.3分(子)公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、審核物資需求計劃時不得指定或變相指定供應商,對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有資料,報分管需用單位的副經理審批。分(子)公司6物資需求計劃獨家、專有、專利資料1.9.111.2經營風險:采購計劃不準確、不及時或未按規(guī)定權限審批,影響生產建設,造成物資積壓。2.4分(子)公司物資供應部門依據審批的物資需求計劃綜合平衡資源后,及時編制物資采購計劃,由物資供應部門負責人審批?!綞RP】啟用MRP功能,完成物料綜合平衡和采購申請的創(chuàng)建,可根據需要進行手工編輯,并按規(guī)定權

7、限審批,手工創(chuàng)建采購申請須經審批后方可創(chuàng)建。超過交貨日期3個月的未完成采購申請要及時核銷。分(子)公司經辦審批4物資采購計劃1.9.112.10.13采購渠道的確定與控制1.1經營風險:未正確啟用供應商產品目錄增強程序,造成供應商管理漏洞。3.1物資裝備部負責組織建立中國石化統(tǒng)一的供應商網絡?!綞RP】供應商準入按規(guī)定審批后,分(子)公司通過供應商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修改供應商主數據以及供應商產品目錄,啟用供應商產品目錄增強程序控制采購渠道。物資裝備部分(子)公司經辦審批2供應商準入申請審批資料1.9.112.9.42.9.52.10.11.11.3經營風險:供應商選擇不當,造成損失3

8、.2總部直接集中采購在總部直接集中采購供應商名單內選擇供應商,特殊情況報物資裝備部主任審批??偛拷M織集中采購在總部組織集中采購供應商短名單內選擇供應商,特殊情況報物資裝備部分管副主任審批。企業(yè)自行采購在中國石化供應商網絡內選擇供應商,特殊情況報分(子)公司分管副經理審批。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司經辦審批2采購合同直采名單外、短名單外、網外供應商審批表1.9.92.9.21.3經營風險:未按規(guī)定選擇供應商或簽訂技術協(xié)議,造成損失。3.3物資供應部門按照公平、公正和競爭的原則,擇優(yōu)確定供應商。需要簽訂技術協(xié)議的,由物資供應部門牽頭組織技術交流和技術談判,設計、生產、技術、機動、裝備等

9、部門對技術文件進行審核和簽字確認。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司2技術協(xié)議1.9.112.9.11.5經營風險:未按規(guī)定動態(tài)考核,不能正確評價供應商。3.4【非ERP】物資供應部門建立供應商考核臺帳,從價格、質量、交貨期、售后服務等方面對供應商進行動態(tài)量化考核。【ERP】采購訂單執(zhí)行完成的當月,物資供應部門在ERP系統(tǒng)中針對價格、質量、供貨周期、服務對供應商進行動態(tài)量化考核,并通過接口上傳至中國石化電子商務網。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司3供應商考核臺賬(非ERP)1.9.112.10.14采購價格確定與控制1.4經營風險:物資采購一單一詢價、一單一招標、一單一簽約,供需關系

10、動蕩,供應費用增加。4.1物資供應部門采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購等多種方式,科學理性地確定采購價格?!綞RP】物資供應部門根據集中招標結果,創(chuàng)建框架協(xié)議,依據框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司1.9.111.9.91.9.62.9.12.10.11.31.52.2經營風險:采購價格不合理,造成損失。財務風險:交易不真實,影響財務報告。4.2物資裝備部分析研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢,至少每月發(fā)布采購指導價格。分(子)公司物資供應部門不得突破采購指導價格,特殊情況由物資供應部門負責人審批?!綞RP】分(子)公司物資供應部門在ERP系統(tǒng)內及時、

11、準確地維護總部發(fā)布的物資采購指導價,啟用指導價格控制程序對采購價格進行控制。超過指導價的,由物資供應部門負責人審批。物資裝備部分(子)公司經辦審批3總部發(fā)布采購指導價突破指導價格審批記錄1.9.112.10.1存貨1.31.5經營風險:供應市場把握不準,導致價格信息失真。4.3物資供應部門建立采購價格數據庫,每月開展一次主要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析,并形成報告。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司4商情分析報告1.9.115. 框架協(xié)議和采購合同簽訂與審批1.42.23.13.2經營風險:權利、義務表述不清或未按規(guī)定簽署合同,導致?lián)p失。財務風險:交易不真實,影響財務報告。合規(guī)風險

12、:合同違反國家有關法律法規(guī)。5.1物資供應部門根據確定的供應商、價格等內容,擬訂框架協(xié)議或采購合同,準確描述條款,明確雙方權利、義務和違約責任,按照規(guī)定權限簽署框架協(xié)議或采購合同。【ERP】上網采購物資通過接口下載詢比價信息和上傳采購訂單;非上網采購物資依據詢價單、框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單(獨家采購、寄售采購和委托加工采購除外),完善采購訂單條款后,按規(guī)定權限審批。電子商務和ERP系統(tǒng)內的同一采購訂單須保持一致。總部直接集中采購物資,各分(子)公司直接下載調撥單或采購合同。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司5框架協(xié)議或采購合同1.9.111.12.12.10.1存貨1.52.2經營風險:重復審

