辦公軟件使用技巧

1、辦公軟件使用技巧辦公軟件使用技巧 .txt 如果中了一千萬，我就去買 30 套房子租給別人，每天都去收一次房租。哇咔咔 充實騎白馬的不一定是王子，可能是唐僧；帶翅膀的也不一定是天使，有時候是鳥人。Word及 Excel 技巧大全 2009-03-19 18:411 、Word下如何使用著重號在 Word 中我們可以把著重號請到工具欄上。打開“工具自定義”命令選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽卡下的“類別”欄里選中“所有命令”選項。此時在右邊“命令”欄中會出現(xiàn)按字母升序排列的所有命令，我們找到ABC頭上有三點的“ DotAccent ”命令，選中后按下鼠標(biāo)左鍵，將它拖到工具欄上，釋放鼠標(biāo)

2、。當(dāng)你在 Word 中選中要著重標(biāo)示的文字后，再點擊這個“著重號”命令就可以了。2、讓 Word表格快速一分為二將光標(biāo)定位在分開的表格某個位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter ”組合鍵。這時你就會發(fā)現(xiàn)表格中間自動插入一個空行，這樣就達到了將一Excel 表格中，首先選定要輸入同一內(nèi)容的單元格區(qū)域，然后輸入內(nèi)容，最后按 ctrl+ 回車鍵，即可實現(xiàn)在選定單元格區(qū)域中一次性輸入相同內(nèi)容。6、快速返回上次編輯點在編輯文檔的時候，如果要想實現(xiàn)將光標(biāo)快速返回到上次的編輯點，我們可以按下“ shift+F5 ” 組合鍵。7、多個單元格數(shù)據(jù)巧合并在編輯了一個 Excel 工作表后，如果又需要把某些

3、單元格中的數(shù)據(jù)進行合并，那么我們可以請“&”來幫忙，比如需要將 A、 B、C 三列的數(shù)據(jù)合并為 D 列中的數(shù)據(jù)，就在 D2 單元格鍵入公式“=A2&B2&C2”。8、Excel 中巧用雙擊定位在使用 Excel 時，當(dāng)你想定位到行首或列首時，將鼠標(biāo)指向任意一個單元格的上邊框，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵即可。9、Word準(zhǔn)確移動文本選中要移動的文本，再按“ F2”鍵，此時光標(biāo)會自動變成灰色，將輸入光標(biāo)定位到目的地，按回車鍵便可準(zhǔn)確移動文本。10、“相中”垂直文本塊當(dāng)我們想選定 Word 文檔中的一個垂直塊時，可以先按下 Alt 鍵，然后將鼠標(biāo)拖過要選定的文本。11、Excel 避免計算誤差利用 Excel

4、 制作財務(wù)報表，常要進行一些復(fù)雜的運算，可往往用 Excel 公式得出的數(shù)據(jù)結(jié)果與計算器算出的不一致，這主要是由于 Excel 本身不能對數(shù)據(jù)自動進入四舍五入造成的，為了更簡便的解決誤差問題，我們可以進行如下操作：依次在 Excel 菜單欄中點擊“工具選項重新計算”，將“工作薄選項”中的“以顯示值為準(zhǔn)”復(fù)選框選中，確定退出即可。也可以用函數(shù)，方法： round( 計算公式 ) ，2) ，其中的“ round ”是四舍五入函數(shù)，其中的“計算公式”中輸入你的計算算式，例如 A1*A2，其中的“ 2”是代表你四舍五入后小數(shù)點的位數(shù)，這里是兩位。12、讓 Word打印自動按序排列在打印文件時，點擊“文

5、件打印” ，在彈出的“打印”窗口左下方點擊“選項”按鈕，在上面選中“逆頁序打印” ，這樣先打印第一頁，再打印最后一頁，就無需動手分頁了。另外還可以設(shè)置奇偶頁打印，實現(xiàn)紙張的正反面成批打印。13、Excel 中快速繪制文本框通常在 Excel 中使用文本框來進行表格內(nèi)容注釋，如果按住 Alt 鍵不放再繪制文本框可實現(xiàn)文本框與單元格邊線的重合，從而減輕調(diào)整文本框位置的工作量。14、快速更改英文大小寫選中要改變大小的字母或單詞，按下shift以后按 F3，每按一次 F3，字母或單詞將在全部大寫、首字大寫和全部小寫之間切換。單擊“格式 / 更改大小寫”，可以進行更復(fù)雜的大小寫更換。15、讓窗口這樣固定

