合同檔案管理制度

1、合同檔案管理制度 合同檔案管理制度 在當(dāng)下社會，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。相信很多朋友都對擬定制度感到非?？鄲腊?，下面是為大家收集的合同檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。 合同檔案管理制度1 公司為進一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。 一、制度 所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種來往合同、協(xié)議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。 二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中，收取相應(yīng)客戶的資質(zhì)、往來的調(diào)查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。 三、合同檔案管理原則

2、 1、公司經(jīng)營產(chǎn)品的采購、銷售均須訂立合同。 2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 3、銷售部指定專人負責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務(wù)合同文檔。 四、合同章管理原則 1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷售部。 2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。 3、各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員用章時應(yīng)填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復(fù)印件，交由銷售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。 五、合同文檔的管理要求 1、合同文檔管理可以按“公司合同管理

3、”中“合同編號”規(guī)定進行分類編號。 2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。 3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。 4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。 5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特殊情況不得外借。 五、附則： 1、本制度自審批通過之日起實施。 2、本制度由銷售部負責(zé)解釋。 六、附件： 合同檔案登記表 合同檔案管理制度2 為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案

4、資料管理水平，逐步實現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。 一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質(zhì)認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。 二、檔案資料管理原則 1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; 投標文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質(zhì)認

5、價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?2、原則上所有原件只作存檔，不予外借; 3、專管員負責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責(zé)任和義務(wù)。 4、各項目部應(yīng)及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。 三、檔案資料的移交 1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術(shù)部負責(zé)整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。 2、工程項目在正式下發(fā)中標通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別

6、留存影印件備查。 3、工程項目過程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質(zhì)認價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。 4、竣工報告、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。 5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續(xù)。 6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 四、檔案資料的管理辦法 1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統(tǒng)計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。 2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，檔案資料原件無特殊情況不得外借。 3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。 4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。 5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予