1.4一般物資采購業(yè)務(wù)控制矩陣

1、1.4一般物資采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制矩陣業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險控制點(diǎn)適用單位不相容崗位控制點(diǎn)分值控制點(diǎn)相關(guān)資料相關(guān)制度索引會計報表認(rèn)定會計報表項目 1存在和發(fā)生/真實(shí)性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露；6準(zhǔn)確性1234561. 物資供應(yīng)職責(zé)界定1.1經(jīng)營風(fēng)險：制度不健全或監(jiān)控考核不力,導(dǎo)致違紀(jì)違規(guī)問題發(fā)生。1.1物資裝備部負(fù)責(zé)制定股份公司物資供應(yīng)管理規(guī)章制度，對各分（子）公司物資采購供應(yīng)實(shí)施監(jiān)管。物資裝備部21.9.111.9.91.3經(jīng)營風(fēng)險：分散采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢。國內(nèi)外采購割裂，導(dǎo)致采購性能價格比不合理。1.2物資裝備部（國際事業(yè)公司）按照總部集中采購物資目錄，負(fù)責(zé)

2、在全球范圍內(nèi)搜尋資源，實(shí)施總部集中采購?？偛恐苯蛹胁少徫镔Y由物資裝備部（國際事業(yè)公司）實(shí)施采購?？偛拷M織集中采購由物資裝備部（國際事業(yè)公司）牽頭組織優(yōu)選確定供應(yīng)商短名單、采購價格及浮動幅度，；分（子）公司采取合同方式執(zhí)行框架協(xié)議，國產(chǎn)物資由分（子）公司實(shí)施采購操作，進(jìn)口物資由國際事業(yè)公司實(shí)施采購操作。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司2集中采購目錄采購框架協(xié)議或合同1.9.9;1.9.8;2.9.2;2.9.1;1.9.11.4經(jīng)營風(fēng)險：未履行年度供應(yīng)協(xié)議，影響生產(chǎn)經(jīng)營。1.3總部直接集中采購物資，物資裝備部（國際事業(yè)公司）與分（子）公司簽訂年度供應(yīng)協(xié)議。物資裝備部（國際事業(yè)公司）供應(yīng)各

3、分公司上述物資，以總部集中采購物資調(diào)撥單來履行年度供應(yīng)協(xié)議。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司3年度供應(yīng)協(xié)議物資調(diào)撥單1.9.9;2.9.11.1經(jīng)營風(fēng)險：分散對外采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢。1.4分（子）公司授權(quán)一個物資供應(yīng)部門對物資計劃、供應(yīng)商、價格、質(zhì)量、儲備等實(shí)行歸口管理，對未列入總部集中采購物資目錄的生產(chǎn)建設(shè)物資實(shí)施集中采購，實(shí)行供應(yīng)與管理結(jié)合。分（子）公司自行采購物資原產(chǎn)地在國外、且需動用外匯或價值50萬美元以上的，由國際事業(yè)公司實(shí)施采購操作?！綞RP】各分（子）公司相關(guān)部門依據(jù)總部集中采購物資目錄，正確配置工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)描述字段。國際事業(yè)公司分（子）公司2集中采購目錄物資供應(yīng)

4、管理規(guī)定采購合同1.9.11;2.10.11.5經(jīng)營風(fēng)險：未實(shí)行不相容崗位分離，造成舞弊。1.5物資供應(yīng)部門內(nèi)部實(shí)行計劃、采購、質(zhì)檢、合同審核、申請付款等環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的分段管理模式?！綞RP】各分（子）公司物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中設(shè)計計劃、采購等崗位的權(quán)限時，應(yīng)遵從內(nèi)部牽制及不相容原則。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司2崗位職責(zé)分工1.9.112物資計劃編制與審核1.5經(jīng)營風(fēng)險：物料維護(hù)不準(zhǔn)確，造成信息失真。2.1【ERP】主數(shù)據(jù)維護(hù)員按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù)維護(hù)到ERP系統(tǒng)，做到一物一碼。分（子）公司5物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請表2.10.11.2經(jīng)營風(fēng)險：需求計劃不準(zhǔn)確、不及時或未按

