時(shí)間管理案例教學(xué)課件

1、時(shí) 間 管 理時(shí) 間 管 理 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個(gè)時(shí)刻也都有其存在的目的，生命誕生的時(shí)刻；生命枯萎的時(shí)刻；播種的時(shí)刻；收成的時(shí)刻以及保持緘默的時(shí)刻，挺身講話的時(shí)刻。舊約圣經(jīng)之傳道書 我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸， 我們利用時(shí)間，否則時(shí)間利用我們。 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個(gè)時(shí)刻也都有其存在的“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理” 杜拉克“管理”時(shí)間是不對(duì)的，管理的只能是你自己，因此“時(shí)間管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所謂時(shí)間不夠用的問題；其實(shí)并沒有所謂時(shí)間太多或時(shí)間不夠的情形所在；一天就是二十四小時(shí)，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；所謂時(shí)間太少，

2、只是表示在這段時(shí)間里要做的事情太多，以致這段時(shí)間不允許而已；時(shí)間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事；“能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理” EDWARD W CARTER 是 BRORDWAY HALE 連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”上談到有關(guān)時(shí)間管理的問題： “對(duì)我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時(shí)間。對(duì)我來說。我就不會(huì)將自己的時(shí)間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的

3、事情，我絕不會(huì)自己去做”。 EDWARD W CARTER 是 B案例：老王的故事延 誤原 因1、沒有以第一時(shí)間把報(bào)告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報(bào)告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會(huì)議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒有帶一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞案例：老王的故事延 誤原 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 影響時(shí)間生產(chǎn)率的障礙 時(shí)光大盜呈現(xiàn) 時(shí)間管理系統(tǒng) 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 影響時(shí)間生產(chǎn)

4、率的障礙 時(shí)光大盜呈現(xiàn) 時(shí)間管理系統(tǒng) 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 時(shí)間管理學(xué)的演變第一代第二代第三代第四代優(yōu)點(diǎn)： 重要事情發(fā)生時(shí)應(yīng)變能力強(qiáng)，有順應(yīng)時(shí)勢的變通能力；人際關(guān)系較佳 時(shí)間安排不會(huì)太緊湊或太復(fù)雜，會(huì)逐步完成待辦事項(xiàng)缺點(diǎn)： 沒有嚴(yán)格的組織架構(gòu)； 因忽略組織規(guī)劃而疲于應(yīng)付； 最重要的事就是眼前的事優(yōu)點(diǎn)： 準(zhǔn)時(shí)赴約做答應(yīng)做的事 通過制定目標(biāo)與規(guī)劃，能完成較多事 因事先準(zhǔn)備充分，會(huì)議或行事較能發(fā)揮實(shí)效缺點(diǎn)： 實(shí)現(xiàn)更多目標(biāo)，卻未必滿足真正的需求 最重要的事就是時(shí)間表上的事優(yōu)點(diǎn)： 能將價(jià)值觀化為目標(biāo)與行動(dòng) 能發(fā)揮短、中、長期目標(biāo)的效果 效率提高，時(shí)間與自我更具管理技巧缺點(diǎn)： 價(jià)值

5、觀未必符合自然法則 最重要的事因急迫性與價(jià)值觀而定優(yōu)點(diǎn)： 集前三代時(shí)間管理學(xué)于大成的時(shí)間管理理論，側(cè)重于先做重要的事，而非急迫的事 講求多方面平衡 改變思想而非改變行為時(shí)間管理學(xué)的演變第一代第二代第三代第四代優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：優(yōu) 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 影響時(shí)間生產(chǎn)率的障礙 時(shí)間自然法則 時(shí)光大盜呈現(xiàn) 時(shí)間管理系統(tǒng) 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的時(shí)間管理的重要性 時(shí)間是資本和無法更新的收入； 任何一個(gè)制定出來幫助高效率地安排時(shí)間的 計(jì)劃，都必須從我們對(duì)時(shí)間寶貴性的認(rèn)識(shí)入手； 管理好你的時(shí)間就能管理好你的生活；時(shí)間管理的重要性 時(shí)間是資本和無法更新的收入；下面用最簡

6、單的辦法測試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長時(shí)間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5 即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8 你在辦公室用餐嗎？9 在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10 你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪

