某集團(tuán)總工辦資料及檔案管理辦法

1、 PAGE 18 -某集團(tuán)總工辦資料及檔案管理試行辦法第一章 總總則第一條 為為規(guī)范總總工辦資資料及檔檔案管理理工作，特別是項目前期資料及檔案的管理工作，充分發(fā)揮資料及檔案在工作中的作用，按集團(tuán)公司檔案管理辦法、技術(shù)管理辦法及行業(yè)相關(guān)檔案管理規(guī)定，特制定本辦法。第二條 總總工辦資資料及檔檔案是指指在技術(shù)術(shù)管理、項項目前期期等工作作中直接接形成具具有保存存和利用用價值的的文件材材料，工程項項目前期期檔案是是我公司司檔案的的重要組組成部分分。第三條 總總工辦資資料及檔檔案管理理的基本本原則是是：統(tǒng)一一管理，及及時收集，適適時移交交，合理利用用。第二章 檔檔案管理理體制、職責(zé)及分工第四條 在在集團(tuán)公

2、司司的統(tǒng)一一領(lǐng)導(dǎo)下下，總工工辦主任任負(fù)責(zé)本本部門資料料及檔案案管理工工作，各主管管負(fù)責(zé)本管管轄項目目文件資資料的收收集工作作，兼職職檔案員員負(fù)責(zé)資資料及檔檔案歸檔檔工作，總工辦辦檔案管管理工作作網(wǎng)絡(luò)圖圖見附件件1。第五條 總總工辦負(fù)負(fù)責(zé)本部部門的資料及及檔案管管理工作作，其主主要職責(zé)責(zé)是加強本部門技術(shù)術(shù)管理及及項目前前期文件件材料的的收集、保保管工作作，及時時向集團(tuán)團(tuán)公司移移交項目目前期工工作中產(chǎn)產(chǎn)生的文文件材料料。第六條 兼兼職檔案案員資格格（一）兼職職檔案員員需經(jīng)檔案案管理知知識、檔檔案管理理制度和和工程項項目知識識培訓(xùn)合合格后，方方能上崗崗。（二）兼職職檔案管管理人員員應(yīng)保持持相對穩(wěn)穩(wěn)定

3、第三章 資料及及檔案收收集、歸歸檔和移移交第七條 資資料及檔檔案收集集范圍（一）總工工辦評先先材料、創(chuàng)優(yōu)爭爭先活動動材料、工會方面面工作材料料，協(xié)會會、學(xué)會會、社團(tuán)團(tuán)方面工工作形成成的具有有保存價價值的文文件材料料。（二）部門門管理工工作形成成的總經(jīng)經(jīng)理辦公公會議材材料、工工作簡報報、會議議記錄、紀(jì)紀(jì)要、工工作計劃劃、總結(jié)結(jié)、考核核工作形成成的文件件和材料料，招標(biāo)標(biāo)文件和和招標(biāo)限限價審查查工作收收集或形形成的記記錄及資資料，部部門崗位位職責(zé)、職職工教育育、進(jìn)修修、培訓(xùn)訓(xùn)方面文文件及材材料。（三）前期期工作中中的項目目建議書書、項目目可行性性研究報報告、工工程初步步設(shè)計報報告、技技術(shù)審查查意見、

4、項項目請示示、批復(fù)復(fù)、協(xié)議議、合同同等文件件及資料料。（四）參與與生產(chǎn)企企業(yè)技術(shù)術(shù)改造及及解決相相關(guān)技術(shù)術(shù)問題形形成的資資料。（五）參與與工程建設(shè)設(shè)技術(shù)審審查、方方案調(diào)整整、重大大設(shè)計變變更工作作中形成成的材料料，參與與解決建設(shè)設(shè)工程技術(shù)術(shù)問題工工作中收集的資資料。第八條 資資料歸檔檔時間 在每項工作作結(jié)束或或告一段段落后必須及時時歸檔。 第九條 歸歸檔要求求（一）歸檔檔的文件件材料應(yīng)應(yīng)齊全完完整，能能準(zhǔn)確地地反映管管理工作作、項目目前期工工作、參參與工程程建設(shè)活活動及其其他各項項活動的的真實內(nèi)內(nèi)容和過過程。（二）編制制較為完完整的案案卷分類類目錄并并編號（分類編號號方案見附附件2，分分類表見

