管理溝通第6章課件

1、主編馮云霞等中國人民大學(xué)出版社北京管理溝通Communicationmanagement主編馮云霞等中國人民大學(xué)出版社管理溝通Communic會議管理和溝通06第06章會議管理和溝通06第06章3本章思維導(dǎo)圖3本章思維導(dǎo)圖 會議管理 會議溝通 群體溝通 會議溝通的策略本章要點(diǎn) 會議管理本章要點(diǎn)目 錄01會議和會議管理02群體溝通和會議溝通03會議溝通的過程管理04會議溝通的策略目 錄01會議和會議管理02群體溝通和會議溝通03會議溝通6.1.1會議的內(nèi)涵會議的字面含義包括兩層：一是會，就是大家聚在一起；二是議，就是大家討論、商議、交換意見等。會是聚集的行動，議是行動的目的。在了解會議基本含義的

2、基礎(chǔ)上，可理解會議的豐富內(nèi)涵。首先，會議是人類社會特有的產(chǎn)物。其次，會議是人類社會的一種群體活動。最后，會議這種集體活動有組織、有目的、有時間限制。6.1會議和會議管理6.1.1會議的內(nèi)涵6.1會議和會議管理6.1.2會議的特征6.1會議和會議管理目的性群體性組織性普遍性6.1.2會議的特征6.1會議和會議管理目的性群體性組織6.1.3會議的類型1.按照會議的規(guī)模6.1會議和會議管理大型會議中型會議小型會議6.1.3會議的類型6.1會議和會議管理大型會議中型會議6.1.3會議的類型2.按照會議的功能6.1會議和會議管理會議有傳播信息、發(fā)布指令的作用會議有信息交流、協(xié)調(diào)溝通的作用會議有研討問題、

3、頭腦風(fēng)暴的作用會議有民主咨詢、征詢參與的作用6.1.3會議的類型6.1會議和會議管理會議有傳播信息、6.1.3會議的類型3.按照是否正式6.1會議和會議管理正式會議非正式會議6.1.3會議的類型6.1會議和會議管理正式會議非正式會6.1.4會議的功能首先是群體溝通的功能。6.1會議和會議管理（1）信息傳播功能（2）信息交流功能（3）評估和鑒定功能（4）知識傳授和教育功能6.1.4會議的功能6.1會議和會議管理（1）信息傳播功6.1.4會議的功能其次是管理的功能。6.1會議和會議管理（1）計(jì)劃功能（2）組織功能（3）決策功能（4）協(xié)調(diào)功能（5）控制功能6.1.4會議的功能6.1會議和會議管理（1

4、）計(jì)劃功能（目 錄01會議和會議管理02群體溝通和會議溝通03會議溝通的過程管理04會議溝通的策略目 錄01會議和會議管理02群體溝通和會議溝通03會議溝通6.2.1群體溝通管理者在進(jìn)行群體溝通時堅(jiān)持的目的和選擇的策略方法對會議溝通的效果有很大影響。群體溝通過程中溝通對象的參與程度和溝通效果關(guān)系密切。在企業(yè)管理中，管理者進(jìn)行管理溝通時要密切關(guān)注溝通對象的參與程度，通過信息共享、經(jīng)驗(yàn)交流、思想碰撞幫助員工認(rèn)同組織目標(biāo)，獲得有用信息，從而提高員工的自我管理能力、創(chuàng)新能力和工作績效。6.2群體溝通和會議溝通6.2.1群體溝通6.2群體溝通和會議溝通6.2.2群體溝通的特點(diǎn)群體溝通的好處表現(xiàn)為：（1）

5、能夠產(chǎn)生更多的主意和信息，使管理者分析問題、解決問題更全面，決策質(zhì)量也更高；（2）有利于團(tuán)隊(duì)成員之間的相互理解，使成員關(guān)系更加融洽；（3）由于社會效應(yīng)的作用，當(dāng)個人處在群體之中時，會更有干勁和活力，令團(tuán)隊(duì)有較高的動力和業(yè)績水平；（4）消除個人在分析問題和解決問題方面的偏差和盲點(diǎn)；（5）更容易采用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的觀點(diǎn)選擇更冒險(xiǎn)的方案和更創(chuàng)新的行動。6.2群體溝通和會議溝通6.2.2群體溝通的特點(diǎn)6.2群體溝通和會議溝通6.2.2群體溝通的特點(diǎn)群體溝通的弊端表現(xiàn)為：（1）會議所花時間過長，效率變低。以群體溝通的方式進(jìn)行決策，有時會因過于追求統(tǒng)一意見而沒有效率。（2）存在群體壓力。（3）存在專家或領(lǐng)導(dǎo)壓力

