公司經(jīng)濟(jì)合同管理制度

1、公司經(jīng)濟(jì)合同管理制度公司經(jīng)濟(jì)合同管理制度公司經(jīng)濟(jì)合同管理制度xxx公司公司經(jīng)濟(jì)合同管理制度文件編號： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準(zhǔn)審 核制 定方案設(shè)計，管理制度公司經(jīng)濟(jì)合同管理制度1目的為提高風(fēng)險意識，控制企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，明確合同管理職責(zé)，規(guī)范合同管理流程，確保公司各項經(jīng)濟(jì)活動正常進(jìn)行，特制定本辦法。2適用范圍本規(guī)定所稱經(jīng)濟(jì)合同是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中為明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系簽訂的各類合同或協(xié)議，主要包括工程承包合同、購銷合同、加工承攬合同、貨物運輸合同、倉儲保管合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同、委托合同等。融資合同、保險合同、擔(dān)保合同、銷售合同、勞動合同適

2、用于公司另行制定的相關(guān)管理辦法。3基本原則公司有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂、履行與管理，必須遵守如下原則： 合理審慎原則公司各部門對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，必須對合同涉及到的項目、當(dāng)事人的資信、合同生效的條件進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查，同時按照法律的規(guī)定，對合同內(nèi)容的合法性、可行性、嚴(yán)密性及經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行審查。 統(tǒng)一管理原則合同必須由公司統(tǒng)一對外簽訂，同時公司建立各項制度，對各部門對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行統(tǒng)一管理。4.基本制度公司統(tǒng)一對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行管理，建立如下各項制度：合同印鑒統(tǒng)一規(guī)范制度公司對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同必須使用公司統(tǒng)一的合同專用章，合同專用章由財務(wù)部保管。合同檔案制度本管理辦法中公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，由綜合部統(tǒng)一編號建立

3、檔案進(jìn)行管理。責(zé)任追究制度公司具體負(fù)責(zé)人在對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同過程中，必須遵守國家有關(guān)法律規(guī)定及本規(guī)定。如果違反法律、法規(guī)及本規(guī)定，必須追究相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任；觸犯刑法的，交司法機(jī)關(guān)依法處理。5.合同管理職責(zé) 公司財務(wù)部負(fù)責(zé)對本規(guī)定的實施與管理。 經(jīng)辦部門對外洽談擬訂合同的經(jīng)辦人為第一責(zé)任人，對合同的真實性、合理性、可行性負(fù)有完全的責(zé)任，并負(fù)責(zé)簽約對方資信資格、履約能力的審查。相關(guān)隸屬部門的負(fù)責(zé)人為第一審核人，負(fù)有直接責(zé)任。公司的法務(wù)人員為第二責(zé)任人，對合同的內(nèi)容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔(dān)相應(yīng)的民事責(zé)任負(fù)有主要責(zé)任。公司綜合部及財務(wù)部合同管理員同為第三責(zé)任人，對合同的流轉(zhuǎn)、審

4、批程序、流轉(zhuǎn)時效、各款修改定稿、用印記錄、合同資料的分發(fā)、歸檔等負(fù)有直接責(zé)任。公司財務(wù)部經(jīng)理為第四責(zé)任人，對合同的履約收支、付款方式、單據(jù)回籠等情況的監(jiān)督審核負(fù)有直接責(zé)任。在權(quán)限范圍內(nèi)，公司總經(jīng)理或由其代理人負(fù)責(zé)合同的最后審簽，對該合同的最后確認(rèn)負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。在權(quán)限范圍內(nèi)，公司董事會（股東大會）負(fù)責(zé)合同的最后審簽，對該合同的最后確認(rèn)負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。6. 簽訂書面合同的情形 符合以下情況之一的，應(yīng)當(dāng)以書面形式訂立經(jīng)濟(jì)合同： 單筆業(yè)務(wù)金額超過人民幣10000元的（含10000元）；有保證、抵押或定金等擔(dān)保的；我方先予以履行合同的（例如，預(yù)付款或款到發(fā)貨）；有封樣要求的；必須明確雙方的權(quán)利與義務(wù)的；

