會(huì)議策劃與組織概論課件

1、會(huì)議策劃與組織概論會(huì)議策劃與組織概論課程簡(jiǎn)介項(xiàng)目一 會(huì)議概述項(xiàng)目二 會(huì)議策劃與準(zhǔn)備項(xiàng)目三 會(huì)中組織與服務(wù)項(xiàng)目四 會(huì)議善后工作項(xiàng)目五 會(huì)議禮儀項(xiàng)目六 實(shí)訓(xùn)2課程簡(jiǎn)介項(xiàng)目一 會(huì)議概述2課程要求本門(mén)課程：18+18學(xué)習(xí)方式：課堂教學(xué)、課堂討論、課外作業(yè)等考核辦法：期末成績(jī)（60%）、實(shí)訓(xùn)（課堂討論、課外作業(yè)）30%、考勤（10%）實(shí)訓(xùn)分組：全班36人，分成6小組3課程要求本門(mén)課程：18+183項(xiàng)目一 會(huì)議概說(shuō)4項(xiàng)目一 會(huì)議概說(shuō)45課程內(nèi)容1會(huì)議含義與要素2會(huì)議的功能與種類(lèi)3會(huì)議的三個(gè)基本階段4會(huì)議不良現(xiàn)象及解決對(duì)策5課程內(nèi)容1會(huì)議含義與要素2會(huì)議的功能與種類(lèi)3會(huì)議的三個(gè)基本案例導(dǎo)入王義大學(xué)畢業(yè)便應(yīng)聘

2、到一家大型企業(yè)做秘書(shū)。一天公司楊經(jīng)理走進(jìn)辦公室，“明天上午酒店在三樓會(huì)議室開(kāi)會(huì)，”“唉，怎么又開(kāi)會(huì)？”王義脫口說(shuō)了一句。楊經(jīng)理有點(diǎn)驚訝地反問(wèn)道：“你認(rèn)為開(kāi)會(huì)是沒(méi)有意義的事嗎？”楊經(jīng)理似乎看出了王義不以為然的樣子，繼續(xù)問(wèn)：“你說(shuō)說(shuō)會(huì)議都有哪些價(jià)值或者為什么沒(méi)有價(jià)值？”這個(gè)問(wèn)題王義從來(lái)沒(méi)有想過(guò)，對(duì)開(kāi)會(huì)厭煩情緒淹沒(méi)了他對(duì)會(huì)議的理性思考。楊經(jīng)理見(jiàn)他語(yǔ)塞，遞給他一份資料：“拿去看看，好好準(zhǔn)備明天的會(huì)議”也許是因?yàn)樵趯W(xué)校見(jiàn)多了一些無(wú)聊的會(huì)議，每次開(kāi)會(huì)王義不是逃會(huì)就是在會(huì)場(chǎng)睡覺(jué)，而且想著自己剛來(lái)不久，沒(méi)啥事會(huì)問(wèn)道自己，開(kāi)會(huì)嘛就是走走過(guò)場(chǎng)。所以王義打定主意，明天要到會(huì)場(chǎng)休息休息。第二天，當(dāng)楊經(jīng)理看到坐在角落、

3、睡意朦朧的王義，就點(diǎn)名讓他為討論的方案獻(xiàn)計(jì)。王義急忙站起來(lái)，兩手空空，兩耳空空，口中無(wú)語(yǔ)；看看四周，才發(fā)現(xiàn)大家手邊都放著資料，而且都在記錄著什么，他一下子漲紅了臉，地下了頭楊經(jīng)理見(jiàn)狀，沉默了一會(huì)，對(duì)他說(shuō)：“會(huì)后到我辦公室來(lái)一趟。”王義開(kāi)完會(huì)就來(lái)到楊經(jīng)理的辦公室，楊經(jīng)理遞給他一份文件：“下周有個(gè)新員工培訓(xùn)會(huì)，你來(lái)幫我辦。”王義仔細(xì)看了文件上的要求，原來(lái)這么簡(jiǎn)單的一個(gè)會(huì)還有這么多的準(zhǔn)備工作看來(lái)辦會(huì)還不簡(jiǎn)單。6案例導(dǎo)入王義大學(xué)畢業(yè)便應(yīng)聘到一家大型企業(yè)做秘書(shū)。一天公司楊經(jīng)結(jié)合你平時(shí)所參加過(guò)的或者對(duì)會(huì)議的認(rèn)識(shí)，談?wù)剷?huì)議的意義何在？如何才能成功舉辦一次高效率、高質(zhì)量的會(huì)議？7課堂討論結(jié)合你平時(shí)所參加過(guò)的或

