會(huì)議層工作流程

1、會(huì)議層崗位操作流程一、會(huì)議層客服人員崗位規(guī)范及工作內(nèi)容：1.會(huì)議層崗位工作內(nèi)容：.按流程接收會(huì)議通知單并填寫會(huì)議預(yù)定表，熟知會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間、名稱、參 會(huì)領(lǐng)導(dǎo)等重要信息，會(huì)議開始1小時(shí)前做好會(huì)場(chǎng)布置工作。.會(huì)前確認(rèn)會(huì)場(chǎng)是否準(zhǔn)備到位，衛(wèi)生是否干凈整潔，會(huì)議設(shè)備是否正常，IPAD 是否電量充足，定期對(duì)IPAD進(jìn)行充電。如有問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員。.會(huì)議室桌面物品統(tǒng)一擺放整齊，整潔大方。白瓷杯統(tǒng)一放在參會(huì)者右上方， 礦泉水在瓷杯上方，抽紙放于兩名參會(huì)者中間，紙巾折成三角面對(duì)參會(huì)者擺 放。會(huì)前座椅拉開一人身距離并擺放整齊。.會(huì)議室窗戶關(guān)閉，窗簾降下，調(diào)到正常會(huì)議模式。.吸煙室備好煙缸，會(huì)中由前臺(tái)人員進(jìn)行更

2、換，保證煙缸內(nèi)不出現(xiàn)3根以上煙 頭。.衛(wèi)生間在有老總參加的會(huì)議時(shí)，擺放衛(wèi)生竹籃，整齊擺放好抽紙、棉棒、梳 子、護(hù)手霜等衛(wèi)生用品，衛(wèi)生間門需常閉。.按照流程正確操作使用會(huì)議室，按照會(huì)議要求制作并擺放紙質(zhì)席卡或電子席 卡，確保會(huì)議的正常開始與進(jìn)行。會(huì)議開始后由前臺(tái)人員填寫會(huì)議服務(wù)記錄 （附表2），并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議進(jìn)程。.會(huì)中進(jìn)行茶水服務(wù)，第一輪隔10分鐘進(jìn)行添水，此后每隔15分鐘進(jìn)行添水， 必要時(shí)可根據(jù)喝水情況對(duì)添水時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。周總：早晨喝蜂蜜檸檬，下午 喝白茶，喝水頻率正常。沈總：黃芪，喝水頻率較慢。陶總：白茶，茶葉較 多，喝水頻率較快。顧總：白茶，喝水頻率較慢。尤總：白茶，偶爾會(huì)自帶 花

3、茶，喝水頻率較快。.會(huì)中注意領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人動(dòng)態(tài)，前臺(tái)人員微笑服務(wù)，必要時(shí)需要站立進(jìn)行指引 和引導(dǎo)。若領(lǐng)導(dǎo)中途離開，需及時(shí)與高管層聯(lián)系確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)向，必要時(shí)將杯 子和筆記本送至辦公室。.如過(guò)用餐時(shí)間會(huì)議仍在進(jìn)行，及時(shí)匯報(bào)上級(jí)通知食堂留餐。必要時(shí)為參會(huì)人 員準(zhǔn)備些零食供會(huì)間食用。.會(huì)后關(guān)閉所有設(shè)備，及時(shí)進(jìn)行會(huì)議室的清潔，桌面物品填補(bǔ)并擺放整齊，關(guān) 閉燈光，會(huì)議室恢復(fù)會(huì)前準(zhǔn)備好模式。會(huì)后如有參會(huì)者遺留物品，收好放于 前臺(tái)，并通知綜合部芳姐等待失主認(rèn)領(lǐng)。.會(huì)議層物品做好領(lǐng)用記錄，每月物品統(tǒng)計(jì)（附表3）。日常檢查要有記錄（附 表4），設(shè)備每星期抽查兩次并有記錄（附表5）。員工要進(jìn)行定期培訓(xùn)并附 有書面記錄（

