商務(wù)信函中委婉語(yǔ)初探

1、商務(wù)信函中宛轉(zhuǎn)語(yǔ)初探【大綱】隨著中國(guó)國(guó)際貿(mào)易的迅猛發(fā)展，商務(wù)信函在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)溝通中的作用越來越重要。影響國(guó)際商務(wù)活動(dòng)結(jié)果的要素有很多，但合適、得體、禮貌的表達(dá)是決定商務(wù)活動(dòng)成敗的重要一環(huán)，因此宛轉(zhuǎn)語(yǔ)在商務(wù)信函中的作用不容忽視。不同樣文化背景下的宛轉(zhuǎn)語(yǔ)都有著同樣的功能，那就是用宛轉(zhuǎn)的表達(dá)來取代可能令人產(chǎn)生不快樂的語(yǔ)句。為了令人們對(duì)英語(yǔ)宛轉(zhuǎn)語(yǔ)有足夠的認(rèn)識(shí)，本文將從詞匯和句式兩個(gè)方面解析商務(wù)信函中宛轉(zhuǎn)語(yǔ)是如何實(shí)現(xiàn)的，并介紹給企業(yè)和個(gè)人帶來的好處。目的在于讓人們知道宛轉(zhuǎn)語(yǔ)在商務(wù)信函中的地位并幫助人們熟悉和掌握信函中宛轉(zhuǎn)語(yǔ)的使用，更好地促進(jìn)貿(mào)易雙方合作的順利進(jìn)行?！疽c(diǎn)詞】商務(wù)信函；宛轉(zhuǎn)語(yǔ)；宛轉(zhuǎn)作為商

2、務(wù)活動(dòng)中的一種常有的語(yǔ)言現(xiàn)象，宛轉(zhuǎn)語(yǔ)存在于各種商務(wù)交際活動(dòng)中國(guó)內(nèi)外關(guān)于宛轉(zhuǎn)語(yǔ)的研究主若是從以下幾個(gè)角度：語(yǔ)義學(xué)、社會(huì)語(yǔ)言學(xué)、修辭學(xué)、心理學(xué)、語(yǔ)用學(xué)，本文所論述的商務(wù)信函中的宛轉(zhuǎn)語(yǔ)屬于語(yǔ)用學(xué)，立刻宛轉(zhuǎn)語(yǔ)置于某一種特定的語(yǔ)言環(huán)境中進(jìn)行研究。隨著我國(guó)國(guó)際地位日益提高，我國(guó)對(duì)世界市場(chǎng)的影響日益加強(qiáng)，與各國(guó)間的商務(wù)來往也日漸頻頻，商務(wù)信函越來越發(fā)揮著不可以忽視的作用，如何經(jīng)過商務(wù)信函與客戶建立長(zhǎng)久友好的合作關(guān)系已經(jīng)引起商務(wù)人員的重視。一封合格的商務(wù)信函有著多方面的技巧與要求，其中宛轉(zhuǎn)語(yǔ)的運(yùn)用是不可以忽視的一環(huán)。用宛轉(zhuǎn)的語(yǔ)氣宛轉(zhuǎn)、禮貌、間接地表達(dá)自己的建議、夢(mèng)想和要求，才能最大可能的留住客戶。1.宛轉(zhuǎn)語(yǔ)宛

3、轉(zhuǎn)語(yǔ)的英文是euphemism，這個(gè)詞最早出現(xiàn)在希臘字典中。Eu是good的意思，phemism是speech的意思，因此euphemism的意思是nicewords，也就是“好聽的話”。宛轉(zhuǎn)語(yǔ)在語(yǔ)言與語(yǔ)言學(xué)詞典中的定義是“用模糊的，令人感覺快樂的表達(dá)取代令人不悅的或不夠尊敬的話”。語(yǔ)言學(xué)詞典中的定義是“用含糊的或平易的說法來表達(dá)俗氣的、爽直的或是僵直的話”。作為一種廣泛使用的語(yǔ)言技巧，宛轉(zhuǎn)語(yǔ)存在于社會(huì)各個(gè)階層、組織或行業(yè)中，用來調(diào)治并緩和人與人之間的關(guān)系。在商務(wù)活動(dòng)交際過程中，宛轉(zhuǎn)語(yǔ)的使用可以讓對(duì)方感覺到禮貌與尊敬，進(jìn)而更好地促令人與人之間的溝通，成功實(shí)現(xiàn)交際目的。2.商務(wù)信函中宛轉(zhuǎn)語(yǔ)的實(shí)現(xiàn)

