TS16949-記錄控制程序

1、XX公司程 序 文 件 版本：A CP.02記錄控制程序 修訂: 第0次 Page PAGE 9 of NUMPAGES 9Versionn 版版 次Update 修修 訂Page頁碼Update/Modiffy Reaason 制訂訂/修訂原因因Author 修訂者者Date 日 期 Compille 編制Dept. 部門： Check 審核核Dept.部門：Approvee 批批準Dept.部門：Name 姓名：Name 姓名：Name 姓名：Date 日日期：Date日期：Date日期：Co-Signnaturee 會簽Dept.部門：Name姓名：Date日期：責(zé)任部門/人員員活動/過

2、程文件/相關(guān)程序序記錄文控中心記錄開始責(zé)任人記錄責(zé)任人記錄表單責(zé)任人是否需更改/評評審責(zé)任人審批文件資料管理員登 錄收回或作廢收回或作廢資料管理員文件銷毀申請 /審批單單資料管理員發(fā) 放1.目的對記錄進行控制制和管理，為為提供符合規(guī)規(guī)定要求和體體系有效運行行提供客觀證證據(jù)，并為實實現(xiàn)追溯提供供依據(jù)。2.范圍適用于以任何媒媒體記載的與與體系有關(guān)的的所有記錄，包包括供應(yīng)商的的記錄、也包包括顧客規(guī)定定的記錄。3.職責(zé)3.1管理者代代表負責(zé)記錄錄表單的編制制、審核和實實施并對記錄錄的填寫、保保管和處理進進行檢查和指指導(dǎo)。3.2各部門負負責(zé)本部門記記錄的日常裝裝訂、保管和和處理。3.3文控中心心負責(zé)本程

3、序序的統(tǒng)一管理理。4.工作程序4.1記錄包括括以下的內(nèi)容容，但不僅限限于以下內(nèi)容容： a.管理理評審記錄 b.產(chǎn)品品要求的評審審記錄 c.合同同評審的證明明 d.檢驗驗與試驗的證證明 e.產(chǎn)品品認可/過程程認可 f.人員員教育、培訓(xùn)訓(xùn)、技能和經(jīng)經(jīng)驗的記錄 g.能力力證明（人/機器包括模模具/組織的的能力）h.審核（體系系、過程、產(chǎn)產(chǎn)品審核）i.材料檢驗j.校準記錄k.控制圖l.預(yù)防性維護護保養(yǎng)記錄m.糾正預(yù)防實實施的記錄n.質(zhì)量成本的的證明o.供應(yīng)商評價價記錄p.質(zhì)量損失的的證明q.索賠r.當有追溯要要求時產(chǎn)品標標識的記錄s.顧客財產(chǎn)異異常記錄t.不合格記錄錄所有的上述所列列內(nèi)容都要經(jīng)經(jīng)部門主

4、管的的批準。4.2記錄表單單的增改和取取消：4.2.1根據(jù)據(jù)顧客要求和和本組織自身身的體系要求求，各部門主主管有權(quán)向管管理者代表提提出記錄表單單的增刪和改改編的意見和和建議。4.2.2管理理者代表對提提議進行審核核，對認為合合理可行的，對對表單完善后后進行一段時時間的效果觀觀察。對不合合理的不予采采納或做出原原有表單取消消的決定。但但是對于顧客客要求的如果果認為不合理理應(yīng)及時與顧顧客協(xié)商解決決。4.2.3根據(jù)據(jù)試行結(jié)果，試試行效果好的的由管理者代代表納入正式式表單給予推推行實施，如如果效果不佳佳的重新提交交管理者代表表審核。4.2.4管理理者代表應(yīng)對對所有的記錄錄表單進行標標識分類，并并由文件