6、在 Excel 中編輯過長或過寬的 Excel 工作表時，需要向下或向右滾動屏幕，而頂端標(biāo)題行或左端標(biāo)題行也相應(yīng)滾動，不能在屏幕上顯示，這樣我們搞不清要編輯的數(shù)據(jù)對應(yīng)于標(biāo)題的信息，可以先選定要鎖定的標(biāo)題，假如我們要將表格的頂端的第一行和左邊第一列固定，那么單擊 B2 單元格，然后單擊“窗口”菜單的“拆分”命令，拆分完畢后再單擊“凍結(jié)窗格”命令，即可完成標(biāo)題的固定。16、快速輸入省略號在五筆字型狀態(tài)下輸入“shift+6”，另外按下“Ctrl+Alt+. ”組合鍵可以在任何輸入法狀態(tài)下輸入。17、輕松搞定單元格數(shù)據(jù)斜向排在 Excel 中打開“工具自定義命令類別格式”，在“命令”列表中找到“順時

7、針斜排”和“逆時針斜排”兩個命令按鈕拖到工具欄的合適位置，然后選中需要斜排的單元格，執(zhí)行命令即可。另外，也可以選擇“格式 / 單元格 / 對齊 / 方向”，旋轉(zhuǎn)紅色的指針或直接輸入度數(shù)。18、快速去掉頁眉的橫線在利用 Word 插入頁眉后，頁眉信息下總會有一條橫線，如果希望將它去掉，可以打開“格式邊框和底紋”，在彈出的對話框中把邊框設(shè)置為“無”，并在“應(yīng)用于”下更改為“段落” ，再單擊“確定”安鈕即可。還有一種方法就是在字體左邊的 “標(biāo)題”中選“正文”即可。最后一種方法就是選擇“格式 / 樣式”命令，彈出“樣式”對話框，在“樣式” 項中選定“頁眉”，再點擊“更改”按鈕。接著點擊“格式”按鈕，在

8、彈出的菜單中選“邊框”命令，彈出“邊框和底紋”對話框，在“邊框”選項卡中選定“無”即可。19、為奇偶頁制作不同的水印首先，執(zhí)行“文件頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，點擊“版式”選項卡，選中“奇偶頁不同”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕關(guān)閉該對話框。然后再執(zhí)行“視圖頁眉和頁腳”命令。進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，在某奇數(shù)頁頁面編輯區(qū)編輯設(shè)置奇數(shù)頁的水印，再到某偶數(shù)頁頁面編輯區(qū)編輯設(shè)置偶數(shù)頁的水印。20、快捷繪圖在繪圖中，如果要利用一個工具按鈕來繪制多幅圖，只要用鼠標(biāo)左鍵雙擊此圖標(biāo)即可。21、快速去除超鏈接想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵“Ctrl+Z ”或“ Alt+BackSpace ”，

9、便可將下劃線取消。22、如何避免標(biāo)題排在一頁的底部在排版文件時，有時發(fā)現(xiàn)一個標(biāo)題出現(xiàn)在一頁的底部，而它的正文出現(xiàn)在新的一頁中， 很不美觀。為了使標(biāo)題能夠與它的正文排在一起，可以將光標(biāo)移到該標(biāo)題所在的段落中，選擇“格式”菜單中的“段落”命令，出現(xiàn)段落對話框，在段落對話框中單擊“換行和分頁”標(biāo)簽，選中“與下段同頁”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕。另外，為了防止一頁頂端單獨出現(xiàn)某段的最后一行文字，或者在某一頁底部出現(xiàn)某段的第一行文字，或者在一頁底部出現(xiàn)某段的第一行文字，只要把光標(biāo)移到該段中，然后在窗口中選中“孤行控制”復(fù)選框，系統(tǒng)將自動向下頁移一行文字。23、如何將文檔中的某一頁改為橫向在排版某些文檔

10、時，要在文檔中插入一個很寬的表格，需要把紙張改為橫向。為了保證表格前后的內(nèi)容仍為縱向，可以將光標(biāo)移到表格之前，選擇文件菜單中的“頁面設(shè)置”命令，單擊“紙張大小”標(biāo)簽，在“方向”區(qū)中選擇“橫向”單選按鈕，從“應(yīng)用于”下拉列表框中選擇“插入點之后”選項，然后單擊“確定”按鈕。24、如何將一個表格垂直拆分為兩個的表格選擇需要拆分的列，選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令或在右鍵菜單中選擇“邊框和底紋”，單擊“邊框”標(biāo)簽，在預(yù)覽區(qū)中單擊頂邊框、中邊框和底邊框，以將其邊框線刪除，保留左邊框線和右邊框線，單擊“確定”按鈕即可完成。25、巧用 Word的擴展選定功能將光標(biāo)定位在你需要選取的部分之首，按“

