技術質量科文件管理程序

1、程序文件A版修改狀態(tài)0PAGE PAGE 5AAAAAA工程有限公司 2002/9/1發(fā)布執(zhí)行AAAAAA工程有限公司文件和資料管理程序（版本號：A版 修訂狀態(tài)：0）（依據GB/T19001：2000idtISO9001:2000編制）（主控部門：技術質量科）編 制：AAAAAA審 核：AAAAAA批 準：AAAAAA文 件 編 號： LYJQ-QP-01發(fā) 布 日 期： 2002-9-1 受 控 狀 態(tài)： 修改頁序號修改章節(jié)號修改后內容修改單號日期備注1.0目的對與組織質量管理體系有關文件進行管理，確保各相關場所使用文件為有效版本。2.0范圍適用于與質量管理體系有關的文件管理。3.0職責3.

2、1總經理負責批準發(fā)布質量管理手冊。3.2管理者代表負責審核質量管理手冊。3.3各部門負責相關程序文件的編制、使用和保管。3.4技術質量科負責組織對現有體系文件的定期評審。3.5各部門負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。4.0程序4.1文件分類公司的文件包括紙質和電子版的，電子版的參照本程序執(zhí)行，做數據的備份。4.1.1公司文件分為三類：質量管理體系文件行政性文件技術性文件4.1.2質量管理體系文件質量管理體系文件由公司技術質量科組織編制，技術質量科負責發(fā)放管理。公司質量管理體系文件包括：質量管理手冊程序文件支持性文件質量記錄4.1.3各種外部來文，包括與質量管理體系有關的政

3、策，法規(guī)文件等，由技術質量科負責管理。4.1.4公司技術文件的管理由技術質量科負責管理。4.1.5公司各個部門的文件由各個部門管理。4.2文件的編號4.2.1質量管理體系文件的編號4.2.2各部門代號規(guī)定如下：技術質量科：技；生產經營科：經；技術質量科：人，辦公室：辦。文件的編號以時間為順序編排下去。4.3文件的編寫、審核、批準、發(fā)放文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的：質量管理手冊由技術質量科負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經理批準發(fā)布，由技術質量科負責登記、發(fā)放；各部門工作手冊由各部門組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經理批準，技術質量科負責登記、發(fā)放；應確保文件使用的各場所

4、都應得到相關文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫發(fā)文登記表中相關欄目。4.4文件的受控狀況文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質量管理體系運行緊密相關的文件應為受控，再由各相應部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。公司技術質量科將受控文件進行登記填寫受控文件登記表4.5文件的更改質量管理手冊由技術質量科組織更改，填寫文件更改申請，經管理者代表審核，上報總經理批準后更改，由技術質量科發(fā)放。技術質量科應保留文件更改內容的記錄；其他文件的更改由各相應主管部門填寫文件更改申請單，經原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指

5、定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料；所有原文件必須由相應主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。4.6文件的領用文件使用者應填寫發(fā)文登記表，經相應主管部門負責人審批方可領用。因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應發(fā)放簽收記錄。4.7文件的保存、作廢與銷毀4.7.1文件的保存與質量管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風，安全的地方；各部門文件由本部門保管。技術質量科每季度對各部門文件保管情況進行檢查；對受控文件，各部門應及時填寫本部門使用文件的受控文件登記表。每三個月應將

6、清單副本報技術質量科備案，如內容有變化，應通知技術質量科；任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.7.2文件的作廢和銷毀所有失效或作廢文件由相關部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預期使用；為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應加蓋“作廢留存”印章；對要銷毀的作廢文件，由技術質量科統(tǒng)一回收，及時填寫文件銷毀申請表，經管理者代表批準后，由技術質量科負責銷毀。4.7.3文件的借閱、復制借閱、復制與質量管理體系有關的文件，應填寫文件借閱登記表，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向資料管理人借閱、復制。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號，并進行復印登記。4.8外來文件的管理4.8.1收到外來文件的部門，需識別其適用性，并管理分發(fā)以確保其有效。4.8.2技術質量科負責收集相關國家、行業(yè)、國際標準的最新版本，統(tǒng)一編號、加蓋受控印章，分發(fā)到相關部門使用，并把舊標準收回。4.8.3各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來文件填入受控文件清單，并報技術質量科備案。4.9文件的評審在管理評審時由技術質量科組織對現有質量管理體系文件進行定期評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必