4、者對(duì)會(huì)議的認(rèn)識(shí)，談?wù)剷?huì)議的意義何在？7任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素一、會(huì)議的含義8 會(huì)議是人們最常見(jiàn)的一種交往形式，會(huì)是指多人相聚，議是指協(xié)商事宜，會(huì)議合在一起就是人們聚集在一起通過(guò)一定的形式和程序，協(xié)商事宜、交流信息、溝通情感、達(dá)成共識(shí)的一種重要的行為過(guò)程，是人們?cè)谏鐣?huì)生活中處理有關(guān)問(wèn)題的一項(xiàng)經(jīng)常性的活動(dòng)形式。“凡研究事理而為之解決，一人謂之獨(dú)思，二人謂之對(duì)話(huà)，三人以上而循有一定規(guī)則者謂之會(huì)議。”任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素一、會(huì)議的含義8 會(huì)議是人們最常見(jiàn)的任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素二、會(huì)議的要素9 會(huì) 議會(huì)議主題 會(huì)議 地點(diǎn) 會(huì)議 時(shí)間會(huì)議人員會(huì)議議程會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議結(jié)果會(huì)議形式會(huì)議議題任務(wù)一 會(huì)議的

5、含義與要素二、會(huì)議的要素9 會(huì) 議會(huì)議主題 （一）會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議名稱(chēng)要能概括會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位以及會(huì)議時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等?！?009界曹妃甸論壇”“中韓秘書(shū)教育學(xué)術(shù)研討會(huì)”“深圳開(kāi)發(fā)技術(shù)股份有限公司第二十次（2010）股東大會(huì)”10任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（一）會(huì)議名稱(chēng)10任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（二）會(huì)議議題會(huì)議議題是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)來(lái)確定并付諸會(huì)議討論或解決的具體問(wèn)題。單個(gè)議題多個(gè)議題11任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（二）會(huì)議議題11任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（三）會(huì)議主題會(huì)議主題是根據(jù)會(huì)議議題概括出的主題性口號(hào)。如何確定會(huì)議的主題？精確簡(jiǎn)明有號(hào)召力“主題+副題”12主題

6、： 城市讓生活更美好副題：城市多元文化的融合城市經(jīng)濟(jì)繁榮城市科技的創(chuàng)新城市社區(qū)的重塑城市與鄉(xiāng)村的互動(dòng)任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（三）會(huì)議主題12主題：任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素13議題與主題主題只有一個(gè)，議題確可以有多個(gè)如2013年APEC（亞太經(jīng)合組織）領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議主題為“亞太發(fā)展的新承諾”議題則包括“世界經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、糧食安全、能源安全、區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化、企業(yè)社會(huì)責(zé)任、氣候變化、防災(zāi)減災(zāi)”等多個(gè)議題。13議題與主題主題只有一個(gè)，議題確可以有多個(gè)（四）會(huì)議時(shí)間如何選擇合適的會(huì)議時(shí)間？要避開(kāi)的日期重大節(jié)日：國(guó)慶、春節(jié)、圣誕節(jié)重大事件：大選氣候不好的季節(jié)其他同時(shí)舉行的會(huì)議或活動(dòng)期間會(huì)議時(shí)間確定不要隨便

7、更改14任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（四）會(huì)議時(shí)間14任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（五）會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)的選擇首先要考慮會(huì)議的母的、主題和內(nèi)容常用的會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議中心會(huì)展中心室內(nèi)酒店遠(yuǎn)郊賓館及度假村高校15任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（五）會(huì)議地點(diǎn)15任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（六）會(huì)議議程會(huì)議議程，是會(huì)議議事程序和整體安排。議程內(nèi)容：主題、主持人、議題、發(fā)言人、時(shí)間等編制會(huì)議議程遵循的原則處理好輕重緩急預(yù)估和表示每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間16任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（六）會(huì)議議程16任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（七）會(huì)議人員17 主辦者 主持人 參與人主辦、協(xié)辦、承辦 主持人的職責(zé)： 宣布開(kāi)會(huì)和閉會(huì)； 介紹或報(bào)告會(huì)議情況

