會(huì)計(jì)信息化實(shí)用教程(用友T3會(huì)計(jì)信息化專版)-第三章-基礎(chǔ)設(shè)置

1、會(huì)計(jì)信息化實(shí)用教程第3章 基礎(chǔ)設(shè)置目錄錄3.1基基礎(chǔ)礎(chǔ)檔案整整理3.2基基礎(chǔ)礎(chǔ)檔案錄錄入3.1基基礎(chǔ)礎(chǔ)檔案整整理檔案分類檔案目錄檔案用途前提條件機(jī)構(gòu)設(shè)置部門檔案設(shè)置與企業(yè)財(cái)務(wù)核算和管理有關(guān)的部門先設(shè)置部門編碼方案職員檔案設(shè)置企業(yè)的各個(gè)職能部門中需要對其核算和業(yè)務(wù)管理的職工信息先設(shè)置部門檔案，才能在其下增加職員往來單位客戶分類便于進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析先對客戶分類，然后確定編碼方案客戶檔案便于進(jìn)行客戶管理和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計(jì)、分析先建立客戶分類檔案供應(yīng)商分類便于進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析先對供應(yīng)商分類，然后確定編碼方案供應(yīng)商檔案便于進(jìn)行供應(yīng)商管理和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計(jì)、分析先建立供應(yīng)商分類檔案

2、地區(qū)分類針對客戶/供應(yīng)商所屬地區(qū)進(jìn)行分類，便于進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析3.1基基礎(chǔ)礎(chǔ)檔案整整理存貨存貨分類便于進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析先對存貨分類，然后確定編碼方案存貨檔案便于存貨核算、統(tǒng)計(jì)、分析和實(shí)物管理先確定對存貨分類、確定編碼方案財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目設(shè)置企業(yè)核算的科目目錄先設(shè)置科目編碼方案及外幣憑證類別設(shè)置企業(yè)核算的憑證類型外幣設(shè)置企業(yè)用到的外幣種類及匯率項(xiàng)目目錄設(shè)置企業(yè)需要對其進(jìn)行核算和管理的對象、目錄可將存貨、成本對象、現(xiàn)金流量直接作為核算的項(xiàng)目目錄收付結(jié)算結(jié)算方式設(shè)置資金收付業(yè)務(wù)中用到的結(jié)算方式付款條件設(shè)置企業(yè)與往來單位協(xié)議規(guī)定的收、付款折扣優(yōu)惠方法開戶銀行設(shè)置企業(yè)在收付結(jié)算中對應(yīng)的開戶銀

3、行信息3.1基基礎(chǔ)礎(chǔ)檔案整整理案分類案目錄檔案用途前提條件業(yè)務(wù)倉庫檔案設(shè)置企業(yè)存放存貨的倉庫信息收發(fā)類別設(shè)置企業(yè)的入庫、出庫類型采購類型設(shè)置企業(yè)在采購存貨時(shí)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)類型先設(shè)置好收發(fā)類別為收的收發(fā)類別銷售類型設(shè)置企業(yè)在銷售存貨時(shí)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)類型先設(shè)置好收發(fā)類別為發(fā)的收發(fā)類別產(chǎn)品結(jié)構(gòu)用于設(shè)置企業(yè)各種產(chǎn)品的組成內(nèi)容，以利于配比出庫、成本計(jì)算先設(shè)置存貨、倉庫檔案3.2基基礎(chǔ)礎(chǔ)檔案錄錄入3.2.1機(jī)機(jī)構(gòu)設(shè)設(shè)置3.2.2往往來單單位3.2.3財(cái)財(cái)務(wù)3.2.4收收付結(jié)結(jié)算3.2.1機(jī)機(jī)構(gòu)設(shè)設(shè)置1部門門檔案這里的部部門是指指與企業(yè)業(yè)財(cái)務(wù)核核算或業(yè)業(yè)務(wù)管理理相關(guān)的的職能單單位，不不一定與與企業(yè)設(shè)設(shè)置的現(xiàn)現(xiàn)有部門