4、方式人們需要借助詞匯來表達(dá)所思所想。商務(wù)信函作為一種正式文體，自然也需要使用正式的詞語(yǔ)。但是，過多的正式詞匯會(huì)讓人感覺僵直、嚴(yán)肅或是過于古板。因此在書寫商務(wù)信函時(shí)應(yīng)注意措辭，合適的使用宛轉(zhuǎn)語(yǔ)可以創(chuàng)建出讓人酣暢的溝通氛圍，進(jìn)而促進(jìn)雙方的合作。2.1宛轉(zhuǎn)詞匯感謝詞匯商務(wù)信函中的感謝類詞匯可以給人一種被尊敬、受禮遇的感覺。wehighlyappreciateyoursincerecooperation.thankyouforyourquotationofJune24for1000tonsofliquid.weareextremelygratefultoyou.在以上三個(gè)例句中，appreciate、

5、thank、grateful這些詞匯不不過傳達(dá)出了句子的基本含義，也傳達(dá)給對(duì)方一種歡喜感。但是需要注意的是，合適的感謝詞可以如虎生翼，若是過多的使用感謝詞有可能讓對(duì)方感覺不誠(chéng)摯，多此一舉。模糊詞匯模糊詞匯也是一種宛轉(zhuǎn)詞匯，在合適的情況下可以減小對(duì)方的尷尬程度。weweremorethanpleasedtoreceiveyourorderNO.23forTV.weregrettosaythatwecannotacceptyouroffer.例4中的morethan很好的表達(dá)出了特別感謝之情。例5中的regret一詞在防備直接拒絕的情況下表達(dá)出了我方對(duì)對(duì)方報(bào)價(jià)的不認(rèn)同。這兩個(gè)模糊詞的使用均讓交易雙

6、方處于快樂的合作氛圍中間。神情動(dòng)詞經(jīng)過商務(wù)信函提出央求或建議時(shí)，使用神情動(dòng)詞會(huì)讓該央求或建議聽起來更禮貌得體。特別是某些神情動(dòng)詞的過去式如should、could、might，可以達(dá)到比現(xiàn)在時(shí)shall、can、may更佳的收效，使央求或建議更簡(jiǎn)單被對(duì)方采納并達(dá)到互利共贏的合作目的。itwouldbeverykindifyoucouldsendsamplestous.例6中的would一詞很好的傳達(dá)了我方希望對(duì)方寄來小樣的意愿。同樣地，在使用神情動(dòng)詞時(shí)應(yīng)注意實(shí)質(zhì)語(yǔ)境，依照語(yǔ)境要求使用合適的神情動(dòng)詞。書面詞匯在商務(wù)信函中，經(jīng)常用書面詞匯取代口語(yǔ)詞匯，給人一種正式的感覺，可以讓對(duì)方感覺我方很看重此

7、次的合作。thebrokenglasswasduetoimproperpacking.在例7中，貨物破壞是雙方都不愿意看到的結(jié)果，也會(huì)對(duì)雙方利益造成損害，但是寫信放并沒有直接斥責(zé)對(duì)方的原因是不良包裝引起的，錯(cuò)不在己，但寫信方?jīng)]有直接斥責(zé)對(duì)方的在包裝資料或方式上的辦理失誤，而是用improper一詞，在既不傷對(duì)方的面子的情況下，又給對(duì)方一個(gè)臺(tái)階下，從這里可以看出寫信方的慎重態(tài)度和體諒之心。既宛轉(zhuǎn)地表達(dá)了賣方的過失，也表示寫信方愿意連續(xù)與對(duì)方進(jìn)行貿(mào)易來往，進(jìn)而推動(dòng)合作的成功。2.2宛轉(zhuǎn)句式商務(wù)信函中的宛轉(zhuǎn)句式主要包括被動(dòng)句、虛假句、否定句、過去式。被動(dòng)句作為一種英語(yǔ)中常有的語(yǔ)言現(xiàn)象，被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以使