5、規(guī)定權(quán)限審批，影響生產(chǎn)建設(shè)，造成物資積壓。預(yù)留不準(zhǔn)確，造成管理信息失真。2.2分（子）公司須明確各類物資需求計劃的審核部門。物資需用單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)需要準(zhǔn)確、及時編制物資需求計劃，由本單位負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)相關(guān)部門按規(guī)定權(quán)限審批后，報物資供應(yīng)部門。項目需求計劃以設(shè)計圖紙和材料表為依據(jù)?！綞RP】審批后的需求計劃（項目需求計劃依據(jù)設(shè)計圖紙和材料表）要及時、準(zhǔn)確、完整地錄入（或批量導(dǎo)入）ERP系統(tǒng)。有PM、PS等模塊的，相關(guān)需求計劃通過系統(tǒng)集成，自動生成。超過需求日期3個月以上的未完成計劃要及時核銷，手工創(chuàng)建的由物資供應(yīng)部門核銷，系統(tǒng)自動創(chuàng)建的由相關(guān)模塊核銷。分（子）公司5物資需求計劃或設(shè)計圖紙、材料

6、表1.9.111.3經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定選擇供應(yīng)商，造成損失。2.3分（子）公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、審核物資需求計劃時不得指定或變相指定供應(yīng)商，對獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專有資料，報分管需用單位的副經(jīng)理審批。分（子）公司6物資需求計劃獨(dú)家、專有、專利資料1.9.111.2經(jīng)營風(fēng)險：采購計劃不準(zhǔn)確、不及時或未按規(guī)定權(quán)限審批，影響生產(chǎn)建設(shè)，造成物資積壓。2.4分（子）公司物資供應(yīng)部門依據(jù)審批的物資需求計劃綜合平衡資源后，及時編制物資采購計劃,由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批?！綞RP】啟用MRP功能，完成物料綜合平衡和采購申請的創(chuàng)建，可根據(jù)需要進(jìn)行手工編輯，并按規(guī)定權(quán)

7、限審批，手工創(chuàng)建采購申請須經(jīng)審批后方可創(chuàng)建。超過交貨日期3個月的未完成采購申請要及時核銷。分（子）公司經(jīng)辦審批4物資采購計劃1.9.112.10.13采購渠道的確定與控制1.1經(jīng)營風(fēng)險：未正確啟用供應(yīng)商產(chǎn)品目錄增強(qiáng)程序，造成供應(yīng)商管理漏洞。3.1物資裝備部負(fù)責(zé)組織建立中國石化統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。【ERP】供應(yīng)商準(zhǔn)入按規(guī)定審批后，分（子）公司通過供應(yīng)商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修改供應(yīng)商主數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，啟用供應(yīng)商產(chǎn)品目錄增強(qiáng)程序控制采購渠道。物資裝備部分（子）公司經(jīng)辦審批2供應(yīng)商準(zhǔn)入申請審批資料1.9.112.9.42.9.52.10.11.11.3經(jīng)營風(fēng)險：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，造成損失3

8、.2總部直接集中采購在總部直接集中采購供應(yīng)商名單內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報物資裝備部主任審批。總部組織集中采購在總部組織集中采購供應(yīng)商短名單內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報物資裝備部分管副主任審批。企業(yè)自行采購在中國石化供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報分（子）公司分管副經(jīng)理審批。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司經(jīng)辦審批2采購合同直采名單外、短名單外、網(wǎng)外供應(yīng)商審批表1.9.92.9.21.3經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定選擇供應(yīng)商或簽訂技術(shù)協(xié)議，造成損失。3.3物資供應(yīng)部門按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。需要簽訂技術(shù)協(xié)議的，由物資供應(yīng)部門牽頭組織技術(shù)交流和技術(shù)談判，設(shè)計、生產(chǎn)、技術(shù)、機(jī)動、裝備等

9、部門對技術(shù)文件進(jìn)行審核和簽字確認(rèn)。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司2技術(shù)協(xié)議1.9.112.9.11.5經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定動態(tài)考核，不能正確評價供應(yīng)商。3.4【非ERP】物資供應(yīng)部門建立供應(yīng)商考核臺帳，從價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)量化考核。【ERP】采購訂單執(zhí)行完成的當(dāng)月，物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中針對價格、質(zhì)量、供貨周期、服務(wù)對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)量化考核，并通過接口上傳至中國石化電子商務(wù)網(wǎng)。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司3供應(yīng)商考核臺賬（非ERP）1.9.112.10.14采購價格確定與控制1.4經(jīng)營風(fēng)險：物資采購一單一詢價、一單一招標(biāo)、一單一簽約，供需關(guān)系