11、F8” 啟動“擴展”，此時你會看到底部狀態(tài)欄中的 “擴展”由灰色變?yōu)楹谏?，再按一下?F8”，將選取一個字或一個詞，按二下“ F8”，將選取一句，按三下“ F8”，將選取一段；按四下“ F8”，全選。按 ESC鍵或者按 F6 鍵即可關(guān)閉擴展功能。26、Excel 單元格多于 15 位數(shù)字的輸入先選定需輸入數(shù)字的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，找到“數(shù)字”項中的“自定義”命令，然后在其右面的“類型”框中選擇“ ”項，“確定”之后再輸入即可。27、Word中磅與厘米的換算1 磅約等于 0.03527 厘米， 1 厘米約等于 28.35 磅。28、計算機中容量單位的換算1GB=102

12、4MB，1MB=1024KB；1KB=1024字節(jié)。29、在 Excel 中復(fù)制上一單元格在 Excel 的某一單元格中，按住“ Ctrl ”鍵的同時，按下“ ”（單引號）鍵，可復(fù)制上一單元格的內(nèi)容。30、清除拼寫功能我們使用 Word 時，往往出現(xiàn)錄入幾個字后個別字的下方出現(xiàn)波浪線的情況，有時就會影響到視覺。要想徹底解決這個問題可單擊“工具選項”，然后選擇“拼寫和語法”取消所有的可選項，點確定便完成了。31、Word表格后空白頁的處理在 Word 中，如果一篇文檔的最后一頁是表格，并且這個表格占滿了一整頁，就會在其后產(chǎn)生一張雪空白頁。雖然該頁只含有一個段落標(biāo)記，但卻是沒有辦法刪除的。在打印時

13、，該頁照樣會使打印機走一頁紙，因而會造成不必要的浪費。解決這個問題的辦法其實很簡單：把光標(biāo)置于最后這一段，然后把行間距設(shè)置成“ 1”（Word允許的最小值）即可。32、改變圖片形狀要對一個圖片進行不規(guī)則的編輯，可以打開繪圖工具，選取任意的自選圖形，然后在這個圖形上點擊右鍵，選取“設(shè)置自選圖形格式” ，在“填充顏色”中點擊下拉箭頭，選取“填充效果” ，并選中“圖片”選項卡，在“選擇圖片”按鈕上點擊。然后在硬盤文件夾中選取喜歡的任何圖片，點擊確定后圖片的外形即為該自選圖形。33、編輯線段頂點如果是用線條工具生成的圖形可以編輯頂點。方法是選定該線條，點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“編輯頂點”，再需要改變的地方點

14、擊鼠標(biāo)右鍵， 選擇“添加頂點”，選中該點，點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“平滑頂點”等自己需要的方式，拖動鼠標(biāo)到自己需要的圖形。按下 ctrl 單擊頂點則可以刪除該頂點。34、開關(guān)網(wǎng)格線在 Excel 中，要去掉網(wǎng)格線，在“工具自定義命令”類別中找到“窗體” ，在右邊找到“網(wǎng)格線開關(guān)”（Excel 中是“切換網(wǎng)格”），把它拖到工具條上，關(guān)閉對話框，以后在需要去掉網(wǎng)格線時，單擊一下，想恢復(fù)，再單擊一下。35、在 Word中快速改變行距全選你想要改變行距的文本段落，按ctrl+1鍵，可將該段落設(shè)置為單倍行距；按按 ctrl+2 鍵，可將該段落設(shè)置為雙倍行距；按 ctrl+3 鍵，可將該段落設(shè)置為 1.5 倍行距