8、語(yǔ)言更簡(jiǎn)潔了然。被動(dòng)語(yǔ)態(tài)廣泛應(yīng)用于商務(wù)信函中，特別是在商務(wù)信函中表達(dá)拒絕、投訴、索賠時(shí)，若用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)來表述，會(huì)顯得不禮貌，若用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以防備語(yǔ)氣僵直，傳達(dá)出委婉恭敬的態(tài)度，不但可以保全對(duì)方面子，還可以表達(dá)我方的誠(chéng)意。however，weshouldremindyouthatthisclaimshouldhavebeensubmittedwithinfourdaysoftheaccidentinaccordancewiththetermsofthepolicy.被動(dòng)語(yǔ)態(tài)經(jīng)過省略主語(yǔ)使對(duì)方關(guān)注點(diǎn)轉(zhuǎn)移到事情上，例8中shouldhavebeensubmitted的使用防備了直接斥責(zé)對(duì)方的過失，不僅

9、宛轉(zhuǎn)地表達(dá)了我方立場(chǎng)，也防備了語(yǔ)言僵直，有利于達(dá)成雙方交易。虛假句當(dāng)就保險(xiǎn)、裝運(yùn)、價(jià)格、索賠等需要達(dá)成一致時(shí)，建議、央求、命令等情況都不可以防備，使用虛假語(yǔ)氣可以緩和尷尬的場(chǎng)面。為了客氣、平易地提出央求、建議，虛假語(yǔ)氣在商務(wù)信函中被頻頻使用，有利于睜開長(zhǎng)久業(yè)務(wù)合作。ifitwerenotfortheregularorderswereceivefromanumberofourcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthoseprices.例句中虛假語(yǔ)氣的使用大大地緩和緩和了交易雙方的緊張氛圍。禮貌宛轉(zhuǎn)的表達(dá)可以防備直接正面表達(dá)可能帶來的矛盾，

10、進(jìn)而促成交易達(dá)成，實(shí)現(xiàn)合作共贏的目標(biāo)。由此看來，虛假語(yǔ)氣在商務(wù)信函中的作用不可以忽視。否定句在平常英語(yǔ)表達(dá)中，否定法會(huì)被經(jīng)常用到，比方當(dāng)認(rèn)同一個(gè)見解時(shí)，用“不錯(cuò)”來取代“特別好”既可以表達(dá)對(duì)該見解的同意又防備過于絕對(duì)。在商務(wù)信函中更是這樣，用否定句宛轉(zhuǎn)地表達(dá)自己的見解在商務(wù)信函中是十分常用的，并得以保持長(zhǎng)久的業(yè)務(wù)來往和優(yōu)異的合作關(guān)系。weareverysorrynottobeinapositiontoacceptyourorder，buthopethatyouwillunderstandoursituation.不難看出，若是直接用refuse一次來拒絕對(duì)方的要求，將會(huì)影響雙方的長(zhǎng)久友好合作關(guān)

11、系。過去式在平常溝通中使用過去式可以使表達(dá)顯得更為禮貌得體，也使對(duì)方樂于接受。在商務(wù)信函中，若是用動(dòng)詞的過去式來表達(dá)咨詢、央求、異議、斥責(zé)等意思，可以傳達(dá)出謙和宛轉(zhuǎn)的意思，可以在保護(hù)自己利益的同時(shí)，防備雙方尷尬，進(jìn)而促進(jìn)長(zhǎng)久牢固貿(mào)易關(guān)系的建立和雙方談判的順利進(jìn)行。itwouldnotbefairifthelossbetotallyimposedonusastheliabilityrestswithbothparties.過去式可以淡化語(yǔ)氣，使建議或建議宛轉(zhuǎn)并易于接受，進(jìn)而讓溝通有回旋的余地，進(jìn)而保證雙方的友好洽談和磋商。3.商務(wù)信函中宛轉(zhuǎn)語(yǔ)的好處第一，商務(wù)信函是表現(xiàn)給客戶的，宛轉(zhuǎn)的、清楚的文字