4、門一一對對應(yīng)。設(shè)設(shè)置部門門檔案的的目的在在于按部部門進(jìn)行行數(shù)據(jù)匯匯總和分分析。2職員員檔案職員檔案案的作用用是設(shè)置置企業(yè)的的各個(gè)職職能部門門中需要要對其核核算和業(yè)業(yè)務(wù)管理理的職工工信息，以便按按職員進(jìn)進(jìn)行記錄錄、查詢詢和統(tǒng)計(jì)計(jì)。3.2.2往往來單單位1客戶戶分類當(dāng)企業(yè)的的往來客客戶較多多時(shí)，可可以按照照某種分分類標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)對客戶戶進(jìn)行分分類管理理，以便便分類匯匯總統(tǒng)計(jì)計(jì)。對客客戶進(jìn)行行分類，既可以以根據(jù)合合作時(shí)間間將客戶戶分為長長期客戶戶、中期期客戶和和短期客客戶，也也可以按按信用等等級分類類，還可可以按客客戶所屬屬行業(yè)分分類。2客戶戶檔案客戶是企企業(yè)的重重要資源源。手工工方式下下，客戶戶詳細(xì)信信

5、息掌握握在相應(yīng)應(yīng)的業(yè)務(wù)務(wù)員手中中，一旦旦業(yè)務(wù)員員工作變變動(dòng)，就就會(huì)遺失失大量客客戶信息息，給企企業(yè)帶來來損失。建立計(jì)計(jì)算機(jī)管管理系統(tǒng)統(tǒng)時(shí)，需需要全面面整理客客戶資料料并錄入入系統(tǒng)，以便有有效地管管理客戶戶、服務(wù)務(wù)客戶。3.2.2往往來單單位3供應(yīng)應(yīng)商分類類當(dāng)企業(yè)的的往來供供應(yīng)商較較多時(shí)，可以按按照某種種分類標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對供供應(yīng)商進(jìn)進(jìn)行分類類管理，以便分分類匯總總統(tǒng)計(jì)。對供應(yīng)應(yīng)商可以以根據(jù)地地區(qū)、行行業(yè)、供供料性質(zhì)質(zhì)等進(jìn)行行分類。4供應(yīng)應(yīng)商檔案案供應(yīng)商檔檔案與客客戶檔案案極為相相似。供供應(yīng)商檔檔案中也也包含了了與業(yè)務(wù)務(wù)處理環(huán)環(huán)節(jié)相關(guān)關(guān)的大量量信息，分為“基本”、“聯(lián)聯(lián)系”、“信用用”、“其他”四個(gè)標(biāo)標(biāo)

6、簽存放放。供應(yīng)商檔檔案必須須建立在在最末級級供應(yīng)商商分類之之下。5地區(qū)區(qū)分類如果需要要對客戶戶或供應(yīng)應(yīng)商按地地區(qū)進(jìn)行行統(tǒng)計(jì)，就應(yīng)該該建立地地區(qū)分類類體系。3.2.3財(cái)財(cái)務(wù)1會(huì)計(jì)計(jì)科目2憑證證類別3外幣幣種類4項(xiàng)目目目錄1會(huì)計(jì)計(jì)科目（1）設(shè)設(shè)置會(huì)計(jì)計(jì)科目的的原則會(huì)計(jì)科目目的設(shè)置置必須滿滿足會(huì)計(jì)計(jì)報(bào)表編編制的要要求，凡凡是報(bào)表表所用數(shù)數(shù)據(jù)需從從系統(tǒng)提提取的，必須設(shè)設(shè)立相應(yīng)應(yīng)科目。會(huì)計(jì)科目目要保持持相對穩(wěn)穩(wěn)定。設(shè)置會(huì)計(jì)計(jì)科目要要考慮各各子系統(tǒng)統(tǒng)的銜接接。在總總賬系統(tǒng)統(tǒng)中，只只有末級級會(huì)計(jì)科科目才允允許有發(fā)發(fā)生額，才能接接收各個(gè)個(gè)子系統(tǒng)統(tǒng)轉(zhuǎn)入的的數(shù)據(jù)，因此，要將各各個(gè)子系系統(tǒng)中的的核算科科目設(shè)置置為末

7、級級科目。1會(huì)計(jì)計(jì)科目（2）增加會(huì)會(huì)計(jì)科目目 科目目編碼科目編碼碼就是按按科目編編碼方案案對每一一科目進(jìn)進(jìn)行編碼碼定義。對科目目進(jìn)行編編碼便于于反映上上下級會(huì)會(huì)計(jì)科目目間的邏邏輯關(guān)系系；便于于計(jì)算機(jī)機(jī)識別和和處理；將會(huì)計(jì)計(jì)科目編編碼作為為數(shù)據(jù)處處理的關(guān)關(guān)鍵字，便于檢檢索、分分類及匯匯總；減減少輸入入工作量量，提高高輸入速速度；促促進(jìn)會(huì)計(jì)計(jì)核算的的規(guī)范化化和標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化。設(shè)置會(huì)計(jì)計(jì)科目編編碼時(shí)應(yīng)應(yīng)注意：一級會(huì)會(huì)計(jì)科目目編碼要要符合會(huì)會(huì)計(jì)制度度的統(tǒng)一一要求，明細(xì)科科目編碼碼要滿足足建賬時(shí)時(shí)設(shè)定的的編碼規(guī)規(guī)則。1會(huì)計(jì)計(jì)科目 科目目名稱科目名稱稱分為科科目中文文名稱和和科目英英文名稱稱，兩者者不能同同時(shí)為