6、。（4）在群體溝通中，很容易產(chǎn)生以說代做的現(xiàn)象。6.2群體溝通和會議溝通6.2.2群體溝通的特點(diǎn)6.2群體溝通和會議溝通6.2.3會議溝通從群體溝通的過程和溝通環(huán)境看，影響群體溝通的主要因素有： 6.2群體溝通和會議溝通（1）文化性因素（2）社會性因素（3）心理性因素（4）物理性因素6.2.3會議溝通6.2群體溝通和會議溝通（1）文化性因目 錄01會議和會議管理02群體溝通和會議溝通03會議溝通的過程管理04會議溝通的策略目 錄01會議和會議管理02群體溝通和會議溝通03會議溝通6.3.1會議籌備（1）確定會議的目的和目標(biāo)。（2）確定會議的議題。（3）確定與會人員。（4）確定會議的地點(diǎn)。（5）

7、確定會議的時間和時限。（6）會議的組織。6.3會議溝通的過程管理6.3.1會議籌備6.3會議溝通的過程管理6.3.2會議召開首先是會議開始階段。然后是按照會議議程開會。最后是會議議程進(jìn)行完畢，會議結(jié)束。6.3會議溝通的過程管理6.3.2會議召開6.3會議溝通的過程管理6.3.3會后跟蹤撰寫和發(fā)送會議紀(jì)要或會議決議；督促檢查有關(guān)事項(xiàng)的落實(shí)情況；協(xié)調(diào)各部門落實(shí)會議決議；兌現(xiàn)會議的承諾；必要時發(fā)送催辦通知；等等。6.3會議溝通的過程管理6.3.3會后跟蹤6.3會議溝通的過程管理目 錄01會議和會議管理02群體溝通和會議溝通03會議溝通的過程管理04會議溝通的策略目 錄01會議和會議管理02群體溝通和

8、會議溝通03會議溝通6.4.1擬定會議議程會議議程是會議目的、內(nèi)容和主題思想的載體。一方面，會議主持人按照會議議程組織會議；另一方面，可將會議議程提前發(fā)給與會者，讓他們做好參加會議的準(zhǔn)備。會議議程的其主要內(nèi)容應(yīng)該包括以下幾個方面：會議名稱、會議召開的日期及具體時間、會議地點(diǎn)、會議時長、與會人員、會議承辦單位或主持人、會議主題內(nèi)容、會議預(yù)期的目的、會議召開的背景信息和會議的附錄資料。6.4會議溝通的策略6.4.1擬定會議議程6.4會議溝通的策略6.4.2撰寫會議紀(jì)要會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的基本情況、會議議程的完成情況、會議議定的事項(xiàng)等主要內(nèi)容經(jīng)過整理，需要貫徹執(zhí)行或?qū)?nèi)對外公布的具

9、有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。會議紀(jì)要的主要作用是可以讓上級了解會議情況，便于及時指導(dǎo)；也可以向與會部門、相關(guān)單位或個人傳達(dá)會議精神及議定的事項(xiàng)，便于貫徹執(zhí)行。6.4會議溝通的策略6.4.2撰寫會議紀(jì)要6.4會議溝通的策略6.4.2撰寫會議紀(jì)要1.會議紀(jì)要的基本特點(diǎn)（1）會議性。（2）議定性。（3）執(zhí)行性。（4）行文關(guān)系多樣性。6.4會議溝通的策略6.4.2撰寫會議紀(jì)要6.4會議溝通的策略6.4.2撰寫會議紀(jì)要2.會議紀(jì)要的基本類型（1）工作會議紀(jì)要。（2）協(xié)商交流性會議紀(jì)要。6.4會議溝通的策略6.4.2撰寫會議紀(jì)要6.4會議溝通的策略6.4.2撰寫會議紀(jì)要3.會議紀(jì)要的寫作會議紀(jì)要的主要內(nèi)容應(yīng)該