7、感？14 你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標(biāo)一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes” 總結(jié)你的時(shí)間掌控1216 “yes” 救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn)812“yes” 48 “yes”04“yes”當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法 總結(jié)你的時(shí)間掌控1216 救命！你在時(shí)間管理上待得晚一點(diǎn)就可以做完每一件事？ 誰偷了你的時(shí)間？為何活得較久但較不愉快？待得晚一點(diǎn)就可以做完每一件事？ 那不是你的錯(cuò) 自尊不是問題

8、 對(duì)自己想要的東西實(shí)際一點(diǎn)什么對(duì)你最重要 你不會(huì)錯(cuò)過錢但卻一直錯(cuò)失時(shí)間錢可以多賺：時(shí)間卻無法多賺 那不是你的錯(cuò) 自尊不是問題 對(duì)自己想要的東西實(shí)際一點(diǎn)什么 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 影響時(shí)間生產(chǎn)率的障礙 時(shí)光大盜呈現(xiàn) 時(shí)間管理系統(tǒng) 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 四個(gè)主要的影響時(shí)間生產(chǎn)率障礙人們并不尊重時(shí)間，他們不了解其重要性 人們視時(shí)間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律人們不善于檢查提高時(shí)間管理辦法，不知道“重要”與“緊要”之區(qū)別有時(shí)間觀念的人不善于控制時(shí)間，他們不知怎樣制定一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng)四個(gè)主要的影響時(shí)間生產(chǎn)率障礙人們并不尊重時(shí)間，他們不了解其重 時(shí)間

9、自然法則總結(jié)Parkingsons Law 帕金森原則時(shí)間象一根彈筋：設(shè)立期限Paretos Principle 帕雷托原則80%的結(jié)果來源20%的努力Concentration Enigmas 注意力之謎 注意力需要及時(shí)恢復(fù)Internal Energy Levels 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘Efficacy Efficiency 效能與效率 做正確之事，做好它 時(shí)間自然法則總結(jié)Parkingsons L 用正確的方法做錯(cuò)誤之事 用正確的方法做正確之事 用錯(cuò)誤的方法做正確之事 用錯(cuò)誤的方法做錯(cuò)誤之事效能與效率 用正確的方法做錯(cuò)誤之事效能與效率緊急不緊急 重要 不重要 危機(jī) 急迫的問題

10、 有期限壓力的計(jì)劃 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑 不速之客 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡迎的活動(dòng) 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng)重要與緊要之區(qū)別緊急不緊急 重要 不重要 危機(jī) 防患未然 不速緊急重要不重要不緊急偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局 緊急重要不重要不緊急偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 緊急 重要 不重要不緊急偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī) 緊急 重要 不重要不緊急偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 緊急重要不重要不緊急 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被

11、視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急重要不重要不緊急 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果緊急重要不重要不緊急 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生緊急重要不重要不緊急 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 影響時(shí)間生產(chǎn)率的障礙 時(shí)光大盜呈現(xiàn) 時(shí)間管理系統(tǒng) 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 時(shí) 光 大 盜 打擾 （電話或沒有預(yù)約） 重要性次序無所調(diào)整 沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃 叫人同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作卻懂得拒絕 個(gè)人缺乏組織能力 缺乏自律 會(huì)議 資料不完整或有所延誤 文書工作和繁文縟節(jié) 分不清責(zé)任和權(quán)

12、力 時(shí) 光 大 盜 打擾 （電話或沒有預(yù)約） 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 影響時(shí)間生產(chǎn)率的障礙 時(shí)光大盜呈現(xiàn) 時(shí)間管理系統(tǒng) 時(shí)間管理 時(shí)間管理學(xué)的演變 時(shí)間管理的重要性 制定時(shí)間管理系統(tǒng)怎么辦？ 利用清靜時(shí)間、過濾電話、安排專門接電話的時(shí)間 學(xué)習(xí)并演練終止談話的技巧 增加授權(quán)，把電話轉(zhuǎn)交給被授權(quán)處理 電話打擾制定時(shí)間管理系統(tǒng)怎么辦？ 利用清靜時(shí)間、過濾電話、安排專門接制定時(shí)間管理系統(tǒng) 建立系統(tǒng)，包括：計(jì)劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限 計(jì)劃一定要寫下來，記憶力有時(shí)會(huì)出錯(cuò)，強(qiáng)迫自己按期限完成工作 沒有計(jì)劃，怎么辦？制定時(shí)間管理系統(tǒng) 建立系統(tǒng)，包括：計(jì)劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先 目標(biāo)