8、空空?？颇磕繚h字名名稱是證證、賬、表上顯顯示和打打印的標(biāo)標(biāo)志，必必須意義義明確、用語規(guī)規(guī)范、盡盡量避免免重名。 科目目類型科目類型型是按會(huì)會(huì)計(jì)科目目性質(zhì)對對會(huì)計(jì)科科目進(jìn)行行劃分。按照會(huì)會(huì)計(jì)制度度規(guī)定,科目類型型分為五五大類，即資產(chǎn)產(chǎn)、負(fù)債債、所有有者權(quán)益益、成本本、損益益五類。由于一一級科目目編碼的的首位數(shù)數(shù)字與科科目類型型有直接接的對應(yīng)應(yīng)關(guān)系，即科目目大類代代碼“1=資產(chǎn)類”、“2=負(fù)債負(fù)債債”、“3=共同類”、“4=所有者權(quán)權(quán)益類”、“5=成本類”、“6=損益類”，因此此，系統(tǒng)統(tǒng)可以根根據(jù)科目目編碼自自動(dòng)識別別科目類類型。1會(huì)計(jì)計(jì)科目 賬頁頁格式賬頁格式式規(guī)定了了查詢和和打印時(shí)時(shí)該科目目的

9、會(huì)計(jì)計(jì)賬頁形形式。賬賬頁格式式一般分分為金額額式、外外幣金額額式、數(shù)數(shù)量金額額式、數(shù)數(shù)量外幣幣式幾類類。一般般情況下下，有外外幣核算算的科目目可設(shè)為為外幣金金額式，有數(shù)量量核算的的科目可可設(shè)為數(shù)數(shù)量金額額式，既既有外幣幣又有數(shù)數(shù)量核算算的科目目可設(shè)為為外幣數(shù)數(shù)量式，既無外外幣又無無數(shù)量核核算的科科目可設(shè)設(shè)為金額額式。 外幣幣核算該科目是是否核算算外幣。如果是是外幣，則需要要選擇外外幣種類類。一個(gè)個(gè)科目只只能核算算一種外外幣。 數(shù)量量核算用于設(shè)定定該科目目是否有有數(shù)量核核算，以以及數(shù)量量計(jì)量單單位。計(jì)計(jì)量單位位可以是是任何漢漢字或字字符，例例如千克克、件、噸等1會(huì)計(jì)計(jì)科目 匯總總打印在同一張張憑

10、證中中，當(dāng)某某科目或或有同一一上級科科目的末末級科目目需要有有多筆同同方向的的分錄時(shí)時(shí)，如果果希望將將這些筆筆分錄按按科目匯匯總成一一筆打印印，則需需要將該該科目設(shè)設(shè)置為“匯總打打印”，匯總的的科目設(shè)設(shè)置成該該科目的的本身或或其上級級科目。 封存存被封存的的科目在在制單時(shí)時(shí)不可以以使用。 科目目性質(zhì)增加登記記在借方方的科目目，科目目性質(zhì)為為借方；增加登登記在貸貸方的科科目，科科目性質(zhì)質(zhì)為貸方方。用戶戶只能在在一級科科目設(shè)置置科目性性質(zhì)，下下級科目目的科目目性質(zhì)與與其一級級科目相相同，已已有數(shù)據(jù)據(jù)的科目目不能再再修改科科目性質(zhì)質(zhì)。1會(huì)計(jì)計(jì)科目輔助核算算輔助核算算也叫輔輔助賬類類，用于于說明本本科