10、包括以下幾個方面。（1）標(biāo)題。（2）文件日期。（3）正文。（4）結(jié)尾。6.4會議溝通的策略6.4.2撰寫會議紀(jì)要6.4會議溝通的策略6.4.3選擇會議主持人會議管理的成效主要在于會議的組織和控制，會議的組織和控制關(guān)鍵在于會議主持人或會議主席。要當(dāng)好會議主持人，主要從以下三個方面著手：一是培養(yǎng)會議主持人的特質(zhì)；二是認(rèn)真履行會議主持人的職責(zé)；三是掌握必要的會議主持技巧。6.4會議溝通的策略6.4.3選擇會議主持人6.4會議溝通的策略6.4.3選擇會議主持人1.會議主持人的特質(zhì)作為一名合格的會議主持人，應(yīng)該具備以下特質(zhì)：目標(biāo)明確、立場客觀、善于組織、綜合能力強(qiáng)等。這些特質(zhì)既有先天的，也可以靠后天培養(yǎng)

11、。每個人都可以在會議管理的實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)和掌握這些能力和特質(zhì)。6.4會議溝通的策略6.4.3選擇會議主持人6.4會議溝通的策略6.4.3選擇會議主持人2.會議主持人的職責(zé)6.4會議溝通的策略會議籌備階段會議召開階段會后跟蹤階段（1）組織或參與會前的議題、議程討論和決策；（2）組織或布置會議資料和會議通知的準(zhǔn)備及發(fā)放工作；（3）負(fù)責(zé)檢查會議的準(zhǔn)備情況，確保會議順利召開；（4）做好會前的溝通協(xié)調(diào)工作。（1）提前到場，組織會議工作人員做好會議開始前的準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；（2）準(zhǔn)時開會，按照會議議程主持會議，控制每項(xiàng)議程的主題和時間；（3）維持會議秩序，避免會議中的不必要沖突；（4）安排好會議的記

12、錄和資料收集工作；（5）對會議進(jìn)行概括總結(jié)。（1）組織安排會議紀(jì)要的起草、審核、通過和發(fā)放工作；（2）檢查會議紀(jì)要的貫徹和落實(shí)情況；（3）協(xié)調(diào)和解決會議紀(jì)要落實(shí)過程中的問題；（4）協(xié)調(diào)有關(guān)部門落實(shí)會議所做出的承諾。6.4.3選擇會議主持人6.4會議溝通的策略會議籌備階段6.4.3選擇會議主持人3.會議主持人需要掌握的技巧在主持會議的時候，現(xiàn)場管理和場景管理需要技巧，比如座位的安排、氣氛的調(diào)節(jié)、背景和現(xiàn)場的連接、對與會人員現(xiàn)場提問的反應(yīng)、運(yùn)用技術(shù)手段和尋求行政支持等。6.4會議溝通的策略6.4.3選擇會議主持人6.4會議溝通的策略6.4.4會議溝通問題應(yīng)對1.會議溝通過程中的問題（1）假共識問題

13、。（2）不公平問題。（3）目標(biāo)不明確。（4）客觀因素。6.4會議溝通的策略6.4.4會議溝通問題應(yīng)對6.4會議溝通的策略6.4.4會議溝通問題應(yīng)對2.應(yīng)對方法和措施（1）頭腦風(fēng)暴法。（2）名義群體法。（3）綜合法。6.4會議溝通的策略6.4.4會議溝通問題應(yīng)對6.4會議溝通的策略6.4.5會議溝通趨勢分析隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技水平的提高，多媒體會議、數(shù)字會議不再新鮮，其便捷性、即時性、遠(yuǎn)程性突破了實(shí)體會議的很多局限，逐漸成為組織會議形式的潮流。網(wǎng)絡(luò)視頻電話會議是以網(wǎng)絡(luò)為媒介的多媒體會議平臺，會議參與者可以突破空間的限制實(shí)現(xiàn)面對面交流，通過先進(jìn)的視頻、音頻技術(shù)，使用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)傳遞與共享功能，能夠大大提高會議溝通的效率。6.4會議溝通的策略6.4.5會議溝通趨勢分析6.4會議