15、。36、在 Word中快速選取段落將光標(biāo)放在需選取的段落中的某行的左邊空白處，單擊左鍵一次，選取該行，單擊左鍵二次，選取該段落，單擊左鍵三次，選取全文。37、在 Excel 中實現(xiàn)自動換行選擇菜單欄中的“格式單元格對齊” ，接著選中“文本控制”標(biāo)題下的“自動換行”復(fù)選框即可（打勾）。如果單元格中還要將文字分段，按 Alt+Enter 鍵來實現(xiàn)硬回車換行操作。38、漢字輸入法的若干訣竅固定使用某一種漢字輸入法的人，希望一打開電腦就有這種輸入法在伺候。要實現(xiàn)這一點，只需要打開“控制面板”中的“鍵盤” ，調(diào)出“語言”頁，在“語言”欄中選中你需要的漢字輸入法，然后點擊“設(shè)成默認(rèn)值”和“確定”按鈕，最后

16、重新開機即可。使用 Ctrl+Shift 組合鍵可以在英文和所有漢字輸入法中進行循環(huán)切換。為了得到我們需要的漢字輸入法，往往要連按幾下 Ctrl+Shift ，顯得很不方便。其實我們可以將經(jīng)常使用的漢字輸入法定義成熱鍵，需要時按一下即可。 比如，欲將“王碼五筆輸入法 86 版”定義成 Ctrl+Shift+8 ，可以打開“控制面板”中的“輸入法” ，調(diào)出“熱鍵”頁，在“項目”中找到“切換到王碼五筆輸入法 86 版”，然后在“組合鍵”中選中“ Ctrl ”、“左鍵”、“右鍵”，在“基本鍵”中選 8，最后按“確定”即可。39、用 Word2000對稱頁邊距進行雙面打印工作中為了節(jié)省打印紙，經(jīng)常使用

17、 Word 雙面打印文檔，但打印出的文稿正面和背面的頁邊距很難左右對齊。對策：首先，選擇“文件 / 頁面設(shè)置/ 頁邊距”選項卡，選中“對稱頁邊距”復(fù)選框，清除“拼頁”復(fù)選框，在“內(nèi)側(cè)”和“外側(cè)”框中，輸入對稱頁邊距值，比如都為 3.17 厘米。然后，插入頁碼。最后，先打印奇數(shù)頁再打印偶數(shù)頁。40、Excel 玩“轉(zhuǎn)置”對于 Excel 工作表中的數(shù)據(jù)，有時需要將其進行行列轉(zhuǎn)換，即將原來的列變?yōu)樾?，原來的行變?yōu)榱?。方法：選中要進行操作的單元格， 點“復(fù)制”，然后確定需要“轉(zhuǎn)置”操作的目標(biāo)位置，單擊菜單中的“編輯 / 選擇性粘貼”，然后勾選“轉(zhuǎn)置” ，點“確定”即可。41、Excel 輕松排序當(dāng)我

18、們需要將 Excel 工作表中的人事數(shù)據(jù)按照人員職務(wù)的大小或者職稱的高低進行排序時，單擊“數(shù)據(jù) / 排序 / 選項”，在“自定義序列”中點擊添加，然后按照助教、講師、副教授、教授的順序輸入就 OK了。42、Word中實現(xiàn)表格標(biāo)題重復(fù)有時表格的標(biāo)題是非常難做的，并且好多頁數(shù)據(jù)都使用同一個標(biāo)題，在 Word 中，選中需要重復(fù)的表格行，然后執(zhí)行“表格 / 標(biāo)題行重復(fù)”，以后每輸入完一頁數(shù)據(jù)，下頁就會自動出現(xiàn)該標(biāo)題行。43、Excel 中實現(xiàn)表格標(biāo)題分頁打印在 Excel 中，選擇“文件 / 頁面設(shè)置 / 工作表 / 打印標(biāo)題 / 頂端標(biāo)題行”，在其中輸入頂端標(biāo)題行所在位置，例如：前三行是該表格的需要每頁重復(fù)的標(biāo)題，則輸入 ?: 或者 A1：A3，則預(yù)覽和打印時，每頁將會顯示和打印出標(biāo)題。如果你還需要打印行號和列標(biāo)，可以勾選“行號列標(biāo)” 。45、Word讀書消除疲勞小技巧在 Word 中打開需要閱讀的文檔，白紙黑字在屏幕上顯示好象對眼睛不太好，那就依次選擇“工具/ 選項 / 常規(guī)”，在“常規(guī)選項”中將“藍(lán)底白字”選上，這種方式就可消除一些眼睛的疲勞；另外為了便于閱讀， 再單擊“視圖”菜單中的“網(wǎng)格線”，屏幕上就出會出現(xiàn)稿紙般的橫線。46、給含