4、附表6）。對(duì)在崗人員根據(jù)業(yè)主要求進(jìn)行考核。（附表7）.做好17A樓層衛(wèi)生檢查與維護(hù)工作，觀察綠植生長(zhǎng)情況，出現(xiàn)枯葉黃葉及時(shí) 修剪，必要時(shí)聯(lián)系相關(guān)綠化人員進(jìn)行更換。.按照排班準(zhǔn)時(shí)到崗工作，不得遲到早退：1）早班時(shí)間為8:0017:00，8:00準(zhǔn)時(shí)著工裝到崗，打開所有會(huì)議室，打掃前臺(tái)， 打水，有會(huì)時(shí)根據(jù)會(huì)議預(yù)定按照會(huì)議室操作流程提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，衛(wèi) 生間擺放好衛(wèi)生竹籃。2）晚班時(shí)間為8:3017:30，如17:30會(huì)議還在進(jìn)行，需加班等待會(huì)議結(jié)束并做 好會(huì)后恢復(fù)工作。晚班人員下班后需關(guān)閉所有會(huì)議室，整理前臺(tái)，擺放好座 椅，關(guān)閉走廊燈光。三、會(huì)議層前臺(tái)工作流程.前臺(tái)客服需坐姿端正，時(shí)刻注意樓層

5、情況，是否有參會(huì)人員來(lái)往。.微笑服務(wù)，有參會(huì)人員來(lái)訪時(shí)，耐心詳細(xì)詢問(wèn)其會(huì)議名稱，會(huì)議時(shí)間，會(huì)議 地點(diǎn)及參會(huì)人員等重要信息，通過(guò)會(huì)議預(yù)定表查詢是否有此會(huì)議預(yù)定后，熱 情引導(dǎo)其前往會(huì)議室。如遇未收到會(huì)議通知的情況，也需先問(wèn)清以上重要信 息后再與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)，如在確定有老總或重要人員參會(huì)的情況下， 及時(shí)為其打開會(huì)議室并同時(shí)進(jìn)行確認(rèn)。.前臺(tái)座機(jī)接聽注意禮貌用語(yǔ)，重要信息用紙筆進(jìn)行記錄，通話結(jié)束待對(duì)方先 行掛斷電話。.注意前臺(tái)衛(wèi)生整潔情況，不能有太多除工作以外的私人物品，電腦，紙筆等 擺放整齊。.會(huì)前登記會(huì)議預(yù)定表，會(huì)議開始后填寫會(huì)議服務(wù)記錄表。.會(huì)前半小時(shí)將前門常開，參會(huì)人員陸續(xù)到達(dá)，起立指引，

6、面帶微笑。會(huì)議開 始后再將前門關(guān)閉，除老總及部門經(jīng)理外，其余參會(huì)人員自行刷卡進(jìn)門。如 遇大型會(huì)議，參會(huì)人員較多的情況下，前門保持常開模式，便于參會(huì)人員進(jìn)出。. 7.會(huì)中對(duì)吸煙室煙缸進(jìn)行清洗更換，保證煙缸內(nèi)不出現(xiàn)3根以上煙頭。. 8.會(huì)中注意參會(huì)人員動(dòng)向，衛(wèi)生間，吸煙室的指引。四、高管會(huì)議室操作流程L會(huì)議服務(wù)操作流程圖：否否2.1801會(huì)議室（會(huì)議室職能：大型會(huì)議、外賓接待）(1)打開會(huì)議室燈光，確定燈光處于正常會(huì)議模式，此會(huì)議室燈光全開，如有領(lǐng) 導(dǎo)覺得燈光影響投影效果，可將前排筒燈及會(huì)議燈關(guān)閉。(2)進(jìn)入設(shè)備間打開時(shí)序器，確保所有設(shè)備燈光均正常亮起，測(cè)試桌面有線話筒 是否發(fā)聲正常。(3)打開會(huì)

7、議電腦，使用VGA線連接至桌插。(此會(huì)議室共6個(gè)桌插，一般情況 下均使用桌插2)(4)使用IPAD控制打開投影(為防止投影機(jī)在上下移動(dòng)中發(fā)生偏移，一般情況 均不進(jìn)行升降)，降下幕布。(5)升起桌面顯示器，匯報(bào)席使用電腦匯報(bào)不需桌面顯示，正常例會(huì)東側(cè)只需5 臺(tái)桌面顯示。未特殊要求除匯報(bào)席外均全部升起。(6)將座椅拉出一人身位置方便參會(huì)人員入座。正常例會(huì)東側(cè)只需拉出5張座椅。(7)辦公例會(huì)涉及縣公司匯報(bào)時(shí)需架設(shè)IMS電話并連接電視投放視頻，此種情況 不需投放投影?？商^(guò)步驟。使用IMS電話時(shí)確保會(huì)議室中有一名客服， 為老總撥號(hào)，電話故障時(shí)及時(shí)聯(lián)系工程進(jìn)行維修。(8)大型接待或貴賓接待室時(shí)需使用電子

