物業(yè)管理公司采購管理規(guī)定

1、 北京XX城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系 文件名稱采購管理程序文件編碼BVPQS4.6-01頁修改碼0批準(zhǔn)生效日期 1997年6月18日第1頁共 3 頁1.目的 控制采購過程,保證所采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.2.范圍 適用于公司內(nèi)各類物資和服務(wù)的采購管理.3.職責(zé)3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負(fù)責(zé)物資采購的實施,行政副主任負(fù)責(zé)物資采購的管理控制.3.2 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織對分供方進(jìn)行評定和控制.3.3 各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗收.4.程序4.1 根據(jù)采購物資對服務(wù)質(zhì)量的影響程序,將采購物資分為三類: A類:對服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機(jī)電設(shè)備等. B類

2、:對服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂設(shè)施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等. C類:對服務(wù)質(zhì)量無明顯影響的物資.如:辦公文具等4.2 采購資料4.2.1 物資使用部門負(fù)責(zé)提供采購資料,包括:規(guī)格、名稱、價格、技術(shù)要求、相關(guān)國家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按分供方評估管理程序調(diào)整合格分供方名單,并保存采購資料.4.3 采購計劃審批4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計劃,填寫物資申請單由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報總經(jīng)理審批.4.3.2 物資申請單包括:物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨 期、技術(shù)要求

3、、檢驗方法等內(nèi)容,必要時注明分供方名稱.4.3.3 計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫物資申請單.4.3.4 后勤主管審核公司物資申請單,并將各部門物資申請單于26日 前同時報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.4.3.5 審批工作在每月28日前完成.4.3.6 采購員根據(jù)審批后的安排物資申請單及合格分供方名單實施采購.大批量集中采購于月底前完成.4.3.7 后勤主管及時將各部門物資申請單中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.4.3.8 應(yīng)急物資的采購由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn). 北京萬科城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系 文件名稱采購管理程序文件編碼BVPQS4.6-

4、01頁修改碼0批準(zhǔn)生效日期 1997年6月18日第2頁共 3 頁4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購需加專項報告.4.3.10 各級管理采購物資審批權(quán),按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行.4.3.11 需要采購服務(wù)的部門提出服務(wù)采購申請,經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理審批.4.3.12 按分供方評估管理程序或設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單選擇合格分供方.4.3.13 按合同審批程序?qū)嵤┖炗喓霞s,合約必須明確我方要求,及雙方承擔(dān)的責(zé)任.4.3.14 嚴(yán)格履約.4.4 采購物資的驗證4.4.1 物資購進(jìn)后,采購員應(yīng)及時通知質(zhì)檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)物資申請單項目進(jìn)行檢驗及入庫登記,填寫入庫單,做好臺帳記錄.4

5、.4.2 質(zhì)檢員對物資進(jìn)行驗收時,若發(fā)現(xiàn)物資有標(biāo)識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進(jìn)行檢驗或向經(jīng)理報告,填寫物資驗收單.4.4.3 如果采購物資需在分供方供貨處進(jìn)行檢驗時,由后勤主管負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實施現(xiàn)場驗證,認(rèn)真填寫物資驗收單.4.4.4 如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負(fù)責(zé)雙方聯(lián)系,公司可以 參考其意見,但客戶的驗證結(jié)果不能代替公司對采購物資的檢驗.4.4.5 機(jī)電設(shè)備等技術(shù)性較強(qiáng)的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收 其技術(shù)性能等.4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應(yīng)進(jìn)行驗收,以確保其質(zhì)量符合要求.4.4.7 服務(wù)質(zhì)

6、量驗收由服務(wù)申請部門負(fù)責(zé).4.4.8 當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時,由質(zhì)檢員填寫不合格物資處理單,并呈請部門經(jīng)理審批,由采購員按審批意見處理執(zhí)行.4.4.9 對小批量采購的A、B類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.4.4.10 采購?fù)瓿珊蟛少彽挠嘘P(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?4.4.11 對采購服務(wù)不合格項由服務(wù)采購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)合同等,要求分供方賠 償或返工.4.5 物資的保管按倉庫管理程序執(zhí)行.5.監(jiān)督執(zhí)行 由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.6.支持性和相關(guān)性文件 BVPQS4.6-01-01 A、B、C類物資合格供應(yīng)商名單 北京萬科城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系 文件名稱采購管理程序文件編碼BVPQS4.6-01頁修改碼0批準(zhǔn)生效日期 1997年6月18日第3頁共 3 頁BVPQS4.15-01 倉庫管理程序 BVPQS4.6-01-02 設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單7.