質(zhì)量管理體系文件控制程序參考模板范本

1、- PAGE 7 - 程 序 文 件依據(jù)GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008編制文件編號(hào)： QP-01/15版 本 號(hào)：A/0版受控狀態(tài)：受控文件 受控文件71發(fā)布 71實(shí)施 有限公司 發(fā)布 本程序文件依據(jù)ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合本公司的特點(diǎn)和需要制定，是本公司的受控文件，其內(nèi)容未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制。編 寫： 審 核： 批 準(zhǔn)： 程序文件編 號(hào) 第1頁(yè) 共4頁(yè)題目：文件控制程序第A版第0次修改1.0目的 TC 文件控制程序 對(duì)與質(zhì)量管理體系所要求的文件進(jìn)行有效控制, 確保工作場(chǎng)所使用有效文件。2.0適用范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的自編及外來(lái)文件的管理

2、控制。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司質(zhì)量方針及質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的批準(zhǔn)和外來(lái)文件采用的批準(zhǔn)。3.2管理者代表負(fù)責(zé)本公司質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的審核。3.3各部門負(fù)責(zé)本部門文件的編寫、審核。3.4行政部負(fù)責(zé)本公司自編文件與外來(lái)文件的管理工作。負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。4.0工作程序4.1文件的分類及編號(hào)4.1.1文件和資料分為：形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作文件（包括外來(lái)文件）和記錄表格。4.1.2文件的編號(hào)本公司質(zhì)量手冊(cè)程序文件的編號(hào)采用如下格式： 文件編訂年號(hào) 文件編訂順序號(hào) 文件類別：質(zhì)量手冊(cè)QM；程序文件QP；工作文件QW 程序文件編 號(hào) 第2頁(yè)

3、共4頁(yè)題目：文件控制程序第A版第0次修改4.2文件的編寫4.2.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由管理者代表組織文件編寫小組進(jìn)行編寫。4.2.2作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、規(guī)章制度和記錄表格由該文件的使用部門編寫。4.2.3外來(lái)文件（如法律法規(guī)、各類標(biāo)準(zhǔn)、）由行政部或使用部門收集。4.3文件的審批4.3.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.2工作流程、規(guī)章制度和記錄表格由總經(jīng)理審批。4.3.3外來(lái)文件是否采用由總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4文件標(biāo)識(shí)4.4.1本公司質(zhì)量管理體系文件均應(yīng)有編號(hào)及修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)，修訂狀態(tài)表示為“版/次”。文件原始狀號(hào)為0，修改次數(shù)依次表示為1.2.3.，原始版本號(hào)為A/0,換

4、版依次為A/1、A/2 、A/3。4.4.2質(zhì)量管理體系文件分“受控文件”和“非受控”版本。4.4.3受控文件應(yīng)加蓋“受控”印章，非受控文件不作此標(biāo)識(shí)，發(fā)放的受控文件應(yīng)編寫分發(fā)號(hào)。4.4.4作廢文件應(yīng)加蓋“作廢文件”印章，對(duì)某種原因需保留任何已作廢的文件，都應(yīng)注明“保留”標(biāo)識(shí)。4.4.5外來(lái)文件標(biāo)明“外來(lái)文件”字樣。4.5文件的發(fā)放4.5.1行政部根據(jù)實(shí)際需要，確定受控文件的發(fā)放范圍，經(jīng)審批后發(fā)放。 4.5.2行政部負(fù)責(zé)文件的發(fā)放登記，領(lǐng)用人應(yīng)簽字，發(fā)放的文件應(yīng)加蓋受控印章并編寫分發(fā)號(hào)。4.5.3非受控文件的發(fā)放也應(yīng)登記。4.5.4文件丟失后可申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，由行政部按新發(fā)放號(hào)補(bǔ)發(fā)，并在發(fā)放登記上注