8、席卡，會(huì)前提前一天進(jìn)行充電，挑選電 池續(xù)航能力較好的電子席卡使用，根據(jù)參會(huì)人員名單制作席卡，按照職能排 位擺放在桌面顯示器的前方。使用電子席卡時(shí)，待參會(huì)人員入座后再升起桌 面顯示，以免擋住電子席卡。若涉及兩方參會(huì)者均需匯報(bào)的情況，會(huì)中需留 一名客服在會(huì)議室使用IPAD控制矩陣切換。切換時(shí)，投影儀及桌面顯示器 均需切換。(9)在進(jìn)門左邊服務(wù)臺(tái)上提前備好水壺，并安排客服人員在會(huì)議室中等待。會(huì)前 通知高管層參會(huì)老總，便于老總物品的送取，必要時(shí)及時(shí)上樓拿取。(包括 老總的茶杯及筆記本)(10)會(huì)議開始后及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議進(jìn)程并進(jìn)行茶水服務(wù)，第一輪10分鐘添水， 此后每隔15分鐘進(jìn)行添水，必要時(shí)根據(jù)喝水

9、情況對(duì)添水時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。如 遇較隱秘性會(huì)議時(shí)，按照領(lǐng)導(dǎo)要求將水壺置于會(huì)議室中便于其自行添水，半 小時(shí)進(jìn)行更換。(11)會(huì)后及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并通知高管層注意領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)向，關(guān)閉所有會(huì)議設(shè)備，確保 設(shè)備燈光都熄滅，會(huì)議電腦資料需清空。桌面衛(wèi)生清潔，茶杯清洗和更換， 茶葉統(tǒng)一鋪滿杯底。會(huì)議物品填補(bǔ)恢復(fù)，擺放整齊。(瓷杯在參會(huì)者右上方， 礦泉水在瓷杯上方，抽紙放于兩名參會(huì)者中間，紙巾疊成三角面對(duì)參會(huì)者。) 聯(lián)系保潔進(jìn)行后續(xù)打掃。3.17A3會(huì)議室(會(huì)議室職能：高清視頻會(huì)議室)(1)打開會(huì)議室燈光，確定燈光處于正常會(huì)議模式，此會(huì)議室燈光固定模式為第 一排筒燈及一、三排會(huì)議燈關(guān)閉，其余燈光均打開。(2)進(jìn)入設(shè)備間

10、打開時(shí)序器，確保所有設(shè)備燈光均正常亮起，測(cè)試主席臺(tái)及講臺(tái) 有線話筒是否發(fā)聲正常。(3)使用IPAD控制打開三臺(tái)投影(為防止投影機(jī)在上下移動(dòng)中發(fā)生偏移，一般 情況均不進(jìn)行升降)。根據(jù)高清視頻會(huì)議模式切換投影內(nèi)容：主場(chǎng)模式：主投影為本地輔流，左投影為遠(yuǎn)程主流，右投影為本地主流； 客場(chǎng)模式：主投影為遠(yuǎn)程輔流，左投影為遠(yuǎn)程主流，右投影為本地主流。(4)打開會(huì)議控制電腦(固定設(shè)置IP地址：10.34.137.212),登錄會(huì)議控制軟件(打開瀏覽器，輸入網(wǎng)址：10.34.137.211進(jìn)入登錄界面，用戶名及密碼均為： admin),查看設(shè)備控制是否正常。主場(chǎng)模式：需進(jìn)入會(huì)議控制申請(qǐng)主席方可點(diǎn)名呼叫其他分會(huì)