12、表達(dá)能給對(duì)方留下好印象，會(huì)讓對(duì)方感覺你是一個(gè)懂得體諒他人、值得合作伙伴，會(huì)愿意與你進(jìn)行合作，進(jìn)而帶來無量的商機(jī)。樸實(shí)、自然、平易、得體的表達(dá)可以把自己想法更好地傳達(dá)給對(duì)方。作為國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中書面溝通主要手段之一，規(guī)范得體的商務(wù)信函不但可以顯示出一個(gè)人的語(yǔ)言應(yīng)用能力，更可以表現(xiàn)他所在企業(yè)或企業(yè)的形象。第二，在國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)中買方向賣房提出索賠是比較常有的，如錯(cuò)發(fā)漏發(fā)貨物，逾期發(fā)貨，貨物的質(zhì)量質(zhì)量達(dá)不到銷售合同要求，貨物與樣品不一致等。平常，在查收貨物時(shí)若買方發(fā)現(xiàn)有問題，在明確責(zé)任后，若確實(shí)需要向賣方索賠，寫信時(shí)的宛轉(zhuǎn)語(yǔ)氣可以讓對(duì)方更簡(jiǎn)單接受索賠要求，進(jìn)而幫助問題的解決第三，眾所周知，影響商務(wù)合作結(jié)

13、果的要素中最基本的就是利益與雙方人員的心情。利益是商務(wù)合作的目的，而心情則是這個(gè)目的可否能達(dá)成的要點(diǎn)要素。宛轉(zhuǎn)語(yǔ)可以讓合作雙方帶著優(yōu)異的心情進(jìn)行工作，為互相爭(zhēng)取回旋的余地，從而幫助建立長(zhǎng)久友好合作的商務(wù)關(guān)系。相反，若雙方不過只考慮自己利益而忽視對(duì)方的心情，必然會(huì)以致出現(xiàn)關(guān)系僵局，影響長(zhǎng)久友好合作的商務(wù)關(guān)系。4.結(jié)論綜上所述，商務(wù)信函中的宛轉(zhuǎn)語(yǔ)主要經(jīng)過宛轉(zhuǎn)詞匯與委婉句式實(shí)現(xiàn)，其中宛轉(zhuǎn)詞匯包括感謝詞匯，模糊詞匯，神情動(dòng)詞，書面詞匯；宛轉(zhuǎn)句式包括被動(dòng)句，虛假句，否定句，過去式。隨著我國(guó)與世界各國(guó)貿(mào)易往他日益頻頻，商務(wù)信函作為商務(wù)溝通中不可以缺少的一環(huán)，越來越碰到貿(mào)易雙方的重視。商務(wù)信函中宛轉(zhuǎn)語(yǔ)的使用

14、可以促成雙方友好合，加強(qiáng)彼此之間的聯(lián)系，最后促進(jìn)貿(mào)易的發(fā)展。參照文件：1Chen，L.Arusticopiniononeuphemisminbusinessletters.Profession.2011，2（3），1331342Chen，X.Socialfunctionandapplicationofeuphemisminbusinessletters.ChinaBusinessandTrade，（2011），34（5），2262273Gu，N.DiscussiononeuphemisticexpressioninbusinessEnglish.ShanxiTechnology，2011，3（2），1281304Huang，X.Discussiononcommunicativefunctionofeuphemisminbusinessletters.EconomicResearchGuide，2012，7（4），2982995Li，Y.Thecourtesyofindirectspeechactinbusinessletters.MarketModernization.2009，564（7），1861876Lu，Q.Analysisofthefunctionofeuphemisminbusines