某地產(chǎn)股份有限公司公文管理制度匯編

1、廣州富力地產(chǎn)股份有限公司公文管理制度文件編號RF-XZ-ZD-04版本/修訂A/0日期2013年8月1日第11頁 共11頁公文管理制制度編制日期審核日期批準(zhǔn)日期總則為了做好公公司行政政公文處處理工作作，加強(qiáng)強(qiáng)管理，使使之規(guī)范范化、程程序化、制制度化、科科學(xué)化，提提高質(zhì)量量和效率率，結(jié)合合公司實(shí)實(shí)際，制制定本制制度。行政部是公公文處理理的管理理機(jī)構(gòu)，負(fù)負(fù)責(zé)集團(tuán)團(tuán)公司總總部并指指導(dǎo)集團(tuán)團(tuán)公司各各部門/子公司司的公文文處理工工作。行政部指定定專人統(tǒng)統(tǒng)一負(fù)責(zé)責(zé)公文的的收、發(fā)發(fā)、歸檔檔等工作作，各部部門/子子公司應(yīng)應(yīng)指定人人員負(fù)責(zé)責(zé)本部門門/子公公司的公公文處理理工作。公文管理制制度文書分類外來文書：指

2、來自于公公司外部部各類文文件，包包括來自自政府機(jī)機(jī)關(guān)、企企業(yè)單位位、合作作單位以以及各相相聯(lián)企業(yè)業(yè)的各類類行政公公文、業(yè)業(yè)務(wù)往來來文件等等。內(nèi)部文書指集團(tuán)公司司、子公公司、各各部門自自行制發(fā)發(fā)的各類類正式公公文、內(nèi)內(nèi)部文件件以及對對外的業(yè)業(yè)務(wù)文件件。主要要包括以以下內(nèi)容容：各類重要規(guī)規(guī)章制度度的頒布布通告（包包括人事事、行政政、財(cái)務(wù)務(wù)等管理理規(guī)定）。以集團(tuán)公司司或子公公司名義義發(fā)布的的各類重重要通告告（包括括公司架架構(gòu)設(shè)置置、人事事調(diào)整、經(jīng)經(jīng)營方針針、發(fā)展展策略、以以及董事事會/公公司高層層所做出出的重大大決策）。以集團(tuán)公司司、子公公司或部部門名義義發(fā)布的的通知、紀(jì)紀(jì)要、決決議等文文書。集團(tuán)各

3、部門門、子公公司之間間的重要要業(yè)務(wù)往往來文件件。常用公文種種類通告在一定范圍圍內(nèi)，對對公司員員工或各各部門/子公司司公布應(yīng)應(yīng)當(dāng)遵守守或者需需要知道道的事項(xiàng)項(xiàng)，用“通告”。結(jié)尾尾部分可可提出要要求、希希望，并并用“特此通通告”結(jié)尾。通知發(fā)布有關(guān)規(guī)規(guī)章制度度，轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)公文、批批轉(zhuǎn)各部部門/子子公司的的公文，要要求各部部門/子子公司辦辦理或需需要知道道的事項(xiàng)項(xiàng)，用“通知”。通報(bào)表彰先進(jìn)，批批評錯誤誤，傳達(dá)達(dá)重要情情況以及及需要周周知的事事項(xiàng)，用用“通報(bào)”。請示向上級機(jī)關(guān)關(guān)請求批批示、批批準(zhǔn)，或或向有關(guān)關(guān)主管部部門請求求批準(zhǔn)等等，用“請示”。 請請示結(jié)尾尾部分的的通常寫寫法是：“特此請請示，請請審批”、

4、“以上意意見當(dāng)否否，請指指示”、“特此請請示，請請批復(fù)”等。報(bào)告向上級匯報(bào)報(bào)工作，反反映情況況，提出出建議，用用“報(bào)告”。結(jié)尾尾通常用用“請審核核”、“請指示示”等詞語語。批復(fù) 答復(fù)下級的的請示，用用“批復(fù)”。結(jié)尾尾用“此復(fù)”或“特此批批復(fù)”等詞語語。意見 對重要問題題提出見見解和處處理辦法法，用“意見”。 函 不相隸屬單單位之間間互相商商洽工作作，詢問問或答復(fù)復(fù)問題，用用“函”。 會議紀(jì)要 傳達(dá)會議決決定事項(xiàng)項(xiàng)和主要要精神，要要求共同同遵守、執(zhí)執(zhí)行的，用用“會議紀(jì)紀(jì)要”。決定、決議議 對重要事項(xiàng)項(xiàng)或重大大行動做做出安排排，獎懲懲有關(guān)部部門及人人員，變變更或者者撤銷下下屬公司司不適當(dāng)當(dāng)?shù)臎Q定定

