學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法

1、學(xué)院教學(xué)檔案管理方法為了進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校教學(xué)檔案的管理，充分發(fā)揮教學(xué)檔 案在教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用， 提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，根據(jù)高等學(xué)校檔案 管理方法高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍XX學(xué)院檔 案管理方法等文件精神，結(jié)合我校實(shí)際，特制訂本方法。一、教學(xué)檔案管理的基本原那么.凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐等教學(xué)活動(dòng)中直接形成的 具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體等材料均屬教學(xué)檔案。.教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成局部，實(shí)行“三納 入”、“四同步”。“三納入”即納入教學(xué)規(guī)劃計(jì)劃、納入 教學(xué)管理制度、納入各級(jí)管理人員崗位職責(zé)。“四同步”是: 下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要

2、求同步；檢查教 學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評(píng)審鑒定教 學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、檢收檔案 材料同步；上級(jí)評(píng)審材料、教師晉升與檔案部門出具歸檔證 明同步。.教學(xué)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，教務(wù)處和各 教學(xué)單位要明確分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，配備相應(yīng)的專（兼） 職檔案管理人員，統(tǒng)一管理本單位的教學(xué)檔案材料，并按學(xué) 校規(guī)定做好本單位教學(xué)檔案材料收集工作，定期向?qū)W校檔案教學(xué)類檔案材料一級(jí)類目代號(hào)年度號(hào)(1)年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。(2)分類號(hào)：依據(jù)檔案材料分類類目標(biāo)識(shí)符號(hào)編制。(3)件號(hào)：采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，按件順序編寫流 水排序編號(hào)，缺乏三位

3、的補(bǔ)“0”。本方案由教務(wù)處解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。-10 - 室移交。.歸檔教學(xué)材料必須是對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有 參考價(jià)值和憑證作用，遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系, 符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的成套性特點(diǎn)，保證系統(tǒng)、完 整、準(zhǔn)確。.教學(xué)檔案材料保管期限按其檔案材料的保存價(jià)值分 為永久、定期30年、定期10年和臨時(shí)5年。（1）但凡在教學(xué)過程、教學(xué)改革、教學(xué)研究等方面， 具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的教學(xué)檔案材料，應(yīng)永久保管。（2）但凡在一定時(shí)期內(nèi)具有利用價(jià)值的教學(xué)檔案材料, 定期30年或定期10年保管。（3）但凡在現(xiàn)階段具有利用價(jià)值的教學(xué)檔案材料，可 臨時(shí)5年保管。（4）但凡介于兩種保管期限之間的教

4、學(xué)檔案材料，保 管期限從長(zhǎng)。（5）工作中形成的各種檔案材料應(yīng)先按照檔案分類規(guī) 定中的預(yù)定保管期進(jìn)行管理，并應(yīng)定期進(jìn)行清理，以決定最 終保管期類別。最終確定為永久保管和定期30年保管的檔 案材料應(yīng)按時(shí)移交學(xué)校檔案室。在預(yù)定保管期結(jié)束時(shí)，各種 檔案材料必須首先經(jīng)過專人清理，并確定是否解除保管狀 態(tài)。二、教學(xué)檔案的形成與管理在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)下，教學(xué)檔案由學(xué)校職能單位、 各教學(xué)單位分級(jí)、分工負(fù)責(zé)管理。.教學(xué)檔案實(shí)行三級(jí)管理第一級(jí)：校級(jí)管理。在教學(xué)工作中形成的各種具有長(zhǎng) 遠(yuǎn)參考和憑證價(jià)值的教學(xué)檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定，及時(shí)將有 關(guān)檔案移交學(xué)校檔案室，學(xué)校檔案室統(tǒng)一保管。第二級(jí)：教務(wù)處管理。教務(wù)處除按規(guī)定

5、移交學(xué)校檔案室 的檔案外，其他在教學(xué)管理中形成的、對(duì)學(xué)校教學(xué)管理在一 定時(shí)期內(nèi)有保管價(jià)值的檔案材料，由教務(wù)處統(tǒng)一管理。第三級(jí)：教學(xué)單位管理。各單位在教學(xué)工作中形成的、 對(duì)學(xué)校教學(xué)在現(xiàn)階段有保管價(jià)值的檔案材料，由各單位自行 保管。.教學(xué)檔案分類教學(xué)檔案材料按管理級(jí)別分為校級(jí)教學(xué)檔案、教務(wù)處教 學(xué)檔案材料、教學(xué)單位教學(xué)檔案材料。.各單位應(yīng)設(shè)立教學(xué)檔案材料專柜，做好防火、防盜、 防曬、防潮、防塵、防蛀等九防工作。.各單位在布置工作時(shí)，應(yīng)同時(shí)向教師和工作人員布置 歸檔范圍和歸檔時(shí)間，檢查教學(xué)工作進(jìn)度時(shí)要檢查檔案材料 收集和整理情況，總結(jié)工作時(shí)要把檔案材料收集、整理和歸 檔情況作為其中一項(xiàng)重要內(nèi)容，驗(yàn)收

6、工作時(shí)要同時(shí)驗(yàn)收檔案 材料。.各單位要建立檔案材料借閱制度，設(shè)立借閱登記本。 借出檔案需要續(xù)借的，要重新辦理手續(xù)，無故逾期不還者， 應(yīng)責(zé)令其歸還借閱的檔案材料。調(diào)離及退休人員在辦理手續(xù) 前，必須清還檔案材料。.各單位的檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，首先要做好檔案 材料交接工作，在檢查驗(yàn)收后，方可辦理工作變動(dòng)手續(xù)。新 的檔案管理人員上崗，所在單位應(yīng)及時(shí)通知學(xué)校檔案室。三、教學(xué)檔案的歸檔流程（一）形成積累.教務(wù)處和教學(xué)單位在組織教學(xué)過程中要注重形成積 累教學(xué)材料，并將其落實(shí)到各項(xiàng)工作中。.各崗位人員積累的教學(xué)文件材料，要定期整理。（二）整理歸檔1.整理原那么1）遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件原貌和文件