13、批、工作效率低下財務風險:交易不真實,影響財務報告。5.2分(子)公司31.9.11存貨1.5經營風險:未按規(guī)定核銷和維護交貨容差,影響合同控制效果。5.3【ERP】對于超過合同有效期3個月以上未執(zhí)行完成的采購訂單,分(子)公司物資供應部門要及時核銷。維護采購訂單交貨容差時依據分(子)公司相關規(guī)定執(zhí)行。分(子)公司3交貨容差相關規(guī)定2.10.16. 供應過程控制1.5經營風險:合同履行異常情況未及時解決,影響生產經營。6.1物資供應部門加強供應過程控制,依據采購合同中確定的主要條款,跟蹤監(jiān)督合同履行情況,對出現異常的要出具書面報告并提出解決方案。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司3異常情況

14、處理記錄1.9.111.5經營風險:未按規(guī)定監(jiān)造,影響物資質量。6.2物資供應部門對長周期重要設備和關鍵材料組織實施制造過程監(jiān)造和檢驗,擇優(yōu)確定監(jiān)檢單位,簽訂監(jiān)造、檢驗合同,落實監(jiān)造責任人,審核確認監(jiān)造大綱,審定最終監(jiān)造和檢驗報告。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司采購質檢4監(jiān)造協(xié)議監(jiān)造大綱監(jiān)造記錄監(jiān)造報告1.9.51.5經營風險:運輸方式不合理、未按規(guī)定辦理投保、報關、商檢影響生產,造成損失。6.3物資供應部門根據生產建設進度需要和物資特性,選擇合理的運輸工具和運輸方式,負責辦理運輸、投保、報關、商檢等事宜。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司3運輸、投保、報關、商檢等相關單據1.9.

15、111.22.2經營風險:采購物資質量不能滿足生產要求,影響生產。財務風險:交易不真實,影響財務報告。6.4分(子)公司制訂必檢物資目錄。對必檢物資,分(子)公司物資供應部門組織質量檢驗,由質量檢驗部門判定質量狀況,出具質量檢驗報告書;對驗證放行物資,分(子)公司物資供應部門檢查質量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。倉儲保管人員對符合合同要求的合格物資辦理驗收入庫。分(子)公司4必檢物資目錄質量檢驗報告存貨應付賬款1.52.2經營風險:責任不明確缺乏監(jiān)督,造成損失。財務風險:交易不真實,影響財務報告。6.5直接運抵現場的物資,由分(子)公司物資需用單位、物資供應部門等有關人員現場驗收(必檢物

16、資檢驗部門人員須參加),辦理交接手續(xù),并簽字確認。分(子)公司需用單位物資供應部門2交接記錄驗收報告1.9.111.9.10存貨應付賬款1.5經營風險:物資質量不合格、交貨不及時,造成損失。6.6經檢驗不符合合同約定質量技術要求的物資,物資供應部門依據檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產建設損失的,物資供應部門要按照合同約定索賠。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司3質量檢驗報告書不符合合同要求的物資處理記錄1.9.106.7一般物資儲備管理參見7.2存貨管理業(yè)務流程。分(子)公司7.采購資金使用和控制1.1經營風險:資金分散使用,影響資金調度。7.1股份公司和各分(子

17、)公司采購資金集中使用。由物資裝備部(國際事業(yè)公司)實施采購的貨款,委托中國石化財務有限公司實行內部轉賬結算。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司物資供應部門財務部門2內部轉帳結算委托協(xié)議1.6.72.12.22.3資產安全風險:未按規(guī)定程序和權限審批付款,造成損失。財務風險:會計核算有誤,影響財務報告。7.2采購資金支付由采購人員依據采購合同或總部供應物資調撥單、入庫單(【ERP】或寄售采購物資結算清單)、發(fā)票等付款憑據填制付款申請,按規(guī)定權限審批后提交分(子)公司財務部門,財務人員核實無誤(【ERP】在ERP系統(tǒng)內進行發(fā)票檢驗)后付款,并進行賬務處理,相關會計憑證由不相容崗位人員進行稽核

18、。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司物資供應部門財務部門7付款申請1.6.11應付賬款貨幣資金2.12.22.3資產安全風險、財務風險:未按規(guī)定程序和權限付款,造成損失,影響財務報告。7.3依據采購協(xié)議或合同約定,采用預付款、分期付款、信用證等特殊付款方式的,按權限和財務有關規(guī)定審批。業(yè)務經辦人員和財務人員對預付款等負責跟蹤,參見7.1應收款項管理業(yè)務流程控制點3.3。物資裝備部(國際事業(yè)公司)分(子)公司物資供應部門財務部門6付款審批表1.6.11預付款項應付賬款貨幣資金8.績效評價、考核與監(jiān)督1.1經營風險:未按規(guī)定分析,導致管理信息失真。8.1物資裝備部和分(子)公司物資供應部門每季度開展一次針對物資計劃、采購

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