5、事項(xiàng)用用“決定”；經(jīng)過過會議討討論通過過，要求求貫徹執(zhí)執(zhí)行的事事項(xiàng)，用用“決議”。其它經(jīng)經(jīng)公司確確認(rèn)應(yīng)保保密的事事項(xiàng)。文書管理負(fù)負(fù)責(zé)人文書管理是是對外來來文書和和內(nèi)部文文書的擬擬寫、收收發(fā)、傳傳達(dá)、存存檔等管管理工作作。指定“行政政部”作為集集團(tuán)公司司各類公公文的主主要管理理部門。統(tǒng)統(tǒng)一負(fù)責(zé)責(zé)集團(tuán)公公司和子子公司的的文書管管理工作作。各部門、子子公司應(yīng)應(yīng)指定專專人負(fù)責(zé)責(zé)各類公公文的簽簽收、傳傳達(dá)、存存檔等日日常文書書管理工工作，及及時傳達(dá)達(dá)各類重重要文件件、通知知，并保保證各類類往來文文書及其其記錄的的完整性性。外來文書管管理各類外來文文件（行行政機(jī)關(guān)關(guān)、主管管部門、業(yè)業(yè)務(wù)單位位的往來來文件）

6、原原則上由由“行政部部”指定專專人負(fù)責(zé)責(zé)統(tǒng)一管管理。行政部應(yīng)對對各類外外來文件件作收錄錄登記，經(jīng)經(jīng)行政部部負(fù)責(zé)人人審閱后后，根據(jù)據(jù)文件涉涉及的業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)容容和實(shí)際際需要登登記存檔檔或轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)給各相相關(guān)部門門，或呈呈送給有有關(guān)的公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)。行政部應(yīng)對對轉(zhuǎn)發(fā)給給各部門門的文件件進(jìn)行登登記，包包括文件件名稱、附附件（如如有）、發(fā)發(fā)文單位位、來文文時間、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)部門門、轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)時間、處處理意見見（如有有）等，并并由收文文部門簽簽收。內(nèi)部文書管管理對內(nèi)行文管管理以部門、子子公司名名義發(fā)布布的各式式公文由由發(fā)文部部門（子子公司）負(fù)負(fù)責(zé)擬稿稿，并按按規(guī)定編編制文件件編號，其其主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核核、簽發(fā)發(fā)（如需需）。以

7、集團(tuán)公司司名義發(fā)發(fā)布的各各式公文文原則上上由“行政部部”負(fù)責(zé)擬擬稿經(jīng)主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審核后后簽發(fā)。以上各類公公文均須須交由“行政部部”負(fù)責(zé)統(tǒng)統(tǒng)一分發(fā)發(fā)。以公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)個人為為報(bào)送對對象的報(bào)報(bào)告、請請示除外外。行政部應(yīng)對對公文的的分發(fā)作作詳盡記記錄，包包括文件件名稱、附附件（如如有）、數(shù)數(shù)量、發(fā)發(fā)文部門門、發(fā)文文時間、抄抄報(bào)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)/部門門、分發(fā)發(fā)部門、分分發(fā)負(fù)責(zé)責(zé)人、簽簽收人、簽簽收時間間等。以上各類公公文的原原件由“行政部部”負(fù)責(zé)統(tǒng)統(tǒng)一存檔檔管理。對外行文管管理以集團(tuán)公司司、子公公司名義義對外報(bào)報(bào)送的公公文，由由主要業(yè)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)聯(lián)部門/子公司司負(fù)責(zé)擬擬稿，經(jīng)經(jīng)主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核核后方可可外發(fā)。禁止集團(tuán)/

8、子公司司各部門門以“部門”名義對對外行文文，禁止止任何人人/部門門未經(jīng)批批準(zhǔn)私自自以集團(tuán)團(tuán)、子公公司的名名義對外外行文。行政部應(yīng)對對所有對對外文書書進(jìn)行登登記，包包括文件件名稱、擬擬稿部門門、報(bào)送送部門、報(bào)報(bào)送時間間、最后后核準(zhǔn)人人/部門門等，重重要文件件應(yīng)復(fù)印印存檔。文書管理責(zé)責(zé)任所有對內(nèi)、對對外發(fā)布布的正式式文件均均須由擬擬稿部門門進(jìn)行認(rèn)認(rèn)真校對對，以確確保文件件內(nèi)容的的準(zhǔn)確性性、嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)性，同同時確保保嚴(yán)格按按照公司司標(biāo)準(zhǔn)格格式行文文。負(fù)審核責(zé)任任的主管管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)應(yīng)對各式式行文的的準(zhǔn)確性性、合理理性、必必要性進(jìn)進(jìn)行嚴(yán)格格把關(guān)。需要加蓋公公司公章章的文件件應(yīng)按有有關(guān)規(guī)定定簽批后后，送“行政部部