8、控制盒調(diào)節(jié)會(huì)議的進(jìn)程； 允許發(fā)言、組織超時(shí)、違規(guī)的發(fā)言； 維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序、執(zhí)行會(huì)議紀(jì)律 選定會(huì)議紀(jì)律人員、驗(yàn)證會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性； 督促會(huì)議決議的執(zhí)行。任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（七）會(huì)議人員17 主辦者 主持人 參與人主辦、協(xié)辦（八）會(huì)議形式18現(xiàn)場(chǎng)辦公座談會(huì)研討會(huì)觀(guān)摩會(huì)論壇辯論會(huì)任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（八）會(huì)議形式18現(xiàn)場(chǎng)辦公座談會(huì)研討會(huì)觀(guān)摩會(huì)論壇辯論會(huì)任務(wù)一（9）會(huì)議結(jié)果會(huì)議是以解決問(wèn)題為目標(biāo)的社會(huì)活動(dòng)。因此，會(huì)議一定要盡可能達(dá)到預(yù)期結(jié)果，所有的會(huì)務(wù)工作都必須圍繞著會(huì)議的結(jié)果展開(kāi)，以使會(huì)議達(dá)到目標(biāo)。19任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素（9）會(huì)議結(jié)果19任務(wù)一 會(huì)議的含義與要素任務(wù)二 會(huì)議的功能與種類(lèi)

9、一、會(huì)議的功能20任務(wù)二 會(huì)議的功能與種類(lèi)一、會(huì)議的功能20二、會(huì)議的種類(lèi)21任務(wù)二 會(huì)議的功能與種類(lèi)法定性或制度規(guī)定性會(huì)議：如黨代會(huì)、人代會(huì)、職代會(huì)、婦代會(huì)、股東大會(huì)。決策性會(huì)議：如常委會(huì)、黨組會(huì)、理事會(huì)、行政會(huì)、董事會(huì)。工作性質(zhì)會(huì)議：動(dòng)員大會(huì)、工作布置會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流、現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)、總結(jié)會(huì)、聯(lián)席會(huì)。專(zhuān)業(yè)性會(huì)議：如研討會(huì)、論壇、聽(tīng)證會(huì)、答辯會(huì)、專(zhuān)題會(huì)、鑒定會(huì)等。告知性會(huì)議：如表彰會(huì)、紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、慶功會(huì)、命名會(huì)。商務(wù)性會(huì)議：如招商會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、觀(guān)摩會(huì)、產(chǎn)品推介會(huì)、促銷(xiāo)會(huì)。聯(lián)誼性會(huì)議：如接見(jiàn)、會(huì)見(jiàn)、茶話(huà)會(huì)、團(tuán)拜會(huì)、懇談會(huì)、宴會(huì)。信息性會(huì)議：如新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)、報(bào)告會(huì)、咨詢(xún)會(huì)。（一）按會(huì)議性

10、質(zhì)分類(lèi)二、會(huì)議的種類(lèi)21任務(wù)二 會(huì)議的功能與種類(lèi)法定性或制度規(guī)定性二、會(huì)議的種類(lèi)22任務(wù)二 會(huì)議的功能與種類(lèi)按區(qū)域分類(lèi)是按照會(huì)議代表來(lái)自的地區(qū)范圍分類(lèi)，可分為：國(guó)際會(huì)議、全國(guó)會(huì)議、區(qū)域會(huì)議、單位或部門(mén)會(huì)議。（二）按會(huì)議區(qū)域分類(lèi)（三）按會(huì)議規(guī)模分類(lèi)大型會(huì)議：500人以上中型會(huì)議：200500人小型會(huì)議：200人以?xún)?nèi)二、會(huì)議的種類(lèi)22任務(wù)二 會(huì)議的功能與種類(lèi)按區(qū)域分類(lèi)是按照會(huì)二、會(huì)議的種類(lèi)23任務(wù)二 會(huì)議的功能與種類(lèi)定期會(huì)議與不定期會(huì)議（四）按會(huì)議是否定期分類(lèi)（五）按會(huì)議階段分類(lèi)預(yù)備會(huì)議與正式會(huì)議（五）按會(huì)議階段分類(lèi)常規(guī)會(huì)議、電話(huà)會(huì)議、電視會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議二、會(huì)議的種類(lèi)23任務(wù)二 會(huì)議的功能與種類(lèi)定