11、目是是否有其其它核算算要求。系統(tǒng)除除完成一一般的總總賬、明明細(xì)賬核核算外，還提供供以下幾幾種專項(xiàng)項(xiàng)核算功功能：部門核算算、個(gè)人人往來核核算、客客戶往來來核算、供應(yīng)商商往來核核算、項(xiàng)項(xiàng)目核算算。一般地，收入或或費(fèi)用類類科目可可設(shè)置部部門輔助助核算。日常運(yùn)運(yùn)營中，當(dāng)收入入或費(fèi)用用發(fā)生時(shí)時(shí)，系統(tǒng)統(tǒng)要求實(shí)實(shí)時(shí)確認(rèn)認(rèn)收入或或費(fèi)用的的部門歸歸屬，記記賬時(shí)同同時(shí)登記記總賬、明細(xì)賬賬和部門門輔助賬賬；與客客戶的往往來科目目如應(yīng)收收賬款、應(yīng)收票票據(jù)、預(yù)預(yù)收賬款款可設(shè)成成客戶往往來核算算；應(yīng)付付賬款、應(yīng)付票票據(jù)、預(yù)預(yù)付賬款款可設(shè)成成供應(yīng)商商往來核核算；在在建工程程及收入入成本類類科目可可設(shè)成項(xiàng)項(xiàng)目核算算，用于于按

12、項(xiàng)目目歸集收收入或費(fèi)費(fèi)用。輔助賬類類必須設(shè)設(shè)在末級級科目上上，但為為了查詢詢或出賬賬方便，有些科科目也可可以在末末級科目目和上級級科目同同時(shí)設(shè)輔輔助賬類類。1會(huì)計(jì)計(jì)科目日記賬手工核算算下，只只對現(xiàn)金金和銀行行科目記記日記賬賬。而在在計(jì)算機(jī)機(jī)環(huán)境下下，突破破了記賬賬速度這這個(gè)瓶頸頸，企業(yè)業(yè)可以根根據(jù)管理理需要設(shè)設(shè)置對任任意科目目記日記記賬。銀行賬對銀行科科目需要要設(shè)置銀銀行賬。1會(huì)計(jì)計(jì)科目輔助核算算輔助核算算也叫輔輔助賬類類，用于于說明本本科目是是否有其其它核算算要求。系統(tǒng)除除完成一一般的總總賬、明明細(xì)賬核核算外，還提供供以下幾幾種專項(xiàng)項(xiàng)核算功功能：部門核算算、個(gè)人人往來核核算、客客戶往來來核算

13、、供應(yīng)商商往來核核算、項(xiàng)項(xiàng)目核算算。一般地，收入或或費(fèi)用類類科目可可設(shè)置部部門輔助助核算。日常運(yùn)運(yùn)營中，當(dāng)收入入或費(fèi)用用發(fā)生時(shí)時(shí)，系統(tǒng)統(tǒng)要求實(shí)實(shí)時(shí)確認(rèn)認(rèn)收入或或費(fèi)用的的部門歸歸屬，記記賬時(shí)同同時(shí)登記記總賬、明細(xì)賬賬和部門門輔助賬賬；與客客戶的往往來科目目如應(yīng)收收賬款、應(yīng)收票票據(jù)、預(yù)預(yù)收賬款款可設(shè)成成客戶往往來核算算；應(yīng)付付賬款、應(yīng)付票票據(jù)、預(yù)預(yù)付賬款款可設(shè)成成供應(yīng)商商往來核核算；在在建工程程及收入入成本類類科目可可設(shè)成項(xiàng)項(xiàng)目核算算，用于于按項(xiàng)目目歸集收收入或費(fèi)費(fèi)用。輔助賬類類必須設(shè)設(shè)在末級級科目上上，但為為了查詢詢或出賬賬方便，有些科科目也可可以在末末級科目目和上級級科目同同時(shí)設(shè)輔輔助賬類類。

14、1會(huì)計(jì)計(jì)科目1會(huì)計(jì)計(jì)科目（3）修改和和刪除會(huì)會(huì)計(jì)科目目如果需要要對已建建立會(huì)計(jì)計(jì)科目的的某些屬屬性，例例如賬頁頁格式、輔助核核算、匯匯總打印印、封存存標(biāo)識等等進(jìn)行修修改，可可以通過過系統(tǒng)提提供的“修改”功能來來完成。如果會(huì)計(jì)計(jì)科目未未經(jīng)使用用，也可可通過“刪除”功能來來刪除。刪除會(huì)會(huì)計(jì)科目目時(shí)應(yīng)遵遵循“自自下而上上”的原原則。1會(huì)計(jì)計(jì)科目（4）指指定會(huì)計(jì)計(jì)科目指定會(huì)計(jì)計(jì)科目是是指定出出納的專專管科目目，一般般指現(xiàn)金金科目和和銀行存存款科目目。指定定科目后后，才能能執(zhí)行出出納簽字字，從而而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)現(xiàn)金、銀銀行管理理的保密密性，才才能查看看現(xiàn)金、銀行存存款日記記賬。1會(huì)計(jì)計(jì)科目2憑證證類別系統(tǒng)提供供