10、動蕩，供應(yīng)費(fèi)用增加。4.1物資供應(yīng)部門采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購等多種方式，科學(xué)理性地確定采購價格?！綞RP】物資供應(yīng)部門根據(jù)集中招標(biāo)結(jié)果，創(chuàng)建框架協(xié)議，依據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司1.9.111.9.91.9.62.9.12.10.11.31.52.2經(jīng)營風(fēng)險：采購價格不合理，造成損失。財務(wù)風(fēng)險：交易不真實(shí)，影響財務(wù)報告。4.2物資裝備部分析研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢,至少每月發(fā)布采購指導(dǎo)價格。分（子）公司物資供應(yīng)部門不得突破采購指導(dǎo)價格，特殊情況由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批?！綞RP】分（子）公司物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)及時、

11、準(zhǔn)確地維護(hù)總部發(fā)布的物資采購指導(dǎo)價，啟用指導(dǎo)價格控制程序?qū)Σ少弮r格進(jìn)行控制。超過指導(dǎo)價的，由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批。物資裝備部分（子）公司經(jīng)辦審批3總部發(fā)布采購指導(dǎo)價突破指導(dǎo)價格審批記錄1.9.112.10.1存貨1.31.5經(jīng)營風(fēng)險：供應(yīng)市場把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致價格信息失真。4.3物資供應(yīng)部門建立采購價格數(shù)據(jù)庫，每月開展一次主要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，并形成報告。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司4商情分析報告1.9.115. 框架協(xié)議和采購合同簽訂與審批1.42.23.13.2經(jīng)營風(fēng)險：權(quán)利、義務(wù)表述不清或未按規(guī)定簽署合同，導(dǎo)致?lián)p失。財務(wù)風(fēng)險：交易不真實(shí)，影響財務(wù)報告。合規(guī)風(fēng)險

12、：合同違反國家有關(guān)法律法規(guī)。5.1物資供應(yīng)部門根據(jù)確定的供應(yīng)商、價格等內(nèi)容，擬訂框架協(xié)議或采購合同，準(zhǔn)確描述條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署框架協(xié)議或采購合同?！綞RP】上網(wǎng)采購物資通過接口下載詢比價信息和上傳采購訂單；非上網(wǎng)采購物資依據(jù)詢價單、框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單（獨(dú)家采購、寄售采購和委托加工采購除外），完善采購訂單條款后，按規(guī)定權(quán)限審批。電子商務(wù)和ERP系統(tǒng)內(nèi)的同一采購訂單須保持一致。總部直接集中采購物資，各分(子)公司直接下載調(diào)撥單或采購合同。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司5框架協(xié)議或采購合同1.9.111.12.12.10.1存貨1.52.2經(jīng)營風(fēng)險：重復(fù)審

13、批、工作效率低下財務(wù)風(fēng)險：交易不真實(shí)，影響財務(wù)報告。5.2分（子）公司31.9.11存貨1.5經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定核銷和維護(hù)交貨容差，影響合同控制效果。5.3【ERP】對于超過合同有效期3個月以上未執(zhí)行完成的采購訂單，分（子）公司物資供應(yīng)部門要及時核銷。維護(hù)采購訂單交貨容差時依據(jù)分（子）公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。分（子）公司3交貨容差相關(guān)規(guī)定2.10.16. 供應(yīng)過程控制1.5經(jīng)營風(fēng)險：合同履行異常情況未及時解決，影響生產(chǎn)經(jīng)營。6.1物資供應(yīng)部門加強(qiáng)供應(yīng)過程控制，依據(jù)采購合同中確定的主要條款，跟蹤監(jiān)督合同履行情況,對出現(xiàn)異常的要出具書面報告并提出解決方案。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司3異常情況

14、處理記錄1.9.111.5經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定監(jiān)造，影響物資質(zhì)量。6.2物資供應(yīng)部門對長周期重要設(shè)備和關(guān)鍵材料組織實(shí)施制造過程監(jiān)造和檢驗，擇優(yōu)確定監(jiān)檢單位，簽訂監(jiān)造、檢驗合同，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定最終監(jiān)造和檢驗報告。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司采購質(zhì)檢4監(jiān)造協(xié)議監(jiān)造大綱監(jiān)造記錄監(jiān)造報告1.9.51.5經(jīng)營風(fēng)險：運(yùn)輸方式不合理、未按規(guī)定辦理投保、報關(guān)、商檢影響生產(chǎn)，造成損失。6.3物資供應(yīng)部門根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度需要和物資特性，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，負(fù)責(zé)辦理運(yùn)輸、投保、報關(guān)、商檢等事宜。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司3運(yùn)輸、投保、報關(guān)、商檢等相關(guān)單據(jù)1.9.