5、管理理中心登記于于受控表單單清單；4.2.5新表表單在實施推推行前，管理理者代表必須須對使用者講講解記錄填寫寫方式和記錄錄的意義，對對于重要的對對外提供的表表單還應(yīng)編制制表單填寫指指南或發(fā)放填填寫范例。4.3記錄的填填寫、查閱、借借閱4.3.1各部部門在填寫記記錄時必須按按規(guī)定填寫，字字跡清晰、內(nèi)內(nèi)容完整、反反映實際。不不能用鉛筆書書寫。4.3.2已存存檔的記錄，根根據(jù)文件控控制程序和和本程序規(guī)定定辦理、查閱閱借閱手續(xù)。4.3.3未存存檔的記錄，組組織人員可在在有關(guān)部門借借閱相關(guān)記錄錄。4.3.4對于于需要查閱、借借閱的記錄，需需要得到部門門主管的同意意以確保保密密工作。4.4記錄的標標識、貯

6、存、保保護和檢索4.4.1各部部門對各項活活動所涉及的的記錄應(yīng)每日日進行收集整整理，將記錄錄裝訂、登記記、歸檔、并并妥善保管。每每月各部門主主管必須對所所有的記錄進進行分析，并并將分析結(jié)果果分發(fā)給相關(guān)關(guān)部門。4.4.2各部部門每季度應(yīng)應(yīng)該歸檔的記記錄匯總到文文控中心。各各部門在歸檔檔時，記錄應(yīng)應(yīng)采取以能跟跟有關(guān)的產(chǎn)品品和工序相對對接的方式進進行標識，以以能對記錄進進行快速檢索索。文控中心心需要按部門門按月份對記記錄進行標識識，并制定記記錄總覽表，以以利于檢索。4.4.3對于于產(chǎn)品生產(chǎn)件件批準文件和和對外提供的的記錄（報告告）由文控中中心按零件編編號存檔在一一起，生產(chǎn)現(xiàn)現(xiàn)場記錄由各各部門自行保保

7、管。4.4.4記錄錄存放地點應(yīng)應(yīng)干燥、通風(fēng)風(fēng)、便于存取取。文控中心心的保管環(huán)境境必須注意以以下幾點：a)防水、防火火；b)存儲介質(zhì)（卷卷宗、縮微膠膠卷、數(shù)字處處理存儲器）還還應(yīng)做到防磁磁，并定期試試用檢查；c)如有必要，附附加安全性存存放（雙重存存檔，安全性性復(fù)制件等）。4.5記錄保存存期限和處置置4.5.1記錄錄保存期限如如顧客無特殊殊規(guī)定按以下下要求執(zhí)行：a)生產(chǎn)件批準準文件、工裝裝記錄、采購購訂單、修改改單的保存時時間應(yīng)為零件件（或零件系系列）在現(xiàn)行行生產(chǎn)和服務(wù)務(wù)中規(guī)定的有有效期再加上上一個日歷年年；b)質(zhì)量運行狀狀態(tài)記錄（如如控制圖表、檢檢驗試驗結(jié)果果）應(yīng)保留十十二年；c)審核和管理理

8、評審應(yīng)保留留四年；4.5.2對于于需要特別存存檔的文件(受控項/安安全項)，如如：1)檢驗結(jié)果、檢檢驗判定、過過程參數(shù)；2)檢測器具的的校驗證明；3)人員培訓(xùn)、人人員知識、人人員職權(quán)和人人員能力證明明（例如：醫(yī)醫(yī)療檢查，如如：視力檢查查）；有存檔責(zé)任特性性的產(chǎn)品和特特殊生產(chǎn)流程程的產(chǎn)品保存存期限為十二二年，如客戶戶有特殊要求求，則按客戶戶要求。在文控中心進行行特別存檔的的文件保存時時，應(yīng)與其它它的記錄隔離離擺放，保管管箱應(yīng)與保存存其它記錄的的保管箱的顏顏色不同，本本組織規(guī)定特特別存檔的文文件用紅色標標記，并在保保管箱外面標標明是特別存存檔文件。4.5.3對政政府有保存年年限規(guī)定的記記錄必須以政政府規(guī)定為準準。具體記錄錄保存年限按按受控表單單清單規(guī)定定的保存期限限執(zhí)行。4.5.4對超超過規(guī)定保存存期限的記錄錄各部門應(yīng)登登記文件銷毀申申請/審批單單并經(jīng)部門門負責(zé)人審批批后方可作銷銷毀處理；4.5.5對重重要保密性記記錄和資料應(yīng)應(yīng)指定銷毀方方式，如碎紙紙機，不得另另作它用。4.5.6