一個(gè)合格秘書應(yīng)具備的條件

1、一個(gè)合格秘書應(yīng)具備的條件一、一個(gè)合格秘書的個(gè)人素養(yǎng)至少要具備三個(gè)條件：1、語言表達(dá)能力。熟練本國語言的口頭表達(dá)與書面表達(dá)能力。這其中包含一個(gè) 速記能力。沒有對本國語言的熟練運(yùn)用，速記是做不好的。當(dāng)然 你用電腦記錄也是一樣的。打字速度快也是一種速記能力?？傊?， 各類會(huì)議要完整記錄，領(lǐng)導(dǎo)口述工作也需要準(zhǔn)確記錄。有一定的外國語基礎(chǔ)。由于全球經(jīng)濟(jì)一體化之后，中文夾雜 外文的文章與宣傳資料太多了。2、人際關(guān)系處理能力總經(jīng)理由于日理萬機(jī)的緣故，很多溝通協(xié)調(diào)或者跟進(jìn)的事務(wù) 工作，都會(huì)交給秘書辦理。傳達(dá)指令或者熟悉工作進(jìn)度，會(huì)成為 秘書的要緊工作。假如你沒有一定的人際關(guān)系處理能力，完全以 命令或者傳令兵的口吻

2、對待溝通對象，多半會(huì)吃虧。你溝通的對 象在企業(yè)多數(shù)都比你職位高、資格老，沒有對他們的尊敬，你就 會(huì)寸步難行。當(dāng)然，總經(jīng)理秘書由于頭上的光環(huán)，在向下溝通時(shí)會(huì)受到人 們的尊敬，假如你把人們對這個(gè)職務(wù)的尊重當(dāng)作對你個(gè)人確實(shí)信, 久而久之，你會(huì)上當(dāng)受騙。人們對你敬而遠(yuǎn)之，你不能獲得準(zhǔn)確 信息。假如你再狐假虎威，離你被冷落或者貶謫的時(shí)機(jī)也就不遠(yuǎn) To人際關(guān)系處理能力往簡單里說，就是通過尊重溝通對象獲得 你想要的信息或者資源?？偨?jīng)理秘書帽子大、實(shí)權(quán)小，放低身段，虛心學(xué)習(xí)，你的工 作就能做到輕而易舉，否那么，就會(huì)四面樹敵。3、較強(qiáng)的心理承受能力當(dāng)你傳遞的信息造成溝通對象的心理壓力或者利益缺失時(shí), 比方處分決

3、定、額外任務(wù)等等，對方會(huì)把對這個(gè)決定的不滿發(fā)泄 到你頭上。假如你不明就里，伸出腦袋挨磚，那你就傻了。這種 情況下，你要做的是笑容滿面、洗耳恭聽，等他說完。你只需要 再補(bǔ)充一句：“我傳達(dá)的內(nèi)容您都聽明白了。有什么不滿，我想 您親自與總經(jīng)理談?wù)?，一定能得到圓滿解決。我勸您也別生氣, 盡管工作是公司的，但畢竟身體還是自己的。您多保重，再見?！庇械臅r(shí)候候，你也可能要承受來自總經(jīng)理的誤解與斥責(zé)。不 要當(dāng)面頂撞，雨過自然天晴。等總經(jīng)理心平氣與了，你再解釋, 誤會(huì)一定會(huì)冰消瓦解。因此，沒有一定的心理承受能力，秘書這碗版你最好別端。二、一個(gè)合格秘書的職業(yè)準(zhǔn)備也要做到三條：1、對你所在行業(yè)有一個(gè)基本的熟悉。畢業(yè)

4、于什么院校、學(xué)過什么專業(yè)都不重要。對本行業(yè)的熟悉 是你做好秘書工作的首要條件。熟悉這個(gè)行業(yè)，熟悉這個(gè)行業(yè)的 專用俗語，熟悉這個(gè)行業(yè)的基本規(guī)那么，是你做好工作的基礎(chǔ)。否 那么，與人交流，你會(huì)感到困難重重。2、對本企業(yè)歷史與現(xiàn)狀的全面熟悉。換個(gè)說法，就是熟悉本企業(yè)的企業(yè)文化。熟悉本企業(yè)的價(jià)值 觀、行事方式、人文典故、進(jìn)展演變進(jìn)程，有助于在新制度、新 政策出臺時(shí)，你能準(zhǔn)確推斷員工反映，有助于你在向總經(jīng)理建言 獻(xiàn)策時(shí)，掌握同類情況的處理尺度。3、對本企業(yè)運(yùn)行流程的全面掌握。對本企業(yè)運(yùn)行流程的全面掌握包含對生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程 的通常熟悉。沒有對本企業(yè)生產(chǎn)工藝流程的熟悉，你會(huì)說外行話， 或者者討論生產(chǎn)管理

5、時(shí)，你做不了記錄。對企業(yè)運(yùn)行流程的全面 把握，是你跟蹤企業(yè)例會(huì)記錄或者落實(shí)總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的路線圖。 不熟悉企業(yè)的運(yùn)行流程，開展工作就無從下手。如何熟悉與掌握企業(yè)生產(chǎn)工藝與運(yùn)行流程。我認(rèn)為沒有捷徑 可走，只有到各個(gè)工序?qū)嵙?xí)，到各個(gè)部門請教才行。假如坐在辦 公室看資料、翻文件，是永遠(yuǎn)不能做到全面掌握的。一個(gè)新職員剛到企業(yè)要實(shí)習(xí)，一個(gè)秘書新上任，也要實(shí)習(xí)。三、一個(gè)合格秘書還應(yīng)該具備例外事務(wù)的應(yīng)對處理能力：任何企業(yè)制度再齊全、流程再完善，都會(huì)碰到?jīng)]有文字規(guī)定 的例外事務(wù)。特別是在后危機(jī)時(shí)代，企業(yè)經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了顯著變 化，行業(yè)競爭加劇，企業(yè)內(nèi)外矛盾也有隨時(shí)爆發(fā)的可能。大凡有 制度、流程規(guī)范的事務(wù)，企業(yè)各

6、單位部門都會(huì)自己處理、自己過 濾或者消化了。往往產(chǎn)生新情況、新問題、新矛盾才會(huì)上報(bào)給總 經(jīng)理，而更多時(shí)候都會(huì)都會(huì)通過秘書轉(zhuǎn)達(dá)。當(dāng)秘書接到新情況、新問題的報(bào)告，有的時(shí)候甚至是突發(fā)事 件的報(bào)告時(shí)，你的敏銳推斷與處變不驚的能力就顯得特別重要。 假如驚慌失措，你就可能遺漏重要細(xì)節(jié)。當(dāng)總經(jīng)理不在時(shí)，你還 得在短時(shí)間內(nèi)自己作出判定：這件事應(yīng)該轉(zhuǎn)告哪位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、或 者報(bào)告哪個(gè)部門（要緊指政府部門）。特別是你單獨(dú)應(yīng)對突發(fā)事 件時(shí)，對你個(gè)人的推斷能力、心理承受能力、應(yīng)變能力將是一次 嚴(yán)重考驗(yàn)。過得了這一關(guān)，你就前途無量；過不了這一關(guān)，你就 趕緊轉(zhuǎn)行。能做好總經(jīng)理秘書，再歷練幾年，等你人生經(jīng)歷豐富、行業(yè) 經(jīng)歷豐富時(shí)，你也一樣能夠成為一個(gè)合格的總經(jīng)理。萬丈高樓平地起，假如想在職業(yè)經(jīng)理人道路上進(jìn)展，做好秘 書工作是第一步，同時(shí)是很重