5、頻繁采購的物品，應(yīng)簽訂一個總合同并注明估計金額，日常采購時可以以采購訂單的形式確認(rèn)每次采購量，采購金額等； 在下列情形下，需要在事后按照規(guī)定補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)并形成最終的書面合同：6.7.1因情況緊急或條件限制未能及時簽訂書面合同。6.7.2通過電話、電子郵件形式確認(rèn)的合同。當(dāng)事人雙方協(xié)商的有關(guān)修改合同的文書、電報、傳真、函件和圖表等書面文件，以及建筑工程設(shè)計、施工投標(biāo)文件，材料、設(shè)備等報價也是合同的組成部分。7.合同管理基本程序合同管理基本程序主要包括合同談判、起草、評審、簽訂、履行以及后續(xù)評估等階段。 合同談判7.1.1合同談判的準(zhǔn)備工作7.1.1.1合同經(jīng)辦人應(yīng)對合同標(biāo)的進(jìn)行詢價、議價、比價。

6、（具體參見采購管理辦法）7.1.1.2合同經(jīng)辦人應(yīng)對談判對方進(jìn)行資格、資信審查，主要包括：主體法律資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。主體法律資質(zhì)審查，包括技術(shù)資質(zhì)、等級資質(zhì)、業(yè)務(wù)資質(zhì)等。主體履約能力審查，包括注冊資金、生產(chǎn)能力、商業(yè)信譽(yù)、成功案例等。7.1.1.3合同經(jīng)辦人應(yīng)準(zhǔn)備談判的相關(guān)資料和文件，掌握我方底線，提出談判的關(guān)鍵點和難點，初步確定談判的程序和策略，在談判前向談判組成員通報上述情況。必要時協(xié)調(diào)召開相關(guān)責(zé)任人會議，研究談判的具體問題和相應(yīng)對策。7.1.2 合同談判的主要內(nèi)容7.1.2.1合同的標(biāo)的。7.1.2.2標(biāo)的的數(shù)量和質(zhì)量。7.1.2.3合同的價款或報酬，

7、以及付款方式。7.1.2.4合同的履行期限、地點和方式。7.1.2.5合同的違約責(zé)任。7.1.2.6解決爭議的方式方法。7.1.2.7雙方認(rèn)為需要約定的其它事項。7.1.3 合同談判的形式合同談判由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)牽頭并協(xié)調(diào)組織，按以下規(guī)定進(jìn)行：7.1.3.1組成合同評審小組進(jìn)行會議談判經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)由合同評審小組進(jìn)行會議談判。合同評審小組組成：評審小組應(yīng)由經(jīng)辦部門、技術(shù)部門、采購部門、財務(wù)部門，法務(wù)部門的人員組成。對于重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，必要時可以聘請外部專家參與。談判記錄：包括的要件有發(fā)生時間、面談地點、談判參加人員、當(dāng)事人單位、談判事項、談判結(jié)果、記錄人、記錄時間等。合同評審小組紀(jì)律：評審小

8、組成員應(yīng)按規(guī)定參與合同會議談判的整個過程。若因客觀原因不能參加，須指定代理人代為參與。7.1.3.2由合同評審小組進(jìn)行協(xié)同談判不符合組成合同評審小組進(jìn)行會議談判條件的，由經(jīng)辦人或責(zé)任人會同相關(guān)人員進(jìn)行談判。協(xié)同談判形式：經(jīng)辦人可以采用面談方式、電話、視像會議、電子郵件等形式，將每一次談判情況通報合同評審小組成員，作為合同評審會簽的參考依據(jù)。 合同起草7.2.1公司對外簽訂各種經(jīng)濟(jì)合同，原則使用公司擬定的合同文本。除非對方單位占有市場優(yōu)勢或?qū)Ψ絾挝粚僬芾聿块T并且提出使用其提供的文本。合同經(jīng)辦人或責(zé)任人負(fù)責(zé)起草合同。重大合同或特殊合同可以由法務(wù)或外聘專家起草?？梢詢?yōu)先選用國家或行業(yè)的示范合同文