11、期會(huì)議與不定期會(huì)任務(wù)三 會(huì)議的三個(gè)基本階段選擇適合的參與者制定會(huì)議議程確定特殊角色確定場(chǎng)地、器材發(fā)出會(huì)議通知 會(huì)議決定的執(zhí)行會(huì)內(nèi)容傳達(dá)會(huì)議紀(jì)要及時(shí)發(fā)布會(huì)議決定的執(zhí)行會(huì)議準(zhǔn)備成功的會(huì)議需三個(gè)階段都很好的把握01會(huì)議過(guò)程控制02掌握會(huì)議節(jié)奏控制會(huì)議議題調(diào)整會(huì)議氣氛0301任務(wù)三 會(huì)議的三個(gè)基本階段選擇適合的參與者 會(huì)議決定的執(zhí)行會(huì)議準(zhǔn)備確定參會(huì)者專(zhuān)家型參會(huì)者,對(duì)于會(huì)議中涉及的問(wèn)題可以給予專(zhuān)業(yè)解釋評(píng)判有決策權(quán)的人,對(duì)會(huì)議中提到的建議拍板，提高會(huì)議執(zhí)行性溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的人，有助于會(huì)議內(nèi)容的傳達(dá)和推進(jìn)制定會(huì)議議程同類(lèi)議題放置一塊，避免話(huà)題接近造成顛來(lái)倒去說(shuō)同樣內(nèi)容與個(gè)別與會(huì)者溝通議題是否合適確定會(huì)議特殊

12、角色確定主持人、發(fā)言人、會(huì)議記錄人確定會(huì)議地點(diǎn)、所需器材、會(huì)議時(shí)間會(huì)議時(shí)間選擇原則，確保會(huì)議關(guān)鍵人物時(shí)間符合，盡量避開(kāi)人疲倦時(shí)間。如避開(kāi)剛上班的半個(gè)小時(shí)，下班前半小時(shí)通知與會(huì)者通知時(shí)需同步告知會(huì)議目的、議程，方便與會(huì)者提前準(zhǔn)備，提高會(huì)議效率。會(huì)議準(zhǔn)備階段任務(wù)三 會(huì)議的三個(gè)基本階段會(huì)議準(zhǔn)備確定參會(huì)者制定會(huì)議議程確定會(huì)議特殊角色確定會(huì)議地點(diǎn)、掌握會(huì)議節(jié)奏準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，按時(shí)結(jié)束控制參會(huì)人員發(fā)言時(shí)間根據(jù)議題對(duì)會(huì)議時(shí)間分塊，方便把握控制會(huì)議議題會(huì)議開(kāi)始向與會(huì)人員明確會(huì)議目的和會(huì)議議程對(duì)偏離主題的發(fā)言果斷及時(shí)進(jìn)行糾正遵循會(huì)議議程，板塊式進(jìn)行調(diào)整會(huì)議氣氛節(jié)律性：各種議題搭配，主持人階段性總結(jié)開(kāi)放性：職位高的人最

13、晚發(fā)言，保護(hù)弱者活躍性：會(huì)前小游戲控制會(huì)議過(guò)程任務(wù)三 會(huì)議的三個(gè)基本階段掌握會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，按時(shí)結(jié)束控制會(huì)議會(huì)議開(kāi)始向與會(huì)人員明確會(huì)議任務(wù)三 會(huì)議的三個(gè)基本階段會(huì)議結(jié)束后的執(zhí)行與落實(shí)是會(huì)議效果的體現(xiàn)，也是會(huì)議目的的最終實(shí)現(xiàn)。規(guī)范傳達(dá)會(huì)議決定，防止理解的偏頗會(huì)議中做的決定，專(zhuān)人在結(jié)束后立即推進(jìn)落實(shí)會(huì)議紀(jì)要及時(shí)發(fā)布決定的執(zhí)行與落實(shí)確定的問(wèn)題需要及時(shí)傳遞給需要了解和執(zhí)行的人確定問(wèn)題的傳達(dá)會(huì)議決定的執(zhí)行任務(wù)三 會(huì)議的三個(gè)基本階段會(huì)議結(jié)束后的執(zhí)行與落實(shí)是會(huì)議效果的【案例導(dǎo)入】有一次，余世維先手主持公司會(huì)議，他把鬧鐘帶到會(huì)場(chǎng)，對(duì)參會(huì)人員說(shuō)：“各位，我今天帶來(lái)鬧鐘來(lái)，十一點(diǎn)半散會(huì)?！贝蠹叶夹ζ饋?lái)，誰(shuí)也沒(méi)有在意

