五種著名的時(shí)間管理方法

1、五種著名時(shí)間管理方五種著名的間管理方法新概念 GTD Things Done 縮寫。來自于 David Allen的一本暢銷書Getting ，中國的中文翻譯本盡 管去做：無壓工作的藝術(shù)由中信出版社出版。GTD 的基本方法：GTD 具體做法可以分成收集、整理、組 織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。1. 收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(GTD 中稱為stuff)統(tǒng)羅列出來放入 inbox 這個(gè) inbox 既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或 PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄 下所有的工作。2. 整理：將 stuff 入 inbox 之后，就需

2、要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空 inbox。將這些 stuff 按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容可以進(jìn)一步分為參考資料日后可能需要處理以及垃圾幾類而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成如果可以則立即行動(dòng)完成它如果不行 對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織。3. 組織：個(gè)人感覺組織是 的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為：下一步行動(dòng)清單，等待清單和未來天清單。下一步清單是具體的下一步工作且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。GTD 對(duì)下一步清單的處理與一般的 to-d

3、olist 最的不同在于它作了進(jìn)一步的細(xì)化比如按照地點(diǎn)(腦旁、辦公室、電話旁、家里、超分別錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/天清單則是記錄延遲處理且沒有具體 的完成日期的未來計(jì)劃、電子郵件等等。4. 回顧：回顧也是 的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新可以確保 GTD 系統(tǒng)的運(yùn)作且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來 一周的計(jì)劃工作。5. 行動(dòng)：根據(jù)時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來選擇清 單上的事項(xiàng)來行動(dòng)。實(shí)現(xiàn) GTD 五類工具：在線源很多以接查找 如 RTM(r

4、emember the milk) 計(jì)算機(jī)：outlook MLO lifebanlancePDA 版) lifebalance(Palm)紙+：GTD 筆記本計(jì)算機(jī)+PDA：文夾 GTD 工具網(wǎng)上對(duì)于實(shí)現(xiàn) GTD 的方法有很多，而且每個(gè)人都有每個(gè)人的方法，而且使用 GTD 的目的也各自不一樣。對(duì)于我來說GTD最大的意義在于很好地做到從容不迫四個(gè)字，同時(shí)消滅拖延癥、消滅不能持續(xù)堅(jiān)持做一件事，從而提高生活質(zhì)量。實(shí)現(xiàn) GTD最好的方式還是時(shí)間四象限法無非是把要做的事分重要不緊急、緊急不重要、緊急且重要、不重要不緊急四種然后對(duì)這四種事務(wù)采取不同的處理措施而我對(duì)時(shí)間四象限法的各個(gè)事務(wù)定義作了一些修改，

5、把緊急且重要和緊急不重要合并為一近期必處理重要不緊急改重要日常所近期指從現(xiàn)在始到未來的兩三天所處理指預(yù)先定下解決方案(能自己做，可能委派給別人，可能選擇忽略)所謂重要日常指長期堅(jiān)持每天必做的，這些事情對(duì)于某一個(gè)天并不非常迫切在一個(gè)月或更長的時(shí)間段時(shí)是非常重要的事，例如鍛煉身體，一兩天看不出效果，但是堅(jiān)持一 年會(huì)有質(zhì)的變化。6 優(yōu)先工作制該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時(shí)提出的它使這家公司用了 5 年的時(shí)間從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營鋼鐵企業(yè)維利因此獲得了 2.5 萬美元咨詢費(fèi)，故管理界將該方法喻為“價(jià)值 2.5 美元的時(shí)間管理方 法”。這一方法要求把每天所要做的事情按

6、重要性排序，分別從“1到6標(biāo)出 6 件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后 再全力以赴地做標(biāo)號(hào)為“2的事，依此類推艾維利認(rèn)為一般情況下如果一個(gè)人每天都能全力以赴地完成 6 件最重要的大事，那么，他一定是一高效率人士。我剛到現(xiàn)在家公司時(shí)每天都有那么多新的事情每天總是憑感覺相到哪就做到哪沒有什么先后順序也不能堅(jiān)持去做某一件事所以每天結(jié)束了都不知道這一天具體有做到了什么有些什么樣的收獲后來經(jīng)理給我說每天事情要規(guī)劃來做列出來一件件的去完成剛開始不是很適應(yīng)不過后來也慢慢的適應(yīng)了這種習(xí)慣這不僅時(shí)一個(gè)時(shí)間管理工具是個(gè)能力提升工具， 它就是六點(diǎn)優(yōu)先工作制。