9、本，但對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查，并進(jìn)行必要的修改。7.2.2若合同草稿由對方起草，責(zé)任人或經(jīng)辦人須認(rèn)真審查，并按照公司的要求提出修改意見，并與對方進(jìn)行溝通，協(xié)商，形成雙方都認(rèn)可的合同文本。7.2.3合同草稿由雙方協(xié)商約定，一般應(yīng)該包含以下內(nèi)容：合同雙方的名稱或姓名和住所。標(biāo)的的內(nèi)容，范圍及要求。數(shù)量、質(zhì)量，檢驗、驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法。價款或者報酬、結(jié)算方式。履行的計劃、進(jìn)度、期限、地點和方式。違約責(zé)任。解決爭議的方法。名次和術(shù)語的解釋（視合同性質(zhì)的需要）。簽訂的時間和地點。每一合同文本上或留我方的合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號。7.2.4 主要注意事項

10、合同中合同雙方名稱或姓名及住所應(yīng)與其法定文件（一般是指企業(yè)營業(yè)執(zhí)照或居民身份證）中載明的相同。合同簽字人一般應(yīng)使用黑色水筆簽署合同。 合同評審合同起草完成后，經(jīng)辦人或責(zé)任人需將合同草案送交合同評審小組各成員進(jìn)行審核。7.3.1 評審重點合同經(jīng)辦人或責(zé)任人：重點審核合同內(nèi)容的真實性、技術(shù)性及可行性。其中可行性主要審核對方履行合同的能力、條件、預(yù)計取得的經(jīng)濟(jì)效益以及技術(shù)上的風(fēng)險。財務(wù)：重點審核合同中涉及資金收付、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等與財務(wù)會計相關(guān)的內(nèi)容。其中經(jīng)濟(jì)性主要審核經(jīng)濟(jì)合同是否符合公司的經(jīng)濟(jì)活動范疇和經(jīng)濟(jì)利益；可行性主要審核對方的資金能力，簽訂合同的權(quán)限，擔(dān)保方式是否切實、可靠；嚴(yán)密性主要審核數(shù)量、價

11、款、金額、計算方式是否準(zhǔn)確；合法性主要審核資金來源、使用是否合法，結(jié)算方式、票據(jù)是否合法。法務(wù)：重點審核合同的合法性及嚴(yán)密性，控制合同的法律風(fēng)險。其中合法性主要審核合同內(nèi)容表示是否真實、有效，合同內(nèi)容是否有悖于法律、法規(guī)或相關(guān)政策，是否有無顯失公平的內(nèi)容；嚴(yán)密性主要審核合同條款是否齊備、完整，合同文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，合同約定雙方的權(quán)利義務(wù)是否具體、明確，合同附加條件是否適當(dāng)、合法；合同法律的風(fēng)險的大小等。領(lǐng)導(dǎo)層：審核合同的經(jīng)濟(jì)效益，并在授權(quán)范圍內(nèi)審批合同。7.3.2評審小組成員若認(rèn)為合同草案需要修改，應(yīng)提出修改意見。經(jīng)辦人或責(zé)任人一般應(yīng)按照意見進(jìn)行修改。若不修改，須在評審單上注明原因，合同草案經(jīng)

12、修改后，應(yīng)當(dāng)重新提交審核。7.3.3評審小組成員應(yīng)在合同會簽流轉(zhuǎn)單上簽字，寫明各自意見。 合同簽訂7.4.1 公司應(yīng)在與第三人發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動之前簽訂經(jīng)濟(jì)合同，原則上不得采用事后補(bǔ)簽的方式，以免給公司帶來損失。7.4.2 對外訂立的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。7.4.3 經(jīng)過評審小組成員同意簽訂的合同，送報公司法人代表或其授權(quán)代理人簽署。并按印章管理辦法要求申請加蓋合同專用章。 7.4.4重大合同應(yīng)當(dāng)與對方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂。對于確需公司先行簽字蓋章，然后寄送對方簽字蓋章的，應(yīng)當(dāng)采用在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記等方法對合同文書加以控制，防止