5、見附件33），卷內(nèi)文文件暫按按歸卷時時間順序序編目。（三）形成成的文件件材料，一一般歸檔檔一式一一份，對對重要的的和使用用頻繁的的應(yīng)適當(dāng)當(dāng)增加保保存份數(shù)數(shù)。（四）凡歸歸檔的文文件材料料，應(yīng)做做到線條條、字跡跡工整、清清晰、紙紙質(zhì)優(yōu)良良、簽署署完備。書書寫材料料用碳素素墨水或或藍(lán)黑墨墨水，禁禁止使用用鉛筆、圓圓珠筆、復(fù)復(fù)寫紙、紅紅墨水、純純藍(lán)墨水水書寫，以以利于資資料及檔檔案的保保存。第四章 項目前期期工作資資料及檔檔案管理理第十條 項項目前期期工作資資料及檔檔案是指指從建設(shè)設(shè)項目的的提出、立立項、可可行性研研究、初初步設(shè)計計階段的的勘察、設(shè)設(shè)計、審審查、審審批過程程中直接接形成的的具有保保存價

6、值值的文字字、圖紙紙、圖表表、聲像像及電子子文件等各各種不同同形式文文件材料料。第十一條 基本建建設(shè)項目目前期工工作資料料及檔案案是總工工辦檔案案的重要要組成部部分，應(yīng)應(yīng)加強收收集、歸歸檔、整整理、保保管和移移交工作作。第十二條 資料的的收集應(yīng)應(yīng)做到與與項目前前期工作作同步進(jìn)進(jìn)行。第十三條 基本建建設(shè)項目目前期工工作資料料及檔案案的移交交。工程前期工工作結(jié)束束時，按照照相關(guān)規(guī)定定將項目目前期工工作文件件材料移移交給項目工工程建設(shè)設(shè)管理部部門，對對本部門門有利用用價值的的資料留留一份復(fù)制制件。設(shè)計計報告及設(shè)計圖電電子版本本與紙質(zhì)質(zhì)檔案同同時移交交。基本建設(shè)項項目前期期資料及及檔案移移交時，移移交

7、單位位要編制制檔案移移交清冊冊和案卷卷目錄，交交接雙方方在清點點核對確確認(rèn)后，在在移交清清冊上簽簽字、蓋蓋章，交交接雙方方單位負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽字。檔檔案移交交清冊應(yīng)應(yīng)一式四四份，交交接雙方方各存兩兩份。第五章 檔案信信息利用用第十四條 要充分分發(fā)揮部部門管理理、前期期工作、審查、咨詢等技術(shù)活動過程中形成文件的作用，積極開發(fā)檔案信息為部門各項工作服務(wù)。第十五條 建立健健全檔案案查閱、借借閱和審審批制度度(參見見附件44)，嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行檔案查查閱、借借閱審批批程序，建建立檔案案借閱登登記臺帳帳，并統(tǒng)統(tǒng)計檔案案利用效效果。第六章 其他第十六條 本辦法法自發(fā)布布之日起起試行。附件： 集團(tuán)公司總總工辦資料檔

8、案管管理網(wǎng)絡(luò)絡(luò)圖部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人集團(tuán)公司總工辦水利水電主管兼職檔案管理員排水主管供水主管附件2：集團(tuán)公司總總工辦資料及檔案案分類編編號方案案為提高部門門資料及及檔案管管理水平平，促進(jìn)進(jìn)資料及及檔案管管理規(guī)范范化，使使檔案能能更好地地為部門門各項工工作服務(wù)務(wù)，特制制定本方方案。第一條 檔檔案分類類 1一級類類目的設(shè)設(shè)置。根根據(jù)總工工辦資料料及檔案案特點，一一級類目目共設(shè)置置五個，有有些檔案案難以歸歸入以下下大類的的，可根根據(jù)實際際需要增增設(shè)一級級類目。A 黨群工工作類 B 部門管管理類C生產(chǎn)技術(shù)術(shù)類D前期工作作類E 基本建建設(shè)類2二級及及二級以以下類目目的設(shè)置置。二級級及二級級以下類類目按部

9、部門管理理職能和和資料及及檔案的的形成特特點設(shè)置置。分類類表中設(shè)設(shè)置的二二級類目目，是部部門資料料及檔案案分類的的基本二二級類目目，可結(jié)結(jié)合實際際需要增增設(shè)或減減少二級級類目。二二級以下下類目設(shè)設(shè)置，可可參照分分類表中中的基本本范圍，結(jié)結(jié)合工作作特點按實際確確定，但但分類層層次不宜宜過多。2.1 黨群工工作類、部門管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案分別按時間-問題分類設(shè)置二級及二級以下類目。2.2 前期工工作類和和基本建建設(shè)類檔檔案二級級類目按按專業(yè)設(shè)設(shè)置，三三級類目目按項目目項目設(shè)設(shè)置。3類目標(biāo)標(biāo)識：3.1 一一級1類目標(biāo)標(biāo)識：采采用大寫寫英文字字母A、BB、C、DD、E。3.2 二二級及二二級以下