5、明丟失文件作廢，必要時(shí)將作廢文件號(hào)通知各部門，防止誤用。程序文件編 號(hào) 第3頁(yè) 共4頁(yè)題目：文件控制程序第A版第0次修改4.5.5當(dāng)文件破損影響使用時(shí),可申請(qǐng)更換,由行政部按原分發(fā)號(hào)換發(fā)新文件。4.5.6文件發(fā)放應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都應(yīng)得到相關(guān)的文件的適用版本。4.6文件的評(píng)審與更改4.6.1每年年底；或當(dāng)文件在實(shí)施中其組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程，法律法規(guī)等發(fā)生改變；或有關(guān)部門發(fā)現(xiàn)文件不適宜時(shí)，行政部組織相關(guān)部門對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)予以修改。4.6.2文件需要更改時(shí)，應(yīng)由文件更改人或提出部門的負(fù)責(zé)人填寫文件更改申請(qǐng)單及通知單，說(shuō)明更改原因，對(duì)重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)，經(jīng)審批后對(duì)文件更改。

6、文件更改的審批，按“4.3文件的審批”執(zhí)行。4.6.3文件更改批準(zhǔn)后，對(duì)原文件換頁(yè)；或發(fā)更改通知由文件管理員逐本實(shí)施更改，更改時(shí)說(shuō)明更改狀態(tài)、更改日期、更改人等。更改中作廢的文件應(yīng)收回并處理。4.6.4文件經(jīng)多次修改或需作大幅度修改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版，原版本文件作廢，換發(fā)新版本。4.7文件的作廢與銷毀4.7.1所有失效或作廢文件由行政部收回，加蓋“作廢文件”印章。4.7.2對(duì)要銷毀的作廢文件，填寫文件銷毀及保留申請(qǐng)表經(jīng)審批后銷毀。4.8文件的管理4.8.1所有文件的原稿由行政部統(tǒng)一保存，文件應(yīng)有序、分類存放，便于識(shí)別、存取和查閱。4.8.2應(yīng)編制受控文件清單，其內(nèi)容包括文件名稱、文件編號(hào)、版次、實(shí)

7、施日期。4.8.3任何人不得在受控文件上隨意畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰，整潔和完好。4.8.4需臨時(shí)借閱文件的人員，填寫文件借閱登記表，經(jīng)行政部批準(zhǔn)方可借閱，借閱者應(yīng)在指定的日期歸還文件，到期不還者由文件管理員通知其收回，存底文件不外借，防止丟失或損壞。程序文件編 號(hào)QP-01第4頁(yè) 共4頁(yè)題目：文件控制程序第A版第0次修改4.8行政部應(yīng)檢查各工作現(xiàn)場(chǎng)和使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.9外來(lái)文件的控制4.9.1行政部和業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道獲取與質(zhì)量有關(guān)的國(guó)家及地方法律法規(guī)，各類標(biāo)準(zhǔn)及其他產(chǎn)品要求，并力求追蹤其變化。4.9.2行政部選擇、確認(rèn)適宜的質(zhì)量法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)品要求，并列入外來(lái)文件確認(rèn)表。經(jīng)審批后發(fā)放。文件的發(fā)放及管理按4.5及4.8條執(zhí)行。4.9.3行政部負(fù)責(zé)檢查有關(guān)部門所使用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件是否為有效版本，及時(shí)更換過(guò)期文件。4.10電子文檔的控制4.10.1文件以電子媒體形式呈現(xiàn)或保存時(shí)，應(yīng)設(shè)定密碼加以控制；存于電腦硬盤中的文件應(yīng)備份，行政部負(fù)責(zé)行政類文件電子文檔的存檔管理工作，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)類文件的電子文檔的存檔管理工作。4.10.2文件電子文檔不能隨便拷貝、傳送給他人，必須按照文件審批流程經(jīng)文件批準(zhǔn)人審批后執(zhí)行。4.10.3文件經(jīng)過(guò)一段時(shí)間使用，經(jīng)評(píng)審批準(zhǔn)更改后，由文件管理員及時(shí)更改文件電子文檔，說(shuō)明更改狀態(tài)、更改日期、更改人等。4.1