13、對方當(dāng)事人任意增減、修改合同條款和內(nèi)容。7.4.5簽署后的合同書應(yīng)加蓋公司合同專用章，合同頁數(shù)超過二頁的需要加蓋騎縫章。7.4.6合同原件一般一式四份，合同雙方各兩份。原件一份存放于財務(wù)部，一份報人事行政部檔案室存檔，經(jīng)辦部門留復(fù)印件。財務(wù)部應(yīng)建立合同登記簿，記錄合同的簽訂，收付款等情況。 合同生效7.5.1合同一般自雙方的法人代表或授權(quán)代理人簽字并加蓋公司公章或合同專用章后生效。7.5.2附生效條件的合同，自條件成就時生效；附生效期限的合同，自期限屆至?xí)r生效。7.5.3 任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中的具體情況，尤其不得泄露涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和知識產(chǎn)權(quán)等。 合同的履行、

14、變更和解除7.6.1合同經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)人應(yīng)及時監(jiān)控合同的履行情況。在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報并通知法務(wù)。遇有不可抗力等影響合同履行時，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方，并收集有關(guān)證據(jù)。 7.6.2 若發(fā)現(xiàn)對方有不履約行為或?qū)适募s能力，應(yīng)當(dāng)立即向公司匯報，采取合法、有效措施，避免損失擴(kuò)大。7.6.3除行使單方解除權(quán)外，合同變更或解除合同應(yīng)當(dāng)由合同雙方達(dá)成書面協(xié)議。變更或解除合同的審核程序與合同簽訂審核程序相同。8 合同編號合同編號是構(gòu)成合同的重要元素，綜合部對其進(jìn)行統(tǒng)一管理。合同簽訂后，使用部門需向綜合部申請合同編號，綜合部向申請人發(fā)放合同編號，并登記備案。若合同簽訂的對

15、方已經(jīng)對合同進(jìn)行編號，我公司依然需要進(jìn)行編號，即該合同兩個編號。合同編號規(guī)則8.2.1豆油油品銷售合同：DS+四位年+四位流水號。8.2.2棕油油品銷售合同：PS+四位年+四位流水號。8.2.3豆粕產(chǎn)品銷售合同：DP+四位年+四位流水號。8.2.4豆油油品采購合同：SD+四位年+四位流水號。8.2.5棕油油品采購合同：SP+四位年+四位流水號。8.2.6大豆采購合同：DD+四位年+四位流水號。8.2.7生產(chǎn)用料采購合同：SC+四位年+四位流水號。8.2.8日常生活辦公用品采購合同：XZ+四位年+四位流水號。8.2.9固定資產(chǎn)采購合同：GD+四位年+四位流水號。8.2.10修理合同：DX+四位年

16、+四位流水號。8.2.11工程改造合同：GC+四位年+四位流水號。8.2.12服務(wù)合同：FW+四位年+四位流水號。8.2.13工程項目合同：按項目部提供的單體及設(shè)備清單進(jìn)行分類編號，具體為XM+單體或設(shè)備前兩個拼音首字+兩位流水號。業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同編號設(shè)立合同臺帳，每一合同設(shè)一臺帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況、收付款情況、發(fā)票開具情況逐筆登記。9 合同歸檔簽署生效的合同，正本由綜合部負(fù)責(zé)歸檔管理。合同裝訂，借閱，復(fù)印等按檔案管理辦法處理。合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證，應(yīng)粘貼在合同后面。由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。10 合同付款參見付款管理辦法。11 合同后續(xù)管理合同執(zhí)行完畢后，應(yīng)對合同執(zhí)行情況及效果進(jìn)行分析和評價。對于已經(jīng)到期并需要對同一合同標(biāo)的重新續(xù)簽的合同，需經(jīng)合同評審小組重新評估，經(jīng)辦人不可以直接續(xù)簽。評估時，應(yīng)綜合評定合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及解決過程，聽取與合同相關(guān)部門對合同執(zhí)行的意見。決定是否需要修改原合同的相關(guān)條款。重新審核合同方的資質(zhì)，確定其是否具有繼續(xù)經(jīng)營的能力。在成本效益的原則下，