15、五種常常用分類類方式供供用戶選選擇：（1）記記賬憑證證；（2）收款款憑證、付款憑憑證、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬憑證證；（3）現(xiàn)金金憑證、銀行憑憑證、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬憑證證；（4）現(xiàn)金金收款憑憑證、現(xiàn)現(xiàn)金付款款憑證、銀行收收款憑證證、銀行行付款憑憑證、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬憑證證；（5）自定定義憑證證類別。憑憑證分分類不影影響記賬賬的結(jié)果果，一般般而言，可分為為收款憑憑證、付付款憑證證和轉(zhuǎn)賬賬憑證。業(yè)務(wù)量量較少的的單位可可不分類類，即只只設(shè)置“記賬憑憑證”一一種類別別。2憑證證類別某些類別別的憑證證在制單單時(shí)對科科目有一一定限制制，本系系統(tǒng)提供供五種限限制類型型：（1）借方方必有。制單時(shí)時(shí)，此類類憑證的的借方限限制科目目至少有有一個(gè)發(fā)發(fā)生

16、額。（2）貸方必必有。制制單時(shí)，此類憑憑證的貸貸方限制制科目至至少有一一個(gè)發(fā)生生額。（3）憑憑證必有有。制單單時(shí)，此此類憑證證無論借借方限制制科目還還是貸方方限制科科目，至至少一方方有發(fā)生生額。（4）憑憑證必?zé)o無。制單單時(shí)，此此類憑證證無論借借方限制制科目還還是貸方方限制科科目均無無發(fā)生額額。（5）無限限制。制制單時(shí)，此類憑憑證可使使用所有有合法的的科目。2憑證證類別3外幣幣種類外幣設(shè)置置時(shí)需要要定義以以下項(xiàng)目目：（1）幣幣符及幣幣名：即即定義外外幣的表表示符號號及其中中文名稱稱。（2）匯匯率小數(shù)數(shù)位：定定義外幣幣的匯率率小數(shù)位位數(shù)。（3）折折算方式式：分為為直接匯匯率與間間接匯率率兩種。直接

17、匯匯率即“外幣匯率=本位幣幣”，間間接匯率率即“外外幣匯匯率=本本位幣”。（4）外外幣最大大誤差：在記賬賬時(shí)，如如果外幣幣（或或）匯匯率-本本位幣外幣最最大誤差差，則系系統(tǒng)給予予提示，系統(tǒng)默默認(rèn)最大大折算誤誤差為0.00001，即即不相等等時(shí)就提提示。（5）固固定匯率率與浮動(dòng)動(dòng)匯率：對于使使用固定定匯率（即使用用月初或或年初匯匯率）作作為記賬賬匯率的的用戶，在填制制每月的的憑證前前，應(yīng)預(yù)預(yù)先在此此錄入該該月的記記賬匯率率，否則則在填制制該月外外幣憑證證時(shí)，將將會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)匯率為為零的錯(cuò)錯(cuò)誤。對對于使用用變動(dòng)匯匯率（即即使用當(dāng)當(dāng)日匯率率）作為為記賬匯匯率的用用戶，在在填制憑憑證的當(dāng)當(dāng)天，應(yīng)應(yīng)預(yù)先在在

18、此錄入入該天的的記賬匯匯率。3外幣幣種類4項(xiàng)目目目錄（1）定定義項(xiàng)目目大類。定義項(xiàng)項(xiàng)目大類類包括指指定項(xiàng)目目大類名名稱、定定義項(xiàng)目目級次和和定義項(xiàng)項(xiàng)目欄目目三項(xiàng)工工作。項(xiàng)項(xiàng)目級次次是確定定該項(xiàng)目目大類下下所管理理的項(xiàng)目目的級次次及每級級的位數(shù)數(shù)。項(xiàng)目目欄目是是針對項(xiàng)項(xiàng)目屬性性的記錄錄。例如如定義項(xiàng)項(xiàng)目大類類“工程程”，工工程下又又分了一一級，設(shè)設(shè)置1位位數(shù)字即即可，工工程要記記錄的必必要內(nèi)容容如“工工程號”、“工工程名稱稱”、“負(fù)責(zé)人人”、“開工日日期”、“完工工日期”等可作作為項(xiàng)目目欄目。（2）指指定核算算科目。指定設(shè)設(shè)置了項(xiàng)項(xiàng)目輔助助核算的的科目具具體要核核算哪一一個(gè)項(xiàng)目目，建立立項(xiàng)目與與核算科科目之間間的對應(yīng)應(yīng)關(guān)