13、的設(shè)定 明確自己的價(jià)值觀 設(shè)定目標(biāo) 制定階段性步驟 把握今日：最重要時(shí)刻 長期中期 短期 目標(biāo)的設(shè)定 明確自己的價(jià)值觀 - 價(jià) 值 觀 列 舉 做事有效率 追求卓越 專業(yè)能力強(qiáng) 樂觀進(jìn)取 服務(wù)他人 節(jié)儉 身體健康 慷慨 誠實(shí) 虛心請(qǐng)教 主持正義 整齊清潔 追求真實(shí) 領(lǐng)導(dǎo)地位 經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)穩(wěn)固 忠實(shí) 自食其力 愛家 篤信宗教 操守 創(chuàng)意 團(tuán)隊(duì)精神 知識(shí)豐富 自我期許- 價(jià) 值 觀 列 舉 做事有效率 誠實(shí) 自食其如何有效地做每日計(jì)劃： 溫習(xí)所寫下的價(jià)值觀及目標(biāo) 訂立日事項(xiàng)項(xiàng) 衡量執(zhí)行事項(xiàng)所需的時(shí)間 預(yù)測可能的障礙 將事件依輕重緩急排列如何有效地做每日計(jì)劃： 溫習(xí)所寫下的價(jià)值觀及目標(biāo)制定時(shí)間管理系統(tǒng)怎

14、么辦？ 清潔的桌面代表你有序的思維，利用工作計(jì)劃表來提供控制，找出比把所有檔案堆在桌上更好的控制方法； 先處理棘手、最為優(yōu)先的工作，過濾干擾，適當(dāng)授權(quán)條理不清制定時(shí)間管理系統(tǒng)怎么辦？ 清潔的桌面代表你有序的思 同時(shí)設(shè)立個(gè)人與組織的重要工作目標(biāo)，為例行工作建立完成標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定完成期限 學(xué)習(xí)專注的技巧，避免分心及自我干擾?？朔鍪峦涎拥膲牧?xí)慣； 認(rèn)識(shí)真正的朋友不會(huì)因?yàn)樘孤实慕忉尪挥|怒 出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板 別人會(huì)替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序 無力拒絕缺乏自律 同時(shí)設(shè)立個(gè)人與組織的重要工作目標(biāo)，為例行工作建立完成標(biāo)準(zhǔn) 會(huì)議耗時(shí) 把會(huì)議的目的、議程寫下來，使與會(huì)者有備而來 只有必

15、須參加的人才通知參加，避免浪費(fèi)太多的人時(shí)間 務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會(huì)與散會(huì)，制定應(yīng)付干擾的辦法 控制會(huì)議議題，要求大家不要離題 一定要有效追蹤執(zhí)行會(huì)中完成的所有決議，以備下次會(huì)議討論 怎么辦？ 會(huì)議耗時(shí) 把會(huì)議的目的、議程寫下來，使與會(huì)者有備而來 決定在擬訂計(jì)劃、作決定、給予成果回饋時(shí)，何種資料派得上用場，然后作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性 進(jìn)行必要的溝通后，抓住必須資料，避免超過需要量 預(yù)期作好評(píng)估，將資料分配的優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化 當(dāng)下就處理，每天送來的文件中，有80%可在一開始處理時(shí)丟棄，一般主管平均只丟棄20% 別做任何你可以授權(quán)給別人做的事 設(shè)計(jì)簡化文件處理的系統(tǒng) ，減少復(fù)本，用標(biāo)準(zhǔn)格式 資料不全文件繁雜 決定在擬訂計(jì)劃、作決定、給予成果回饋時(shí)，何種資料派得上 征得主管同意后，準(zhǔn)備一份工作責(zé)任清單，其中要說明責(zé)和職權(quán) 堅(jiān)持獲得與責(zé)任對(duì)等的職權(quán)，你有義務(wù)獲得執(zhí)行任務(wù)的權(quán)力 擬出明確的工作項(xiàng)目說明，內(nèi)容要詳細(xì)，涵