14、。到了十一點(diǎn)半，“叮鈴鈴”鬧鐘響起來(lái)了，會(huì)卻只開(kāi)到一半。余先生說(shuō)：“哎呀，鬧鐘響了，我們散會(huì)”。這時(shí)有人說(shuō)：“會(huì)還沒(méi)開(kāi)到一半呢?！薄拔也皇歉嬖V你們到十一點(diǎn)半散會(huì)嗎各位主管，會(huì)議明天重新開(kāi)，散會(huì)！”第二天他又把腦脹帶到會(huì)場(chǎng)：“各位，今天我們重開(kāi)，十一點(diǎn)半散會(huì)。”每個(gè)人眼睛都盯著鬧鐘，結(jié)果11:28分就結(jié)束了。28【案例導(dǎo)入】有一次，余世維先手主持公司會(huì)議，他把鬧鐘帶到會(huì)場(chǎng)29課堂討論1、你參加過(guò)的會(huì)議中有沒(méi)有拖延很長(zhǎng)時(shí)間的，你的心情如何？2、根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)，會(huì)議拖延的原因有哪些？如何有效控制會(huì)議時(shí)間？3、你認(rèn)為還有哪些會(huì)議不良現(xiàn)象？29課堂討論1、你參加過(guò)的會(huì)議中有沒(méi)有拖延很長(zhǎng)時(shí)間的，你的心30任

15、務(wù)四 會(huì)議不良現(xiàn)象及解決對(duì)策 一、會(huì)議不良現(xiàn)象1.為交際而開(kāi)會(huì)2.為慣例而開(kāi)會(huì)3.為攀比而開(kāi)會(huì)4.為表功而開(kāi)會(huì)5.為推卸責(zé)任而開(kāi)會(huì)6.為避免尷尬而開(kāi)會(huì)會(huì)議缺乏意義會(huì)議上議而不決講話(huà)滔滔不決1.推卸責(zé)任2.追求完美3.習(xí)慣推延4.信息阻塞會(huì)議不計(jì)成本態(tài)度自由散漫30任務(wù)四 會(huì)議不良現(xiàn)象及解決對(duì)策 一、會(huì)議不良現(xiàn)象1.為交會(huì)議成本構(gòu)成31時(shí)間成本：人數(shù)（會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間+會(huì)議持續(xù)時(shí)間）顯性成本：會(huì)議資料費(fèi)用+場(chǎng)地+勞務(wù)費(fèi)用效率成本：不能處理其他事務(wù)的損失時(shí)間成本和效率成本又統(tǒng)稱(chēng)為隱性成本，其中：時(shí)間成本可直接換算成金錢(qián)成本=開(kāi)會(huì)時(shí)間參會(huì)人員平均工資，這部分成本很容易被忽略，確實(shí)實(shí)實(shí)在在存在著。會(huì)議成本

16、構(gòu)成31時(shí)間成本：顯性成本：會(huì)議資料費(fèi)用+場(chǎng)地+勞務(wù)32問(wèn)題一：會(huì)議太多判斷會(huì)議的必要性減少不必要的例會(huì)將會(huì)議的決策權(quán)上交限定出席會(huì)議的次數(shù)問(wèn)題二：會(huì)議散漫無(wú)效率建立簽到制度強(qiáng)調(diào)開(kāi)會(huì)紀(jì)律，避免干擾減少開(kāi)會(huì)人數(shù)會(huì)議環(huán)境不宜過(guò)于舒適問(wèn)題三：會(huì)議偏題邀請(qǐng)有關(guān)人員向不了解情況的人介紹情況不能達(dá)成一致意見(jiàn)的議題，下次會(huì)議討論糾正誤解和不相關(guān)的話(huà)題二、常見(jiàn)的問(wèn)題及解決策略問(wèn)題四：會(huì)議溝通不充分會(huì)議目的、議程提前告知，事先發(fā)放材料會(huì)前與主要發(fā)言人溝通職位高的領(lǐng)導(dǎo)最后發(fā)言32問(wèn)題二：會(huì)議散漫無(wú)效率二、常見(jiàn)的問(wèn)題及解決策略問(wèn)題四：會(huì)33會(huì)議中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策問(wèn)題七：會(huì)議決定的執(zhí)行完善會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)發(fā)布表明不遵守會(huì)議紀(jì)律者指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)推進(jìn)會(huì)議決定問(wèn)題六：會(huì)議偏題確定會(huì)議目標(biāo)按議程開(kāi)會(huì)邀請(qǐng)有關(guān)人員向不了解情況的人介紹情況糾正誤解和不相關(guān)的話(huà)題問(wèn)題五：會(huì)議延時(shí)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始嚴(yán)格控制時(shí)間，達(dá)成一致意見(jiàn)，果斷結(jié)束，轉(zhuǎn)入下個(gè)議題及時(shí)打斷、提醒過(guò)詳?shù)谋磉_(dá)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束33會(huì)議中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策高效會(huì)議案例谷歌會(huì)議的決策秘密記錄與投票34記錄自行修改分享與記錄分享與