9、”統(tǒng)一蓋蓋章。對外行文還還應(yīng)由“行政部部”作最后后的審核核，對公公文格式式、措詞詞、內(nèi)容容的準(zhǔn)確確性、嚴(yán)嚴(yán)謹(jǐn)性、合合理性進(jìn)進(jìn)行嚴(yán)格格把關(guān)。公文格式公司的各類類公文應(yīng)應(yīng)按統(tǒng)一一的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)規(guī)范格格式編寫寫，對外外行文（尤尤其對各各級行政政機(jī)關(guān)的的行政公公文）可可參照國國家規(guī)定定的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)格式。公文標(biāo)題：公文標(biāo)標(biāo)題應(yīng)當(dāng)當(dāng)準(zhǔn)確簡簡要地概概括公文文的主要要內(nèi)容并并標(biāo)明公公文種類類，除法法規(guī)、規(guī)規(guī)章名稱稱加書名名號外，一一般不用用標(biāo)點(diǎn)符符號。標(biāo)標(biāo)題用22號仿宋宋_GBB23112分一一行或多多行居中中排布，一一般由“發(fā)文單單位 + 內(nèi)容容 + 文種”構(gòu)成（非非重要公公文可靈靈活調(diào)整整）。回回行時要要做到詞詞意

10、完整整，排列列對稱，間間距恰當(dāng)當(dāng)。主送單位指指公文的的主要受受理單位位，應(yīng)當(dāng)當(dāng)使用全全稱或者者規(guī)范化化簡稱、統(tǒng)統(tǒng)稱。在在公文標(biāo)標(biāo)題下空空1行，左左側(cè)頂格格用4號號仿宋_GB223122字標(biāo)注注，回行行時仍頂頂格，最最后一個個單位后后標(biāo)全角角冒號。公文字號：一般包包括部門門（公司司）代字字、年號號、順序序號。年年份、序序號用阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)碼標(biāo)識識，年份份應(yīng)標(biāo)全全稱，用用方括號號“ ”括入。發(fā)文時間：以領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽發(fā)日日期為準(zhǔn)準(zhǔn)；聯(lián)合合行文，以以最后單單位簽發(fā)發(fā)的日期期為準(zhǔn)。正文：正文文在主送送單位名名稱下11行，用用4號仿仿宋_GGB23312從從左至右右橫寫、橫橫排。每每自然段段左空22字，回回行頂

11、格格。數(shù)字字、年份份不能回回行。附件：公文文如有附附件，在在正文下下空一行行，左空空2字用用4號仿仿宋_GGB23312標(biāo)標(biāo)注“附件”，后標(biāo)標(biāo)全角冒冒號和名名稱。附附件如有有序號應(yīng)應(yīng)使用阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)碼，附附件名稱稱后不加加標(biāo)點(diǎn)符符號。附附件一般般應(yīng)與公公文正文文一起裝裝訂，并并在附件件左上角角第1行行頂格標(biāo)標(biāo)注“附件”，有序序號時標(biāo)標(biāo)注序號號，其序序號和名名稱前后后標(biāo)注應(yīng)應(yīng)一致。公文用紙：一律使使用國際際標(biāo)準(zhǔn)AA4規(guī)格格紙。落款：公文文落款處處署發(fā)文文單位名名稱，并并標(biāo)識成成文時間間。成文文時間右右空4字字；公文文所加蓋蓋的印章章應(yīng)上不不壓正文文，下壓壓成文日日期。簽章：確保保做到“壓年蓋蓋月

12、”，即公公司印章章蓋在年年、月、日日的中上上方，上上沿不壓壓正文，下下沿略壓壓年、月月、日。當(dāng)當(dāng)公文排排版后所所?？瞻装滋幉荒苣苋菹掠∮≌挛恢弥脮r，應(yīng)應(yīng)盡量采采取調(diào)整整行距、字字距的措措施加以以解決，務(wù)務(wù)必使印印章與正正文同處處一面，如如采取上上述方法法仍不能能解決的的，則應(yīng)應(yīng)采取在在加蓋印印章一面面的左上上方標(biāo)識識“此頁無無正文”的方法法解決。成文日期以以負(fù)責(zé)人人簽發(fā)的的日期為為準(zhǔn)。公文應(yīng)左側(cè)側(cè)裝訂，不不掉頁。公文正本必必須使用用公司統(tǒng)統(tǒng)一印制制的A44型(長長2977毫米，寬寬2100毫米)信箋紙紙和統(tǒng)一一的頁面面設(shè)置，其其中，上上邊距3371毫米米，下邊邊距3551毫米米，左邊邊距288