7、 之間的有機(jī)聯(lián)系；適當(dāng)區(qū)分文件材料的不同價(jià)值；2）歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于 計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。3）文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)O.材料組件（1）正文、附件為一件；（2）文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷 次修改稿）為一件；（3）正本與翻譯本為一件；（4）試卷、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作 為文件附件時(shí)除外）；（5）簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；（6）會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議 記錄一年一本的，一本為一件；（7）來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示）獨(dú)立成 件。.材料排序（1）歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在 前，

8、定稿在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為 一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。（2）檔案材料須編寫歸檔文件目錄（見附件1）, 歸檔文件目錄用紙大小與檔案材料相同，一式兩份，一份入 卷，一份備查。.裝訂（1）歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng) 牢固、平安、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字， 裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。（2）應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，定期10 年保管和臨時(shí)5年保管文件，訂書釘可以不撤除，原樣保存。(3)用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔 文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、辦公膠水、 塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。原那么文件每件厚度

9、不超過2厘 米，超過2厘米的分開裝訂。(4)永久和定期30年的歸檔文件，按學(xué)校要求裝訂。.編頁(yè)(1)紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。(2)頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制(空白頁(yè)不編頁(yè)碼)，宜分別標(biāo) 注在文件正面右上角或反面左上角靠近首行文字空白位置。(3)文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的，擬編制頁(yè)碼 與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。.裝盒(1)將歸檔文件按順序裝入檔案盒，填寫檔案盒盒脊。 原那么上不同年度、問題、保管期限的歸檔文件不能裝入同一 檔案盒。(2)檔案盒盒脊和封面應(yīng)填寫年度、問題、保管期限、 起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件 文件和最后一件文件的件號(hào)；盒號(hào)即檔案盒

10、的排列順序號(hào).排架(1)歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本 單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)防止頻繁倒架。（2）歸檔文件按年度一問題一保管期限分類的，排架 時(shí)，每年形成的檔案按問題序列依次上架，便于實(shí)體管理。（三）案卷歸檔分類.學(xué)校教學(xué)檔案分類按照學(xué)校檔案管理方法，上報(bào)學(xué)校教學(xué)檔案分類設(shè)為綜 合、專業(yè)建設(shè)、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、學(xué)位、畢 業(yè)生、教材七類。JX 教學(xué)11綜合12專業(yè)建設(shè)14學(xué)籍管理 15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐16 學(xué)位17 畢業(yè)生18教材.教務(wù)處教學(xué)檔案材料分類依據(jù)學(xué)校檔案管理方法，結(jié)合教務(wù)處實(shí)際，教務(wù)處留存 工作檔案材料分類為綜合、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、學(xué)籍管理、

11、 課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、學(xué)位、畢業(yè)生、教材、教學(xué)研究、教 師培養(yǎng)十類。JX 教學(xué)11 綜合（規(guī)章制度、教務(wù)處紅頭文件、培養(yǎng)方案、 預(yù)算經(jīng)費(fèi)等）12專業(yè)建設(shè)14學(xué)籍管理15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐n課務(wù)管理13實(shí)踐教學(xué)n課務(wù)管理13實(shí)踐教學(xué)16 學(xué)位18教材20教學(xué)研究17192114教學(xué)監(jiān)控畢業(yè)生課程建設(shè)教師培訓(xùn)檔案材料分類暫設(shè)置行政、師資、教學(xué)、檔案材料分類暫設(shè)置行政、師資、教學(xué)、檔案材料分類暫設(shè)置行政、師資、教學(xué)、教師業(yè)務(wù)、學(xué)3.教學(xué)單位教學(xué)檔案材料分類生管理、特殊載體等六個(gè)大類。各單位根據(jù)需要在大類下可 設(shè)置不同層次的假設(shè)干小類。檔案材料分類暫設(shè)置行政、師資、教學(xué)、教師業(yè)務(wù)、學(xué)XZ行政檔案材料教

12、學(xué)單位在行政活動(dòng)形成有保存價(jià)值的各種載體形式 文件。SZ師資檔案材料教學(xué)單位在師資工作中形成的有保存價(jià)值的各種載體 形式文件。教師結(jié)構(gòu)、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、外聘教師、骨干教師等、 師德師風(fēng)建設(shè)材料入此。JX教學(xué)檔案材料教學(xué)單位在全日制本?？粕慕虒W(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)活 動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種載體形式文件。JX 教學(xué)11 專業(yè)建設(shè)12 課程建設(shè)13 實(shí)踐教學(xué)條件建設(shè)14 教學(xué)經(jīng)費(fèi)15 理論課程教學(xué)16實(shí)踐教學(xué)（第二課堂）17 教學(xué)管理18質(zhì)量控制學(xué)生成績(jī)畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）21 教學(xué)研究XS學(xué)生檔案材料二級(jí)學(xué)院在生源、社會(huì)評(píng)價(jià)、就業(yè)等方面的材料。JS教師業(yè)務(wù)檔案材料教學(xué)單位的教師以人為單位在各自的教學(xué)、科研、管理 活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種載體形式文件。TZ特殊載體檔案材料教務(wù)處、二教學(xué)