開放教育學(xué)籍檔案管理的對策初探

1、開放教育學(xué)籍檔案管理的對策初探開放教育學(xué)籍檔案管理的對策初探引言開放教育學(xué)生學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容包括：學(xué)生根本信息、學(xué)期注冊情況、課程注冊情況、考試注冊與考試成績記錄、學(xué)習(xí)過程中的獎懲情況、學(xué)籍異動情況等。學(xué)籍檔案采用計算機和文字管理方式分別存于省級電大和中央電大學(xué)籍管理部門，作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核學(xué)生畢業(yè)資格的根據(jù)。開放教育實行完全學(xué)分制，學(xué)籍8年有效；學(xué)習(xí)形式靈敏、多樣。所以與傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理相比擬，開放教育學(xué)籍管理既具有明顯的信息化、規(guī)模性、系統(tǒng)性的特點，又具備復(fù)雜性、動態(tài)性、周期性和分散性的特點。1開放教育學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀1.1管理人員對檔案管理認(rèn)識模糊，不夠重視

2、開放教育學(xué)員受工作、家庭等多方面因素的影響，個別學(xué)員對學(xué)籍檔案的采集不夠認(rèn)真和重視，檔案資料的采集填寫不完好、不標(biāo)準(zhǔn)、不準(zhǔn)確，有的甚至由別人代填。局部學(xué)校對學(xué)籍管理缺乏正確認(rèn)識，經(jīng)濟上要求，管理上放任，投資上不重視，局部管理人員思想上不夠重視，認(rèn)識上模糊不清，學(xué)員學(xué)籍檔案審查不嚴(yán)，要求不標(biāo)準(zhǔn)，檔案搜集和管理相對混亂。本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理1.2技術(shù)手段落后、管理形式陳舊開放教育從招生到畢業(yè)電子已根本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和遠(yuǎn)程操作，隨著招生規(guī)模的擴大，學(xué)員檔案數(shù)量不斷增加，加之存放時間不固定，管理上流動性、動態(tài)性的特點，很多過程靠管理人員手工操作，沒有上升到電子的高度，信息資源得不到充分的開發(fā)和

3、利用。1.3檔案知識缺乏，管理隊伍薄弱學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識、軟件系統(tǒng)的操作才能，還要求要有極強的方案性、準(zhǔn)確性和原那么性，甚至于對工作的協(xié)調(diào)、超前和創(chuàng)新。但是目前局部學(xué)校無視學(xué)籍管理隊伍的建立，輪崗、換崗、人員變動頻繁，缺乏對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。管理人員綜合素質(zhì)偏低，年齡偏大、業(yè)務(wù)不熟，電腦操作才能差，不當(dāng)?shù)牟僮鬟€會導(dǎo)致資料的喪失和損壞。1.4投入缺乏、設(shè)備簡單，更新跟不上，軟件不配套開放教育學(xué)籍檔案以電子檔案為主，但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在特定的介質(zhì)上，必須通過計算機或其他特殊工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。

4、這就要求設(shè)備跟上，軟件配套，管理人員會操作，能讀懂，能看到。但目前各學(xué)校在這方面還存在很大的問題。設(shè)備陳舊，多年不更新，數(shù)碼信息采集、二代身份證讀寫器、監(jiān)控儀器等更無從談起。1.5檔案管理制度不健全，網(wǎng)絡(luò)平安無保障檔案具有真實性、原始性和平安性的特點，開放教育有他自身的規(guī)律和特點，所以就要有與之相適應(yīng)的學(xué)籍管理規(guī)章制度，不能套用全日制學(xué)籍管理規(guī)定。有的學(xué)校雖然制度完善，但執(zhí)行不嚴(yán)，工作隨意性較大。假如網(wǎng)絡(luò)平安得不到保證，就會嚴(yán)重影響學(xué)籍檔案的管理。2加強開放教育學(xué)籍檔案管理的對策2.1進(jìn)步對檔案管理重要性的認(rèn)識學(xué)籍檔案管理是開放教育一項重要的根底性工作，它的管理程度和質(zhì)量直接影響到開放教育的質(zhì)

5、量。所以要充分認(rèn)識檔案管理的重要性。高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍檔案管理的每一項工作、每一個細(xì)節(jié)，實在保證學(xué)籍檔案真實的反映學(xué)生學(xué)習(xí)的全過程。加強對學(xué)籍管理隊伍的培訓(xùn)和教育，熟悉和掌握計算機技術(shù)，進(jìn)步分析問題的才能。結(jié)合學(xué)籍工作實際，探究出學(xué)籍檔案管理的根本規(guī)律；樹立一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切的效勞意識，全面進(jìn)步學(xué)籍檔案管理程度和才能。2.2強化檔案制度的建立，全面推進(jìn)科學(xué)、高效和標(biāo)準(zhǔn)的管理檔案建立健全開放教育學(xué)籍管理制度，科學(xué)高效的搞好學(xué)籍管理是進(jìn)步開放教育質(zhì)量的前提和保障。學(xué)校要在上級部門有關(guān)制度的根底上，制定出符合自身實際的管理制度，使管理人員有章可循，有據(jù)可依，開放教育的檔案管理更加科學(xué)

6、化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化。2.3創(chuàng)新信息化管理手段，發(fā)揮開放教育系統(tǒng)優(yōu)勢，進(jìn)步檔案管理的質(zhì)量和效率學(xué)籍管理是一項即嚴(yán)肅有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，相關(guān)部門要根據(jù)開放教育的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)性的特點，將學(xué)籍管理納入到科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的軌道上。及時、全面、準(zhǔn)確的利用計算機網(wǎng)絡(luò)對學(xué)員的學(xué)籍進(jìn)展管理，使管理和比管理者能隨時隨地理解學(xué)籍狀態(tài)，實現(xiàn)學(xué)籍信息的標(biāo)準(zhǔn)化和管理的程序化，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率的不斷進(jìn)步。2.4樹立平安意識，采取有力的措施，嚴(yán)防檔案損失，確保檔案的平安計算機并不是無懈可擊的，隨著網(wǎng)絡(luò)的開展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其平安性、可靠性等問題會日益突出。檔案信息涉及大量的個人隱私，網(wǎng)絡(luò)的不平安、軟件存在破綻，防火墻被打破，黑客攻擊、讀取和更改學(xué)生信息等等，既會給檔案管理帶來宏大的損失，也會對學(xué)校聲譽帶來一定的影響。所以加強平安防范意識，采取必要的措施，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。學(xué)籍管理是開放教育一個重要的組成局部，學(xué)籍管理工作者要改變觀念、進(jìn)步認(rèn)識，加強學(xué)習(xí)，不斷的研究和探究學(xué)籍管理