10、下類目二二級類目目編號：采用阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字011999標(biāo)識。3.3 阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字標(biāo)識識的類目目層次中中間用間間隔號“”隔離開開，大寫寫漢語拼拼音字母母與阿拉拉伯?dāng)?shù)字字之間不不加間隔隔號。4. 類目目標(biāo)識示示意：例1：20010年部門總總經(jīng)理辦辦公會議議材料B 部門門管理工作作類 (一一級類目目)B01 管理理工作綜綜合 (二級類類目)例2：金佛佛山水利利工程項項目建議議書 D 前期期工作類類(一級級類目)D01 前期工工作水利利水電專專業(yè)(二二級類目目)D01.001 前期工工作項目目 (三級級類目)第二條 資資料及案案卷排架架（一）黨群群工作類類、部門門管理類類、生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)管管理類檔檔案，

11、分分別按大大類、年年度、問問題排架架，即把把同一大大類的案案卷首先先按年度度分排，在在各年度度內(nèi)，再再將同一一問題的的案卷按按時間順序序排列。（二）前期期工作類類、基本本建設(shè)類類分別按按大類、專業(yè)、項目（一個項目、一項工程、一臺設(shè)備儀器）排架。第三條 資資料及檔檔號編制制（一）部門門資料及及檔案的的檔號由由分類號號、案卷卷號組成成。1黨群工工作類、部門管理類、生產(chǎn)技術(shù)類分別按年度編寫案卷順序號，一個年度一個案卷流水號。2前期工工作類、基基本建設(shè)設(shè)類資料料及檔案案，分別別以最低低分類類類目編寫寫案卷順順序號，便便于補充充案卷。3分類號號與案卷卷號中間間用間隔隔號“-”隔離開開。4檔號示示意例：2

12、0110年部門總總經(jīng)理辦辦公會議議材料B01.220100-02 案案卷順序序號(220100年部門管管理類第第2卷) 年度度號 部門管理工工作綜合合 (二二級類目目) 部門管理工工作 (一級類類目)例：項目前前期工作作資料:金佛山山水利工工程項目目建議書書D01.002-001 案卷卷順序號號（第11卷項目目建議書書） 金佛佛山水利利工程項項目(三三級類目目) 水利利水電類類項目(二級類類目) 前期期工作類類(一級級類目)第四條 檢檢索工具具依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)設(shè)置一一級類目目，結(jié)合合各類檔檔案管理理的特點點，對部部門資料料及檔案案進(jìn)行登登記著錄錄，建立立資料及及檔案檢檢索體系系。編制制案卷目目錄、

13、案案卷文件件目錄（全全引目錄錄）、分分類目錄錄（一）案卷卷目錄 案卷目錄是是以全宗宗為單位位登錄案案卷的題題名及其其他特征征并按案案卷號次次序編排排而成的的一種檔檔案目錄錄。（二）案卷卷文件目目錄（全全引目錄錄）案卷文件目目錄（全全引目錄錄）是以以全宗為為單位將將案卷目目錄與卷卷內(nèi)文件件目錄相相結(jié)合按按一定次次序編排排而成的的一種檔檔案目錄錄。（三）分類類目錄分類目錄是是依據(jù)分分類表按按照分類類標(biāo)識以以一定次次序編排排而成的的一種檔檔案目錄錄。第五條 本本方案由由本部門門負(fù)責(zé)解解釋、說說明。附件3: 集團(tuán)公司總總工辦資料及檔案案分類表表一級類目名稱及代號號二級類目名稱及代號號三級類目名稱及代號

14、號基本范圍A黨群工作類類01黨群工作綜綜合1.黨務(wù)工工作（1）評先先進(jìn)材料料（2）創(chuàng)優(yōu)優(yōu)爭先活活動材料料2.工會工工作 3.協(xié)會、學(xué)學(xué)會工作作 （1）全國國大壩協(xié)協(xié)會（2）重慶慶市水利利學(xué)會（3）重慶慶水利造造價協(xié)會會、質(zhì)量量協(xié)會B部門管理類類01 管理綜合1.上級頒頒發(fā)的本本部門應(yīng)應(yīng)貫徹執(zhí)執(zhí)行的有有關(guān)文件件2.總經(jīng)理理辦公會會議材料料、工作作計劃及及總結(jié)3.工作簡簡報及資資料4.行政辦辦公會議議記錄、紀(jì)紀(jì)要、決決定5.來往函函件、技技術(shù)交流流6.考核材材料7.其他行行政事務(wù)務(wù)方面的的材料02 審計工作作1.上級機機關(guān)頒發(fā)發(fā)的本部部門審計計應(yīng)貫徹徹執(zhí)行的的有關(guān)文文件2.工程招招標(biāo)審核核記錄3.