7、如何使用?列出清單，排順序，量化目標(biāo)和總結(jié)。列清單時(shí)不知道優(yōu)先級(jí)的可以從反面考慮不會(huì)做或者不做會(huì)怎樣化時(shí)可以以時(shí)間或者百分比來定義的序時(shí)按照事情的重要程度，不按時(shí)間的先后順序;求自己能夠看的很清晰，讓別人看過之后也能夠清楚知道要讓自己的時(shí)間飽和每天都能堅(jiān)持使 用 6 點(diǎn)優(yōu)先工作制，工作效能最少提升 20%。帕累托原則這是由 19 紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中 80%的結(jié)果幾乎源于 的活動(dòng)。比如，是 20%客戶給你帶來了 80%的業(yè)績，可能創(chuàng)造了 80%的潤，世界上 的財(cái)富是被 20%的掌握著，世界上 80%的人只分享了 的財(cái)富。因此，要把注意力放在 20%的關(guān)事情上。這也叫

8、做 80/20 法則根據(jù)這一原則我們應(yīng)當(dāng)對(duì)要做的事情分清輕重緩急進(jìn)行 如下的排序：A.要且緊急比如救火、搶險(xiǎn)等)必須立刻做。B.急但不重要比如有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币弧倍o急約你、有人突然打電話請(qǐng)你吃飯等)只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則。其實(shí)，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無 關(guān)大局。C.要但不緊急比如學(xué)習(xí)、做計(jì)劃、與人談心、體檢等)只要是沒有前一類事的壓力應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做而不 是拖延。D.不緊急也不重要如娛樂遣等事情)有閑工夫 再說。帕累托原則不僅在經(jīng)濟(jì)學(xué)管理學(xué)領(lǐng)域應(yīng)用廣泛它對(duì)我們的自身發(fā)展也有重要的現(xiàn)實(shí)意義會(huì)避免將時(shí)間和精力

9、花費(fèi)在 瑣事上，要學(xué)會(huì)抓主要矛盾。一個(gè)人的時(shí)間和精力都是非常有限的要想真“做好每一件事情”幾乎是不可能的，要學(xué)會(huì)合理地分配時(shí)間和精力。要想面面俱到還不如重點(diǎn)突破。把 80%資源花在能出關(guān)鍵效益的 20%的方面，這 20%的方面又能帶動(dòng)其余 80%的發(fā)展。帕累托原則可以解決的問題間管理問題點(diǎn)客戶問題、財(cái)富分配問題、資源分配問題、核心產(chǎn)品問題、關(guān)鍵人才問題、 核心利潤問題、個(gè)人幸福問題等等。麥肯錫 秒電理論麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓(xùn)公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢咨詢結(jié)束的時(shí)候麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見了對(duì)方的董事長，該董事長問麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：“你能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果呢由于該項(xiàng)

10、目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備而且即使有準(zhǔn)備也無法在電梯從 30 層到 1 層 30 秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在 3 條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30 鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。 莫法特休息法圣經(jīng)新約的翻譯者詹姆斯法特的書房里有 3 張桌：第一張擺著他正在翻譯的圣經(jīng)譯稿二張擺的是他的一篇 論文的原稿;三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌續(xù)工 作?！伴g作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種

11、科學(xué)種田的方法。人們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)連續(xù)幾季都種相同的作物土壤的肥力就會(huì)下降很多，因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長此以往，地力就會(huì)枯竭人的腦力和體力也是這樣如果每隔一段時(shí)間就變換不同的工作內(nèi)容就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。具體方法1有計(jì)劃地使用時(shí)間。不會(huì)計(jì)劃時(shí)間的人，等于計(jì)劃失敗。 2目標(biāo)明確。目標(biāo)要具體、具有可實(shí)現(xiàn)性。3將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序80%事情只需要 20%的努力。而 的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)因此要善于區(qū)分這 20%的有價(jià)值的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配 時(shí)間。4將一天從早到晚要做的事情進(jìn)行羅列。5要

12、具有靈活性。一般來說，只將時(shí)間的 50%計(jì)劃好，其余的 50%應(yīng)當(dāng)屬于靈活時(shí)間，用來應(yīng)對(duì)各種打擾無法預(yù)期的事 情。6遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時(shí)間是什么時(shí)候 將優(yōu)先辦的事情放在最佳時(shí)間里。7做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果;事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效 率。8區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù)。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個(gè)完成期限。9對(duì)所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧。將羅列的 事情中沒有任何意義的事情刪除掉。10不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事 效果。11 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細(xì)分為很小的部分只做其中一個(gè)小的部分就可以了或者 對(duì)其中最主要的部分最