15、111.22.2經(jīng)營風(fēng)險：采購物資質(zhì)量不能滿足生產(chǎn)要求，影響生產(chǎn)。財務(wù)風(fēng)險：交易不真實(shí)，影響財務(wù)報告。6.4分（子）公司制訂必檢物資目錄。對必檢物資，分（子）公司物資供應(yīng)部門組織質(zhì)量檢驗，由質(zhì)量檢驗部門判定質(zhì)量狀況，出具質(zhì)量檢驗報告書；對驗證放行物資，分（子）公司物資供應(yīng)部門檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。倉儲保管人員對符合合同要求的合格物資辦理驗收入庫。分（子）公司4必檢物資目錄質(zhì)量檢驗報告存貨應(yīng)付賬款1.52.2經(jīng)營風(fēng)險：責(zé)任不明確缺乏監(jiān)督，造成損失。財務(wù)風(fēng)險：交易不真實(shí)，影響財務(wù)報告。6.5直接運(yùn)抵現(xiàn)場的物資，由分（子）公司物資需用單位、物資供應(yīng)部門等有關(guān)人員現(xiàn)場驗收（必檢物

16、資檢驗部門人員須參加），辦理交接手續(xù)，并簽字確認(rèn)。分（子）公司需用單位物資供應(yīng)部門2交接記錄驗收報告1.9.111.9.10存貨應(yīng)付賬款1.5經(jīng)營風(fēng)險：物資質(zhì)量不合格、交貨不及時，造成損失。6.6經(jīng)檢驗不符合合同約定質(zhì)量技術(shù)要求的物資，物資供應(yīng)部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，物資供應(yīng)部門要按照合同約定索賠。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司3質(zhì)量檢驗報告書不符合合同要求的物資處理記錄1.9.106.7一般物資儲備管理參見7.2存貨管理業(yè)務(wù)流程。分（子）公司7.采購資金使用和控制1.1經(jīng)營風(fēng)險：資金分散使用，影響資金調(diào)度。7.1股份公司和各分（子

17、）公司采購資金集中使用。由物資裝備部（國際事業(yè)公司）實(shí)施采購的貨款，委托中國石化財務(wù)有限公司實(shí)行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司物資供應(yīng)部門財務(wù)部門2內(nèi)部轉(zhuǎn)帳結(jié)算委托協(xié)議1.6.72.12.22.3資產(chǎn)安全風(fēng)險：未按規(guī)定程序和權(quán)限審批付款，造成損失。財務(wù)風(fēng)險：會計核算有誤，影響財務(wù)報告。7.2采購資金支付由采購人員依據(jù)采購合同或總部供應(yīng)物資調(diào)撥單、入庫單（【ERP】或寄售采購物資結(jié)算清單）、發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請，按規(guī)定權(quán)限審批后提交分（子）公司財務(wù)部門，財務(wù)人員核實(shí)無誤（【ERP】在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)票檢驗）后付款，并進(jìn)行賬務(wù)處理，相關(guān)會計憑證由不相容崗位人員進(jìn)行稽核

18、。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司物資供應(yīng)部門財務(wù)部門7付款申請1.6.11應(yīng)付賬款貨幣資金2.12.22.3資產(chǎn)安全風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：未按規(guī)定程序和權(quán)限付款，造成損失，影響財務(wù)報告。7.3依據(jù)采購協(xié)議或合同約定，采用預(yù)付款、分期付款、信用證等特殊付款方式的，按權(quán)限和財務(wù)有關(guān)規(guī)定審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和財務(wù)人員對預(yù)付款等負(fù)責(zé)跟蹤，參見7.1應(yīng)收款項管理業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)3.3。物資裝備部（國際事業(yè)公司）分（子）公司物資供應(yīng)部門財務(wù)部門6付款審批表1.6.11預(yù)付款項應(yīng)付賬款貨幣資金8.績效評價、考核與監(jiān)督1.1經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定分析，導(dǎo)致管理信息失真。8.1物資裝備部和分（子）公司物資供應(yīng)部門每季度開展一次針對物資計劃、采購