15、工程招招標(biāo)審核核資料03人力資源管管理1.機構(gòu)設(shè)設(shè)置、人人員編制制、崗位位職責(zé)方方面的文文件材料料2.職工教教育、進(jìn)進(jìn)修培訓(xùn)訓(xùn)方面的的文件材材料 C生產(chǎn)技術(shù)類類01生產(chǎn)技術(shù)綜綜合1.參與項項目技術(shù)術(shù)改造的的資料2.參與解解決相關(guān)關(guān)技術(shù)問問題的資資料3.其它它資料D前期工作類類01水利水水電按項目設(shè)置置三級類類目在同一項目目內(nèi)1.項目建建議書2.項目可可行性研研究報告告3.項目開開發(fā)請示示、批復(fù)復(fù)4.項目協(xié)協(xié)議、合合同5.其他02供水專專業(yè)03排水專專業(yè)E基本建設(shè)類類01水利水水電按項目設(shè)置置三級類類目在同一工程程項目內(nèi)內(nèi)，基本本范圍：1.參與項項目技術(shù)術(shù)審查的的資料2.參與解解決相關(guān)關(guān)技術(shù)問問

16、題的資資料3.其它它資料02供水專專業(yè)03排水專專業(yè)附件4:集團(tuán)公司總總工辦資料及檔案案查閱、復(fù)復(fù)制、借借閱制度度第一條 為為保證檔檔案安全全，防止止資料及及檔案因因查閱或或借閱的的原因引引起遺失失，特制制定本制制度。第二條 資資料及檔檔案一般般只供室室內(nèi)查閱閱，機密密檔案原原則上不不準(zhǔn)查閱閱。第三條 資資料及檔檔案查閱閱（一）部門門員工因因工作需需要，可可查閱本本部門的的一般檔檔案，部部門負(fù)責(zé)責(zé)人有權(quán)權(quán)查閱本本部門的的機密檔檔案。（二）部門門普通員員工因工工作需要要查閱本本部門機機密檔案案時，須須填寫檔檔案利用用審批單單（見見附表一一）由部部門負(fù)責(zé)責(zé)人認(rèn)可可，方可可查閱。（三）外單單位查閱閱

17、本部門門檔案時時，一律律憑單位位介紹信信，填寫寫檔案案利用審審批單（見見附表一一），經(jīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可查閱。（四）經(jīng)授授權(quán)，有有關(guān)人員員可查閱閱、復(fù)制制公司電電子檔案案原文。第四條 嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行資料及及檔案借借閱審批批手續(xù)（一）本公公司員工工因工作作需要借借閱檔案案，填寫寫檔案案利用審審批單（見見附表一一）后，由由部門負(fù)負(fù)責(zé)人、公公司負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)同意，方方可借閱閱檔案。（二）機密密檔案原原則上不不得外借借，如確確因工作作需要外外借檔案案，則必必須由公公司總經(jīng)經(jīng)理簽字字認(rèn)可。（三）電子子檔案的的借閱審審批手續(xù)續(xù)執(zhí)行紙紙質(zhì)檔案案的借閱閱審批手手續(xù)。第五條 建建立檔案案借閱登登記臺帳帳

18、。檔案案借閱時時應(yīng)明確確規(guī)定歸歸還期限限，一般般不得超超過十天天。借閱閱的檔案案使用后后應(yīng)立即即歸還。如如不能按按期歸還還，可續(xù)續(xù)借，但但需重新新辦理借借閱手續(xù)續(xù)。資料及檔案案歸還時時，經(jīng)檢檢查、清清點無誤誤后注銷銷。借閱閱人請假假或出差差，應(yīng)將將所借的的資料及及檔案歸歸還兼職職檔案管管理人員員。借閱閱者對所所借資料料及檔案案應(yīng)愛護(hù)護(hù)、保護(hù)護(hù)卷面整整潔，不不得任意意涂改和和拆裝抽抽頁，不不得擅自自翻印。第六條資料料及檔案案查閱必必須嚴(yán)格格執(zhí)行檔檔案相關(guān)關(guān)規(guī)定，聽聽從檔案案管理人人員安排排。第七條資料料及檔案案復(fù)制,應(yīng)填寫寫資料料及檔案案利用審審批單（見見附表一一），同同時進(jìn)行行資料及及檔案復(fù)復(fù)制登記記（見附附表二）后后方可進(jìn)進(jìn)行復(fù)印印。復(fù)印印文件須須加蓋方方章，注注明再次次復(fù)印無無效。絕密文件原原則上不不予復(fù)印印。第八條 進(jìn)