11、場(chǎng)。會(huì)議測(cè)試完畢后點(diǎn)擊觀看會(huì)場(chǎng)遠(yuǎn)程主流循環(huán)播放所有分會(huì)場(chǎng)畫面。(5)根據(jù)會(huì)議要求打開會(huì)議電腦，使用VGA線連接至桌插。本會(huì)議室有兩個(gè)常用 桌插，位于主席臺(tái)及講臺(tái)?？蛨?chǎng)模式：基本不涉及使用會(huì)議電腦；主場(chǎng)模式：需使用會(huì)議電腦發(fā)送輔流。(6)主席臺(tái)根據(jù)參會(huì)老總調(diào)節(jié)位置，擺放席卡。座椅均拉出一人身位置方便入座。 會(huì)中進(jìn)行茶水服務(wù)。(7)會(huì)前一小時(shí)進(jìn)行呼叫測(cè)試。客場(chǎng)模式：提前一小時(shí)打開設(shè)備，完成以上流程，等待省公司呼叫測(cè)試；主場(chǎng)模式：提前一個(gè)半小時(shí)打開設(shè)備，完成以上操作，等待省公司發(fā)放權(quán)限 后申請(qǐng)主席，發(fā)送主輔流(輔流發(fā)送除IPAD點(diǎn)擊發(fā)送后還需使用 終端遙控器對(duì)準(zhǔn)終端進(jìn)行點(diǎn)擊發(fā)送)，點(diǎn)名呼叫分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行

12、測(cè)試 (聲音、主流、輔流是否正常)，測(cè)試完畢后及時(shí)匯報(bào)上級(jí)測(cè)試情況。(8)會(huì)議開始后及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議進(jìn)程，同時(shí)確保有一名客服在后方控制設(shè) 備，如有故障及時(shí)通知工程人員。有老總參加的情況還需確保有一名客服進(jìn) 行會(huì)中茶水服務(wù)。主席臺(tái)下參會(huì)人員在大型會(huì)議及每月經(jīng)營(yíng)分析會(huì)時(shí)也將擺 放席卡并進(jìn)行會(huì)中茶水服務(wù)。除老總喝水習(xí)慣外，還需謹(jǐn)記公司中層領(lǐng)導(dǎo)個(gè) 人要求，如財(cái)務(wù)部經(jīng)理?xiàng)顐ブ兄缓茸詭О撞?，工程部?jīng)理張峰愛喝濃茶，姑 蘇區(qū)老總陳曉宇不需茶葉，張家港老總徐若海偶爾會(huì)自帶茶葉等。(9)重大會(huì)議如涉及使用錄播系統(tǒng)，打開錄播電腦。連接本會(huì)議室無(wú)線網(wǎng)絡(luò)(名 稱：DSDH，密碼：12345678)，更改網(wǎng)絡(luò)IP地址

13、為：192.168.0.10 (最后一 位除180和1以外均可)。打開錄播軟件連接服務(wù)器呼叫編碼器，開始錄播 及單播?？纱蜷_瀏覽器登錄服務(wù)器進(jìn)行直播觀看(打開瀏覽器，登錄網(wǎng)址 192.168.0.180登錄用戶名及密碼均為admin)。會(huì)議結(jié)束停止錄播及單播，打 開視頻導(dǎo)出軟件，登錄IP： 192.168.0.180用戶名：admin密碼：admin選 中視頻選中高清模式導(dǎo)出即可。(10)會(huì)后及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并通知高管層注意領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)向，關(guān)閉所有會(huì)議設(shè)備，確 保設(shè)備燈光都熄滅，會(huì)議電腦資料需清空。打掃恢復(fù)會(huì)場(chǎng)，清理桌面垃圾， 礦泉水進(jìn)行填補(bǔ)并擺放整齊，抽紙放于兩名參會(huì)者中間，紙巾疊成三角面對(duì) 參會(huì)者。4. 1805、1807會(huì)議室(中會(huì)議室)(1)打開會(huì)議室燈光，確定燈光處于正常會(huì)議模式，此會(huì)議室燈光全開，如有領(lǐng) 導(dǎo)覺得燈光影響投影效果，可將前排筒燈及會(huì)議燈關(guān)閉。(2)進(jìn)入設(shè)備間打開時(shí)序器，確保所有設(shè)備燈光均正常亮起，測(cè)試桌面有線話筒 是否發(fā)聲正常。(3)打開會(huì)議電腦，使用VGA線連接至桌插。(此類會(huì)議室共2個(gè)桌插，一般情 況下A5使用桌插1, A7使用桌插2)(4)使用IPAD控制打開投影(為防止投影機(jī)在上下移動(dòng)中發(fā)生偏移，一般情況 均不進(jìn)行升降)，降