13、1毫米米，右邊邊距2661毫米米，行間間距1.5倍。行文規(guī)則各部門/子子公司在在職權(quán)范范圍內(nèi)可可用各部部門/子子公司名名義對下下行文，但但重要行行文應(yīng)抄抄報(bào)公司司領(lǐng)導(dǎo)和和有關(guān)職職能部門門。各部門/子子公司可可在各自自的權(quán)限限內(nèi)互相相行文、聯(lián)聯(lián)合行文文。 各部門/子子公司如如需以公公司名義義對外行行文，應(yīng)應(yīng)先草擬擬初稿，經(jīng)經(jīng)本部門門/子公公司負(fù)責(zé)責(zé)人核稿稿并呈主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)后后，送行行政部加加蓋印章章，交回回發(fā)文部部門發(fā)出出。未經(jīng)公司允允許，公公司所屬屬無法人人資格的的部門，一一律不得得以部門門名義對對外行文文。對外外行文只只限于與與對口單單位的工工作聯(lián)系系。收、發(fā)文辦辦理收文時應(yīng)檢檢查公文文

14、是否齊齊全，并并登記收收文號、來來文號、收收文日期期、來文文單位、收收件人、份份數(shù)。 對于收件人人明確的的來函，行行政部公公文處理理人員在在做好收收文登記記手續(xù)后后，應(yīng)立立即通知知各部門門/子公公司負(fù)責(zé)責(zé)公文處處理的人人員到前前臺領(lǐng)取取，并做做好簽收收登記手手續(xù)。對對于收件件人不明明確的來來函，將將來函送送行政部部經(jīng)理分分辦。公司有關(guān)人人員代表表公司領(lǐng)領(lǐng)取的文文件，不不得自行行處理，應(yīng)應(yīng)交行政政部按收收文辦理理程序處處理。發(fā)文辦理包包括擬稿稿、核稿稿、簽發(fā)發(fā)、登記記、打印印、校對對、蓋章章、存檔檔等程序序。 擬稿。凡以以“富力地地產(chǎn)集團(tuán)團(tuán)有限公公司”“廣州州富力地地產(chǎn)股份份有限公公司”等有法法

15、人資格格的公司司名義發(fā)發(fā)出的文文件，根根據(jù)內(nèi)容容由各職職能部門門擬稿，非非職能部部門業(yè)務(wù)務(wù)范圍內(nèi)內(nèi)的綜合合性和重重要文件件由行政政部擬稿稿。核稿。文稿稿擬出后后，承辦辦部門領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予予審核并并簽字確確認(rèn)。簽發(fā)。承辦辦部門主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審閱公公文并在在文稿上上簽署自自己的意意見、姓姓名和審審批時間間。聯(lián)合合發(fā)文要要請有關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會會簽。文文件經(jīng)簽簽發(fā)后即即成定稿稿。修改和簽批批公文，應(yīng)應(yīng)使用鋼鋼筆、簽簽字筆或或其它符符合存檔檔要求的的黑色筆筆墨。承辦部門持持兩份正正本連同同有主管管領(lǐng)導(dǎo)簽簽發(fā)意見見的定稿稿送行政政部辦理理蓋章登登記手續(xù)續(xù)。行政部應(yīng)認(rèn)認(rèn)真核對對公文正正本與定定稿是否否相符，文文字表述述、文種種使用和和公文格格式等是是否符合合本辦法法的有關(guān)關(guān)規(guī)定，手手續(xù)是否否完備等等。如不不符合上上述要求求的，行行政部有有權(quán)予以以退回重重辦。公文立卷、歸歸檔和銷銷毀對收到的公公文（含含各部門門/子公公司自行行領(lǐng)回的的政府有有關(guān)部門門批復(fù)、意意見、決決定等），各各部門/子公司司負(fù)責(zé)公公文處理理的職員員應(yīng)立即即將公文文正本和和有關(guān)材材料（包包括聲像像制品）按按照檔檔案管理理制度和和其它有有關(guān)規(guī)定定的要求求整理好好，交行行政部檔檔案員按按期歸檔檔。簽發(fā)的公文文辦理完完畢后，行行政部檔檔案員應(yīng)應(yīng)根據(jù)文文書立卷卷的要求求，及時時登記備備查，并并將經(jīng)承承辦部門門主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)意見的的公文